采购--操作手册_2.doc

岗位操作手册一、采购业务处理流程：1、初始化设置：1) 供应商档案维护：原则：供应商分类+四位流水号操作路径：【设置】【基础档案】【往来单位】【供应商档案】单击【增加】或【修改】可以看如下介面：红色“*”的内容是必输项，如图所示：供应商分类为“01”，所以供应编码为“010001”，供应商简称为“三明市汇丰金属材料有限公司”若供应商名称不录则系统自动把简称回填到里面去，所属地区码原则要求录入，方便日后统计、分析。单击【联系】可维护专属部门与业务员。2、采购业务处理流程：采购业务分为三种情况：一种为本月货到票到的情况；一种为本月货到票未到的情况；还有一种为以前月份暂估入库本月票到的。2 1月货到票到的处理流程：1） 首先对仓库的填制的采购入库单进行核对。2） 到发票录入表体界面点鼠标右键，参照入库单生成发票，补充发票相应信息如：发票号、价税合计等等，保存发票，点击发票表头上的结算即可。3） 到存货模块中点正常单据记账-选择要记账的入库单点记账即可。2。2本月货到票未到的处理流程：1）首先填制并核对采购入库单（必须录入采购价格）2） 如果月末才来单价，可以点击存货核算-业务核算暂估成本录入，选择仓库和勾上包含已有暂估金额的单据。3） 录入单价，也可以把存货档案中预制的计划价填过来，点击保存即可。4）到存4）存货核算模块中点正常单据记账-选择要记账的入库单点记账即可。23以前月份暂估入库本月票到的处理流程： 1） 首先到采购模块中录入采购发票(货未到)或参照拷贝采购入库单(货到).方法前述。点击结算。2） 到存货模块中点击业务核算-结算成本处理-选择好仓库，在弹出的界面中选择刚才已结算的入库单的记录，点击暂估。这个时候软件会自动生成蓝字回冲单。如下图2）采购发票：采购发票是供应商开出的销售货物的凭证，系统将根据采购发票确认采购成本，并据以登记应付账款。企业在收到供货单位的发票后，如果没有收到供货单位的货物，可以对发票压单处理，待货物到达后，再输入系统做报账结算处理；也可以先将发票输入系统，以便实时统计在途货物。采购发票按业务性质分为：蓝字发票、红字发票。 采购发票按发票类型分为： 增值税专用发票，增值税专用发票的单价为无税单价。 普通发票：普通发票包括普通发票、废旧物资收购凭证、农副产品收购凭证、其他收据，这些发票的单价、金额都是含税的。普通发票的默认税率为0，可修改。 运费发票，运费主要是指向供货单位或提供劳务单位支付的代垫款项、运输装卸费、手续费、违约金（延期付款利息）、包装费、包装物租金、储备费、进口关税等。运费发票的单价、金额都是含税的。运费发票的默认税率为7，可修改。【菜单路径】采购管理业务发票采购发票1. 采购发票可以手工新增，也可以参照采购订单、采购入库单（普通采购）填制；采购发票也可以拷贝其他采购发票填制。必有订单时，采购发票（专用、普通）不可手工新增，只能参照生成。2. 采购发票可以修改、删除。3. 采购发票可以现付、弃付。4. 采购发票与采购入库单可以进行采购结算。5. 采购发票可以在应付款管理进行审核，同时回填采购发票的审核人。【业务流程】1. 填制采购发票，可手工填制，也可参照单据生成。2. 采购结算会计对采购入库单和采购发票进行采购结算处理。3. 由于材料不合格或其他原因，企业如果发生退货业务，且发票已付款或对应的入库单已记账，则应输入红字发票进行冲销。若发票未付款或对应的入库单未记账，则您可通过取消结算，修改发票即可。4. 通过统计账表查询各采购发票的有关信息。6）采购入库单：采购入库单是根据采购到货的实收数量填制的单据。