ERP实施效果案例分析.doc

ERP实施效果案例分析李学峰（内蒙古包钢稀土钢板材有限责任公司）摘 要：本文在深入了解ERP系统原理、技术、应用情况和发展历程的基础上，以xx公司ERP项目具体实施为例，对ERP项目实施进行了详尽的探讨，并对xx公司ERP系统在各部门的实施效果进行了分析：剖析了ERP实施前后公司管理的状况和实施ERP给公司带来的好处。充分展现了xx公司以业务流程驱动为主线，模块化和信息共享为载体，优化流程、提高经济效益为目标的整体思路。最后对全文做出总结并给公司提出一些合理化建议。关键词：ERP系统； 模块化；信息共享；优化流程1 引言随着中国经济高速增长，综合国力显著提高，在国际经济大舞台上，中国企业，特别是民营企业扮演着越来越重要的角色。中国迎来了千载难逢的发展机遇，同时，中国民营企业也面临着巨大的挑战，在激烈的经济竞争中，企业管理水平对我国民营企业的发展起到了至关重要的作用。xx公司作为内蒙古一家出口兼内销的民营企业，近几年经历了一个快速发展的过程，从2001年公司成立到2006年，公司的销售收入以年年翻番的速度飞速增长，企业实力不断增强。但是经济危机爆发后，民营企业遇到了前所未有的考验，xx公司迫切需要加强企业管理水平，提高管理效力，以应对激烈的市场竞争，所以决定于2009年引入ERP管理系统。本文分析xx公司实施ERP后在财务、库存、生产、销售等部门的效果，并结合企业的内外部实际情况，分析其优点和存在问题的原因，使企业通过完善ERP系统得以更好地生存和发展。在分析过程中，采用了案例分析法、归纳分析法、比较分析法三种方法。2 ERP在xx公司的实施现状2.1 引入ERP的动因xx公司自成立时一直十分重视信息化建设。成立之初就使用DOS版本的用友财务软件，后来又升级为U8版本。随着企业规模不断扩大，经营产品品种数量增多，客户需求差异化越来越明显，信息量大大增加，U8系统越来越不能满足其需求。主要是xx公司已有的各个软件模块相互独立，不能共享数据信息，企业的销售、生产、财务以及库存信息都是孤立的，这些数据不是来自唯一输入端口，这样就导致各部门之间数据不一致，产生了诸多弊端。各业务部门之间的协调越来越困难，销售与生产(产销)、生产与采购(产供)之间协调困难，阻碍了企业的进一步发展，这就需要一套能实时收集信息、集中管理、减少重复劳动、快速反映客户需求的软件平台来为企业管理提供支持。经过公司高层领导多方考察后，最终选择了ERP管理软件，希望借助此管理软件能实现公司整体业务流程的顺畅和规范、实现企业精准化管理、实现企业信息集成、进而实现企业信息共享。2.2 ERP在xx公司的实施情况2.2.1 ERP的具体实施模块鉴于ERP实施的复杂性，xx公司采用总体规划，分步实施的策略。根据xx公司的实际情况初步确定上的主要是库房管理、生产管理、销售管理、财务管理、人力资源管理、报表管理几个模块。生产车间模块暂时不上，因为生产车间相对较复杂、分散，而且对生产人员要求较高，但生产人员的素质参差不齐，这放在下一步待这几个模块成功之后，再做考虑。2.2.2 ERP在xx公司各部门的实施情况ERP是根据下述组织结构图(图1.1)，按组织部门实施的：汽运车皮副经理生产经理销售经理行政经理财务经理总经理部 长部长发运班长会计主管库管采购油料材料会计成本会计出纳工艺x选工艺x选工艺x工工艺x台主任材料图1.1 xx公司组织结构财务部：财务部ERP实施是xx公司基础工程，重点关注和解决的是公司的管理需求。根据管理的需求，主要由以下系统构成：总账系统、报表系统、固定资产管理系统、应收系统、存货核算系统、成本管理系统、现金流量表系统、合并报表系统。库管部：根据管理的需求，主要由以下系统构成：出库系统、入库系统、收发存报表系统。销售部：根据管理的需求，主要由以下系统构成：客户档案系统、销售订单系统、销售发票系统、销售退货系统、购销存报表系统、运销管理系统。3 ERP在xx公司运行的效果分析从最初提出ERP项目方案，到实施企业的实地考查，ERP上线的准备工作，ERP培训到完全上线运行，xx公司历时10个多月时间。