2采购合同评审制度.doc

润恒集团制度 版号：3 分发号：RHQG编号RHCG-20130002版本3页数共19页起草人签名审核人签名批准人签名日期日期日期起草部门采购部颁发部门企管部 生效日期 2013年1月1日送达部门份数1份采购合同评审制度第一章 总则第一条 为充分发挥公司内部信息价值，有效利用供应系统资源，进行有效的合同管理，特制订本制度。第二条 评审的核心是以工程项目管理为中心，以“低成本、高质量、快进度”为指导思想，展开合同评审工作。第三条 评审的目的是评审机制、评审人员、评审性价比、保证机制健全有效、保证人员责任心、保证价格合理、条款清晰，合同履行过程中不产生争议，杜绝“不审就乱，一审就死”的不良现象。第四条 评审的原则是“评审、监督”和“服务、支持”并重，以利于有效的提升公司合同管理水平，进而提升公司的市场竞争力。第五条 本制度适用于各分公司、各职能部门。第二章 采购合同评审委员会按集团公司要求成立采购合同评审委员会，委员会负责对集团公司所有采购合同的供应商资质、条款的合法性严谨性、标的物的性价比、等进行评审。第六条 采购合同评审委员会的核心职责：一、严格审核把关所有采购合同的供应商资质、合同条款的合法严谨性、标的物的性价比、质量技术条款的严密性、付款方式等。二、在规定时间内评审完毕并反馈给送审部门，确保送审合同及时有效地开展实施。三、对评审合同过程中发现的常规性问题要确保整改到位，对发现的重大问题要严肃查处，确保公司利益。四、对所有送审的合同要定期进行汇总分析，并针对出现的普遍性问题进行通报、培训和整改。五、关注合同的执行情况，进行跟踪评估。六、能够不断完善改进标准合同文本和合同评审管理规定，提高工作的规范性和工作效率。第七条 采购管理部的主要职责：采购管理部：1、负责对送审合同标的物的性价比进行审核和把关。2、负责对评审过程中发现的问题进行查处和整改。3、关注、跟踪评审后合同的执行情况，并进行分析。4、对整个采购合同评审委员会的工作开展情况负责，并负责不断改进和提升评审流程和工作方式。第三章 合同的送审第八条 合同送审范围：一、集团所有的超过10000元的一般材料采购合同、设备采购合同、简单安装合同、施工承包合同等。二、已评审过但在合同执行过程中发生相关合同条款变更的，则需再次按照合同评审流程进行评审。三、已评审过但在合同执行过程中发生产品变更（包括产品名称、类别、数量的变更等），需再次按照合同评审流程进行评审。第九条 合同送审的条件：一、送审的合同必须是经过多轮谈判、送审单位领导确认无异议、供应商无异议的合同。二、送审合同时，必须认真填写合同评审审核表。1、客户信息必须详尽、真实有效；合同价格必须坚持“货比三家”的原则，除中标单位外，应该至少有2家竞标单位并认真填写其信息。原则上一家供应商洽谈合作的合同拒绝评审。特殊情况，需在评审表上详尽说明并由分公司负责人签字确认。合同评审表上，业务经办人必须签字确认，不得代签，不得做假。三、送审书面的合同时必须有供应商的签字、时间、盖章，评审表必须有业务经办人和分公司相关负责人签字。四、送审合同的供应商必须符合集团公司的相关要求，如：资质实力信息、无不良的合作记录、符合集团对供应商选择的原则和程序等。五、固定资产类的合同，需要附有总裁签字的请示批文。第十条 合同送审必备文件：一、完整版的合同文本。二、填写完整的合同评审审核表。三、必要的技术文件：图纸、技术标准等。四、招标类合同需同时递交招标文件、评标记录、多轮谈判记录等。五、若送审必备文件不齐全，送审部门应及时提供补充至完整，否则审核部门有权不予评审；同时应补充的资料必须当天补齐，否则将予处罚50元/次。第十一条 合同送审方式：一、所有采购合同一律采用先电子版报审，后书面评审确认的方式。在正式合同送审前，必须将已达成意向的合同电子版发至集团各参审部门人员邮箱，采购合同评审委员会成员根据自身岗位职责在规定时间内必须将评审意见反馈给送审人员。合同业务经办人综合各部门意见修改合同相关内容后，进入书面合同评审流程。二、所有送审的合同必须使用集团采购管理部统一颁发的标准版本合同；无标准版本的，先行和采购管理部进行沟通确认。第十二条 合同送审时间：一、所有合同从合同签订当日必须送审。