会计智能化的使用成效.docx

摘要人浮于事是企业应面对的最主要的风险之一，却在很长一段时间内被大家所忽略。随着金融全球化的不断发展，行业竞争也愈加激烈，业务品种日益复杂，人员风险进一步增加，而办公现代化工具的出现为企业的财务管理管理提供了另一种途径。我国会计办公智能化市场虽然表面普及实则我国的发展仍处于萌芽阶段，所以虽然只是作为企业的财务人员，但我们仍应积极探索作为财务人员如何在我国运用会计办公智能化。文章对会计办公智能化和财务管理进行了简介，分析了我国企业财务管理智能化运用的不足从而引出利用会计办公智能化管理企业财务的可能，从会计办公智能化具体的种类入手，细致的分析了各种财务处理对企业风险管理的应用。通过对博尼纺织品有限公司的案例分析更加说明了了会计办公智能化对管理财务管理起到的积极作用和利用其管理实现更高效快捷有利办公的优势，改善了各企业财务管理存在的不足，通过对财务软件的运用结合仓管、销售、财务、管理一体的模式尤其拓展了民营企业财务人员的业务范围，降低了损失。关键词：会计办公智能化；财务管理；管理一体AbstractBloated is one of the main risks, enterprises should face is in a very long period of time was ignored by people. With the continuous development of financial globalization, the competition is increasingly fierce, increasingly complex business variety, personnel risk further increases, the office of the emergence of modern tools for the enterprise the management of financial management provides another way. Office intelligent accounting in our country the burgeoning of the development of the market, should actively explore how to use intelligent accounting office in our country.To the accounting office intelligent and has carried on the introduction to financial management, enterprise financial management in our country are analyzed and the deficiency of the intelligent raises the possibility of using accounting office intelligent management enterprise financial, from an accounting office types of intelligent concrete, detailed analysis of the various financial processes on the application of enterprise risk management. Through the case analysis of boni textile co., LTD can account for more intelligent accounting office to manage financial management play a positive role and the use of the advantage of its favorable office management to achieve more efficient and quick, improved the deficiency existing in the enterprise financial