Outlook——邮件管理技巧.doc

三、邮件管理技巧你的邮箱正在被越来越多的电子邮件所充斥，面对大量的邮件，怎样才能实现高效的管理呢？如何才能快速找到所需的邮件呢？以下给大家介绍一些Outlook的相关功能和操作技巧。1. 为邮件添加后续标志后续标记功能可以帮助你用不同的颜色来标记不同类型的邮件。1、在收件箱的邮件列表区里，对邮件单击后面灰色的小旗子。2、单击鼠标右键可以选择所需的颜色标志。在“搜索文件夹”中，标有后续标记的邮件可以按照颜色的不同分门别类的显示出来，供你快速浏览和查找。2. 为重要邮件添加提醒利用邮件标志，我们还可以对重要的邮件或需要在指定时间处理的邮件添加“定时提醒”。右击邮件标志，选择【添加提醒】命令，弹出“后续标志”窗口。在“标志”后选择对邮件进行标志的理由（默认为“需后续工作”，选择该标志后，邮件会出现在“标有后续标志的邮件”的邮箱中），在“标志颜色”后选择适当的颜色，在“到期时间”后的两个下拉列表中分别设置提醒的日期和时间。这样，当指定的邮件到期时，Outlook会自动弹出提示框帮你提醒。3. 使用“搜索文件夹”查找邮件在文件夹视图中，单击“搜索文件夹”，选择“标有后续标志的邮件”，利用它可以方便的找到标有后续标志的邮件。1、右键单击“搜索文件夹”，选择【新建搜索文件夹】。2、在“新建搜索文件夹”对话框中，双击“特定人员发来的邮件”，在联系人列表中选择特定的联系人。如果在联系人中没有的话，可以直接在下面“收件人”里手工填写。4. 使用“查找”按钮搜索邮件方法一：1、单击常用工具栏上【查找】按钮。2、在“查找”栏中，填写发件人的信息（比如：E-mail地址、姓名）。在【搜索范围】里选择要搜索的位置。单击【立即查找】。3、查找条件可以保存为搜索文件夹，单击查找工具栏上的【选项】按钮，选择“将搜索另存为搜索文件夹”。方法二： 在邮件标题上单击右键，“查找全部”，选择【来自发件人的邮件】。5. 新建电子邮件文件夹随 着时间的推移，收件箱里的邮件会越来越多，虽然可以用查找功能来整理这些邮件，但每次都这样做依然很麻烦。建议大家建立新的文件夹来存放同类的邮件。比如 你可以将好朋友发来的邮件全都存放在名为“朋友的来信”的文件夹中，这样，你就可以很快从自定义的文件夹中找到这一类邮件了。执行【文件】【新建】【文件夹】命令，打开“新建文件夹”对话框，输入新文件夹的名称，并指定新文件夹要放在哪里。建立好自己定义的文件夹后，我就可以将邮件分类保存了。打开收件箱，先选择邮件，然后按住鼠标左键不放并拖曳至相应的文件夹图标上，释放鼠标即可。6. 实现邮件的自动分拣现实生活中寄出的信件，是经过邮局的拣信和分信处理，才投递到我们的信箱中。Outlook也提供了“自动分拣邮件”的功能，它可以帮助我们执行邮件的分类。执行【工具】【组织】命令，打开“组织”窗口。接下来你就可以在“组织”窗口中设置分拣邮件的规则了。单击【规则和通知】按钮，或直接执行【工具】【规则和通知】命令，可以创建更复杂的电子邮件自动分拣规则。你可以直接选择某一种规则向导，通过模板快速创建分拣规则，也可以直接由空白规则开始进行创建。例如在此我们选择“将某人发来的邮件移至文件夹”这一模板，指定将发件人为“老陈”的邮件转移到名为“老陈”的文件夹中。最后，你可以选择“立即对已在收件箱中的邮件运行此规则”一项，对收件箱中的曾经收到的所有邮件运行此规则进行分拣。最后要说明的是，Outlook允许我们设置多条分拣邮件的规则，这些规则都列在“规则和通知”对话框中的列表里，优先级由上到下依次排列。我们可