；库存管理启用后，必须在库存管理录入入库单据，在采购管理可查询入库单据，可根据入库单生成发票。【菜单路径】采购管理业务入库采购入库单在此不可以增加新的采购入库单，但可以查询仓库的入库情况，点击【生成】，是指根据采购入库单生成发票：输入过滤条件，单击【过滤】选择对应的记录，录入发票类型，税率后点【生单】便可生成发票,，采购发票介面可以查询到刚生成的发票。7）采购结算：采购结算也称采购报账，是指采购核算人员根据采购入库单、采购发票核算采购入库成本；采购结算的结果是采购结算单，它是记载采购入库单记录与采购发票记录对应关系的结算对照表。采购结算从操作处理上分为自动结算、手工结算两种方式；另外运费发票可以单独进行费用折扣结算。 菜单路径：采购管理业务采购结算手工结算/自动结算 入库单与发票结算 蓝字入库单与红字入库单结算 蓝字发票与红字发票结算 运费发票与入库单结算，也可直接与存货结算 参照入库单生成发票时可以进行结算【业务规则】 入库单的金额可以与发票金额不等，入库单金额可以为空。采购结算后，入库单上的单价都被自动修改为发票上的存货单价，即发票金额作为入库单的实际成本。 采购结算按照单据行记录进行结算，结算后生成结算单，分别记下入库单和发票的相应信息，修改入库单的结算数量，在当前发票的左上角增加“已结算”红色标记。 如果需要修改或删除入库单、采购发票等，必须先取消采购结算，即删除采购结算单。取消了结算的入库单、发票，其左上角的“已结算”红色标记消失。 以下情况不能取消结算： 已结算的采购入库单已被存货核算记账。 先暂估再结算的入库单，已在存货核算作暂估处理。 本月已做月末结账后，不能再做本月的采购结算，只能在下个月做。如果采购结算确实应核算在已结账的会计月内，那么可以先取消该月的月末结账后再做采购结算。 可以跨月结算，不限制业务发生的日期。这里着重讲解手工结算的全过程：1. 【菜单路径】采购管理业务采购结算手工结算在手工结算界面按选单按钮，进入结算选单界面。2. 在结算选单界面，按过滤按钮，显示过滤条件界面，输入条件过滤、高级过滤条件。3. 按确定返回结算选单界面。4. 按刷票则将符合过滤条件的未结算完毕发票记录带入发票列表（屏幕上方）；按刷入则将符合过滤条件的未结算完毕的入库单记录带入入库单列表（屏幕下方）。5. 选择要结算的入库单：点击选择栏，显示Y则选择当前行；再点击，则取消选择；可打勾“全选”，取消“全选”则取消所有选择。6. 选择要结算的发票：点击选择栏，显示Y则选择当前行；再点击，则取消选择；可打勾“全选”，取消“全选”则取消所有选择。7. 选择了入库单记录，可点击按入（按入库单匹配发票）、系统自动寻找所选入库单记录的匹配记录，提示“可以匹配的发票共有条”，并将匹配的记录打勾，未匹配的记录取消选择。8. 选择了发票记录，可点击按票（按发票匹配入库单），操作同上。9. 按存储，可以保存用户修改的列宽设置，下次进入结算选单界面时显示上次的列宽设置。10. 结算选单完毕，系统在列表尾部显示选择的记录数，按确定返回手工结算界面，当前选择的结果带入到手工结算界面。【操作流程】1. 选单后返回结算选单界面，窗口上方带入发票记录、入库单记录，窗口下方带入费用折扣存货发票记录、运费发票记录。2. 入库数量与发票数量不符时，可录入溢余短缺数量、金额，将两者数量调平。3. 费用分摊：用户可以把某些运费、挑选整理费等费用按会计制度可以摊入采购成本，按选单时手工选择费用折扣存货的发票记录，或按选单时选择运费发票记录，所选记录显示在窗口下方的费用结算列表。4. 选择分摊方式：按金额、按数量，然后按分摊则将费用折扣分摊到入库