第三节日常业务处理ppt课件.ppt

一 填制凭证二 审核凭证三 记账 第三节日常业务处理 凭证输入的技巧 1 回车键 自动复制上行摘要 每行摘要将随相应的会计科目在明细账 日记账中出现 2 会计科目通过查询 科目编码 科目助记码输入 3 科目编码必须是末级的科目编码 4 空格键 借贷金额切换 5 为自动计算借贷方差额 6 用红字表示 一 填制凭证 一 增加凭证 常用摘要和常用凭证 实验教程27 28 二 查询凭证 凭证 菜单中 单击 查询 可以查询已记账凭证和未记账凭证 注意 已记账凭证的查询只能通过此功能完成 只查询未记账凭证在哪里 三 修改凭证和冲销凭证 教材72 73 一 无痕迹 修改1 未经审核的错误凭证可直接修改 2 已审核但未记账的凭证 先取消审核后再进行直接修改 二 有痕迹 修改 适用 已记账的凭证的修改 采用方法 红字凭证冲销法 和 补充凭证法 判断凭证的状态 是否已记账是否已审核主管是否已签字出纳是否已签字待处理状态 未签字未审核 判断的方法 查询凭证 四 作废与删除凭证 实验教程30页 1 作废凭证仍保留凭证内容及编号 只显示 作废 字样 2 作废凭证不能修改 不能审核 3 在记账时 已作废的凭证参与记账 但不对作废凭证作数据处理 4 账簿查询时 查不到作废凭证的数据 5 已作废凭证可以恢复为有效凭证 6 作废凭证不想保留 可以通过 整理凭证 功能 彻底删除 并对未记账凭证重新编号 注意 1 只能对未记账凭证进行整理 2 已记账凭证作凭证整理 先恢复记账前状态 五 科目汇总 凭证汇总 进行汇总的凭证可以是已记账凭证 也可以是未记账凭证 在凭证汇总表中 系统提供了 1 快速定位功能 2 查询光标所在行专项明细账的功能 3 查询对方科目明细 六 凭证的输出与管理 1 打印凭证 凭证输出 正式存档的打印必须通过 凭证 菜单中的 打印凭证 功能完成 从正式凭证库文件取数 打印总说明 1 记账凭证 总分类账 现金日记账和银行日记账仍需要打印输出 2 还要按税务 审计部门的要求 及时打印输出有关账簿和报表 2 凭证管理 必须以纸介保存 输出的记账凭证都必须有必要的原始凭证 按顺序编号装订成册保存 1 凭证处理的数据流图 手工记账凭证 机制记账凭证 临时凭证文件 审核后的临时凭证文件 七 填制凭证模块的有关理论知识 输入设置 审核 修改 取消审核 2 会计科目字典库 是用来存放账务处理中所有科目及相关内容的数据库文件 3 临时凭证库文件 正式凭证库文件 记账凭证库文件是用来存储记账凭证的每一项数据 记录在一定时间内发生的各项经济业务的数据库文件 临时凭证库文件是用来保存记账前的记账凭证数据 可以修改 也是财务子系统与其他子系统的接口文件 正式凭证库文件是用来存放已经记账的所有凭证 属于正式会计文档 不能提供直接修改 它由记账程序更新 凭证项目文件 PZXM DBM 凭证内容文件 PZNR DBM 4 科目发生额及余额库文件 是用来存放所有科目 包括一级科目和明细科目 的年初数 每个月的借贷方发生额 本年累计借贷方发生额 期末余额等 总结 会计科目字典库 记账凭证库文件 科目发生额及余额库文件是财务系统中最重要的三个数据库文件 电子账的主要数据就保存在这三张表中 是组成账簿和报表输出的主要数据源 5 填制凭证模块的正确性检查措施 1 凭证日期检查 2 凭证号检查 3 科目代码检查存在性检查 否是明细记账科目检查与凭证类型是否相符的检查 4 金额检查6 辅助核算和管理数据的输入科目性质为 外币 对账 数量 单位往来 部门 个人往来和项目 7 填制凭证模块设计中的灵活性问题 1 科目联机查询选择 2 摘要复制 3 凭证即编即打 4 辅助计算器功能 二 审核凭证 一 凭证审核的目的1 发现凭证在输入过程中无法发现的错误 2 为记账提供一个标记 二 凭证审核的方法1 静态屏幕审核法2 二次输入校验法 三 