从ERP运行情况来看，已基本达到了预期的目标，但运行过程中仍遇到一些问题。下面是财务部门、采购部门、库管部门、生产部门和销售部门的效果分析。3.1 财务部效果分析3.1.1 财务部实施ERP前后状况对比3.1.1.1 财务部实施ERP前的状况运用ERP系统之前，xx公司应用用友-U8财务软件。U8财务软件解决的只是会计核算问题，并侧重于事后核算，不具备财务管理所需要的事先预测、事中控制、事后考核并为管理者提供决策信息的功能。而且财会人员忙于做账无暇监控企业财务运营状况。实施ERP前公司在财务管理上的不足体现在以下几方面：财务还停留在事后做账管理，谈不上预测，财务报表在时间上严重滞后，不能及时地暴露经营过程中的问题，更谈不上实时分析了。财务部和其它如生产、销售、库房各部门的数据不一致，这样每到月末或年末时几大部门都要花大量的时间来核对数据是否一致，这样既浪费时间，又增加了员工的工作量。公司对各应收账款的账龄分析主要依靠个人据经验分析，人工分析账龄难免会产生遗漏，有些快到期了而没有及时预警。工作流程有些混乱无序，各人员工作范围，责、权、利划分不明显，导致有人多做，有人少做，浪费时间，浪费人力，影响效率。表1.1 部室工作情况汇总表项目具体情况财务人员财务部长1人，会计人员2人，出纳1人业务范围（1）xx（2）xxx工作时间每个月25号结帐起至次月6号结束工作效果财务人员紧张、机械做账，数据错误较多公司规定每月2号中午12点准时上报报表公司实际操作每月至少拖延一天，上报部分报表3.1.1.2 财务部实施ERP后的状况表1.2 部室工作情况汇总表项目具体情况财务人员（人）财务部长1，会计人员3，出纳1业务范围（1）xx（2）xxx（3）洗煤厂工作时间每个月25号结帐起至本月30号结束工作效果财务人员按日做账，工作轻松，数据错误较少公司规定每月2号中午12点准时上报报表公司实际操作准时、准确、按质按量上报由表1.1与表1.2对比可以看出，ERP系统上线后，财务部虽然增加了一个人，但是却增加核算一个洗煤厂的业务，每月的工作时间由原来的10天减少为后来的6天，表1.3责任和权限的明确划分是大家工作轻松了不少，而且由于责任细化到个人，大家责任心加强，达到了效率高，错误少的效果。表1.3 部门分工明细表人员职务工作范围xxx财务部长权限：总账系统、报表系统、固定资产管理系统、应收系统、存货核算系统、成本管理系统、现金流量表系统、集团财务系统、合并报表系统及各部门所有系统职责：全面领导财务工作xxx会计主管权限：总账系统、应收系统、现金流量表系统、客户档案系统、销售订单系统、销售发票系统、销售退货系统、购销存报表系统职责：指导财务工作，核算销售账务xxx成本会计权限：总账系统、成本管理系统、固定资产管理系统、存货核算系统职责：负责全部成本核算和固定资产管理工作xxx材料会计权限：总账系统、存货核算系统、报表系统、出库系统入库系统、收发存报表系统职责：负责填制记账凭证、材料核算、月末生成报表、装订凭证、报表工作xxx出纳权限：总账系统银行、现金日记账职责：负责日常现金、银行账务的收支3.1.2 务部实施ERP后的综合效果评价会计主管会计审核是否正确记账总账总账中填凭证系统生成凭证自动生成凭证总账-凭证-审核凭证总账-凭证-记账总账-期末-转账生成总账-期末-结账程序总账-凭证-填制凭证日常业务日常业务期末期末流程日常业务图1.1 实施ERP后财务部业务流程ERP系统执行过程，工作量最大的就是总账模块，因为总财模块的功能是处理记账凭证的录入、输出日记账、明细账以及总分类账，编制会计报表。它是财务管理的核心，应收账、应付账、固定资产核算、现金管理、工资核算等模块都是以总账模块为核心来传递信息的。而本井运销公司在没有实行ERP时，账务部工作的大量时间都耗在上面，具体是财务在做总账时，一方面要发票与库房入库单进行核对，另一方面发票与采购业务员的采购单进行核对并且要进行勾稽，这两项工作虽是重复的，但又必须做，否则不能保证单据和发票能对上，并且也没有办法防止业务员和库房作弊。