出纳实务 模块9 出纳差错及其防范.ppt

模块9出纳差错及其防范 项目1错款 失款的含义项目2造成错款 失款的原因项目3现金的清查项目4账簿中有哪些常见的差错项目5出纳工作中应控制的关键点项目6怎样防范差错 进入 进入 进入 进入 进入 进入 学习内容1 错款 失款的含义 2 造成错款 失款的原因 3 现金的清查 4 账簿中有哪些常见的差错 5 出纳工作中应控制的关键点 6 怎样防范差错 项目1错款 失款的含义 9 1 1错款错款 是指当日终了或经过一段时间 库存现金的实存数和账存数间的差额 如果现金实存数多于账上结存数 就叫 长款 反之 则称 短款 这些长 短款大都是由于工作差错造成的 故应及时查清原因 正确处理 返回 9 1 2失款失款 是指办完收付款后 发现现金实存数少于现金账存数的差额 失款一般属于人为损失或自然损失的款项 项目2造成错款 失款的原因 9 2 1收款中造成差错的原因 1 一笔款未收完 又接着收第二笔 搞乱缴款者的款项 2 收款清点完毕 对券别加总数时不认真复核 发生加错金额 看错券别 看错大数 点错尾数等差错 3 把自己的款与他人的款混淆在一起 误作长款退给了他人 4 初点不符 复点相符 不再进行第三次核实 实际有误 就作无误收下 5 缴款者交来的现金零乱 只凭出纳人员初次清查计算的数目为准 返回 返回 6 忘记将应找补的现金还给缴款者 7 清点10张或20张的折叠钞票时 只点平版的9张或19张 忽视了折起来的那张 8 手工清点现金时贪快 有夹杂其中的不同面额的票币未能发现 9 用机器点完一把钞票 拿起来捆扎时 没有看清接钞台上是否仍留有人民币 或人民币被卷入输送带未发现 以致产生一把多 一把少的现象 9 2 2付款中造成差错的原因 1 备用金的放置不定位 配款时取错券别 既不细看 又不复核 随手付出 或者凭证连同款项一起交给收款人 2 小沓折叠钞票 每沓不固定 有时10张一沓 有时20张一沓 付出时不复点 3 未看清凭证上所列的付款金额数 粗心大意 随手付出 4 贪图方便 付款时不用算盘加计券别 单靠心算 以致出错 9 2 3现金收付业务容易发生差错的时间 1 刚上班时 未做好准备工作就接待职工或客户 手忙脚乱 东找西翻 精力分散 容易出错 2 快下班时 急于离岗 思想不集中 未将现金扎结核对就匆忙将其入库上锁 3 工作忙时 应接不暇 过分紧张 不按操作程序办事 极易出错 4 工作闲时 扯闲话 做私活 看书报 无精打采 注意力分散 5 节假日前后精神松懈 节前容易松懈急于等待放假 节后又难于及时平静下来 还有发生突发事件时易出错等 9 2 4现金收 付款中有哪些常见的差错 1 看错凭证的金额位数 或将金额颠倒看错 如把元看成角分 把69看成96等 2 凭证大 小写金额不一致 未经严格复核 就按大写 或小写 金额收款或付款 3 一笔收款 或付款 有若干张凭证 加计总数时没有认真进行复核 为图省事 不使用算盘计总数 总金额计算有误 4 在收款 付款中有抵收抵付的现金凭证 在计算扣减时未认真复核 以致计算错误 5 违背收款 付款操作规则 没有及时在凭证上加盖 收讫 或 付讫 专用章 以致发生重付 少收 6 没有及时登记 现金日记账 不慎将凭证遗失 7 去银行提现金或收取外单位 个人 大额款项 未能核对查实 就予以签收 造成错款 8 将外币与人民币混放 造成错收错付 9 出纳员之间工作移交时未办理交接手续或交接手续不清而发生差错 项目3现金的清查 9 3 1现金清查制度在坚持日清月结制度 由出纳员自身对库存现金进行检查清查的基础上 为了加强对出纳工作的监督 及时发现可能发生的现金差错或丢失 防止贪污 盗窃 挪用公款等不法行为的发生 确保库存现金安全完整 各单位应建立库存现金清查制度 由有关领导和专业人员组成清查小组 定期或不定期地对库存现金情况进行清查盘点 重点放在账款是否相符 有无白条抵库 有无私借公款 有无挪用公款 有无账外资金等违纪违法行为 返回 一般来说 现金清查多采用突击盘点方法 不预先通知出纳员 以防预先做手脚 盘点时间最好在一天业务没有开始之前或一天业务结束后 由出纳员将截至清查时现金收付账项全部登记入账 并结出账面余额 清查时出纳员应始终在场 并给予积极的配合 清查结束后 应由清查人填制 现金清查盘点报告表 填列账存 实存以及益余或短缺金额 并说明原因 上报有关部门或负责人进行处理 9 3 2现金短缺或益余的核算9 3 2 1查明原因前的账务处理每日终了结算现金收支 财产清查等发现有待查明原因的现金短缺或益余时 