试论秘书的协调艺术.doc

试论秘书人员的协调艺术摘 要协调关系是秘书人员工作的重要职能之一。秘书人员讲究协调艺术是对秘书工作基本方法的创造性运用,是一种高超的处事技巧。本文主要从对秘书协调艺术重要性的认识出发,探讨了秘书协调艺术应把握的基本原则和方式方法。关键词:秘书；协调艺术；原则方法 一、秘书人员为什么要把握协调艺术协调艺术在秘书工作中具有十分重要的意义,对秘书人员而言,掌握好并能灵活运用协调艺术是做好秘书工作的基本前提。（一）有利于更好地确保政令畅通从秘书工作全局性来看,由于人们所处位置和利益关系的不同,对形势发展和工作性质的认识也有差异,在理解和贯彻领导决策过程中,也必然会出现一些认识上的分歧和行动上的不一致,这便需要秘书人员通过协调来统一大家的思想,协调各方行动,以确保决策、政令的顺畅。（二）有利于更好地提高管理水平伴随知识经济时代来临,传统的管理模式正朝着从单一到系统、从人治到法治、从经验到科学的转变。各职能部门之间、政府与企业之间、企业与企业之间难免利益的差异导致各自为阵、步调不一,矛盾来临,难以尽快解决,就会影响工作效率。秘书部门作为综合部门具有沟通协调的便利条件,不仅上通领导下连基层,而且在机关各职能部门中横向贯通,起着上传下达、下情上传的中介作用。秘书的协调,体现在既能全面领会领导决策对工作的总体计划和各个阶段的重点,又能充分了解执行基层的具体情况及实际存在的困难和要求。及时发现问题,及时实施综合协调,就能有效地确保组织整体和谐运转,减少不必要的内耗,提高整体管理水平。（三）有利于更好的转变政府职能,改进机关工作作风随着政治经济体制改革的纵深发展,政府行为的重点已转向培养和发展市场上。实践证明,哪一级地方政府职能转变得快,哪里的工作效率就高。市场经济的发展、促进了秘书工作由过去单凭老经验办事向科学化管理转变。各级政府机关转变职能,务必善于吸收现代科学的管理方法,走向规范化、制度化和科学化。纷繁复杂的新形势、新环境,各种利益群体之间的冲突将限制工作效能的提升,秘书部门的协调工作,有利于各部门步调一致、目标统一、上下同步、改进机关工作作风,使政府职能转变真正落到实处。 二、秘书协调艺术应掌握哪些基本原则（一）善于捕捉有利的协调时机在协调工作中,时机把握得好,可事半功倍;时机把握得不好,则事倍功半。当协调对象精神愉快、工作间歇、心情平静时,容易接受别人的意见和建议。当矛盾显现、条件成熟、是非分明时,上级政策、方针明确时,协调易于取得成功。各相关方面意识到协调需要时,感到共同利益和共同目标的实现必须协调时,协调能够很快取得成效。这就需要秘书人员敏锐地捕捉信息。要具有观察问题、发现问题的能力。要善于发现偶然线索,抓住有利时机和条件,并加以利用,进行协调。（二）协调活动中要善于换位思考在实际工作中,由于各自所处的位置不同,看问题的角度也不一样,可能产生很大的分歧。在这种情况下,协调人员不要简单地重申和强调自己的看法和意见,要理解对方,使自己和有关人员都平静下来。应该尝试着将自己置于对方的位置,以对方的处境、情感及观点来考虑和解释共同的问题,以期求大同存小异。（三）协调工作要服从全局秘书人员必须有全局观念。局部服从大局，就是指协调处理全局与局部关系时，必须照顾全局。秘书人员在协调中如果不讲大局，就失去了协调的依据和方向。在实际工作中，许多部门、单位往往容易站在自己的立场上，维护本部门、本单位的利益。