电子档案管理问题探讨(修改版).doc

电子档案管理问题探讨（中国电子系统工程总公司 吴绯绯） 摘要：随着网络时代的来临，电子档案成为人们进行信息交流的主要媒介。必须重视电子档案信息的收集、鉴定和保护，本文从电子档案管理的特殊性,以及所要求的电子档案管理人员所具备的知识技能和管理人员队伍建设进行了探讨，指出复合型人才在管理电子档案工作中的重要作用。 关键词：电子档案管理；特殊性；知识技能；一、 前言随着办公自动化的进一步扩展,特别是信息产业和网络化技术的广泛应用,很多企业的资料，档案都开始以电子档的形式存在和储存。电子档案虽然与纸质档案都遵循着收集、整理、鉴定、保存与利用等档案管理的基本原则,但电子档案与传统的纸质档案仍有很大的不同。传统的企业档案主要以纸质档案归档立卷方法进行整理，通常比较繁琐和复杂，工作量大，纸质档案的信息内容一旦与载体结构形式构成相互关系后就永远无法分离,查找起来不方便和快捷，人们不依靠任何技术就能识别档案的内容，安全系数低。而电子档案管理相对于传统的纸质档案管理来说，有很多优势，如智能管理与识读、高效集成与可用性、信息存储的海量和高密度性。电子档案须使用技术和设备把信息内容记录于存储载体上,并要利用这种技术和设备进行逆处理才能识别它的内容,安全系数加强。（一）电子档案管理的信息内容数码化。电子文件、电子档案是将文字图形、影音影像等信息,转换为数码或符号来存储和传输的。人们对电子文件、电子档案所记录的信息必须通过相应的软硬件技术还原后才能阅读。（二）电子档案管理必须实行文档处理一体化。从管理的角度看,电子文件、电子档案之间很难划分出明显的界限。纸质档案在归档前的文件阶段,档案人员无须参与管理,但电子文件在形成阶段,档案人员就要参与设计指导,使产生的电子文件能按归档要求归档管理;同时还要了解电子文件产生的背景、设计思想、数据格式及计算机软硬件技术等,因此,在电子文件时代,电子文件的形成者,电子档案的管理者,必须通力协作,实行文档一体化管理,才能保证电子文件、电子档案的可存取性、可用性、可理解性。（三）电子档案保存保管技术复杂化。纸质档案只要符合保管保护条件,就能达到长期保存目的,而电子档案长期保存就要面临许多的技术上的问题,例如电子档案可存取性、可用性、可理解性因素,电子软件所依赖的计算机软硬件发展水平,电子信息存储载体的耐久性等等因素,都会影响电子档案的有效保管,必须要有一整套的技术措施来给予支持。（四）电子档案开发利用形式多样化。对于纸质档案的开发利用,我国已有一整套的方针政策和方法,但电子档案的开发利却面临着许多新问题,如电子档案的利用是通过通信传输,还是提供存储载体的拷贝件,抑或是直接利用计算机系统提供利用;还是电子档案的利用场所、保密问题、开放时间、应用范围等等,这些都要根据电子档案的特性来制定相应的政策方法,并提供足够的软硬件技术保证才能开发利用好电子档案。二、企业电子档案管理的概念和目前存在的问题企业电子档案主要包括在企业正常运行的过程中，产生的与公司业务有关系的文件，图片，影像资料等。电子档案相对于传统的档案来说，只是一种存在形式的区别，一般是指以字节、比特方式储存于磁盘、光盘、磁带等介质中，然后通过阅读解码的软件将数据，图表，文字等信息在用户面前显示出来。当前我国的企业档案管理电子化存在以下几个主要问题： （一） 企业档案管理电子化普及程度不高电子办公在很多国内企业中都有普遍的运用，大多企业单位都在使用计算机进行文件处理和部门之间的沟通交流的工具以及日常会议通知等事务性工作。但是电子档案管理是属于企业电子化办公的更深层更系统化的运用，国内企业中能够真正使用计算机管理档案的仍然很少。