运行ERP系统之后，财务会计的工作就只是核对发票和业务员的入库单了，因为库房的入库单已通过存货核算模块进入财务总账，财务会计只是在边核对发票与入库单的时候同时进行审核，审核之后自动进入总账模块，自动生成凭证，而不必进行勾稽，也不必进行做重复工作，减少了大量工作时间。据统计仅就记账这项工作就减少大约70%左右的时间，因为勾稽耗费了大量时间。以前大部分时间耗费在对账、记账方面，现在这些都交给机器后台处理，既快又准确，比起原来手工操作，大大提高了工作效率。另一方面，ERP系统集成了各模块，共享系统信息，解决了以前信息孤岛，企业内外部信息实行了共享，减少了重复劳动，提高了工作效率，解决了部门与部门之间的数据不一至。最后，就是ERP系统更好地实现整合性的功能化财务数据的整理，该系统将对整个公司提供全面财务管理，整合内外部资源，发挥总部的计划和控制的作用。为实现财务的事前预算、事中控制、事后分析提供第一手材料，最终还可以自动生成直观的财务分析报告，便于决策层随时了解真实准确的企业运营状况。3.2 库管部效果分析3.2.1 库管部实施ERP前后状况对比3.2.1.1 库管部实施ERP前的状况运行ERP系统之前，xx公司主要分材料库、油料库、原料库三个仓库来保管公司的所有物资，其保管流程图如下： 采购员购回物资库管收取发票或单据材料入库汇总入库单报材料会计各部门申请领料领料人填领料单材料出库汇总出库单报材料会计入库出库图1.2 库管流程图如图1.2所示，这样的库管模式属于最简单的仓库管理模式，它只能说是看着物料实际存在，谈不上管理，因为：料入库就是把采购回来的物资凌乱无序地放进仓库，库存物资没有批次管理。油料和一些食堂用品需要进行保质期管理，但是库管并没有进行保质期管理，很多过期物品虽然在库但是已经失去使用价值，造成公司资源浪费。相关部门领用新物料时，废旧物料不进行回收，导致有些部门物料还可以使用就来报更新，公司物资并未得到充分利用。产品销售出库时，库管是根据销售部报来数量出库，缺乏自己独立监督环节。3.2.1.2 库管部实施ERP后的状况运行ERP系统以后，采购入库必须由供货商送货到达库房以后，由库管人员在采购管理中填制“到货单”，并报检，质量部进行质量检验后，库管人员参照质检单在入库系统中生成“采购入库单”。出库单废旧物采购到货报检入库单仓库销售部仓库审批领料申请 领导审核 图1.3 库管流程图如图1.3所示，库存物资有批次管理，出入库输入批次号。需要进行保质期管理的物资进行保质期管理，并且对这类物料进行批次管理，系统提供批次帐查询。ERP系统对物料进行了统一编码和统一命名，对供应商和经销商进行了统一的编码和分类，对库房进行了编码和分类。材料库和采购部数据是共享的，当常用物料紧缺时，采购部门就能够及时对物资进行采购补充，不会出现经常性临时采购情况。产成品库和生产业务部数据是共享的，即你产多少，我存多少，仓库对产品购销存数量有准确的数据，能给销售部提供准确的库存信息。产成品出库，由产成品库房根据已审核销售发货单生成销售出库单，进行库存更新。材料的领用出库实行“以旧换新”原则，领料部门报相关领导审批后，带着准备报废更新的物资来仓库。库管手工在库管系统录入报废资料后方可领料。3.2.2库管部实施ERP后的综合评价ERP系统对企业物料、库房、供应商、经销商进行了统一的编码和分类，很大程度解决了企业长期物料不清和不明的状态，解决了对供应商的不规范管理状态，解决了库房物料管理粗放，分类不清等状态。库存管理实现了多库区、多库位的实时管理，各个业务作业（如：物料发放、库存周期盘点、产品序列号管理、过时物料分析、物料到期预警、库存价值分析等）都实行集成管理，取得了明显的效果。而且，库管部和采购部实现数据共享，这样有利于在保证生产的前提下大大降底了物资存库，减少了库存资金的占用，提高了资金利用率，降低了经营风险。