凭证审核模块应具备的控制功能1 无论是审核签字还是取消审核 审核人和制单人不能是同一个人 2 凭证一经审核 就不能修改 删除 只能取消审核后才可以 3 取消审核只能由审核人自己完成 四 凭证审核包括的内容 实验教程第30 31页 三者并列 审核无限制 客户用制度规范 制单 出纳签字 审核凭证 主管签字 结账 记账 1 出纳签字2 主管签字3 审核员审核凭证 1 总账业务控制参数设置中 没有设置 出纳凭证必须由出纳签字 2 没有出纳签字权限 造成不能签字 3 没有指定科目 指定科目的意义在于为出纳员指定专管科目 4 查询条件错误 5 没有涉及现金 银行存款的记账凭证 为什么在出纳签字时 提出 没有符合条件的凭证 三 记账 教材第73页 一 记账注意事项 1 第一次记账时 期初余额试算不平衡不能记账 2 上月未记账 本月不能记账 上月未结账 本月不能记账 3 有未签字凭证和未审核凭证不能记账 4 作废凭证不需审核可直接记账 5 记账次数不受限制 6 记完账后的凭证能否在 填制凭证 界面查询 二 记账 这是目前会计软件最节省人力的地方1 选择记账月份 2 记账前检查 3 硬盘备份 4 记账处理过程注意 计算机内部记账处理过程三 取消记账 计算机内部记账处理过程 1 更新记账凭证文件 取 临时凭证库文件 中已审核的记账凭证 存入 正式凭证库文件 中 2 更新科目余额发生额文件库根据凭证记录中的科目代码 更新 科目余额发生额文件库 中相应科目的发生额和余额 并将其汇总到上级科目 3 更新有关辅助账数据库文件 4 如果取出的记录属 银行存款 科目 则将该业务同时记入 企业对账单库文件 5 从 临时记账凭证库文件 中删除该记录 以防止重复记账 6 取 临时记账凭证库文件 中下一个已经审核的记录 如果没有 则记账结束 否则转入第一步 取消记账 实验教程第55页 1 只有账套主管才能取消记账 2 已结账月份的数据不能取消记账 3 如果退出系统后又重新进入系统或在 对账 中按Ctrl H键 将重新隐藏 恢复记账前状态 功能 4 系统提供两种恢复记账前状态方式 取消记账的适用情况 1 大量的错误凭证被登记入账 2 账证不符 3 记账过程意外中断 出纳管理功能是出纳人员管理的一套工具 科目必须是在初始化时设为 日记账 和 指定科目 一 日记账 1 现金日记账三栏式日记账与明细账的区别 日记账必须有当日小计 2 银行日记账与现金日记账不同的只是 银行存款日记账多一栏结算号 3 打印日记账 1 要每天登记 做到日清月结 2 业务较多 要每天打印输出 业务较少 可按旬打印输出 3 应定期将计算机打印输出的活页账页装订成册 第四节出纳管理 实验教程31 33页 二 资金日报表是反映现金 银行存款每日发生额及余额情况的报表 在企业管理中占据重要位置三 支票登记簿 1 在 会计科目 中设置银行账的科目才能使用支票登记簿 2 需要使用支票登记簿时 在 结算方式 功能中 是否票据管理 打上标志 3 在建账选项 凭证中 选择支票控制 登录支票 1月25日 销售二部宋佳借转账支票一张 票号155 估计金额5000元 四 银行对账 银行对账的科目是在科目设置时定义为 银行账 辅助账类的科目 银行对账 手工方式下银行对账处理过程 银行对账单库文件 计算机方式下银行对账数据流图 企业对账单库文件 输入 银行账对账 序号字段名称类型宽度1KMDM 科目代码 C72PZRQ 日期 D83PZLX 凭证类型 C44PZH 凭证号 C65ZY 摘要 C306YHPZH 银行凭证类型号码 C107JHD 借或贷 C28JE 金额 N12 29YDBZ 已达标志 L1 企业对账单库文件 是专为银行对账设置的 用于存放没有对上账的银行业务 按月设置 月末结账后 未达账转入下月库文件 库文件结构 序号字段名称类型宽度1KMDM 科目代码 C72RQ 日期 D83YZY 银行摘要 C104ZPJSDJH 