2009昆山3G手机产业峰会执行方案09-17

会议名称： 2009昆山 3G产业峰会 昆山 内容与应用 会议地点：昆山瑞士酒店 前进西路 387号 会议日程： 会务检查日 10月 18日（日） 10： 00 17： 00 会务接待日 10月 19日（一） 09： 00 21： 00 峰会开幕日 10月 20日（二） 08： 00 21： 00 商务洽谈日 10月 21日（三） 09： 00 21： 00 综合会议日 10月 22日（四） 09： 00 21： 00 会务结束日 10月 23日（五） 09： 00 17： 00 现场布置： 瑞士酒店进场 10月 18日（周日） 12： 00 17： 00 布置撤场 10月 23日（周五） 12： 00凌晨 主办单位：中国 昆山 张浦镇人民政府 承办单位：移动员 2.0 论坛 概 况 会场交通图 瑞士大酒店 N维空间站 峰会整体日程 整体日程 会议流程 10月 19日 14： 30 最后一班大巴由机场返回酒店。 16： 30-17： 30 领导接见 (届时细化 )。 18： 00-20： 00 晚宴 (致辞届时细化 )。 10月 20日 09： 00-09： 30 开幕式 (流程届时细化 )。 09： 30-12： 00 主题演讲。 12： 00-13： 30 午餐（酒店自助餐）。 13： 30-17： 30 主题研讨。 18： 00-20： 00 酒店自助餐。 10月 21日 09： 00-12： 00 内容与应用产品演示。 12： 00-13： 30 午餐（酒店自助餐）。 13： 30-17： 00 主题研讨。 17： 30 酒店门前集合，集体乘车外出赴宴。 10月 22日 09： 00-12： 00 圆桌讨论。 12： 00-13： 00 午餐、午休。 13： 00-14： 00 前往 N维空间站。 14： 00-15： 00 参观 N维空间站。 15： 00-15： 10 到招商大会现场。 15： 20-16： 00 领导接见，与领导交流 (待定 )。 16： 00-22： 00 参加招商大会开幕式、会议晚宴并观看演出。 10月 23日 12： 00前，嘉宾离开昆山，收回所有房卡。 提醒 : 19日 -22日关闭客房内所有国际 /国内长途。 自助餐红酒须自付费 . 18日 场地进驻及工作人员岗位演练。 2009年 10月 18日 12： 00 21： 00 活动执行组带领工程人员进入瑞士 酒店，布置会场、设置各服务点、安放会议导视，并 模拟流程。 14： 00 18： 00 会务接待组各分支成员全部到达瑞 士酒店，现场落实任务分配，并与酒店相关人员一一 对接。同时模拟会议接待流程。 14： 00-17： 00 信息中心设备安装、检测，同时工 作人员进驻并模拟服务流程。主要包括电脑及网络、 打印机、扫描仪等办公设备安装检测、对外通讯设备 安装检测、内部通讯设备安装检测、电话接听记录、 问题解决流程的模拟和强化等工作。 信息中心设于酒店内，主要接听与会者电话咨询和 求助，并将问题转到相应部门及时解决，是整个服务 体系的中转和分配环节。同时还负责临时办公系统问 题的解决。 18日详细工作日程描述 19日详细工作日程描述 19日 接待工作正式开始。 2009年 10月 19日 08： 00 09： 00 会务接待组正式接管酒店相关服务。 嘉宾接待组于早九点前统一着装，在酒店接待处就位。 同时将预定房间钥匙封装，信封内包含会议指南、会议 用餐券、会议乘车卡等会议凭证。特别在 VIP的信封中 附有中英文日程时间表和当天晚宴的座席号。 交通调度组根据到达飞机的情况安排好一天接待用车情 况，第一班接机车辆于早九点前到达机场指定位置。 后勤安排组于早十点前再次与酒店餐厅管理人员核对当 天餐饮情况。