management, through the use of financial software combined with warehouse, sales, finance, management mode especially expand the scope of business of private enterprise financial personnel, reduce the loss.Key words: Accounting office; Financial management; Management of a whole目录一 会计智能化的相关概念及理论基础1（一）会计智能化的概念1（二）会计智能化的理论基石11会计与会计智能化的区别12手工做账与会计智能化的区别1二 企业会计引入智能化管理的必要性2三 民营企业博尼纺织品有限公司财务记账现状3（一）公司简介3（二）企业财务管理模式逐渐转变成智能化管理的简述4（三）公司财务人员及财务软件应用的现状5四 公司会计智能化加强应用的措施61、在会计人员方面做出的加强62、在会计软件及系统方面做出的加强8五 博尼纺织品有限公司智能化管理应用举例9（一）用友软件9（二）SAP系统11六 会计智能化在博尼纺织品有限公司的使用成效13七 结论15上海立信会计学院继续教育学院本科生毕业论文一 会计智能化的相关概念及理论基础（一）会计智能化的概念会计智能化是把电子计算机和现代数据处理技术应用到会计工作中的简称，是用电子计算机代替人工记账、算账和报账，以及部分代替人脑完成对会计信息的分析、预测、决策的过程，其目的是提高企业财会管理水平和经济效益，以实现会计工作的现代化1。（二）会计智能化的理论基石会计智能化是在一定的整体目标下，关于资产的购置（投资），资本的融通（筹资）和经营中现金流量（营运资金），以及利润分配的管理。会计工作是企业管理的一个组成部分，它是根据财经法规制度，按照财务管理的原则，组织企业财务活动，处理财务关系的一项账务处理工作。简单的说，财务管理是组织企业财务活动，处理财务关系的一项经济管理工作。会计智能化是一个人机相结合的系统，其基本构成包括会计人员、硬件资源、软件资源和信息资源等要素，其核心部分则是功能完善的会计软件资源。很多人会说，会计智能化就是会计电算化，但其实会计智能化是在会计电算化的基础上发展出来的企业管理模式。21会计与会计智能化的区别会计是企业计量、核算财务经营成果的一种方法。会计智能化是除了利用财务管理软件来完成会计核算、报表编制等。它更大大提高了会计核算效率，减轻劳务工作量，更达到了上级通达下级，下级沟通上级的便捷3。2手工做账与会计智能化的区别如图1-1比较全面诠释传统手工做账模式的整体概况，虽然各个企业繁简程度不一，甚至智能化不普及，但是电算化基本普及，但是仍有企业存在手工做账模式，本文中案例博尼纺织品有限公司就是经历了从手工做账转变会计电算化直至最后的会计智能化。图1-1.手工记账会计工作流程图1-2.财务软件记账会计工作流程二 企业会计引入智能化管理的必要性为了适应时代的要求，也为了适应企业自身的发展诉求，如果还是以传统模式进行财务管理一是业务量逐渐增大效率得不到提高二是财务数据质量不高，透明度不强，部门与部门之间无法达到第一时效有效的沟通三是审计部门的审计报告无法交出一个满意的答案，如果是这样，公司的发展就会停滞，最终造成损失的依然是企业。所以智能化管理的引入就成了必要。如图1-3列举本文案例博尼纺织品有限公司在2007年度审计后审计师作出的总结：图2-1.审计评语随着财政部的要求，电算化引入到企业中，博尼纺织品有限公司也先引入了用友软件，但是除了财务软件，本案例中的企业的智能系统仍未引入，导致应收账款会计仍有80%以上的工作量还在用手工进行会计核算、统计。三 民营企业博尼纺织品有限公司财务记账现状（一）公司简介上海博尼纺织品有限公司（港资企业），于2003年创立，注册资本1050万美元。是一家专业从事无缝内衣设计、研发、织造和营销的现代化综合性企业。近年来，博尼（中国）先后投资7.5亿元，兴建占地80余亩、建筑面积达90000余平米现代化生产基地，拥有意大利圣东尼公司最先进的SM4-PR2、SM8-TOP2、SM9等无缝叁维织造设备200余台之一。并建成中国最先进的纤维包纱合成车间之一。