支票号 结算单据号 C105JHD 收 付 C26JE 金额 N12 27YDBZ 已达标志 L1 银行对账单文件 也是专为银行对账设计的 用于存放银行送达企业的银行对账单 对账后 对上账的已达账项必须定期删除 库结构 对账处理 自动对账和手工对账 自动对账依据是 结算方式 结算号 方向 金额或 方向 金额 思考 如果银行存款对账余额调节表显示账面余额不平 可查看哪里 一 总账查询1 三栏式总账 每个一级科目一个账页 反映某一总账科目在一年内各月份的发生额和余额 2 发生额及余额表 一个月一张账页 反映所有总账科目在这个月份的发生额和余额 实行计算机记账后 采用发生额及余额表代替总账 二 明细账查询 1 查询三栏式明细账 2 查询多栏式明细账 应交增值税多栏账的定义与查询 或管理费用 生产成本 第五节账簿管理 一 科目账查询 三 账簿打印 账簿打印 功能打印的是作为正式账簿使用的账簿 打印 功能是打印符合查询条件的各种账簿 不能作为正式账保存 说明 1 总账 可随时打印 也可一年打印一张 采用发生额及余额表代替总账 2 明细账 一般在月末或季末打印本月或本季的所有明细账 在年底打印输出全年的明细账 3 账簿打印可选择套打方式 1 部门总账查询 2 部门明细账查询 3 部门收支分析 是对所有部门核算科目的发生额和余额按部门进行统计分析 它是部门核算的核心部分 二 部门核算与管理 三 项目核算与管理 1 项目总账查询2 项目明细账查询 3 项目统计分析 项目统计查询用于统计所有项目的发生额和余额情况 四 客户 供应商往来管理 理论部分1 计算机账务系统中对往来科目的管理方式 1 常规方式 比较简单 与手工核算基本一致 适用于往来账款业务较少的往来科目 2 往来方式 是计算机账务系统中 对部分往来科目为了进行深入核算与管理 单独设置辅助核算模块 适用于业务量大 特别是容易形成坏账的往来科目 2 在总账系统中处理应收应付业务的处理过程 初始化 日常处理 年末 在总账系统中处理应收应付业务的处理过程 操作部分 一 往来账勾对 管理功能 勾对就是在这两笔业务上同时打上 标记 表示这两笔业务以结清 又叫往来两清 勾对有两种方式 1 自动勾对 是计算机自动将已结清的往来业务打上 标记 2 手工勾对 某些款项不能自动判断 可以通过手工辅助勾对 二 往来余额表 核算功能 用于查询客户往来科目各个客户的期初余额 本期借方发生额合计 本期贷方发生额合计 期末余额 有8种查询方式 同样 供应商的余额查询与客户往来相同 三 往来明细账 核算功能 用于查询客户往来科目下各个往来客户的往来明细账 有9种查询方式 同样 供应商也这样有9种 四 往来崔款单 管理功能 五 往来账龄分析 管理功能 客户往来账龄分析是指按照往来科目进行分析各往来单位账龄情况 六 往来账清理 管理功能 是指对债权 债务已结清的业务作删除处理 表示本笔业务已经结清 以便将未结清款项反映出来 七 往来账表输出 1 幕查查询 2 打印输出 第六节月末处理 期末转账的特点 转账分为外部转账和内部转账 1 大多在各个会计期末进行 2 大多只有会计部门自己编制的会计凭证 没有具体反映该业务的原始凭证 3 在处理期末转账业务前必须先将其他具体业务登记入账 4 期末转账业务的分批按步骤处理 月末转账数据流程 临时凭证库文件 审核 记账 生成 输入 一 定义转账凭证 定义转账分录 定义转账凭证 定义转账分录 就是将凭证的摘要 会计科目 借贷方向以及金额的计算公式存入计算机中的过程 而由自动转账分录所生成的记账凭证称为机制凭证 只须做一次 自动转账分录库文件 自动转账分录分为两类 1 独立自动转账分录 其金额的大小与本月发生的任何经济业务无关 2 相关自动转账分录 其金额的大小与本月发生的业务有关 有6种转账功能的定义 自动转账定义 对应转账设置 销售成本结转设置 售价 计划价 