14薪资发放管理控制环节说明V10.doc

XXXX集团人力资源转型人力资源共享服务中心建立与运作项目XXXX集团薪酬发放管理控制环节说明版本控制版本号日期备注0.0110/25/2008First draft相关文档编号文档标题版本日期1全面薪酬管理流程设计蓝图V1.02.薪酬共享组织运作书V1.0作者姓名职位日期签字朱辉IBM HCM senior consultant2008.11.4王晓梅Haier 薪酬发放推进负责人审核人NamePositionDateSignature刘金霞共享中心薪酬模块负责人王雅君共享中心项目经理（XXXX）Kevin chung共享中心项目经理 （IBM）张昆人力转型项目经理(XXXX)签字审批人NamePositionDateSignature陈志胜XXXX薪酬模块负责人魏涛XXXX共享中心负责人Enterprise HRPR02 Process Blueprint HRIS Management3HR Transformation Detailed Design目录1.简介41.1.目标42.薪酬发放内控环节42.1.流程和岗位设置控制42.2.系统控制42.3.定期内部和外部审计52.4.违规的惩罚措施（规则制度）53.工资发放控制环节说明54.审计内控说明75.权责划分详细说明75.1.薪酬发放角色，用户模块和授权7a.薪酬发放业务流程7b.薪酬发放模块化角色定义和授权8c.授权的薪酬处理任务10d.薪酬发放角色描述10e.SOD 角色和用户组权责划分115.2.职责分离13a.实际/潜在职责分离潜在冲突清单 任务vs. 角色13b.实际/潜在冲突清单任务vs.任务151. 简介1.1. 目标该文档结合共享中心服务模式的薪酬管理发放控制环节说明和检查清单，确保薪酬发放流程的正确，及时和高效该设计文档会在共享服务中心的实施阶段作为主要的薪酬发放环节内部控制管理来支持到薪酬福利管理的运营工作，是通过检查和防护的措施来确保工资流程的执行有效，没有错误和防止舞弊。具体包括控制环节和具体控制点，控制频率和控制说明，同时该文档也可以被其他的人力转型项目组的工作团队参考，包括系统技术开发团队，变革管理团队，人力咨询团队，人员配置转型团队。和作为最终用户培训材料开发的指南。2. 薪酬发放内控环节2.1. 流程和岗位设置控制措施简述控制目标成果产出岗位设计的责任分离工作任务必须被分离以便没有一个人可以执行所有重要的任务。人员必须定期在他们的工作岗位中轮换。人员舞弊，流程执行有效工资发放模块的岗位角色的设置书面的工资操作手册工资发放操作手册应该被记录下来用于工作培训和执行。这个提供了一个工作绩效的标准同时确保相同的任务可以被不同的人员和部门来执行。美国SOX法案也强烈鼓励建立书面的公司财务和工资发放的流程和操作手册操作标准化，流程有效执行，工资错误工资发放工作程序手册关键任务检查列表在工资处理的特定流程中，员工必须完成关键任务检查的列表来确定所有关键步骤都即时准确的完成了流程执行有效，工资错误工资发放薪酬服务指导纲要财务出帐的调节表的编制工资数据和银行出帐的信息必须被调节平衡。任何不平衡的数字必须被解决。人员舞弊，工资错误工资发放平衡表数据输入的相互校验 任何手工的数据输入必须由相同组的组员相互校验，确保数据被准确的输入避免错误的支付工资错误，人员舞弊工资发放流程设计2.2. 系统控制措施简述控制目标成果产出系统报警和信息提示工资系统做内部的持续性和有效行检查。当数据和结果超出期望的结果，系统提示信息，警告来提示可能的持续性和有效性问题。工资错误，人员舞弊SAP工资模块模拟测试，工资异常报告系统，数据和流程安全问题工资系统必须确保不被未授权的用户使用。对于工资数据和信息必须是有权限使用改功能和信息的工作人员使用。重要的表单和报表必须在保存在安全保密的场所。和财务相关任务需要有管理层或其它关键人物的签字。信息数据安全，工资错误SAP权限控制系统审计记录的保留审计记录是保留下来的数据和批准当数据被输入，批准和处理。比如，系统操作员的身份可以被记录并将他输入或批准的数据标识和保留下来。将来，通过检查审计记录，审计员或被授权人员可以查看到谁做的，做了些什么。流程执行有效，工资错误SAP审计记录的查询功能2.3. 定期内部和外部审计内部或外部审计是由薪酬部门和外部人员来执行定期审计。这些审计工作可以帮助确认是否规定的工作流程和操作被有效执行了，他们也帮助评估当前流程和操作中存在的任何风险和问题。在薪酬中心设置专门的岗位来监测工资发放流程的执行符合度2.4. 违规的惩罚措施（规则制度）任何没有按照流程和操作指导规范的人员操作行为，将进行严厉的惩罚甚至开除3. 工资发放控制环节说明控制点频率描述工资模拟报告每周用每周的方式来模拟工资是为了及早发现可能会引起工资不能按时处理发放问题。这份报告是为了预先发现所有因为基础数据，系统配置的变更或批量数据倒入引起的错误，这样可以先停止实际的工资处理直到问题被解决。基本工资控制点每次工资处理(周期内,周期外)125% 收入报告确认 异常多付工资的情况不现职但支付 对不在职员工验证T支付工资的情况多付/少付和上期工资比验证调整部分的工资被锁定员工 确认暂不付薪的员工其他薪资项目异常报告接口评估每次工资处理(周期内,周期外)准备检查清单,在工资处理前,做接口程序(自动输入)的数据的检查,包括检查自动接口是否已执行,是否有异常和出错数据等.