云南师范大学商学院档案管理办法（讨论稿）.doc

云南师范大学商学院档案管理办法（讨论稿） 11范围本管理办法规定了商学院文件材料的接收、归档范围、保管期限、修改、补充、鉴定销毁、统计、保密、利用及各职能部门在档案管理中的职责。 本办法适用于商学院全院的档案管理。 2引用文件普通高等学校档案管理办法1989年10月10日国家教委发布。 高等学校档案工作规范1995年1月国家教委发布。 DA/T222000归档文件规则，国家档案局发布。 ISO9001文件控制程序ISO9001记录控制程序中华人民共和国保守国家秘密法云南师范大学保密工作条例3定义本办法所称的档案是商学院各部系在从事教学、科研、党政管理以及其他各项活动直接形成的对学校和学生目前与将来有查考凭证价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。 4管理原则本办法档案管理的原则是商学院院办设立档案室，集中统一管理商学院各部、系形成的全部档案。 5归档范围按SXY/AD03xx商学院归档制度、归档范围及保管期限表执行。 6文件材料的接收、归档及修改补充要求凡归档文件材料必须是原件定稿，制成材料优良、字迹工整、图样清晰、用碳素墨水或蓝黑墨水书写，各种签名需书写全名，不准签署姓字或代号，不准代签。 每份文件都用不锈钢钉书针装订，（打印件在前、定稿在后装订为一份文件）；按商学院档案分类表组成保管单位（盒、袋），给每文件加盖归档章，并用铅笔填写归档章内容。 按永久、长期、短期排列，用电脑按文件的份号顺序逐份登录文件提名。 最后填写移交清单一式二份，由移交部门负责人及移交人签名，接收部门负责人及接收人签名，清单各执一份备查。 7档案的修改、补充7.1文件的形成中若书写记录有误或需修改，在误处及修改处中间画一道横线并加盖修改人红色名印章后，在紧接有误的空处重新书写记录。 若需补充也需在补充文字首尾加盖补充人的红色名印章。 若已归档的文件修改需要修改、补充，必须经所在部门领导签批、盖有部门印章，档案人员才能调卷协助办理修改事宜。 7.2已修改、补充过的案卷，修改补充人需在案卷备考表中填写情况说明，并签名。 7.3档案人员将修改、补充的内容填写在账本及卷类目录上。 8文件材料的归档职责划分8.1院长办档案室职责8.1.1贯彻执行国家关于档案工作的政策法规，规划全校档案工作。 云南师范大学商学院作业文件档案管理办法编号YNNUBCW02版本A/0页数4页28.1.2负责制定本校档案工作规章制度，监督、指导检查执行情况。 8.1.3负责收集、征集、分类、鉴定、保管、统计全校各类档案及有关文件材料。 8.1.4负责培训全校兼职档案工作人员。 8.1.5负责利用档案网络收归各部.系有保存价值的电子文件，作为电子档案保存；8.1.6负责在业务上指导各部.系归档文件材料和移交工作；8.1.7按规定提供利用。 8.1.8收集、及归档基建档案。 8.2董事办秘书职责8.2.1负责移交上级下发的各种有保存价值的文件材料，并登录题名在电脑中；8.2.2负责移交董事办在管理中形成的各种有保存价值的文件材料，并登录文件内容和题名在电脑中。 8.2.3移交综合性的，从各种渠道收集的有保存价值的不同载体形式的材料。 8.3院长办公室职责8.3.1负责移交上级下发的各种有保存价值的文件材料，并登录题名在电脑中；负责移交在行政、外事工作中形成的综合性有保存价值文件材料，并登录文件内容和题名在电脑中；8.3.2负责移交综合性的，从各种渠道收集的有保存价值的不同载体形式的材料。 8.4教学事务部7.4.1负责移交在教学管理活动中形成的综合性的有保存价值的文件材料，并登录文件内容和题名在电脑中；8.4.2负责移交在学籍管理中形成的文件材料，并登录题名在电脑中；8.4.3负责课堂教学、学生学位、教材编制及各系各专业教材使用目录等活动中形成的文件材料，并登录题名在电脑中。 8.5招生就业处8.5.1负责移交招生工作中形成的有保存价值的文件材料（新生登记表.招生计划、简介、专业介绍、代培计划、合同、招生、就业推荐表.毕业生登记表.就业协议.就业工作总结等），并登录文件内容和题名在电脑中，合同只登题名。 