二、所有合同必须从制作计划开始与采购管理部联系，每天提供工程日进度表，在合同洽谈阶段就应传递相关文件，使相关评审部门提前了解评审内容，以保证评审的及时性。第四章 合同的评审第十三条 合同评审流程：一、合同评审流程如图所示： 分公司采购部分公司工程部副总分公司总经理采购管理部集团预算部集团财务部分管总裁助理法务部总裁助理集团领导永腾公司总经理集团工程管理部分公司财务部分公司工程类合同评审流程集团预算部集团工程管理部分管总裁助理采购管理部采购一部分公司采购部集团财务部分公司总经理法务部总裁助理集团领导永腾公司总经理分公司工程部副总分公司财务部采购一部合同评审流程采购二部总裁助理采购管理部分公司采购部永腾公司总经理分管总裁助理分公司总经理法务部集团领导集团财务部分公司工程部副总分公司财务部采购二部合同评审流程集团财务部集团工程管理部分管总裁助理永腾公司预算部永腾公司总经理采购管理部分公司采购部分公司总经理法务部总裁助理集团领导分公司工程部副总永腾公司采购部分公司财务部永腾公司合同评审流程分公司财务部分公司采购部使用单位负责人分公司总经理法务部分管经营总裁助理集团领导集团采购管理部分公司行政类评审流程（招商、经营公司采购）分公司行政类评审流程（营销公司采购合同）分公司采购部使用单位负责人营销公司总经理法务部分管总裁助理集团领导集团采购管理部分公司财务部二、评审流程图说明：1、分公司评审由分公司采购部组织，集团工程系统评审由工程管理部组织，永腾建设评审由永腾采购部组织。2、各采购单位内部评审结束后提交集团采购管理部，由采购管理部统一下发各单位评审，各评审单位平行评审，不分先后。3、评审单位如存在意见，可通过邮件下发给采购责任单位、采购管理部，由采购管理部汇总给责任采购单位。第十四条 合同评审的重点：一、使用的合同版本是否符合要求。二、条款是否合法。三、履行合同时企业的利益和风险情况。四、合同中的供应商的资质和状况。五、产品的品名、规格 、型号、数量与质量标准要求。六、产品的包装、运输、价格要求。七、产品的交货方式、交货地点、交货时间、结算方式、合同有效期限等方面的要求。八、合同评审表信息的真实性。九、其它特殊或公司最新要求。第十五条 合同评审的回复：一、合同的回复时间：1、合同需要在规定的时间内给予回复，逾期不回复视为同意，如有特殊情况，需在规定的时间内与送审方确认。每个工作日15：00时以后送审的合同以下个工作日开始计算回复时间。2、10万元以下的合同，采购管理部在收到送审单位符合送审要求的合同和书面的合同评审审核表后，1个工作日内给予回复。3、1050万元之间的合同，采购管理部在收到送审单位符合送审要求的合同和书面的合同评审审核表后，2个工作日内给予回复。4、50万元以上的合同，采购管理部在收到送审单位符合送审要求的合同和书面的合同评审审核表后，3个工作日内给予回复。5、如遇特殊情况需要延长评审时间的，由采购管理部和送审单位沟通联系，在不耽误送审单位正常工作开展的前提下为了得到最佳的评审效果可以适当延长评审时间。6、评审过程中回复的意见，送审部门（采购部门）应在1个工作日内回复修改意见，若遇特殊情况需延迟的，应附说明情况。二、合同的回复方式：1、电子版报审：各业务部门以邮件形式直接回复业务经办人，同意的回复“同意”，不同意的回复相关原因。2、书面正式送审：各评审部门直接在评审表上注明“同意”并签字确认，不同意的，必须注明原因并签“退回”。3、退回的合同，由业务经办人与客户对合同的有关事项进行再次洽谈并送审。第十六条 评审后合同的变更一、供方或我方对合同有异议时，可提出对原合同进行修改，但必须双方同意（如有一方不同意，则修改无效）。对修改的合同必须进行重新评审，修改后的内容要及时通知相关部门。二、双方都认可的修改内容应作原合同的补充款项附在原合同后，双方均必须执行。三、对同一客户，依照年度合同履行要约；签订的补充协议与年度合同具备同样的法律效力。协议中未提及的条款，按照年度合同执行。第十七条 合同的盖章评审流程完毕后，方可将合同送至行政部申请盖章，并按要求分发给各部门留存。第五章 争议合同处理第十八条 争议合同决策建议：各分公司、职能部门和评审部门对合同存在争议不能解决时，由分公司从工期、质量、成本等方面分析，给出是否签订合同的书面决策建议;由合同评审部门根据书面决策建议给出评审回复意见。