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物资采购供应管理制度为加强公司物资管理,维护股东合法权益,确保公司各生产单位及项目建设所需物资的正常供应,依据公司财务管理等制度,特制定公司物资采购供应管理制度。第一条 采购物资、采购方式分类1、采购物资的分类本制度所指采购物资分为三类: A类、包括项目建设所需机械、设备、备品备件等; B类、包括五金、工具、劳保品、加工件、化学试剂分析仪器、电脑设备及耗材等各类低值易耗品;C类、油料。2、采购的方式分类 (1)招标采购; (2)固定厂商、长期报价采购 ; (3)即时询价采购 。 第二条 物资采购职责范围1、总经理办公会议职责批准、审议20至50万元以内大宗物资或设备采购方案(万元以上由董事会决定) 2、总经理职责 (1)批准、签订万以上至20万元以下采购合同。 (2)审批支付采购款。 3、主管副总经理职责 (1)审批、签订5万元以下采购合同;(2)审定物资采购的长期供应厂家; (3)审议决定公开招标方式采购物资的相关事项;(4)物资采购业务的日常审核管理。4、财务总监职责 审批支付采购款。 5、经营管理部职责 审核采购合同及日常监督。6、采购供应部经理职责(1)管理采购供应部日常工作;(2)签订2万元以下采购合同;(3)审议批准采购物资询议价报告表,并组织采购物资;(4)组织物资采购招标工作;7、采购员职责(1)负责填写月度采购计划、采购物资询议价报告表;(2)负责采购A、B、C类物资;(3)广泛进行市场调查,为各级分管领导的决策和公司选定长期供应单位提供依据。8、保管员职责(1)登记物资管理明细帐,必须做到帐证、帐平、帐实三相符;(2)妥善保管库存物资,确保库存物资的安全。(3)定期、不定期的进行物资盘点 ,以保证帐实相符;(4)负责验收所采购的各类物资,严把质量关。9、物资需求单位职责 (1)及时向采购供应部填报月度物资需求计划; (2)参加物资采购领导小组会议,审议采购工作相关事宜;(3)监督采购供应部所采购各类物资的质量,发现问题及时向相关部门反映,以减少损失。 第三条 采购供应部操作程序 1、物资需求计划程序 (1)物资需求使用单位根据生产经营需求于每月20日前向采购供应部填报月度物资需求计划。对于物资需求使用单位确实急需,但不能列入月度物资需求计划的物资,物资需求使用单位可随时提交物资紧急需求计划。 (2)月度物资需求计划或物资紧急需求计划经采购供应部审核后,向物资需求使用单位返还一份。2、物资采购审批程序采购供应部根据各物资使用单位月度物资需求计划或物资紧急需求计划,在查阅物资供应商登记台帐和相关资料的基础上,根据采购物资的缓急程度,结合目前物资库存情况,填写物资采购计划,并拟定相应采购方式,组织采购。 3、物资采购实施程序 (1)物资采购部门采购人员接到经批准的物资采购计划,根据所掌握的市场行情、厂商提供的资料以及采购记录,精选三家以上的供应商进行询价。 (2)采购人员应对询价资料进行深入分析后,拟订议价方式和采购方式,进行商议价,选择供应商。 (3)采购人员通过询价、议价,并对所采购物资的质量、付款方式等内容洽谈完成后填写采购物资询议价报告表,经采购供应部审核,与厂商签订购货合同,按合同审批程序审批后再进行采购。4、采购物资验收入库程序 (1)采购物资到厂后,保管员对所采购物资的数量、质量等进行验收。 (2)验收合格后,采购员填写各类物资入库单,经保管员签字后,办理入库手续。 5、采购物资付款程序 (1)采取预付款方式的采购物资,由采购人员凭采购合同或采购物资询议价报告表,填写借款单,经主管副总经理批准,财务总监审核后,办理预付款手续。 (2)采取除预付款方式付款的采购物资,在采购物资办理完入库后,由采购人员凭采购合同或采购物资询议价报告表,物资入库单,以及购货发票根据公司财务报销的有关规定经主管副总经理批准,财务总监审核后办理结算手续。付款时,按公司资金管理程序办理。 第四条 规定与标准 1、物资需求(采购)信息传递规定 (1)物资需求使用单位必须在月度物资需求计划或紧急物资需求计划上将所采购物资的相关要求说明,特别是品种、规格、型号、供货日期以及对采购物资的其它特殊要求认真填写清楚。 (2)所采购物资需试用后方能结算付款的,物资需求使用单位在月度物资需求计划或紧急物资需求计划上注明相关事项。 (3)物资需求使用单位也要及时掌握所需物资的市场信息情况,在月度物资需求计划或紧急物资需求计划上将所需物资的估计单价和金额情况列明。 (4)物资需求使用单位需要对所需物资的规格或数量进行变更时,必须立即通知采购供应部,双方积极协商处理好有关事宜。 2、物资采购规定 (1)物资采购部门必须坚持“质量第一”和“公开、公正、公平”的原则,以“降低成本、保障生产经营”为目的,切实做好物资的采购供应工作。 (2)采购供应部要严格遵守供货商评价制度,通过“同等条件,质优优选、价低优选、近处单位优选、老供货单位优选、直接生产单位优选、信誉好单位优选”的方式,综合考虑“质量、价格、交货期、售后服务”四个方面的内容,在“重质量、遵合同、守信用、看服务”的前提下,做好物资供应商的考察选择工作。公司主要采购物资必须保证各有3-5家“资质完备、质量可靠、诚信度高、服务周道”的备选供货商。 (3)物资需求使用单位对于采购供应部提出的供货商、供货价格有疑义的,应在召开物资采购领导小组会议时提出,并由会议做出决定。 (4)凡采购单价在3万元以上的大型设备、10万元以上的成套设备,必须采取公开招标的采购方式,由招标小组确定相关事项。 (5)若厂商报价的采购物资规格与采购物资询议价报告表所列的规格略有不同或属代用品者,采购员应在采购物资询议价报告表上列出替代品资料,经主管审核,物资需求使用单位或物资主管部门签字同意后方可采购。 (6)若因缺货等原因无法按供货日期完成物资采购,采购部门应及时通知物资需求使用单位,双方积极协商处理好有关事宜。(7)C类部分物资采购由采购供应部委托各车辆管理单位采购。 3、采购物资验收入库、出库规定 (1)采购物资到厂后,必须经保管员检验,验证合格后方可办理入库或暂估入库单。(2)对暂估入库物资等正式发票收回后,用红暂估入库单冲销暂估入库单,同时用蓝入库单办理正式入库手续。 (3)对于经检验或验证不合格的采购物资,采购部门必须与供货商进行协商,采取退货、换货或索赔措施。(4)C类物资采购完成后必须凭增值税发票及领料单到采购供应部办理入库及出库手续。(5)各物资需求单位设立零星物资库房。(6)领用物资时,领用单位填制领料单,经单位负责人签字、采购供应部审批后,保管员依据所审批的领料单负责发放,同时,领用单位对所领用材料物资的质量进行监督。(7)对存放在各使用单位库房的物资领用时,领用单位填制领料单,经单位负责人签字审批后,保管员依据所审批的领料单负责发放,每月月底由采购供应部对各物资需求使用单位库房进行抽盘,并审核当月消耗领料单,审核合格后递交财务部门。4、采购物资付款规定 下列情况财务部应拒绝支付采购款项: (1)与采购合同或采购物资询议价报告表规定的付款方式或付款金额不一致的款项。 (2)物资主管部门和库房保管员未在物资入库单上签字的款项。 (3)物资入库单中列出的采购物资的数量、品种与采购合同或采购物资询议价报告表不符的款项。 (4)物资需求单位因在月度物资需求计划或紧急物资需求计划上注明相关事项,而达不到事项要求的款项。(5)尽量以财务部电汇结算,减少现金采购。5、采购纪律规定(1)各物资需求使用单位应根据生产经营管理需要,本着“节约、降本”的原则提报月度物资需求计划或紧急物资需求计划,对任何乱报计划、铺张浪费甚至违规违纪提报月度物资需求计划或紧急物资需求计划的行为进行严肃处理。 (2)物资采购人员必须牢固树立企业主人翁思想,尽职尽责,坚持原则,秉公办事,切实维护公司的利益,保障公司采购成本的最低化、采购质量的最优化、采购效率的最快化。 (3)采购人员都必须遵守公司规章制度的规定,按照规定的程序和标准采购,任何人不得私自订购和盲目进货。 (4)采购人员必须做到廉洁自律,秉公办事,不谋私利。任何人不得在物资采购过程中私下收受回扣或酬金。(5)采购人员必须树立服务意识,急生产经营所急,想生产经营所想,任何人不得无故积压或拖延采购及相关工作。 (6)为掌握瞬息万变的市场经济商品信息,如价格行情等,采购人员必须经常自觉学习业务知识,提高业务工作的能力,以保证及时、保质、保量地做好物资供应工作。(7)若违反公司物资采购供应管理制度的相关规定,按公司劳资人事管理制度或有关法律法规予以处理。 6、售后服务规定 对于采购物资,供应部在签订购买合同时,要明确服务约定。 (1)采购物资在投入使用前需厂家进行现场指导的,由物资供应部门负责联系。 (2)对于在使用过程中(保质期内、正常使用条件下)出现的质量问题,由物资供应部门在规定时间内协调解决。第五条 废旧物资处理采购供应部对物资使用单位废旧物资半年进行一次清盘处理,并办理清盘物资价值冲消各分公司成本手续。 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