山东核电A6协同办公管理系统使用规范.doc

山东核电有限公司A6协同办公管理系统使用规范山东核电有限公司A6协同办公管理系统（以下简称“A6协同”系统）内容包括协同工作，公文管理、电子邮件、文档管理、日程/计划/会议、公共信息、综合办公等模块，主要实现公司网络、无纸化办公，加强信息共享和交流，规范管理流程，提高公司内部的办公效率。“A6协同”系统的目标就是要建立一套完整的工作监控管理机制，最终解决部门与部门之间协同工作的效率问题，从而推进管理工作制度化、标准化和规范化。一、基本管理规范1.系统用户应熟练掌握“A6协同”系统的使用方法，使用“A6协同”系统进行公司内部的各项日常办公工作。2.工作人员要保证通过“A6协同”系统发布、流转的信息和文件的内容完整准确，并对所发布的内容负责。不得在讨论区内发布与工作无关的垃圾信息；各用户应保证个人信息设置的准确，不得填写无关内容。3.系统通过用户名和密码进行身份管理和认证。用户名是每个工作人员的唯一标识，个人的密码是安全的保证。“A6协同”系统提供了用户自我更换密码的功能，被授权者对自己享用的资源负有保护责任，口令密码不得泄露给外人，更不得窃取或盗用他人用户名和密码，由于密码泄漏造成的损失由本人负责。4.各用户要及时处理待办事项，及时掌握“A6协同”系统中各类的最新信息，积极参与调查等活动。5.各用户不得将IP地址更改为192.168.106.6（此地址为“A6协同”系统服务器地址），造成严重后果的依规定追究责任。6.各用户要将“A6协同”系统中极为重要的文件备份到个人计算机的非系统盘中，防止数据丢失。7.系统管理员定期对“A6协同”系统数据进行备份，建立数据备份档案，详细记录数据备份的时间、内容，并在系统发生问题时恢复数据。8.各部门应对所使用的计算机进行定期检查，计算机除安装必要的办公软件、杀毒软件及相关应用软件外，不得任意安装游戏等无关软件。各用户必须安装正版杀毒软件，并保证及时升级，定期全面进行杀毒。9.人员调动、组织结构更名或取消等变动信息必须通过OA系统上报给系统管理员，以便及时对变更信息进行修改；使用系统模板其它类中的“OA系统权限或应用问题提交单”模板。10.各部门管理员具体负责各部门OA系统的运行、管理及维护。凡因系统软件原因导致“A6协同”系统不能正常运行的，要及时反馈，请本单位的关键用户或系统管理员处理。11.各部门管理员要定期对本单位文档进行归档、清理、备份，不得将大量与工作无关的文件长期存放于系统中。二、各主要模块使用规范（一）协同的使用规范1.协同的使用权限所有人都可以使用协同模块进行工作。2.协同的使用分类1)企业规范审批流程：发起协同时调用系统模板，目前系统设定了“行政类”、“财务类”、“合同类”、“其它类” 等几大类别系统模板，系统模板根据业务使用范围进行授权，不同人看到的系统模板不同。如“行政信函”审批流程为：其授权使用人为全部人员，即在需要时全部人员均可以调用此模板发起信函的审批。2）自由发起协同：是不必某些工作没有固定的流程和格式，此时可以使用协同模块的新建事项发起自由协同工作。使用协同模块可与部门内部或其他部门人员、部门领导或公司领导可以进行如下工作：临时申请、请示、文件传递、下达工作、工作汇报3、协同的使用规范1）不允许向公司全部人员发布协同；2）工作人员要保证协同处理的响应时间。所有网上流转的事项涉及到的工作人员处理时间应不超过4个工作小时（即半个工作日内）。如有外出、请假等特殊原因，必须委托相关人员代为办理；3）各用户须认真办理待办事项，不得无根据的随意执行终止、回退操作，影响其它用户的正常处理；4) 各用户应根据自己业务的需要在“我的文档”中建立归档文件夹，对重要的发起协同和办理协同进行归档；5) 创建不需要签字、盖章的自由协同时优先选择默认的标准正文，尽量不去选择word、excle正文；6) 各用户有义务对模板应用过程中出现的问题及时向部门管理员或系统管理员反映。（二）公共信息的使用规范1、公告的发布权限对公司全部范围内的人员或部门相关部门人员，进行公告发布。具体授权名单详见附件权限说明及列表。2、公告内容范围公告栏发布的内容通常是面向公司全体员工或者一定的部门和级别的公开信息。公布的信息通常是明确的、成熟的，具有一定的严肃性。