3.3 生产部效果分析3.3.1 生产部实施ERP前后状况对比3.3.1.1 生产部门实施ERP前的状况运行ERP系统之前，企业主要是按传统方法组织生产，原料投入各个车间，经过不同的生产工艺产出固定品种的产品，只是数量上的差异。在销售旺季时，车间的各种产品数量有限，无法满足市场的需求；在销售淡季时产生大量库存，为减少以上问题的发生，车间需要频繁调整生产线，耗费大量时间，致使生产效率低下。销售订单销售经理审批原料库材料库产品库组织生产图1.4 生产流程图如图1.4所示，销售员和客户签订好合同，同时下销售订单，并把销售订单报销售经理审批，审批后通知原料库和材料库准备原料，接着生产部就组织生产，生产完毕后入库待售，这种笼统生产模式，只要生产订单临时变动，生产部没得到信息就会造成产品积压，同时会占用资金，降低了资金利用率，提高了经营风险。 在成本控制方面，以xx产品成本计算表为例：表1.4 xx产品成本计算表（以20xx年3月为例计算）（前） 项目数量（吨）单价（元）金额（元）原料54,837.53 562.35 30,837,907.16 应付职工薪酬33780.71修理费30,780.79燃料118,965.43水电费87,018.51全部成本31,108,452.60（后）产品名称产出率 （%）产量（吨）单位成本（元）混块25.5314,000.00 639.83 粒煤（成品）22.5312,354.25 725.18 沫煤0混煤41.4422,724.36 401.24 精煤5.462,992.00 690.95 加工中块5.052,766.92 725.18 合计10054,837.533月份公司xx产品产量54,837.53吨，总成本为31,108,452.60元，原料成本30,837,907.16元，占总成本的99.13%;材料成本30,780.79元，占总成本的0.10%，工资和福利费用33780.71元，占总成本的0.11%，动力费(主要是电费) 87,018.51元，占总成本的0.28%，燃料费用118,965.43元，占总成本的0.38%。生产成本中比重最大的是原料，然后依次是燃料动力费、工资福利费、材料成本，原料由于是划转不好把握控制力度，但是，成本核算时将劳务工资费用、燃动费这些费用归集为公司公共费用，并对这些总费用月底按产量分配到各个产品，公司的这种做法比较粗放，控制太笼统，不能对每项费用分别进行控制，也就不能对它们分别进行考核，这样导致有些产品没用耗用这些费用，但也被分摊计入，虚增了成本，削弱了产品市场竞争力。3.3.1.2 生产部门实施ERP后的状况生产方式由传统的笼统生产转化为按需生产，即顾客要什么我们就生产什么，需要xx产品就集中力量（合理配备原材料和安排工人）进行生产。销售部的需求是要进行评估的（以前也要做些评估，但没有准确的数据作为支持），而且订单下了审核后是不允许变更的，这对生产组织安排创造了很好条件（这对销售员提出了更高的要求:计划必须尽量准确），生产效率也得到一定程度的提高。程序生成订单录入审核修改领料完工状况销售部生成订单订单审核订单修改通知仓库相关查询领（退）料单完工入库库管部图1.5 生产业务流程图如图1.5所示，生产订单确定后，打印生产通知单给相应的生产部门，生产部门可以通过生产领料单到库房领料，按生产订单分批量生产成品，经过质量部门的检验后，执行“库存管理一产成品入库”程序，选择生产订单进行产成品入库。在成本控制方面，以xx产品成本计算表为例：表1.5 产品成本计算表项目入筛选原料应付职工薪酬材料及油料燃料及动力产出率 （%）产量单位成本主产品粒煤54,837.5324196.6330,780.79118,965.4322.5312,354.25700副产品1精煤5.462,992.00650副产品25.05x2766.92705按订单批量生产产品，能分清主次，在挑原料的时候有侧重点，比如主要产品是粒煤就挑适合粒煤的原料煤，使资源合理利用。有目标性的生产在人员配备上也更合理，大大减少了生产成本中的直接人工，降低成本，各种费用具体到目标批次的目标产品，合理的计算出各批煤产品成本，料、工、费在某一时期变动，煤产品价格也随之波动，更具有市场灵活性，加强市场竞争力。