都必须进行财务处理 属于现金短缺 借 待处理财产损益 待处理流动资产损益贷 库存现金 属于现金益余 借 库存现金贷 待处理财产损益 待处理流动资产损益 9 3 2 2现金短缺的财务处理 属于应由责任人赔偿的部分 借 其他应收款 应收现金短缺款 个人 贷 待处理财产损益 待处理流动资产损益 属于应由保险公司赔偿的部分 借 其他应收款 应收保险赔款 保险公司 贷 待处理财产损益 待处理流动资产损益 属于无法查明的其他原因 借 管理费用 现金短缺贷 待处理财产损益 待处理流动资产损益 9 3 2 3现金益余的账务处理 属于应支付给有关人员或单位的 借 待处理财产损益 待处理流动资产损益贷 其他应付款 应收现金益余 属于无法查明原因的 借 待处理财产损益 待处理流动资产损益贷 营业外收入 现金益余 项目4账簿中有哪些常见的差错 9 4 1会计账簿启用错误出现在会计账簿启用中的错误主要有 1 在账簿封面上未写明单位名称和账簿名称 2 在账簿扉页上未附 启用表 或虽附有 启用表 但所列内容不齐全 不完整 3 会计人员调动工作时 未按规定在账簿中注明交接人员 监交人员的姓名或未加签章 无法明确有关责任 4 启用订本式和活页式账簿时 未按规定对其编订页数等 返回 9 4 2会计账簿设置错误主要表现在 1 账簿形式设计不合理 包括装订形式 账页的尺寸 账页画线 印刷颜色及账页用纸等不合理 2 账簿设计不齐全 任何单位必须设置数量能满足需要的总账 对现金和银行存款必须设置日记账 对需要提供详细经济活动情况的总账 还必须在其下设置能够满足需要的明细账 另外 根据工作需要 还应设置若干备查簿 以反映一些特殊的不能在正规账簿进行反映的经济事项 如对经营租人的固定资产需设置 租入固定资产备查簿 在实际工作中存在着账簿设置不齐全的问题 如 未设置应有的总账 未设置应有的明细账 或明细账的分类不合理 未设置必须的备查簿或设置项目不全等 3 所设置的账簿未能很好地形成一个账簿体系 所设计或设置的账簿只有相互联系 相互制约 形成一个有机整体 才能使所设置账簿真正发挥出综合 系统 全面 连续反映经济活动情况的作用 如有关总账与所属明细账只有存在合理的统驭与被统驭 补充与被补充的相互关系 才能在反映经济活动情况详细程度上形成一个有机的账簿体系 所设计或设置的所有总账或明细账 只有在其内部各账户之间形成一个相互联系 相互制约的有机整体 才能从账簿体系的分层次角度上发挥账簿综合 系统 全面 连续反映经济活动情况的作用 在实际中存在着所设计或所设置的账簿或账户未能很好形成一个有机整体的问题 如有的商业企业对库存商品的明细账实行 三账分设 即会计 业务与保管部门各设一套库存商品明细账 但三套账对库存商品进销存的详细情况所进行的记录或反映缺乏协调与统一 以致造成互不联系 互不衔接 不但不能提供库存商品进销存的准确信息 反而给库存商品的核算与管理带来混乱和麻烦 9 4 3会计账簿登记错误 1 登记的方式不合理明细账一般是根据记账凭证和原始凭证登记的 而总账要根据所采用的会计核算形式的不同而选择要根据什么进行登记 在实际中存在着所采用的核算形式 登记总账的依据不合理 不能满足生产经营管理需要的问题 2 账簿摘要不合理一种是摘要过于简略或表达不清 使人不能明白到底是什么业务 另一种是摘要虽然写得很好 但所反映的经济业务不合理 不合法 3 登记不及时 4 账簿中书写的文字和数字所留空距不合理 这样容易给舞弊者增加数字或文字留下可乘之机 5 登记账簿所用笔墨不合要求 6 登记中发生跳行 隔页的情况 7 未按规定结出账簿中账户的余额 8 账页登记完毕后未按规定结转下页 项目5出纳工作中应控制的关键点 9 5 1出纳工作中常见的记账错误出纳工作中 经常遇到的差错种类很多 其主要表现在 记账凭证汇总表不平 总分类账不平 各明细分类账的余额之和不等于总分类账有关账户的余额 银行存款账户调整后的余额与银行对账单不符等 在实际工作中 常见的记录错误主要有以下三种 1 会计原理 原则运用错误 2 记账错误 3 计算错误 返回 9 5 2出纳工作中应关注的出错时段 1 刚上班时 2 快下班时 3 业务较多时 4 工作清闲时 5 节假日前后 项目6怎样防范差错 为了避免出纳员在工作中出现差错 可采取以下几种防范措施 第一 严格执行钱账分管制度 出纳人员不得进行会计记录 非现金出纳人员一律不得经手现金 第二 出纳人员填写支票要认真 做到字迹清晰 书写规范 大写前不留空 第三 由于出纳工作是一项繁忙而又细致的工作 出纳人员要真