第十九条 合同评审定案：出现争议无法解决时，由分公司提供书面情况书面说明，签署分公司决策建议、合同评审部门回复意见、合同争议金额或争议点、项目总经理意见、最终决策人（董事长或总裁）意见组成。第二十条 对于有争议的合同，由分公司提交合同评审定案请求，分公司、评审部门在1天内出具决策建议并确定争议要点。一、对于合同金额有争议的，合同争议金额在5万元以下且小于合同总额3%的情况下由分公司总经理给出合同评审最终意见；争议金额在5万元以上的由分管总裁助理召集合同评审相关部门及企管办讨论后由分管总裁助理决定；争议仍然无法解决的，由争议决策人提交董事长或合同决策委员会定夺。二、对于合同条款有争议的，合同签订金额在50万元以下的由分公司总经理给出合同评审最终意见；合同签订金额在100万元以内的由分管总裁助理召集相关部门讨论后由分管总裁助理决定；争议仍然无法解决的，由争议决策人提交董事长合同决策委员会定夺。第六章 合同评审的责任第二十一条 所有合同须先送审，评审通过后方可执行，若发生先执行后送审的事实合同，则对其当事人处以200元/次的罚款，并追究相关领导人的责任。若未评审先执行的合同已付款，且经调查后价格较高，则相应的差价由责任人承担。第二十二条 合同送审时，必须严格确保合同的条款经过认真的洽谈及审核，若合同的条款、质量标准、价格、法律安全性存在明显问题，将对合同做直接退回处理，并在当周进行通报。若同一送审单位多次（年度累积达3次（含）以上）出现相同合同问题，采购合同评管理部将通报送企管办，根据情况严重性对合同经办人、采购负责人作停岗学习、罚款、降职或降薪、开除淘汰等处理。第二十三条 采购管理部将不定期对各分公司10000元以内的合同进行抽检，一旦发现业务人员故意将大批量采购进行分批操作以规避送审的，直接对当事人处以500元的罚款并做辞退处理，同时追究相关领导人的连带责任；若造成损失的，除上述罚款外，并赔偿公司的损失。第二十四条 若送审的合同其合同评审表的内容不真实，将对合同签订人视同作假处理，对其处以200元/次的罚款；情节严重的如抬高竞标单位的单价，将对合同签订人视同腐败论处。第二十五条 因合同原因导致公司损失或产生法律纠纷的，公司按照损失的实际情况依据集团管理制度进行处罚或赔偿等。第二十六条 故意模仿合同评审人员的字迹在合同评审表上签字并执行，将对合同签订人视同腐败论处。第二十七条 各子（分）公司、各职能部门的采购负责人必须详细填写采购合同进度反馈表并进行反馈。当日未及时提交，处罚50元/次；连续二日未提交，第二次处罚翻倍，依次类推；若填写内容与事实不符，存在弄虚作假，处罚100元/次；采购管理部接受送审合同时，若发现前期合同进度反馈表中无该项合同的谈判计划、谈判进度，处罚100元/次。第二十八条 合同未在规定时间内送审，将对当事人处以50元/次的罚款。第二十九条 合同评审中连续被多次评审出重大问题的，集团公司将视情况的严重性给予相关责任人停职、换岗、罚款、降职或降薪等相应处罚。第三十条 采购合同管理部将不定期对评审合同的实际执行情况进行监控，对各种异常情况进行通报和处理。第三十一条 评审修正的合同，在合同执行时若仍然按照修正前合同执行的，一经查出，将对其相关责任人给予重处。第三十二条 对在评审过程中发现的导致严重质量、价格等问题，将视情况追究相关责任人的责任，并在企管办备案。一、20万元以内，降幅3%以内，不做处理；降幅超过3%的，对采购经办人处以50元经济处罚，采购负责人处以100元经济处罚，同时记录在案，年度累计达到5次的，降薪或降职一级处理；降幅超过6%小于10%的，对采购经办人处以100元经济处罚，采购负责人处以200元经济处罚，同时记录在案，年度累计达到3次的，降薪或降职一级处理，相关参与评审以及主管承担相应管理责任；降幅超过10%的，对采购经办人做淘汰开除处理，采购负责人处以经济处罚500元，降薪或降职一级处理并记过一次，相关合同评审中签字人员每人处以200元经济处罚并书面警告一次。