公告信息通常包括以下几种类型的内容，但又不限于此：1）需要公开发布的公文；2）面向全体员工的通知；3）行政管理中需要发布的重要信息；4）公司政策的宣讲；5）公司制度文件的解释说明；6）人事奖惩，评选公告；7）其它各类需要公布的信息。3、公告的使用规范1）各部门管理员有发布公告权限。2）发布信息内容必须是非涉密内容。3）各类别公告内容需要自行完成拟稿后，须经所在部门的负责人审核同意，由各部门管理员统一发布。4）公告标题应能明确表达公告主题，公告正文内容排版要整齐、规范。5）发布公告应注意选择公告类别，不要发布到与内容不对应的类别中。6）因公告有时效性，发布公告人须定期归档发布的信息，以免造成系统冗余。所有发布公告的人在查看公告模块时可以删除或归档自己过期的公告。4、讨论区使用规范1）讨论区是公司内部自由交流平台2）讨论标题应能明确表达讨论主题，不允许发布类似“讨论”，“请教”这样极为简单的标题的讨论信息。3）发布讨论要有正文内容，不允许发布空白内容。4）不允许发布无聊和不健康的话题5）发布讨论注意选择讨论类型（三）文档管理规范1、文档的管理权限1)系统允许设定一名公司级系统文档管理员，主要是进行公司文档的建立和管理。2)各部门管理员负责对本部门的文档进行管理、授权、日常重要文件的归档等2、文档管理规范1）公司文档适于将程序文件、规章制度、试题、参考资料等由相关部门及人员随时或临时统一发布和管理。2）由系统文档管理员统一建立公司的顶级文件夹并授权全部权限给相应部门的文档管理员（即各部门管理员）进行规划管理，由每个部门的部门管理员进行文件夹结构的建立与详细授权；3）公司文件夹内设有公共文件夹，设为只读方式，包括程序文件、规章制度、专项资料等公司及资料，及各部门文件夹等，供授权用户管理或查看。4）各部门文档管理员（即各部门管理员）负责本部门文件夹管理，包括新建、删除、授权等；各部门文件夹内应有本部门各类主要工作文档等。5）各部门管理员应在本部门的文件夹下按照需要创建相应的文件夹并授予权限给相应的人员；6）各部门管理员统一定期清理本部门无用的参考资料、公共资料下的文件；7）对于由个人创建的文件，应由本人定期清理；8）个人文档和单位文档中均不得存放与工作无关的其它文件。（四）公文的处理规范1、公文的使用权限公司文书、各部门公文管理员，详见附表，均有起草公文发起公文审批、接收公文登记的权限。2、公文使用规范1）公文发起、处理时严格按照国家或公司的有关规定进行。2）公文发起时，应该根据公文类型选择相应的公文模板。3）外部来文处理，由公司文书统一转换为电子版，在系统中以正文或者附件形式流转。4）在接收到公文后，各办理结点应该及时有效处理，正确操作。5）各用户须认真办理待办公文，不得无根据的随意执行终止、回退操作，影响其它用户的正常处理；6）各部门要对接收到的公文及时归档。山东核电有限公司二零零七年二月系统角色及权限说明：1、 角色及权限说明： 角色定义备注系统文档管理员公司文档的管理人员，对公司顶级文档结构进行建立并授权管理。公司知识文档推送到首页的人。公司公文收发员完成公司公文的发送和签收。有公文交换中心的单位，完成单位公文的收发。HR管理员人事档案管理模块的使用人员，A6协同管理软件支持单个HR管理员部门公文收发员部门公文的起草和签收部门公文封发后，可交公文收发员发送给其它部门；当有公文送达部门时，由公文收发员签收。项目负责人完成对项目信息的管理是项目的信息管理者和人员分配人。一般用户具有OA系统基本操作权限的用户2、出基于管理需要，定义下列两类管理角色1）系统管理员：负责对A6协同办公管理系统的基础信息，如组织机构人员权限等进行维护；对系统各类模板进行定制授权；对系统数据进行备份、对系统进行升级维护等。2）部门管理员：负责对本部门其他人员A6协同办公管理系统的使用指导、日常维护、权限申请、文档建立和授权等进行管理；是与信息应用组进行沟通交流和反馈的对口人员。3、各权限指定人员如下说明：1） 系统管理员：信息应用组2） 系统文档管理员：曹姝媛3） 公司公文管理员：姜双双4） HR管理员：涂怀刚5） 各部门管理员：综合部：根据需要开通； 人力资源部：涂怀刚； 计划合同部：财务部：高勇翔； 设计管理部：李石学； 安全质保部：田小龙；工程部：李竑源； 生产准备部：俞金波； 山东核电有限公司A6协同办公管理系统权限配