费用报销审核制度.docx

定损中心费用报销审核制度一. 总则1.为了加强对费用的管理和控制，使各项开支合理化、制度化，保证费用审核的连贯流畅，根据国家法律法规和公司规章制度，特制定本制度。2.本制度所称费用是指公司在日常活动中发生的会导致所有者权益减少的、与向所有者分配利润无关的经济利益的总流出。3.公司实行费用预算内实报实销制度，确保正常的营业活动。4.本制度适用于定损中心及下属各区域分子公司费用报销的管理。二. 常报费用分类常报费用按报销内容，可以分为以下种类： 1差旅费 2漫游费 3办公用品 4邮递费 5福利费6业务招待费 7水电暖费8固定电话费9市内交通费10运杂费11车辆使用费12房租13低值易耗品14其他三. 费用预算制度1.公司采用费用预算制度，公司预算管理员应定期将每月审批通过的预算发至财务审核处，财务审核严格按照预算审核各项目；2公司报销的各项费用严格按照预算报销，原则上预算外发生的费用不予报销，特殊情况，需先追加预算后按预算内费用操作流程执行；四. 费用报销基本程序1.报销人必须取得相应的合法票据，且发票背面有经办人签名。2.报销人将发票与单据分类进行粘贴，填制报销单；填写报销单应注意：根据费用性质填写对应单据；严格按单据要求项目认真写，注明附件张数；金额大小写须完全一致（不得涂改）；简述费用内容或事由。3.单据交部门主管，由部门主管对费用发生的真实性给予证明签字后交财务审核人员审批；4.财务审核人员对费用支付申请的批准范围、权限、程序是否正确，手续及相关凭证是否齐备，金额计算是否准确，支付方式、支付单位是否妥当等进行审核。审核无误后，交由财务主管和公司经理复核；5.由财务主管和公司经理复核无误后，再交由出纳人员办理支付手续；6.预算外的开支需先追加预算后方可报销；7.费用报销中报销人、审批人应坚持分权原则，对报销人、审批人为同一人签字的费用财务部门应拒绝报销。五. 财务部门的职责和权利 1.财务有权拒绝报销任何不真实的原始单据； 2.财务人员应根据国家的制度和公司的规定，以及合同、协议、上级领导批示的报告进行审核，对手续不完整的要求给予补充完整，对不合格的报销凭证予以拒绝并退还报销人；3.财务人员有权拒绝报销日期和金额模糊不清的发票。4.财务审核人员每月汇总报销费用明细上报财务负责人；5.对各项报销凭证，财务负责人可再次审查，对可疑经济业务提出质询，拒绝不合理、不合格、不合法的报销凭证； 六. 常报费用审核要点（一）差旅费差旅费标准严格按照公司差旅费报销标准执行，超过标准部分不予报销；标准内报销采用实报实销的原则；有虚报差旅费的一经发现将进行处罚。1.原始凭证包括：差旅费报销单、长途车票、住宿费发票、住宿小票、餐费发票、市内交通费发票、市内交通费清单、出差审批单、出差效果评估单，筹建选址的差旅费还需要附上厂址信息统计表等。2.审核要点：报销的差旅费是否在预算范围内；出差审批单的审批手续是否完备；报销单金额填写是否正确；部门主管是否已审核完毕；长途交通费是否与出差行程相符并符合报销标准；住宿费是否与出差行程相符并符合报销标准，对可疑的住宿费审核人员应上网查询或直接与宾馆联系以核对住宿费价格；市内交通费是否与行程相符并符合报销标准；交通费发票是否有连号现象；出差效果评估单和厂址信息统计表是否符合事实。（二）漫游费因公司已有通信补贴，财务不再接受普通话费的报销，只接受外地出差期间因公产生的手机漫游费，采用实报实销原则。1.原始凭证包括：通信发票、通信记录（报销人对需要报销的漫游费通信记录做出标记并汇总）等。2.审核要点：发票是否真实；通话对象是否与工作有关；通话时间地点是否与出差时间地点相符；金额计算是否正确。（三）办公用品采购办公用品原则上需两人一同进行购买。1.原始凭证包括：支付申请单、发票、采购小票、办公用品入库单；属于大宗采购的还需要提供采购合同等。2.审核要点：发票是否真实；发票、采购小票和入库单的金额及明细是否一致；采购物品是否物美价廉等。（四）邮费邮费采用预算内实报实销的原则。1.原始凭证包括：发票、邮寄详情单和邮寄内容说明等。2.审核要点：邮寄详情单的邮寄地址与内容是否与公司经营有关；邮寄详情单是否与邮寄说明内容一致。（五）福利费福利费包括夏季清凉饮料、体检、劳保用品、中秋节、三八妇女节、员工生日等福利，福利费支出严格按照公司福利费支出标准执行，超出部分不予报销，不准直接发放现金作为福利费 。每日餐补、出差补助、通信补助等不在本条款之列1.原始凭证包括：报销单或用款申请单、发票和福利明细等。2审核要点：发放对象是否属于在职人员；发放对象是否符合该福利政策条件；是否符合福利费的报销标准；发放的福利明细是否经人力部门审核通过，福利明细是否有领用人的签字确认。（六）业务招待费业务招待费的报销严格按照公司招待费管理办法执行，不符合办法规定的不予报销。招待费发票必须为实际就餐发票，禁止用别的发票代替；原则上业务招待费应尽量使用刷卡消费，报销时提供刷卡小票。1.