每餐为特殊情况安排不超过 15%的准备 （如嘉宾餐券遗失、损毁等）。 活动执行组检查酒店内导视情况，并完善会场布置。 16： 30-17： 30 领导接见会议主办方、承办方及媒体记者。 18： 00-20： 00 张浦政府招待晚宴。 特别要求： 为保证现场执行顺畅，多倍特需主办方提供酒店内房间 三间，一间用于信息中心 24小时值守，另二间用于接待 组和活动执行组随时留人值守。 20日详细工作日程描述 20日 会议正式开始。 08： 00-09： 00 签到。所有与会嘉宾到签到处签到后进 入会场，其中 VIP贵宾入贵宾室休息。 09： 00-09： 30 峰会开幕式。 09： 30-10： 30 主题演讲。 10： 30-10： 45 茶歇。记者可采访与会嘉宾。 10： 45-12： 00主题演讲。 12： 00-13： 00 午餐时间。会务人员随确定当天离开人 员房间收拾行装，并收回钥匙。 13： 00-14： 00 主题研讨。 14： 00-14： 10 茶歇。记者可采访与会嘉宾。 14： 10-15： 10 主题研讨。 15： 10-15： 20 茶歇。 15： 20-17： 00 主题研讨。 18： 00-20： 00 自助晚宴。 服务重点： 1.活动执行组对会议厅及开幕式转场的道具和人员准备。 2.会务组餐饮协调人员对午、晚餐用餐人员统计，对于用 餐券遗失者，适当安排。 3.会务组及时了解当天离会人员名单，车辆调度根据名 单人数，安排相应车辆送机 /送站。 21日详细工作日程描述 21日 会议进行。 09： 00-10： 30内容与应用产品演示。 10： 30-10： 45 茶歇。记者可采访与会嘉宾。 10： 45-12： 00内容与应用产品演示。 12： 00-13： 00 午餐时间。会务人员随确定当天离开人 员房间收拾行装，并收回钥匙。 13： 00-14： 00 主题研讨。 14： 00-14： 10 茶歇。记者可采访与会嘉宾。 14： 10-15： 10 主题研讨。 15： 10-15： 20 茶歇。 15： 20-17： 00 主题研讨。 17： 30-18： 00 与会嘉宾乘大巴至指定用餐场所。 17： 30 酒店门前集合，集体乘车外出赴宴。 服务重点： 1.活动执行组对会议厅圆桌会议的道具和人员准备。 2.会务组餐饮协调人员对午餐用餐人员统计。 3.会务组及时了解当天离会人员名单，车辆调度根据名 单人数，安排相应车辆送机 /送站。 4.确定晚宴参加人数，会务车辆调度人员安排适当的容 量巴士。会务组分配嘉宾人数 10%的服务人员（含医务 人员），全程跟随。 22日详细工作日程描述 22日 张浦招商会（特邀嘉宾参与）。 09： 00-12： 00 圆桌讨论（ 16张圆桌）。 12： 00-13： 00 午餐、午休。 13： 00-14： 00 前往 N维空间站。 14： 00-15： 00 参观 N维空间站。 15： 00-15： 10 到招商大会现场。 15： 20-16： 00 领导接见，与领导交流 (待定 )。 16： 00-22： 00 参加招商大会开幕式、会议晚宴并观看演出。 服务重点： 1.活动执行组检查 N维空间站布置情况，并对张浦招商 月开幕的道具和人员进行准备。 2.会务组餐饮协调人员对午餐用餐人员统计，与酒店餐 厅对接并在预留餐席摆放会议专用餐席预留牌。 3.会务组及时了解当天离会人员名单，车辆调度根据名 单人数，安排相应车辆送机 /送站。 4.会务组确定参加张浦镇招商会的人数，会务车辆调度 人员安排适当的容量巴士。会务组分配嘉宾人数 10%-20% 的会务人员（含医务人员），全程跟随。 5.确定晚宴参加人数，会务车辆调度人员安排适当的容 量巴士。会务组分配嘉宾人数 10%的服务人员（含医务 人员），全程跟随。 