二、20万元-100万元，降幅2%以内，不做处理；降幅超过2%的，对采购经办人处以50元经济处罚，采购负责人处以100元经济处罚，同时记录在案，年度累计达到3次的，降薪或降职一级处理；降幅超过3%小于6%的，采购经办人处以100元经济处罚，采购负责人处以200元经济处罚，同时记录在案，年度累计达到2次的，降薪或降职一级处理，相关参与评审以及主管承担相应管理责任；降幅超过6%的，对采购经办人做淘汰开除处理，采购负责人处以经济处罚500元，采购负责人降薪或降职一级处理并记过一次，相关合同评审中签字人员每人处以200元经济处罚并书面警告一次。三、100万元以上300万以下，降幅1%以内，不做处理；降幅超过1%，对采购经办人处以100元经济处罚，采购负责人处以200元经济处罚，同时记录在案，年度累计达到2次的，降薪或降职一级处理；降幅超过3%小于6%的，对采购经办人处以200元经济处罚，采购负责人处以400元经济处罚，同时记录在案，年度累计达到2次的，降薪或降职一级处理，相关参与评审以及主管承担相应管理责任；降幅超过6%的，对采购经办人做淘汰开除处理，责任采购主管降薪或降职一级处理并记过一次，相关合同评审中签字人员每人处以400元经济处罚并书面警告一次。四、300万元及其以上，降幅1%以内，不做处理；降幅超过1%，对采购经办人处以200元经济处罚，同时记录在案，年度累计达到2次的，降薪或降职一级处理；降幅超过2%，对采购经办人做淘汰开除处理，采购负责人降薪或降职一级处理并记过一次，相关合同评审中签字人员每人处以400元经济处罚并书面警告一次。五、任何计算单价及总额总包合同，合同签订价格与最后结算价格相差10%的，采购经办人、负责人需做情况说明，差额超过10%小于30%的，采购经办人、负责人处以200元经济处罚，同时记录在案，年度累计达到2次的，降薪或降职一级处理；差额超过30%的，采购经办人做淘汰开除处理，采购负责人降薪或降职一级处理并记过一次，相关分公司领导，工程主管，预算主管等均记警告一次同时处于200元经济处罚。第三十三条 对于合同送审单位未按合同评审委员会的相关评审意见修订合同或在评审后私自更改合同进行合同盖章的，将视同作假行为，报请企管办处理。第三十四条 采购管理部将部门评审意见反馈给相关责任采购单位，采购单位在1个工作日内未整改或回复意见的，按照50元/天处罚。第七章 合同评审的其他条款第三十五条 采购管理部会对定期对评审的合同进行通报，并将相关内容发送至企管办进行汇总、备案。第八章 附则第三十六条 本规定的解释权归采购合同评审委员会，监督执行权归采购管理部。 江苏润恒物流发展有限公司纸质版合同评审表一般物资合同评审表编号：顾 客名 称 签 订部 门合 同名 称 评 审日 期年 月 日评审主要内容：1、合同内容是否符合国家法律； 2、签订合同双方代表是否均有法人委托资格； 3、顾客提供产品的技术性能、指标、型号、规格及功能要求是否合理、明确； 4、交付期、价格、交付方式及验收条件本公司承制（接受）部门能否接受； 5、客户的质量保证能力（包括技术、生产、设计、设备、检验及运输）；6、能否满足合同规定的要求； 7、合同洽谈中的不一致意见是否得到解决； 8、合同规定的违约责任是否合理、清楚； 9、顾客是否有履约能力； 合同附件：1、供应商盖章合同 有 无2、供应商比价表 、商谈记录 有 无3、供应商报价资料 、企业资质复印件 有 无4、是否采用招投标流程 有 无合同主要内容： 1、合同交货时间： 2、合同单价： 3、付款方式 ： 分公司采购部意见：1、价格评价：偏高 合理 低 2、方案评价：优于公司要求 符合公司要求 低于公司要求但满足需要3、付款方式：有利 一般 有一定风险性 4、合同法律风险：有一定风险但可以接受 风险较小符合要求5、结算方式：合理 不合理，加强现场监控6、工期：合理 不合理有风险但满足公司要求 风险较大7、其他：同意走下步评审 退回修改 负责人： 日期：分公司使用部门意见：1、价格评价：偏高 合理 低 2、方案评价：优于公司要求 符合公司要求 低于公司要求但满足需要3、付款方式：有利 一般 有一定风险性 4、合同法律风险：有一定风险但可以接受 风险较小符合要求5、结算方式：合理 不合理，加强现场监控6、工期：合理 不合理有风险但满足公司要求 风险较大7、其他： 同意走下步评审 退回修改 负责人： 日期：分公司财务部意见：1、价格评价：偏高 合理 低 2、付款方式：有利 一般 有一定风险性 3、合同法律风险：有一定风险但可以接受 