销售成本结转 汇兑损益结转设置 期间损益结转设置 自动转账分录库文件 是用来存放定义的自动转账分录的 包括增加分录 修改分录 删除分录和查询分录 库结构 序号字段名称类型宽度1FLH 分录号 C42ZY 摘要 C303JHD 借或贷 C24KMDM 科目代码 C75JEJSGS 金额计算公式 C306SYRQ 最后一次使用日期 D87XGBZ 相关性标志 C48XGLXH 相关链序号 N3 补充练习 自定义结转 1 预提银行借款利息借 财务费用 550301 JG 取对方科目计算结果贷 预提费用 2191 QM 2101 月 贷 0 00182 摊销当月应负担的报刊费借 管理费用642 12贷 待摊费用642 12对应结转 销售成本结转设置 销售成本结转是指将月末商品 或产成品 销售数量乘以库存商品 或产成品 的平均单价计算各类商品销售成本并进行结转 在总账系统中 建立会计科目时 如果库存商品 主营业务收入和主营业务成本等科目下的所有明细科目都有数量核算 且这三个科目的下级科目的结构一一对应 输入完成后 系统自动计算出所有商品的销售成本 其中 数量 商品销售收入科目下某商品的贷方数量单价 库存商品科目下某商品的月末金额 月末数量金额 数量 单价 二 生成机制 转账 凭证 生成转账凭证时注意 1 转账生成之前 注意转账月份为当前会计月份 2 转账生成之前 应将相关业务的记账凭证入账 3 转账凭证每月只能生成一次 每月做一次 4 生成的转账凭证 仍需审核才能记账 三 自动转账凭证和常用凭证的不同 自动转账凭证 1 一般用于月末 2 生成时 可以自动取数 常用凭证 1 一般用于平时业务 2 调入后 手工输入数据 一 对账 至少一个月一次 一般在月末结账前进行 二 结账 1 结账前检查 1 检查本月凭证是否全部入账 2 核对总账与明细账 3 损益类科目应全部结转完毕 4 其他子系统是否结账 否则总账系统不能结账 2 取消结账 1 只有账套主管才能取消结账 2 取消结账功能键是 Ctrl Shift f6 3 只能选择最后一次的结账 四 对账和结账 3 什么情况导致月末结账不成功 本月有未审核凭证本月有未记账凭证上月未结账本月不能结账总账系统与其他系统对账不平其他子系统未结账 三 计算机会计和手工会计结账的比较 相同 必须结完上月的账才能记下月账 计算机条件下结账的特点是 1 允许在上月未结账情况下 输入下个月的凭证 但是不能记账 也不能结下个月账 2 第一次使用系统是在年中间 还必须把以前各月份的空账进行结账处理后 才能进行本月的结账处理 五 逆向处理的总结 取消结账 取消记账 激活取消记账状态 取消或修改凭证 取消审核 出纳签字 取消记账前状态 第六章UFO报表管理 第一节UFO报表系统概述 一 功能概述二 UFO报表系统与其他系统的主要关系 总账 工资系统 固定资产 应收应付 其他报表 人工输入 库存管理 销售管理 采购管理 成本管理 资金管理 存货核算 UFO报表 三 基本操作流程 制作一个报表的基本操作流程 第六步打印报表报表 第七步退出UFO 第三步定义各类公式 第二步设置报表的格式 第一步启动UFO 建立空白报表 第五步报表图形处理 第四步报表数据处理 四 基本术语1 报表结构 资产负债表标题主管部门 会01表编制单位 2000年1月31日单位 元表头表体会计主管 制表人 表尾 2 格式状态和数据状 态 UFO报表处理过程分为两个阶段报表格式工作报表数据处理工作 格式状态 即初始化状态 在格式状态下设计报表的格式 报表的公式也是在格式状态下定义 在格式状态下所作的操作 对本报表所有的表页都发生作用 该状态不能进行数据的录入 计算等操作 数据状态 即日常工作状态 数据状态下所作的操作只对本表页有效 该状态下不能修改报表的格式 3 行和列 行号用数字1 9999表示 共9999行 行高0 160mm 列号用字母A IU表