如今，博尼（中国）已成为亚太最大的无缝织造基地。博尼纺织品有限公司旗下“bonny”、“欧耶OYI”两个品牌在中国市场的品牌推广、产品开发及营销管理。公司下设，bonny品牌事业部、欧耶品牌事业部、设计研发部、品牌管理部、装饰管理部、商品管理部、财务管理部、人事行政部、信息管理部等九个职能部门。为此，上海博尼纺织品公司在中国国内组建了一个庞大的、覆盖全国各个区域的营销管理网络。目前既将在内地设立10个区域营销分公司，25个区域营销办事处。营销管理网络可以实现对中国主要经济区域80%的覆盖。（二）企业财务管理模式逐渐转变成智能化管理的简述博尼纺织品有限公司与光大银行是长期客户关系，2012年开始公司打算上市并且该企业要求新增一年期高收益贷款500万，光大银行在审核该企业信贷能力的时候，将派驻该银行财务专业人士以及审计人士前往博尼纺织品有限公司审核近3年年度收益情况。如果银行贷款受到阻碍，这样有可能失去这笔贷款或者拖延贷款进程，从而影响公司对自身发展的进程。对一个企业关键转型期来说，每一步都是至关重要的，每一步的发展如果有所延误各个负责人都将受到极大的压力。而企业如果失去一个很好的贷款机会那后果可能更未严重。为了维护与银行的贷款关系，博尼纺织品有限公司从2008年至2013年逐渐将传统的手工做账方式由原来的以年过花甲不懂打字的财务经理手里交接给一位立信会计师事务所跳槽的财务专业人士任CFO，进行了一场革命，传统的纸质凭证繁冗杂乱，堆积如山，账务档案也无人管理。记账凭证甚至随处可见，这样的局面如果查账对企业来说极为不利，企业的职业经理人在财务CFO的不断提议下，决定改变单位的财务模式，不断招收新的财务人员，从简直就像80年代的做账方式改变为新时代财务管理下的会计团队。企业也不断引入OA系统SAP系统，将一个传统映像下的浙江民营企业成功转型为国际大都市的办公自动化企业。6最终拿得贷款，并且成功将企业进入到上市小三板的节奏。图3-1借鉴了其他会计信息系统模式列举了博尼纺织品有限公司在引入ERP系统时考虑的架构模式，如图所示，已经很明显地将财务系统归为管理系统，并且与领导查询系统、决策支持系统、其他管理系统形成平级有效联系的局面，再也没有将财务系统独立于其他部门，形成财务部被员工认为很神圣，被领导层认为没有办实事的职能部门的尴尬局面，财务系统也能与购销存系统、管理分析系统平向沟通，甚至概括为一句话就是：系统可以用一个，既能查财务开放的数据又能查其他部门的数据。图3-1.财务系统融入会计信息系统架构图（三）公司财务人员及财务软件应用的现状在我国传统会计处理账务方式中，资产处理长期以来手工帐本，本年需要贴印花税，对于经验丰富的老会计已经驾轻就熟，但是新一批的会计人员其实已经无法适应手工做账模式，因为现在政策要求会计人员拥有电算化证书 8。毫无疑问传统手工做账不可能做到对财务管理进行全面的有效管理，但是博尼纺织品有限公司即使在跨入2000年后延续至2008年都以手工做账为主，但现在在人员改进上做了很大提高，大量招收财务大专及以上会计及财务管理专业人员作为普通员工，主管及以上人员要求本科及以上会计及财务管理专业人员且必须熟练操作财务软件及系统软件。企业现今办公智能化避免了由于金融资产与财务管理的不可分性以及财务管理的不可分割性而造成的财务管理处置困难，提高了财务管理处置效率11。同时，我国不良资产成因复杂，既有外部因素也有内部因素，所形成的相关财务管理的性质也各不相同，会计办公智能化的灵活性能够满足不同的财务管理处置需要。12博尼纺织品有限公司在不断得经营过程中先后引入用友U8软件、ERP系统、SAP系统图3-2.用友财务软件图3-3.ERP管理系统图3-4.SAP应用系统四 公司会计智能化加强应用的措施1、在会计人员方面做出的加强招聘熟悉软件及系统的新员工先前上至单位管理层下至财务人员对会计智能化的理解只是认为用电脑，但是其实会计智能化是指与实现会计工作智能化有关的所有工作，包括会计智能化软件的开发与应用、会计智能化人才的培训、会计智能化的宏观规划、会计智能化制度建设、会计智能化软件市场的培育与发展等。它是一个人机相结合的系统，其基本构成包括会计人员、硬件资源、软件资源和信息资源等要素，其核心部分则是功能完善的会计软件资源。