23日详细工作日程描述 23日 会议结束，嘉宾离开昆山，会场布置撤除。 根据会峰主办方提供嘉宾行程单，会务组车辆调度 人员安排 1-2班适当容量车型，确保所有与会嘉宾都能 安全、顺利离开昆山。 服务重点： 1.活动执行组上午安排工程人员检查未拆除的 N维空间 站内导视及相关活动道具，下午安排工程人员拆除酒店 内导视及相关活动道具。 2.会务组餐饮协调人员对未离开酒店的午餐用餐人员统 计，与酒店餐厅对接并在预留餐席摆放会议专用餐席 留牌。 3.会务组及时了解当天离会人员名单，车辆调度根据名 单人数，安排相应车辆送机 /送站。 4.会务组与酒店交接相关事宜。 5.活动主要负责人与大会主办方沟通后续事宜。 关于接机安排 关于接机的安排： 车辆安排： 车辆调度组在 19日安排中型大巴（ 36座，含独立行李仓）一 辆、别克 GL8商务车一辆。 由于贵宾远途赶来，每人会有随身行李箱，所以接待车辆容 量应为实际人数的 150%。故所接 VIP人数在 6-20人时，启用中型 大巴；在 5人及以下，启用商务车。 接待人员： 每机场随时保证有 1名双语专愿者在内的 2名或以上接待组成 员。手持特制接机牌。如主办方要求，可负责献花等工作。 休息区设置： 机场设临时休息区，如接机时间距大巴出发时间不足 30分 钟，可请贵宾至大巴车上休息，接待组成员提供三种以上瓶装饮 品及热水；如接机时间距大巴出发时间超过 30分钟，可请贵宾在 机场休息区休息，并可选择 100元以下饮品及简餐。 路线安排 -专车接机路线为 ： 浦东机场 昆山瑞士酒店 虹桥机场 昆山瑞士酒店 接机发车频次（此为初步预算，最终安排依据主办方提供嘉宾 回执制订）： 19日当天共设二次专车接机，时间分别为上午九点至十一点、 上午十一点至下午二点三十分。 同时，机场全天有接机人员等候，随时接待。 关于接机安排 会议报到 报到是会议流程的开始，后续所有活动的有序执行从此 开始。为此，会务组做如下安排： 1：在酒店大堂设 “ 报到处 ” 。 2：报到登记时，核对姓名、单位、职务、护照、通讯地址、电话、房间号等个人信息。 3：提醒嘉宾贵重品免费寄存总台、保管好个人财物，耐心、细致地解说会议报到须知及有关事宜，及时妥善处理好嘉宾要求。 4：根据峰会要求传达通知、指示，准确发放会议资料、纪念品、餐券、考察乘车券。 5：嘉宾报到后，由行李员引导入住，同时办理行李寄存。 6：当天打印会议通讯录并与会务组校对，及时发给与会嘉宾。 7：会务组根据主办方要求，随时接待安排参会嘉宾 。 关于会议报到 嘉宾离会 20日 -23日，每天均有不同人数的嘉宾离开昆山，对于嘉 宾离会工作特做如下安排： 嘉宾离会确认： 根据主办方提供嘉宾行程，会务人员于嘉宾离开前一日晚 20： 00-21： 00第一次确认，并于嘉宾离开当天早 08： 00- 09： 00再次确认，并定好办理相关手续时间和乘车送机时间。 关于退房确认： 当天上午离开 会务组专门人员与其约定上午特定时间办理退房手续，回收客房钥匙。 当天中午会后离开 会务组人员向嘉宾提供时间选择，可在上午会议开始前办理退房，也可在上午会议结束后回到房间办理。一般推荐早上办理，手续完备后，嘉宾行李安放在行李寄存处。 当天下午 14： 00-16： 00离开 会务组推荐早上办退房，也可午休时退房，但须在 13： 30前办理。 当天下午 16： 00-20： 00离开，会务组与酒店协商，经大会主办方负责人批示办理。如：视情况多开一间临时休息专用房。供不同时段离开贵宾使用。 当天临时决定留宿，会务组人员向大会主办负责人报告，按主办方负责人批示办理手续。 酒店一楼设贵宾休息区，供办好退房手续但不马上离开贵宾休息。 