8.6后勤保障部8.6.1负责移交后勤保障活动中形成的有保存价值综合性的文件材料，并登录文件内容和题名在电脑中（资产管理、物质供应、仓库管理、生活福利、食堂、商店、住房）。 ；8.6.2负责随时移交基建文件材料,督促和协助施工单位向档案室移交竣工文件材料.8.6.3负责移交设备仪器的全套开箱文件材料.并登录文件题名在电脑中。 8.7财务室8.7.1负责移交财务管理工作中形成的综合性的文件材料，并登录文件内容和题名在电脑中；8.7.2负责移交会计报表、账簿、凭证、工资清册、发票存根等文件材料，并登录文件题名在电脑中。 8.8学生事物部。 团委8.8.1负责移交在团员管理中形成的综合文件材料，并登录文件内容和题名在电脑中；8.8.2负责移交在团的组织建设中形成的文件材料、并登录文件题名在电脑中；8.8.3负责移交学生会及其它学会、协会活动中形成的文件材料，并登录文件题名在电脑中。 38.9科研处8.9.1负责移交本部门在科研活动中形成的有保存价值的文件材料，并登录文件内容和题名在电脑中。 8.10保卫处8,10.1负责移交安全保卫工作形成的文件材料，并登录文件提名在电脑中；8.11学习资源管理中心、图书馆8.11.1负责移交在管理工作中形成的文件材料，并登录文件内容和题名在电脑中。 8.11.2负责移交在图书管理中形成的文件材料、并登录文件内容和题名在电脑中。 8.12各系8.12.1负责移交在教学中形成的有保存价值的文件材料（专业特色），并登录文件题名在电脑中。 8.13党委工作部8.13.1负责移交在党务、宣传事务工作中形成的综合性有保存价值文件材料，并登录文件内容和题名在电脑中；8.14人事部门8.14.1负责移交在人事管理中形成的文件材料（教职工的管理、招聘、录用调配），并登录文件内容和题名在电脑中。 8.14.2负责归档教职工有保存价值的文件材料，并登录文件内容和题名在电脑中。 9归档时间9.1登录在电脑网络中的文件内容（部分）和文件题名在暑假前归档，作为电子档案保存；9.2学校各党政部门和能按年度归档的部门，应在次年6月底前归档（纸质）；9.3各教学部门和不能按学年度归档的部门应在次学年度寒假前归档（纸质）；科研应在项目完成后两个月内归档（纸质）。 9.4基建文件材料可以随时归档。 10档案的保管10.1库房要求10.1.1库房应基本符合国家档案局、建设部发布的档案库房建设规范。 10.1.2库房应有防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光等设施。 10.1.2库房标准温度为14-24，标准相对湿度为4560。 10.2档案部门应纳入自动化管理系统、根据工作需要添置计算机、去湿机、吸尘器等设备。 10.3案卷入库时检查帐、卡、物是否相符。 以全宗为单位，按不同门类、载体、依档号顺序排列。 10.4案卷应依档号顺序排，柜架应编顺序号，有档案存放标志图、示意图。 10.5档案部门应对档案的安全定期检查，记录在案。 发现问题、及时解决。 对破损、褪变档案要及时修复。 10.6声像档案的保管按国家教委发布的高等学校声像载体档案工作规范执行。 11档案部门要按规定进行鉴定与统计11.1.1档案部门要根据国家教委有关高校档案保管期限的规定、对已满期的档案进行鉴定。 11.1.2在院办主任的领导下，档案部门和有关部门组成领导小组，采用直接的鉴定方4法，以一个年度和一个项目的成套档案材料为基础，按照分工，个人鉴定，集体审查，对到期的档案，提出销毁或延长保管期限的意见，登记造册报董事长批准后，方可存毁。 11.1.3销毁档案时必须有两人监销，并在销毁清册上签字。 11.2档案部门要确定专人负责统计。 11.2.1建立健全统计台账，掌握档案的收进、利用、移出、销毁和各种数据，按档案部门要求上报。 11.2.2按档案主管部门和学校要求进行定期的综合或专项统计分析。 11.2.3对统计数字进行综合分析，找出存在问题，提出改进措施、建议、报告学校领导。 12档案的保密学校董事会、财务、人事、科研等有密级的档案，按云南师范大学保密工作条例和本文档案的利用实施。 13档案的利用13.1董事长可以调阅南方青年进修学院、博信公司及商学院全部电