在实行有限的档案管理电子化的部分公司中，即使是有将计算机运用于管理档案中，但管理层次也仅仅局限于较简单和肤浅的目录管理，而处于不同目录下的电子文档等资料则仍然是很分散的，档案管理电子化有名无实。 （二） 企业人员对于档案电子化管理认识不足 目前，在很多企业中，利用电脑进行文书的书写，图表的制作已经是很普遍的了。但是对于已经制作好的文件，在打印使用完之后，电子版的保存工作往往会被人忽视。长此以往，公司电脑中的文档处于不断被删除，修改，或者覆盖的状态，对于这种档案往往就没有整理管理的价值了。2除了不同企业工作人员对档案电子化管理没有概念之外，连有些档案管理人员都没有一个正确的认识，他们认为档案电子化管理就是在管理中应用一定数量的计算机、复机印、扫描机、刻录盘。（三） 电子化管理自身的难题首先，由于电子档案的储存方式主要是光盘，磁带等形式，存在复杂性，不稳定性，和储存方式的互换性。当储存介质性质发生变化时，储存的信息就很容易造成丢失缺损，覆盖，删除，不利于完整重现信息。其次，电子档案的安全性较低。由于电子档案存放位置没有一个统一的标准和规定，具有一定的随意性，而且电子档案的开放性相对于传统的文书档案更加高，电子档案的获取也很容易，导致档案信息随时有被修改、窃取、销毁的危险。另外，电子档案的储存和显示都需要一定的格式和软件，但是不同的企业和单位使用的版本都会存在一定的差异，而互不兼容的电子计算机和应用软件生成的电子档案，使得同一个电子档案无法在不同的使用终端无法共享，失去可读性。三、企业电子档案管理的有效措施 （一）制定标准领导应当高度重视企业档案电子化管理的重要性，并督促建立有关制度。应当进一步提高电算化会计档案管理者的素质，把磁性介质档案资料的管理落到实处。在档案信息化建设中，必须严格执行档案部门有关档案数字化、电子文件归档管理等技术规范标准；结合企业的实际情况，制定系统标准化的企业档案信息化管理标准、业务规范、技术规范等。将档案电子化管理渗透到公司的每个角落。 （二）电子档案科学管理 1、电子档案分类。档案管理工作中的全部电子文件，按照业务类别划分，可分成公务文书类、科技图文类、财会文件类、人事文件类等，这是按业务范围进行的分类；目前比较普遍而公认的分类方法是按照电子文件的来源划分，这种来源是形成电子文件的软、硬件设备。据此电子文件可分成文本类、图形类、数据类、程序类、图像类、声音类、多媒体类等。如通过文字处理软件形成的文件为文本类文件，通过AUTOCAD等软件形成文件为图形类文件，通过编程软件形成的文件为程序类文件，通过照相机等设备形成的文件为图像类文件，而通过音频设备形成的文件为声音类文件、通过多媒体软件制作的文件为多媒体类文件。这一分类方法基本涵盖了档案管理中所有电子文件，是科学而实用的电子文件分类方法。 2、电子档案的检索。电子档案的检索原则应当是方便利用和便于文件保密。电子文件只有做到科学分类，才能实现查找便捷。计算机对文件的检索基本上也是模拟人工检索，只不过是信息处理速度远远地超过人脑对检索词的反映速度。如果机内文件杂乱无章，文件名称不规范，同样会制约机检速度和准确率。查找网上文件，更不可以盲目检索.而必须知道所查找文件的网址、系统、文件制发单位和文件名称等等一系列检索符号，才能以最快的速度命中目标，否则如同大海捞针。 3、电子档案的鉴定。电子档案也存在着区别真伪问题。档案部门所保管的电子文件，应当是电子文件的原件或真实的电子文件;否则，电子档案就失去了凭证价值。归档的电子文件还应当区别出原件与复制件。