如有,安排合适人员去解决批量数据倒入每次工资处理(周期内,周期外)准备检查清单,在工资处理前,做批量数据导入结果检查.确保所有导入数据被工资系统正确接受,.如有,安排合适人员去解决工资运行检查清单每次工资处理(周期内,周期外)列出确保工资正确处理的所有任务清单.控制点包括检查所有任务都即时的被处理已确保银行文件在规定的时间被执行付薪员工工资报告每次工资处理(周期内,周期外)列出所有应该付薪员工,确保他们即时得到薪酬.这张报告可以从人员信息库里被调查来执行.银行报表每次工资处理(周期内,周期外)比较工资财务报表和银行文件的差异.这个控制包括每笔报到财务的金额和最后银行出帐的金额一致工资会计报表每次工资处理(周期内,周期外)工资报表和会计入账凭证的核对,确保一致税前应付，净工资报表 （合理性分析）每次工资处理(周期内,周期外)比较不同薪酬期段的税前应发,净收入的差异.做合理性分析外包公司报表每次工资处理(周期内,周期外)工资报表和第三方外包公司报表的差异分析. 控制这二份报表的一致.4. 审计内控说明运用制定的审计内控不仅可以提示工资发放的质量，而且可以确保工资发放的一致性。任何流程运作的变化都被明确和有效的记录下来，包括流程运营变化带来的价值提速和技能要求的变化等。更加详细的审计内控包括：手工输入的审计 为了确保手工数据输入正确，将进行大比例的抽查，包括对人事数据，工资输入，考勤数据，税务和福利数据来确保数据输入的准确。具体方式可以通过检查系统输入后的报表，批量倒入的总数，同事间的互相检查来审核计算前审计 薪酬核算人员需要按照标准审核数据（如小时数，金额等）是否维护到位，是否合理和有相关证明文件齐备。工资处理前数据收集的内容完整和准确 。计算后审计- 在薪酬计算后，需要由薪酬审核人员进行详细的结果审查。审查可以包括如下内容，如抽查部分计算来验证自动计算的真确性，检查上月和计算结果的一致性，计算金额和小时数的合理性（在计算前的审核不能审核出），和历史月份做薪酬平衡报告来衡量结果的合理性等。 导入数据 审查任何通过导入模板导入到系统中的批量数据来确保数据被准确的导入。可以从系统中产生导入后的报告和导入前的数据做对比，薪酬收集人员在接收到任何需要导入到工资系统中的数据如数据变更，考勤或其它第三方提供的数据，都要做初步验证。系统中也可产生audit report来检查是否有任何数据没有导入成果的情况。另外薪酬中心也可以制定数据导入的时间表和负责人来确保数据导入按照计划的时间正确的执行。对于没有即时递交导入数据或数据错误等情况，问题上报的流程要定义清楚来决定流程影响或者在安排特殊运算或再次运算的处理。导出数据薪酬中心会负责对下游的业务单位提供导出数据的正确性，完整性的检验。同时薪酬中心会负责编制标准的薪酬报告的合理性分析。5. 权责划分详细说明5.1. 薪酬发放角色，用户模块和授权a. 薪酬发放业务流程b. 薪酬发放模块化角色定义和授权角色权限1234567薪酬支持员维护YNNNNNN工资员处理NYYNNNN工资会计处理NNNNYNN工资审核审核NNNYNNN财务支付人员处理NNNNNYN人力Partner读取NNNNNNYc. 授权的薪酬处理关键任务1薪酬信息收集维护2薪酬核算处理3薪酬相关报表的处理4薪酬审核5薪酬费用申请6薪酬银行支付7薪酬分析d. 薪酬发放角色描述角色描述薪酬支持员该角色能够：1、BU/FU信息收集：出勤数据收集确定；SST、中夜班、调薪需要书面汇总闸口位闸口材料；月度考核人员需要提供部门负责人审核通过的计酬表；2、人事共享中心信息核对：入职、离职、调动以及新入职人员保险信息核准；3、信息维护：确认上述信息相关材料完整齐全情况下，在SAP系统中维护到位，并将书面以及电子版材料转至工资核算模块。工资员该角色能够：1、接收由信息收集模块提交的书面以及电子版 材料；2、对材料齐全单位给予工资核算以及系统校验；3、对系统校验无误单位出具工资汇总单以及资金支付单，并将出具的单据以及从信息收集模块接收的书面材料转至工资审核模块。工资会计该角色能够：1、整理从工资审核位接收到的工资材料，并将材料交至财务接口人；2、将财务接口人签收确认的单据复印件带回共享中心转交工资核算位留存。工资审核该角色能够：1、审核书面材料是否齐全并符合规格；2、审核各项材料金额以及材料间逻辑关系准确性；3、签字确认已审核通过单位单据，并将单据转至工资支付模块；4、对责任单位工资发放准确性、及时性负责；财务支付人员该角色能够：1. 在接收确认费用申请并审核后，在规定的期限内进行银行的支付，并在可能有问题时即时通知薪酬中心。人力Partner该角色能够：1. 接收并审阅薪酬中心递交的薪酬相关报表2. 按照相关资料进行业务需要的薪酬分析e. SOD 角色和用户组权责划分薪酬支持员工资员工资会计工资审核财务支付人力Partner薪酬支持员工资员工资会计工资审核财务支付人力PartnerX 代表有潜在的分割冲突。在现在的角色设计中没有实际和潜在的分割冲突 Enterprise HRPR02 Process Blueprint Manage Remuneration and Benefits5.2.7 - 13HR Transformation Detailed Design5.2. 职责分离a. 实际/潜在职责分离潜在冲突清单 任务vs. 角色 角色薪酬模块薪酬收集维护薪酬核算薪酬审核薪酬发放薪酬角色薪酬支持员工资员薪酬审核员工资会计财务出帐员#任务TBDTBDT