因此，秘书在代表领导作沟通协调的工作中，要积极引导部门在工作目标、思想观念和实际步骤上达成共识，把本部门的利益、工作目标与全局的利益、目标结合起来，各部门之间互相协调和适应，不搞自我封闭，摒弃“只管自扫门前雪，哪管他人瓦上霜”的自私狭隘的心理，为全局工作做出贡献。同时,秘书应该设身处地地位部门考虑，作适当的利益平衡，方能稳定大局。 三、秘书人员应如何把握协调艺术作为秘书,要高度重视协调工作,认真研究协调艺术,掌握协调的规律和方法,真正成为领导放心、机关信赖的“协调通”。（一）大事要“硬”协调 大事是对全局起决定作用的中心工作，是主要矛盾在单位建设中的表现和反映。为此，在进行协调时，秘书要力争做到以下三点。首先，要认真贯彻落实上级的“硬杠杠”。在大事的协调处理上，上级的路线、方针和政策都有明确的内容、标准和要求，这是协调时不可逾越的红线。秘书只有做到烂熟于心，才能在协调时认真执行这些硬性规定，准确无误地落实好上级的相关指示。其次，要弘扬不屈不挠的“硬骨头”精神。紧紧依靠规章制度办事，并不意味着所有的问题都会迎刃而解。在协调工作中，秘书经常会遇到一些意想不到的情况。此时，秘书一定要坚定立场，维护规章制度的权威性，切不可屈从于人为压力变成“软骨头”，做出违背党性原则的事。再次，要保持敢想敢干的“硬脾气”。在大事的协调过程中，秘书不仅要善于发现机构设置、职责分工、政策法规等诸方面的弊端，而且要敢于向上级领导提出合理化建议，改革不合理的机构，修订不完善的政策法规，堵塞不该有的漏洞。总之，秘书要从维护全局利益出发，抓好大事的“硬”协调工作，以实现单位工作的高效、一致、和谐。 （二）急事要“热”协调 急事的最大特征就是突发性和时效性强，要求处置果断、快速、准确、稳妥，符合客观实际和上级意图。秘书在协调这类事情时，首先，要把握好“火候”。秘书代表的是上级领导和机关，在协调一些突发性事件时，不能越俎代庖，轻易干预下级单位工作的独立自主权。要督促他们及时上报事态发展的趋势，综合方方面面的情况，实时地向上级领导进行请示报告，确定自己界入的最佳时机。其次，要善于趁热打铁。一旦开始协调，秘书就要积极联系相关单位和个人，统一被协调各方的思想。当各方都表现出服从协调的热情和意向时，要紧紧抓住有利时机，趁热打铁，紧锣密鼓，协调一致地完成任务。同时，要及时吸取协调中的经验做法，形成相关的工作预案。再次，要随时保持与领导的热线联系。领导总揽全局，说话有深度、有力度，对协调工作的开展会起到很大的作用。所以，秘书要及时向上级领导汇报事件的进展情况，认真听取他们的指示意见，寻求他们在各方面的支持。总之，秘书用“热加工”的方法处理突发性事件时，要因人、因事、因时而异，快速准确地达到协调目的。 （三）难事要“软”协调 在协调关系的过程中，下级单位和领导的不配合是件让人头痛的事情。遇到这种情况，秘书要从全局利益出发，采取正确的协调方法。首先，要维护团结，进行软包装。事情发生后，秘书要利用各种场合，维护事发单位和相关人员的形象，减小影响的范围，防止事态进一步扩大。同时，要在在领导面前为其进行相应的“包装”，以免丧失下一步协调的主动性。其次，要放下架子，进行软沟通。出现这些难事，可能是秘书在协调时没有掌握好分寸，有指手划脚的现象，造成协调对象不买自己的帐，并以“这不是我们的职责范围”等理由来进行搪塞。此时，秘书要从尊重对方的角度出发，放下架子，加强沟通，争取得到对方的谅解和支持，共同把事情做好。再次，