3.3.2生产部实施ERP后的综合评价运行ERP以后，xx公司生产管理方面更加科学合理，对生产过程控制、质量控制、成本控制也更加科学化、规范化、合理化。生产模式有传统的笼统生产转换为生产订单模式生产，大大节省原料、材料和非用的同时，减少了人工工作量，实际情况表明，今年1-3月，产销任务提前完成，利润超过去年同期的水平，工人减少，设备几乎没有增加，业务部一线工人现在也实行每月8天假日制，而去年一线工人没有假期，企业效率提高了，员工满意度也提高了，也更稳定了，企业更加有凝聚力了。3.4 销售部效果分析3.4.1 销售部实施ERP前后状况对比3.4.1.1 销售部门实施ERP前的状况运行ERP系统之前，销售部对客户管理、产品跟踪、售后服务、客户满意度等的管理还处在初级阶段。销售管理环节具体问题表现在：产品报价体系不完善、不及时，主要产品仍以材料成本计价，毛估一下其它方面的费用，对产品的真实价格缺乏科学依据，无法有效体现产品各工序费及其它一些费用售后服务方面，出厂产品由于客户大多是零星转销商，跟踪信息难度大，对客户信息的反馈处理效率，引起客户报怨，进而影响企业声誉；客户关系管理方面没有统一的管理系统，平时就靠销售人员口头或书面汇报一下，没有统一的收集、整理、分析工作，更谈不上对客户进行有效的管理，平时就靠一些经验来管理客户。与库管部、生产部信息部共享，销售部对各库存和装车数据从来都没有完全弄清楚过，这些数据完全靠销售统计员手工计算后报送各直属领导、销售员，这样不但耽搁了时间，而且准确性也大打折扣。（如：xx公司有部分铁路运输业务，在没上ERP系统之前，每月打完车皮都是由发运员从铁路局车务段各个交费口取回的票据堆积如山，会计要花费大量的时间完成成本的核算工作。公司领导只能在每月的中下旬通过报表了解上月的运销成本数据。）3.4.1.2 销售部门实施ERP后的状况运行ERP系统后，销售部通过系统建立健全的客户档案，对客户做到知根知底，销售前、后主动联系客户寻求反馈，提升客户满意度。与库管部、业务部实现数据共享，销售员对各车间的库存和装车数据一清二楚，有利于他们制定合理的销售计划。产品调运环节，通过运销管理系统的系统管理员录入用于运销成本数据自动机算的基础数据，如铁路里程表、运费费率、分品种煤炭价格等。产品调运的相关数据(回空、装车、交重、卸车)被提交时触发产品运销成本的计算，计算后的记录要存放到“未审核成本数据表”中，建立与调运数据的关联，并在相应的调运记录中进行成本计算的标记。公司管理人员可以随时查询运销成本的数据，了解各项成本的发生额(未审核的成本数据)、账务处理情况(已经审核的数据和调账数据)、成本数据的支付情况(已经支付的成本数据)、资金的使用情况。3.4.2销售部实施ERP后的综合评价运行ERP之后，对销售部来说有三点非常明显的效果：一是，销售员掌握了产品的准确数量；二是，真正实现了对客户的管理，杜绝了销售人员，人为要货、屯货情况的发生，减少了呆账、坏账的发生可能；三是，优化了客户组合，把重心放在了为企业创造最大效益的客户身上，改变了以前眉毛胡子一把抓的现象。事实表明，今年由于客户优化组合，利润的增加远高于产量的增加。运销管理系统，让公司的主管领导、财务人员、销售人员、调运人员，可以通过系统全部的成本数据，实现对产品运销业务成本的过程监控和动态管理。通过成本数据可以进一步分析产品运销业务中存在的一些问题，从而为采购、销售和运输提供更加准确的决策数据。4 结束语ERP的价值和作用己得到普遍的认可，越来越多的企业已把它作为提升企业管理水平、提高企业竞争力的有效工具。ERP系统能帮助企业从战略、生产流程、人才和技术等多个方面提升企业的竞争优势。xx公司前期实施的ERP项目在各个部门都取得了比较好的效果，受到领导和员工们的一致好评，那么，怎样才能使ERP更好地服务于公司管理？下面结合ERP在xx公司前期实施过程提出一些看法和建议：（1）继