关于嘉宾离会 多倍特现场活动体制图 项目总指挥 黄 玉婷 现场总指挥 王 栋 张浦负责人 信息中心 魏丽娜 会务接待组 吴昌硕 活动执行组 王黎光 活动策划 华何铸 郝 彬 吴鑫鑫 陈佳家 会务接待组 嘉宾接待：周 庆 后勤安排：李文峰 交通调度：张 鹏 国内嘉宾组 曹 琳 国际嘉宾组 媒体接待组 王文娟 社会企业组 石 勇 食宿协调组 戴本峰 医疗保障组 工程监管 摄影摄像 技术人员 蔡 菊 宣传部分总述 宣传部分总述 本次活动的宣传工作包括：现场平面部分、网络广告 部分、大众媒体部分。 现场平面部分：峰会海报、会议手册、资料袋、便笺纸等 设计印刷。 网络广告部分：网站通栏、全屏等广告设计。 大众媒体的邀请：电视、报纸、杂志、广播各大媒体共二 十一家单位的记者和编辑。 会务组可以协助主办方完成对媒体的邀请工作，并根据邀 请回函事先确定各媒体的参加人数，安排食宿。 与会媒体报到时会收到特制的资料袋。袋内除了装有会议 手册等宣传资料外还包括已经写好的数篇新闻稿件和图片 的打印版和电子版、有关此次峰会主要议题的打印版和电 子版。 媒体邀请名单 媒体名单 NO Media(CHN) Reporter Interview Mp 电视媒体 1 上海文广新闻频道 2 江苏电视台 3 苏州电视台 4 昆山电视台 报纸 /杂志媒体 5 新华日报 /新华社 6 新民晚报 7 文汇报 8 外滩画报 9 扬子晚报 10 苏州日报 11 昆山日报 12 新民周刊 13 上海电视周刊 14 现代苏州 网络媒体 15 名城苏州 16 苏州热线 17 新浪网 部分平面设计 设计说明 设计元素： 本活动相关设计元素主要采纳于以下活动主体。 活动主题 ： 2009昆山 3G手机产业峰会 移动互联网内容与应用 活动主 /承办单位 ： 中国 昆山 张浦镇人民政府及其 LOGO; 张浦镇人民政府活动关联性代表 N维空间站外观及 其标准字。 移动 2.0论坛（中 /英文）及其 LOGO。 其中设计色彩取自 N维空间站标准字体的构成色彩元素； 会议手册设计 会议手册设计 会议手册设计效果图 海报设计 资料袋设计 信封设计 内页设计 胸卡设计 接机牌设计 放于车窗右下角。 请柬设计效果图 请柬设计 餐券设计 门票设计 会场布置 签到处 会议厅门前与峰会主背景风格统一的签到台，到场嘉宾在礼仪小姐指引下签到并领取资料。 会场主舞台 启动台示意图 酒店内特形导视 酒店内特形导视效果图 道旗设计 会场布置用花推荐 签到：男嘉宾佩带胸花，女嘉宾佩带腕花，时尚而高贵。 签到台可采用平铺式或直立式桌花。 会议茶几及贵宾席多采用平铺式或下垂式桌花。 下垂式讲台花，高贵庄重、典雅大气。 现场礼仪人员推荐 礼仪人员 为本次活动服务的均为与公司签约的专业礼仪人员，并参与过苏州很多场次同级别活动。同时，活动前三天我们还将就本次活动对其进行专门培训。 开场及晚宴演艺节目推荐 暖场及晚宴助兴表演 开场前签到时间较长、晚宴时又有外宾、领导和贵宾参加，为使活动更加紧凑，特推荐较为优雅的现代丝竹表演为开场节目，推荐小提琴演奏为晚宴开场，以昆山特色的昆剧为晚宴助兴。 图为 牡丹亭 剧照 1 特殊情况处理 有关会务接待人员 对待肢体残疾人： 坐轮椅的人，非常讨厌被特别照顾。原则上，和对应健全人一样，不要过分热情。 但出现下列情况时，应积极进行帮助。 1.会场内拥挤，移动困难时。 2.顾客提出帮忙的要求时。 拾到遗失物品： 拾到物品，须交到信息中心，并做记录后暂存于信息中心。 信息中心打印中英文失物招领启示，贴于会场告示栏。 失主找到，确认其身份并签字后，将失物交还失主。 发现可疑物品： 会务组人员在服务过程中如发现可疑物品，须向负责人报告，由会务组总责任人决定是否向警方报告。现场人员切不可擅自触碰可疑物品。 发生火灾等灾难性事件： 火灾发生时应及时向到场者传达紧急信息，并引导与会者到安全