风险较小符合要求4、结算方式：合理 不合理，加强现场监控5、其他： 同意走下步评审 退回修改 负责人： 日期：分公司总经理意见： 1、价格评价：偏高 合理 低 2、方案评价：优于公司要求 符合公司要求 低于公司要求但满足需要3、付款方式：有利 一般 有一定风险性 4、合同法律风险：有一定风险但可以接受 风险较小符合要求5、结算方式：合理 不合理，加强现场监控6、工期：合理 不合理有风险但满足公司要求 风险较大7、其他 同意走下步评审 退回修改 负责人： 日期：集团财务部意见：1、价格评价：偏高 合理 低 2、付款方式：有利 一般 有一定风险性 3、合同法律风险 ：有一定风险但可以接受 风险较小符合要求4、结算方式：合理 不合理，加强现场监控5、其他： 同意走下步评审 退回修改 负责人： 日期：采购管理部意见：1、价格评价：偏高 合理 低 2、方案评价：优于公司要求 符合公司要求 低于公司要求但满足需要3、付款方式：有利 一般 有一定风险性 4、合同法律风险： 有一定风险但可以接受 风险较小符合要求5、结算方式：合理 不合理，加强现场监控6、工期：合理 不合理有风险但满足公司要求 风险较大7、其他： 同意走下步评审 退回修改 负责人： 日期：法务意见：合同法律风险：有一定风险但可以接受 风险较小符合要求 同意走下步评审 退回修改 负责人； 日期：总裁助理意见： 负责人： 日期：领导意见：负责人： 日期：工程类合同评审表编号：顾 客名 称 签 订部 门 合 同名 称 评 审日 期年 月 日评审主要内容：1、合同内容是否符合国家法律； 2、签订合同双方代表是否均有法人委托资格； 3、顾客提供产品的技术性能、指标、型号、规格及功能要求是否合理、明确； 4、交付期、价格、交付方式及验收条件本公司承制（接受）部门能否接受； 5、客户的质量保证能力（包括技术、生产、设计、设备、检验及运输）；6、能否满足合同规定的要求； 7、合同洽谈中的不一致意见是否得到解决； 8、合同规定的违约责任是否合理、清楚； 9、顾客是否有履约能力； 合同附件：1、供应商盖章合同 有 无2、供应商比价表及价格分析、商谈记录 有 无3、供应商报价资料及清单、企业资质复印件 有 无4、供应商施工方案、图纸、施工计划、 有 无5、是否采用招投标流程 有 无合同主要内容： 1、合同工期： 2、合同单价： 4 3、付款方式/结算方式： 分公司采购部意见：1、价格评价：偏高 合理 低 2、方案评价：优于公司要求 符合公司要求 低于公司要求但满足需要3、付款方式：有利 一般 有一定风险性 4、合同法律风险：有一定风险但可以接受 风险较小符合要求5、结算方式：合理 不合理，加强现场监控6、工期：合理 不合理有风险但满足公司要求 风险较大7、其他：同意走下步评审 退回修改 负责人： 日期：分公司财务部意见：1、价格评价：偏高 合理 低 2、付款方式：有利 一般 有一定风险性 3、合同法律风险：有一定风险但可以接受 风险较小符合要求4、结算方式：合理 不合理，加强现场监控5、其他： 同意走下步评审 退回修改 负责人： 日期：分公司工程部评审意见： 1、价格评价：偏高 合理 低 2、方案评价：优于公司要求 符合公司要求 低于公司要求但满足需要3、付款方式：有利 一般 有一定风险性 4、合同法律风险：有一定风险但可以接受 风险较小符合要求5、结算方式：合理 不合理，加强现场监控6、工期：合理 不合理有风险但满足公司要求 风险较大7、其他：同意走下步评审 退回修改 负责人： 日期：分公司总经理评审意见： 1、价格评价：偏高 合理 低 2、方案评价：优于公司要求 符合公司要求 低于公司要求但满足需要3、付款方式：有利 一般 有一定风险性 4、合同法律风险：有一定风险但可以接受 风险较小符合要求5、结算方式：合理 不合理，加强现场监控6、工期：合理 不合理有风险但满足公司要求 风险较大7、其他：同意走下步评审 退回修改 负责人： 日期：集团预算部评审意见： 1、价格评价：偏高 合理 低 2、方案评价：优于公司要求 符合公司要求 低于公司要求但满足需要3、付款方式：有利 一般 有一定风险性 4、合同法律风险：有一定风险但可以接受 风险较小符合要求5、结算方式：合理 不合理，