原始凭证包括：定损中心招待费审批单、用餐发票、菜单小票或用餐明细、刷卡小票等。2.审核要点：审批单列示信息是否完整；审批单审批手续是否完备；用餐发票金额是否与提供菜单金额一致，不能提供菜单的，需要提供用餐明细；费用支出是否符合报销标准；是否存在虚报或浪费现象。（七）水电暖费水电暖费只能由行政部门统一交费，采用实报实销的方式。各员工要有节约意识，从节约每一滴水、每一度电做起。且凡属于一般纳税人的，必须要求对方开具水电费增值税专用发票，以便抵扣。1.原始凭证包括：发票，支付申请表。2.审核要点：水电表是否属于公司报销范围的水电表，供暖区域是否属于公司办公区域；支付申请表明细记录是否完整，水电费明细应包括水电表位置、报销时间段、累计用量、剩余量和本次用量等，暖气费明细包括供暖位置、供暖面积、供暖期限等；费用是否有异常变动。（八）固定电话费固定电话费只能由行政部门统一交费，采用实报实销的方式。各员工秉着便于工作，节约经费的原则使用电话，禁止用办公电话拨打声讯台和利用办公电话聊天，不得拨打私人长途电话。1.原始凭证包括：发票。2.审核要点：所报号码是否属于公司办公用号码；费用是否有异常变动。（九）市内交通费市内办事原则上不允许乘坐出租车，属紧急情况或交通不便利等特殊情况的，需先经部门领导同意后方可乘坐出租车。1.原始凭证包括：车费发票、出行明细表、出行事由说明。2.审核要点：车票是否真实有效；车票是否在出行期间开具；车票与出行明细是否相符；出行事由是否真实。（十）运杂费运杂费是指公司货运过程中产生的费用，包括运费、装卸费、挑选整理费、保管费和保险费等。除运费能单独报销外，其他杂费不允许单独报销，只随同运费一并报销。且凡属于一般纳税人的，必须要求对方开具运费增值税专用发票，以便抵扣。1.原始凭证包括：运费发票、送货清单、货运公司底单、其他费用发票、费用说明等。2.审核要点：送货清单明细和货运公司底单明细是否一致；送货清单是否有采购员、库管员和经理签字；发票明细开具为运杂费的，是否有费用明细说明；一般纳税人户的运费发票是否为增值税专用发票。（十一）车辆使用费车辆使用费是指公司车辆（或私车公用）在使用过程中所发生的各种费用。因业务需要而使用公司外部车辆（如车费）所发生的费用，按市内交通费办理，不属于本规定的使用范围。车辆使用费包括汽油费、过路过桥费、停车费、养路费和车辆保险费，但不包括车辆修理费。过路过桥费和停车费不允许单独报销，只随同汽油费一并报销。1.原始凭证包括：汽油费发票、过路过桥费发票、停车费发票、车辆使用清单等。2.审核要点：使用车辆是否登记在册；车辆使用清单信息是否填制完整（内容至少包括使用人、使用时间、起始里程数、当前里程数、车型、百公里油耗、行程明细和出行事由等；私车公用车辆还应注明车辆的品牌型号、汽油箱规格等汽车信息）。（十二）房租我公司房租主要是指租赁房屋从事汽车的销售、服务经营等所支付的租金费用。1.原始凭证包括：支付申请单、发票、合同。2.审核要点：支付申请单审批手续是否完备；支付申请单、发票和合同规定应缴纳的金额是否一致；本次缴纳的租房期间是否存在重复支付；发票的取得是否符合合同规定；缴纳的期间、方式、对象是否与合同规定的一致；合同内容是否与财务存档合同一致。（十三）低值易耗品低值易耗品是指不作为固定资产核算的各种用具、家具，如工具、管理用具、玻璃器皿，以及在经营过程中周转使用的包装物容器等。低值易耗品由公司统一购置，购置前须填写“低值易耗品购置申请单”，办理审批手续后方可进行采购。1.原始凭证包括：低值易耗品购置申请单、低值易耗品验收入库单、发票、购物小票。2.审核要点：申请单审批手续是否完备；入库单是否有经手人和保管员签字；申请单、发票、购物小票和入库单上低值易耗品的类别、数量是否分别一致；所购物品是否确系公司所需；所购物品是否确系没有库存或替代品等。（十四）其他以上未能列示的不常发生的费用发生时必须按照以事实和发票为依据的原则，有特殊情况的需要说明原因。1.原始凭证包括：支付申请单、发票、事由说明及其他相关附件。2.审核要点：申请单审批手续是否完备；发票是否真实有效；申请单、发票及相关附件列示的金额、明细是否分别一致；事由说明是否与事实相符。七. 原始凭证的管理记账凭证所附的原始凭证种类繁多，为便于装订和保管，经办人在填制记账凭证时应对附件进行必要的粘贴、整理、签字后，方可到财务报账，具体要求如下：1.原始凭证进行粘贴时，必须使用统一印制的单据粘贴单、差旅费报销汇总单等相关单据，不得使用自行印制或购买的单据粘贴单和差旅费报销单等。2.附件固定不能使用书钉等金属性易锈蚀的物品；3.过宽过长的附件，应进行纵向和横向的折叠；4.过窄过短的附件，不能直接装订时，应将附件先粘贴于特制的原始凭证粘贴单上，然后再进行装订；5.粘贴时应从右至左横向粘贴，第一张原始凭证右边与粘贴单的右边对齐，用胶水固定原始凭证左边，逐张左移，后一张压前一张，粘牢即可；6.最后还应在粘贴单的空白处分别写上每一类原始凭证的张数与总