行政部岗位职责和制度.docx

行政部各岗位工作职责行政主管岗位职责：公司整体办公室日常监督和管理工作；部门内部的建设和管理，工作分配及制度更新等工作；公司行政管理制度的制定与修改；与各分公司的沟通、办公用品的采购等各项审批工作；对分公司相关制度的制定与修订工作；与库房的沟通与相关事务的管理；协助人事部培训主管，完善培训中心的建设等工作；主管领导临时交代的事宜。前台岗位职责：接转总机电话，接待来访客户；管理、控制门禁，给新员工录门禁指纹；办公用品、生日礼物等物品的采购、登记、领用；收发快递，并每个月结算费用；绿植的更换及费用的结算；库房及其他门室钥匙的管理；部分固定资产的保管；安排面试人员登记、填表；更新员工通讯录；主管领导临时交代的事宜。行政文员岗位职责：车辆的日常维护和保养，如加油、维修、保险；依据会议室管理办法，对办公区域所有会议室的管理和协调工作；机房的监督检查工作，确保机房正常运转，无不良状况；跟踪租赁车辆合同的执行情况，包括合同的续签、续费、收发票等；为了保证整洁的办公环境的，与各部门领导保持日常的沟通工作；打印机墨粉的监管，如发现墨粉不足，及时沟通租赁打印机公司准备墨粉；总裁办外出用车司机；8 负责与物业沟通事宜；9. 主管领导临时交代的事宜。会议室使用管理办法一、制定目的为加强公司会议室的规范化管理，确保会议室合理有效使用，现结合公司实际情况，特制定本制度。本制度适用于公司总部各中心。二、申请使用会议室流程使用部门及行政部共同准备会场所需物品行政部门每天及时查阅部门自行填写会议室使用登记表会场使用使用部门负责清理场所三、管理办法第一条、目前，公司总部共有五个会议室，其中两个会议室已安装投影设备，其余三个会议室无投影设备。第四会议室和第五会议室将长期开放，供各部门临时议事使用，其他会议室则由行政部统一管理。第二条、除长期开放的会议室外，其他会议室门上均有会议室使用登记表（见附件），用于记录此会议室近期的会议使用安排。工作日期间，各部门需至少提前一天在所需会议室的登记表上填写使用情况，视为预约使用。填写前请关注登记表上已有的会议使用登记，以免发生使用时间的冲突。第三条、填写会议室使用登记表时，需说明会议相关情况。比如明确使用时间、参会人数、是否使用投影设备、部门及申请人等，如有需要行政部协办的事项需提前注明，以便行政部根据情况做好相关协调安排。第四条、若周六日使用，需提前半天填写会议室使用登记表，并到行政部领用相应会议室钥匙备用，并于工作日及时归还。第五条、会议室使用需遵循领导优先，先登记先使用，先紧急后一般，先全局后部门的原则，各部门之间可本着重要、紧急、优先的原则自行协商解决。如遇特殊情况，紧急会议可先通知行政部负责人，立即开启会议室先行使用，事后补办有关登记。第六条、部门应在所预约时间到达会议室，并开始使用。若超过15分钟未到，且无特殊情况说明，则会议室使用权由行政部另作安排。第七条、如部门临时取消申请，再需使用时，需重新申请，部门及个人应按预约时间内使用完毕，若后续时间无其他安排，可超时使用。但若紧接的时间段内已安排了其他部门使用，超时部门必须离开会议室，终止使用该会议室。第八条、各部门在会议期间要宣导参会人员，爱护公共设施，禁止吸烟，会后如发现设备故障和公物损坏应及时告知行政部，以便及时修理。第九条、会后使用部门及时整理、关闭投影仪、空调等电器设备，椅子及时归位，门窗关闭，室内干净整洁，各项都恢复到会前使用状态，否则行政部有权决定将此部门登记黑名单，30天内所有会议室将不对本部门开放。第十条、未经允许，任何部门与个人不得擅自使用会议室，不得擅自挪用会议室多媒体设备和桌椅等物品。若要借用会议室物品，需得到行政处负责人许可，借用完毕后，需及时归还。办公用品采购管理制度一、总则：1.所有办公用品采购必须经由行政部采购方可有效，部门自行采购公司将不予以报销。2.消耗性办公用品的采购原则上经总裁办签字同意后可直接采购；其他办公用品需经总裁签字同意后方可采购。 3.非消耗性办公用品和固定资产类办公用品的采购由部门上报需求，行政部审批通过后，报总裁批准后方可采购。4.员工领取日常办公用品时按照核定数量填写领用表并签字，行政部在出库单进行记录并建立台帐。5.员工离职前应如数交回或转交所领用的非消耗性办公用品，由行政部确认。二、办公用品的申请与领用：1. 各部门指定一个人员，统计部门内办公用品需求，于每月的10号和20号来前台领取所需办公用品，如遇休息日可以顺延至工作日。2. 如不属于常规易耗办公用品并无备库存的，请提前填写办公用品采购申请单，部门负责人签字后交前台采购。3. 领用时，各部门仍需规范填写办公用品领用登记表。 三、固定资产的申请与领用： 1.各部门仍需指定一个人员，专门负责部门固定资产采购的申请工作。采购金额在1000以内的（含1000元），填写办公用品采购申请单并由部门负责人签字，总裁办签批，即可交前台人员采购；采购金额超过1000元，填写办公用品采购申请单和资金支出审批单并由部门负责人签字，总裁办签批后，交总裁签批，财务审核并款项到账之后，即可采购。 2.所有固定资产采购都会记入部门固定资产统计表，并合计到各部门本月费用统计中。3.固定资产领用时，请规范填写固定资产领用登记表。公司办公电脑管理制度一、员工领用计算机需先在行政部领用登记表上进行登记；二、员工需要保管好自己的系统登录密码，当离开座位时电脑应处于锁定状态，密码必须包含数字和字母，长度应大于6位；三、上班时间员工不得使用电脑从事与工作无关的事情，如下载音乐、游戏、视频等； 四、笔记本电脑和台式电脑都是固定人员使用，不得交换或者借用给其他人员使用；五、不得私自拆开或者维修电脑，遇到故障不能自己简单排除的要及时联系行政部进行处理或者向公司申报进行保修处理。七、做好自己电脑的日常清洁和保养工作，在长时间不使用或者外出的情况 必须关闭电脑，下班后要及时切断电源；八、因个人保管不善等原因导致笔记本电脑丢失、被盗，