13财务办公室人员变动情况如表4-1、4-2所示表4-1博尼纺织品有限公司先前财务人员状况分析编号职务学历年龄专业1财务总监本科58财务管理2财务经理专科48会计学3总账会计中专33会计学4应收账款会计中专28会计学5应收账款会计中专23会计学6财务文员中专35行政管理表4-2公司重新加强财务人员招收情况分析编号职务学历年龄专业1财务总监研究生33审计2财务经理本科31财务管理学3总账会计本科30会计学4会计本科26会计学定期或不定期培训员工对软件、系统的操作我国本来会计智能化本来起步较晚，经验不足，会计智能化理论知识落后于实践，而法律也具有滞后性。更加上博尼纺织品在政策出来后又过渡了一段时间来普及会计智能化。14当前大部分企业几乎都是按照有关会计智能化的规章制度来实施智能化，因没有具体的法律来规范，所以博尼纺织品的会计智能化实施得较差，不能发挥智能化高效、方便等优势，有的财务人员根本就不实行会计智能化，阻碍了会计智能化全面推广。任何事物的发展、运转等都是在一定的环境中，会计智能化也不例外。表4-3系统及软件培训计划培训项目培训对象培训内容培训时间要求达到的水平ERP财务、仓管、商务进销存周五下午1小时进销存工作中操作及时，尽量不出现滞后现象SAP财务、采购财务和采购板块周一财务部负责讲解采购能够会查公司现金及负债情况用友财务财务操作财务部自行安排能做好平时财务工作，完成各类报表制定操作及保密制度一些领导对实施会计智能化的重要意义缺乏足够的认识，没有认识到会计智能化是时代发展的必然，是管理现代化的需要。除此之外，企业本身规模就不大，业务量也不多，领导层认为根本不必要花大笔的资金来购买智能化所必需的设备、财务软件及消耗材料；要进行会计人员智能化培训既花钱又影响正常工作，感觉既不必要也不划算。虽然在单位实施了会计智能化，但对有关知识又了解不多，认为会计智能化仅仅是“以机代账”，软件只需一次投入即可，出现了只重视硬件换代、不注意软件升级的情况。13专门设置岗位保管财务档案由于我国会计智能化起步较晚，加上单位实行会计智能化的时间较短，财务人员和单位领导对会计智能化档案的组成内容不甚了解，缺乏管理会计档案的经验，很多单位只是将打印出的纸质档案存档，而没有将存储在计算机中的会计信息备份在磁性介质或光盘上归档保存，造成归档的内容不完整；有的虽然备份但不注意放置备份光盘等环境，从而使备份好的会计档案因潮湿等而不能使用，造成档案的缺失。无论怎样的情形，在整体上都影响了会计档案的完整。2、在会计软件及系统方面做出的加强公司在系统投入上做出了很大的投资，在软件、系统的选择上以及最后购买的能力上作了很大的评估，不仅参考价位因素，也要结合自身公司的结构特色进行选择，最终选择了ERP系统，及用友为辅助SAP为主要的财务操作系统。4-4企业购买系统投资情况一览表项目数据库购置经费、年费(元)用友通1000用友U810000ERP120000SAP350000表3-1显示，公司用于购买软件、系统的经费在逐渐上 升。由一开始的用友通年费1000元(用友通不开通功能项目可以免费试用，由此可以看出企业是在重视软件对于企业的作用)上升到用友U8的10000元再到后来的SAP系统的350000投资，为此公司还特地招聘了SAP操作熟悉的员工及维护人员。公司在不断得改进对财务软件的需求，不仅是提高了工作效率更提高了科学性。五 博尼纺织品有限公司智能化管理应用举例（一）用友软件用友U8的记账步骤：制单审核记账月末处理审核记账结账反记账反结账制单步骤：总账填制凭证例如：14.10.01 A公司向B公司销售甲材料150吨，单价200元/吨（不含税），材料已验收入库，款未收到。A公司填制凭证如下： 借：应收账款开票应收 30000 贷：主营业务收入 24900 应交税费 5100如实填入数据进行审核：总帐系统凭证审核凭证选择好要审核的凭证确定图5-1记账步骤：总账凭证记账选择要记账的凭证下一步下一步记账（如图）图5-2结转损益：总账期末转账定义转账生成期间损益结转全选确定图5-3结账步骤：总账期末结账图5-4（二）SAP系统打开访问界面：图5-5根据代码输入凭证：图5-6结转步骤：图5-7图5-8综上所述：用友系统的操作步骤虽然明朗但相对于SAP过于繁多，但是SAP的资金投入相对大很多，博尼纺织品有限公司财务部的实际工作中仍以用友逐渐过渡到SAP。