文件制发单位必须将电子文件的原件归档，以保持该电子文件的原始性，以维护电子文件的凭证性和依据性。 4、电子档案的归档方式。目前普遍是光盘归档和电子文件在线归档两种方式，即通常所说的物理归档和逻辑归档。光盘归档要归A、B套，A套作为母盘保管，B套提供利用。光盘按照电子档案的编号规则进行编号和管理。网络之中的电子文件在移交前应通知档案部门做好电子文件接收准备工作，然后由文件管理部门通过网络系统向档案部门传送归档文件并将文件管理权向档案部门移交。电子文件的在线归档也应打印出文件目录以备交接查存，重要文件应刻录光盘备存。 5、电子档案的安全管理。在符合国家规定的标准下，选择使用范围最广的统一档案电子化的格式和软件。将之前的文书式的档案通过电子输入、扫描、照相等手段，全部转换成电子档案，建立一个完整的的档案数据库。在建立档案数据库的基础上，还要保证数据库的安全，这就要求在档案数据库之外设置安全防护墙，防止偷窃信息和黑客的攻击，对于可以接触到数据库的人员要进行严格的审查。 （三）电子档案管理队伍的建设电子档案管理的特殊性,要求电子档案管理人员既要具备档案管理基础知识,又要掌握自然科学知识和电子计算机应用技术,才能对电子文件及电子文件归档后形成的电子档案进行有效管理。这些知识和技能主要表现在以下两个方面: 1、电子档案管理人员必须具备档案管理基础知识。对档案学概念、档案管理学、文书学和档案保护技术学等知识予以深入了解和掌握,能熟练运用档案管理的理论知识来指导档案管理实践，不仅要知其然，还要知其所以然，面对不断出现的新问题，研究探讨新的管理方法，才能对电子档案按档案管理的原则和要求不断深化，实施常态化管理。 2、电子档案管理人员还必须加强自然科学基础知识的学习,掌握电子计算机应用技术。对自然科学基础学科、微电子技术知识、电子计算机技术、计算机软件技术、现代通信和计算机网络技术及其在档案部门应用知识必须要有一定的了解和掌握，而对计算机操作、保养、维护的实际操作技能应达到国家规定的中级水平,只有这样才能对电子文件、电子文件归档和归档后形成的电子档案进行有效管理,达到长期保存和开发利用电子档案的目的。电子档案的管理,在各行各业都是一件正在探索的新生事物,管理水平参差不齐，其管理人员没有及时储备到位,存在很大缺口，培养和造就一批电子文件、电子档案的管理人员,是各单位面临的紧迫问题。3、建设一支高素质的电子档案管理队伍,一方面应引起各行业单位的高度重视,把培养电子文件、电子档案管理人员当作大事来抓,通过继续教育、学历提升等途径，尽快培养高素质的电子文件、电子档案管理人员;另一方面档案部门可以引进具有计算机技术的人员，改变档案部门人员知识结构单一带来的不足。4、知识经济时代下,高新技术迅猛发展,既给企事业单位档案管理工作提出了挑战,又为开展电子档案管理提供了有力的技术支持。相信只要敢于迎接挑战,以科学的态度来研究电子档案管理的特殊性、规律性问题,并加强电子档案管理人员新知识、新技能的培训,迅速建设一支高素质的电子档案管理队伍,我们就能够管理好电子档案,保证在电子时代人类活动的真实历史记录得以长期保存。四、 结论总之，企业要想真正实现电子化办公，档案管理电子化是其中的一个非常重要的部分。而要想实现档案管理电子化，首先必须建立起一整套科学、严谨、合理的电子档案管理制度，从而实现电子档案管理的标准化和规范化，提高档案人员的个人专业素质，要适应信息技术发展的需要，积极采取措施抓好自身知识更新，企业要从上到下重视档案管理这一工作，加大投入建立安全，完整地档案电子数据库，做好企业的电子档案管理工作。 参考文献：1金映青.网络冲击下的档