档案管理制度征求意见稿.doc

档案管理制度征求意见稿 档案管理制度征求意见稿第一条为加强档案管理工作，全面提升档案管理水平，确保档案管理严格、正规，特制定本制度。 第二条本制度所称档案是指公司从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。 第三条集团办公室负责档案统一管理工作。 档案管理人员要增强保密观念，强化工作责任心，对集团各单位、部室存档档案要分类存放，认真登记、编号、签收，严格借阅手续，妥善保管好档案，确保档案安全。 第四条集团各单位、部室领导要督促本单位、部室人员及时将重要档案交集团存档。 各单位、部室留存的档案必须要建立台账，妥善保管。 任何个人不得以任何理由分散保管或据为己有。 日常业务用一般文件由承办人妥善保管。 第五条归档范围 1、重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、典型发言、会议纪要、会议记录等； 2、各种工作计划、方案、总结、报告、请示、批复、简报、通知等文件及各项规章制度； 3、与有关单位、个人签订的合同、合约、协议书等文件材料； 4、各项财产权利证明、凭证，各种证明存根，各项许可证； 5、工程建设底图、蓝图及文字材料和各种报表、名册、登记表、数据、凭证； 6、获得的奖状、奖证、奖章、牌匾等奖品，包括上级领导或关系单位、个人提供的题词、书画、工艺制品等； 7、职工劳动、工资、福利等各类人事资料； 8、本单位、部室大事记、重要活动的剪报、照片、录音、录像和发表的刊物等。 第六条需归档留存的档案，承办人必须在文件产生或工作结束三日内将原稿或原件交集团档案管理人员归档。 变更、修改、补充的文件材料、内部机构变动和员工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料不得擅自带走或销毁，必须在离岗前归档。 归档时，归档人和档案管理人员要在档案交接登记本上共同签字确认。 使用频繁的档案，各单位、部门要复印留存自用。 第七条档案必须按类别登记、编号，注明份数、出处，建立档案明细台账，分类存放，做到登记准确，目录清楚，快速、准确查询。 重要文件必须建立电子文档及备份。 要防盗、防潮、防虫、防高温、防日光直射，室内严禁吸烟，不得存放易燃、易爆和其它有害物品。 第八条档案管理人员必须每季度核对档案一次。 档案清查每年年终进行一次，要填写档案清查记录，清查要全面、细致、彻底，做到帐、物相符，并对破损档案及时修补和复制。 档案损毁或丢失的，由档案管理员承担责任，并根据情节轻重予以相应处理。 第九条凡涉及经济问题的合同、协议、证明等重要文件，原则上原件不得借出，借出只能借复印件。 集团员工因工作需要借阅、复印档案的，必须填写档案借阅单，经单位、部门领导和集团分管领导批准。 借阅人必须要在借阅登记表上签字，注明归还时间，原则上借阅时限不得超过三个工作日，如需延长借阅时间，必须重新办理借阅手续。 第十条借出的档案不得转借，借阅期间不得发生涂改、勾画、裁剪、抽取、拆散、调换等损坏档案的行为，档案管理人员要定期催还，借阅到期后，必须按时归还，归还档案时，档案管理人员要认真检查核对，发现损坏、丢失或逾期未还的要及时追查，追究借阅人的责任，并根据情节轻重予以相应处理。 第十一条原则上不允许外单位人员调阅档案，确因工作需要调阅的，调阅人必须持有本单位介绍信，经集团相关单位、部门领导和集团分管领导批准。 调阅时档案管理人员必须在场，调阅后必须立即归还。 需复印的，必须经集团相关单位、部门领导和集团分管领导批准，必须在集团复印，不得带出集团复印。 第十二条原件借出后不再归还的，必须填写档案借阅单，须经各单位、部门领导和集团分管领导批准方可借出，档案室必须保留复印件备查。 第十三条集团档案保管期限分为凡是对集团有长远利用价值的档案，应永久保存；凡是对集团有较大利用价值的档案，应长期保存；凡是对集团有较小利用价值的资料，为短期保存。 第十四条集团保管期满的文件或已失效的档案，由档案室填写档案销毁申请，制作档案销毁清册，经相关单位、部门领导鉴定和集团主管领导批准后销毁。 档