六 会计智能化在博尼纺织品有限公司的使用成效审计工作得到改善，检视情况越来越好审计部门进行审计的时候，需要查的数据需要查的资料，通过系统就能得到数据，并且能达到一目了然的效果，实事正面审计报告成绩突出，企业规划得到了支持。当前，会计智能化与审计还处于一种“脱节”状态，严重影响企业受审计的发展。于是导致很多中小型企业的审计成绩不好，招致很多麻烦。8但是经过吸收很多经验教训的改进，公司到2014年的审计检视表已经非常能够鼓舞整个公司的士气因为会计智能化的会计软件有“反记账”、”反结账“的功能，这一部分情况下可以让账务的灵活性更高，不会因为某个财务人员的误操作而导致财务数据的不可更改性。虽然务信息可能被修改、删除，但是根据财务部内部制度的改善，不会导致账账不符14。表3-1博尼纺织品有限公司财务检视情况表检查实施年份负面评价正面评价2008大部分会计要素存在偏差，会计基础工作薄弱的问题突出2009仍有不少抽查的财务报表未能真实的反映企业真实的财务状况，会计信息不同程度存在失真，有的问题比较严重企业财务管理和会计核算工作开始有所加强，会计信息质量总体有所加强2010假凭证、假账、假表问题不容忽视利润失真度明显下降2011会计基础工作不规范，会计信息失真较严重，信息质量不高会计信息质量总体上有所提高2012会计基础工作不规范，各类违规仍存在，会计基础工作薄弱、现金管理混乱与往年检查情况相比，本次检查资产和利润不实的比例哟所下降2013为准备上市在业绩上有不同程度的粉饰在公司上市期间，新旧会计准则实现了转变和衔接2014会计信息失较少企业会计总体有所提高完善了人员管理制度及操作管理制度主要是单位认真选聘会计智能化信息系统职员，对其任职资格进行考核；选好后根据各自的情况安排岗位，进行职责划分。操作管理制度对对操作权限，单位可以让职员指纹签到和签退。这样可以避免一个职员身兼数职，避免其他人员进入操作等。9完善了企业内部控制制度之前制度的建设及管理控制不严，致使在工作中存在许多问题，如在业务处理中岗位职责不明显，有时候一个操作员身兼数职，于是集思广益，一个一个问题解决，并针对相应的问题制定了严格的内部制定。12通过用多种不同的身份进入系统进行不同权限的操作，从而使财务工作进行分工；在安全方面对电子信息处于加密状态，致使计算机数据资料如财务数据、信息等丢失风险降低，内部控制制度得到提高。14.财务人员数量得到有效缩减，工作效率却有效提高不是人多的办事效率就高，通过对系统的运用，一个有效操作系统的专业人员可以抵用很多个办事效率慢却总也没有休息还总做错数据的员工。便于档案的管理应用财务软件后，公司的账务资料更便于储存了。会计档案管理是实行会计智能化后会计工作持续进行的保障，是会计智能化信息系统维护的保证，是会计信息得以充分利用的保证（1）便于会计智能化档案的收集。因计算机有它本身的缺陷，如突然停电、计算机中病毒会造成原有数据的丢失，所以为避免这一情况的发生，财务部门人员应养成好的习惯，即及时地对会计数据进行备份，存储到磁性介质或光盘上，把备份文件保存好，以防计算机硬件系统损坏后能在最短的时间内、在最小损失下恢复原有的会计智能化系统。（2）便于会计智能化档案的管理与保存。因会计智能化档案是存储在磁性介质或光盘上的，由于这些信息载体的物体特性，数据也极容易丢失，所以在形成这些档案时应准备复制两份即采用“AB备份法”进行数据的备份。同时，财务人员应在这些备份的档案上标有形成档案时的时间和操作员的姓名以便找起来方便。此外为保险起见，应将这两份档案放在不同的地方（远离磁场、不潮等），如一个地方发生地震或火灾等意外情况不至于造成整个系统的毁灭与系统的不可恢复性。对采用磁性介质保存的档案，还应定期进行检查、复制，防止丢失。15增加了部门之间平行沟通手工做账阶段，财务部门形成一种尴尬局面，员工觉得财务部门是很难接近的，而领导层认为财务部门不干实事，只是个职能部门，因为如果要查询数据，必须要经过财务部门，现在通过智能化部门与部门之间可以互通有无，查询数据方便快捷。13七 结论在我国企业已经全面对外开放的今天，我国各行各业都一直以来深受无法贷款，资本充足率、人员管理等问题的困扰，而这些问题也是导致企业存亡的关键所在，传统的管理工具发挥了一定的作用，可是我们也看到了它们在实践中所存在的问题。我国各行业急需引进新的财务管理工具。会计办公智能化的产生在这几年得应用中优势越来越明显。随着会计办公智能化国际