28 项目合同管理.doc

28 项目合同管理 8项目合同管理合同管理主要包括合同签订和合同交底，合同履行、变更和转让，合同中间支付和结算，合同争议解决、合同归档管理等。 81合同管理原则 （1）合同应当采取书面形式，书面形式是指合同书、信件和数据电文等可以有形地表现所载内容的形式。 （2）合同管理以公司远程控制管理系统为平台，公司、子（分）公司各部门、项目部需按要求及时、准确向合同远程管理平台上传信息，有特殊规定或经公司领导批准的可采取纸质形式。 （3）合同签订、变更、支付、结算等审批权限按公司或子（分）公司授权操作，不得越权。 （4）公司、子（分）公司各职能部门不得以部门名义对外签订合同。 82公司直管项目的合同分类和审批见下表表1公司直管项目的合同分类及审批权限一览表序号类别代号合同性质组织签订部门合同审批权限履行部门一工程承包合同A工程承包合同（国内、海外）国内/国际市场部/铁路业务部见表24项目经理部二工程分包合同B1内部总分包合同工程管理部见表24工程管理部B2工程分包合同项目经理部/采购中心见表24项目经理部B3EPC总承包派生的分包合同国内/国际市场部见表24工程管理部三买卖(采购)合同D1施工用船机设备购置/新造/转让合同采购中心总经理工程管理部D2项目工程物资采购合同（国内/国外）采购中心见表24项目经理部四租赁合同E1施工船机设备租赁合同工程管理部分管领导项目经理部E2施工材料租赁合同项目经理部项目经理项目经理部五保险合同（含国G1建筑工程安装一切险、第三者责任险采购中心分管领导项目经理部外）G2船舶、设备险等财产险各资产管理部门分管领导各资产管理部门G3各种福利保险合同、与人员有关的保险合同人力资源部分管领导人力资源部注表1中各类合同的审批权限参见表 2、表 3、表4。 表2公司直管项目（一类）工程承包合同审批权限表合同类别审批者国内工程承包合同（一类合同）总金额1亿元公司分管国内市场业务的副总经理总金额1亿元公司总经理海外工程承包合同（一类合同）总金额5000万美元公司分管海外市场业务的副总经理总金额5000万美元公司总经理表3公司直管项目（一类）工程分包合同审批权限表采购类别审批者国内一类项目分部分项合同总金额200万项目经理200万合同总金额500万公司分管施工业务的副总经理合同总金额500万公司总经理劳务及大小临合同总金额100万项目经理100万总金额300万公司分管施工业务的副总经理合同总金额300万公司总经理海外一类项目分部分项合同总金额100万美元项目经理100万美元合同总金额300万美元公司分管海外业务的副总经理合同总金额300万美元公司总经理劳务及大小临合同总金额50万美元项目经理50万美元合同总金额100万美元公司分管海外业务的副总经理合同总金额100万美元公司总经理表4公司直管项目（一类）工程物资采购合同审批权限表采购类别审批者国内一类项目主要结构材料单批次合同总金额200万项目经理200万单批次合同总金额500万公司分管采购业务的副总经理单批次合同总金额500万公司总经理施工材料及其他物资单批次合同总金额100万项目经理100万单批次合同总金额500万公司分管采购业务的副总经理单批次总金额500万公司总经理海外一类项目主要结构材料单批次总金额100万美元项目经理100万美元单批次合同总金额300万美元公司分管采购业务的副总经理单批次合同总金额300万美元公司总经理施工材料及其他物资单批次合同总金额50万美元项目经理50万美元单批次合同总金额300万美元公司分管采购业务的副总经理单批次合同总金额300万美元公司总经理83子（分）公司承建项目的合同分类和审批见下表表5子（分）公司承建项目的合同分类和审批权限一览表序号类别合同类别代号组织签订部门组织履行部门控制部门审批权限一工程承包合同工程项目施工合同A A1市场部项目部/工程部成本部审核公司经理三工程分包合同工程项目施工分包服务采购合同 1、分部分项工程分包合同（含协议分包） 2、劳务分包合同； 3、大小临时工程分包合同。 BB1采购部项目部工程部成本部核备公司经理B2采购部成本部审核300万公司经理，300万分管领导B3项目部成本部核备项目经理四材料采购合同工程项目施工用材料供应采购合同 1、结构材料采购合同 2、施工材料采购合同CC1项目部项目部工程部成本部核备项目经理C2采购部成本部审核300万公司经理，300万分管领导五船机租赁合同项目施工用船机等租赁服务采购合同 1、船舶设备租赁合同 2、机械、机电设备租赁合同 3、周转材租赁合同 4、其它租赁合同C3项目部项目部工程部成本部核备项目经理C4采购部成本部审核100万公司经理，100万分管领导六施工工程项目施工服务采购合同D D1项目部项目部成本部核备项目经理服务采购合同 1、保险服务合同 2、委托加工合同 3、水电供应合同 4、场地租赁、仓储、运输合同 5、技术服务合同D2采购部工程部成本部审核100万公司经理，100万分管领导七固定资产采购合同固定资产采购合同（非不动产）EE2其它资产管理部门资产管理部门成本部核备分管领导E3采购部成本部审核100万公司经理，100万分管领导八其它资产采购合同公司其它资产采购合同（含船机配件及消耗材料）E4资产管理部门/项目部资产管理部门成本部核备分管领导E5采购部成本部审核同七E3类子（分）公司承建项目合同分类的说明 （1）公司 二、三类项目的分包合同由子（分）公司组织以公司的名义签订合同。 （2）B1类合同指由经营过程中签订的A2类协议书派生的或其他原因产生的指定分包合同，由采购部组织签订合同，成本管理部门审核。 B2类合同指合同额50万元的合同，由采购部组织签订合同，工程部/项目经理部参与，成本管理部门审核。 B3类合同，指B 1、B2类合同外的其它B类分包合同，由项目经理部按规定方式组织签订合同，报成本管理部门核备。 （3）C1类合同，指合同额50万元的施工结构材料采购及合同额30万元的施工材料采购合同，由项目经理部按规定方式组织签订合同，报成本管理部门核备。 C2类合同，指合同额50万元的施工结构材料采购及合同额30万元的施工材料采购合同，由采购部组织签订合同，工程部/项目经理部参与，成本管理部门审核。 C3类合同，指合同额30万元的工程项目施工船机设备、材料租赁服务合同，由项目经理部按规定方式组织签订合同，报成本管理部门核备。 C4类合同，指合同额30万元的合同工程项目施工船机设备、材料租赁服务，由采购部组织签订合同，成本管理部门审核。 （4）D1类合同，除D2类合同外的D类合同，由项目经理部组织按规定方式签订合同，报成本管理部门核备。 D2类合同，指工程保险服务合同及单项合同额30万元的委托加工、仓储、场地租赁、运输、技术服务，由采购部组织签订，项目经理部参与，成本管理部门审核。 84合同交底 （1）合同签订后，当组织签订部门和组织履行部门不同时，应由组织签订部门在合同签订后5日内向合同履行部门及其他相关部门进行合同交底。 合同交底应有工程管理部、项目经理部、成本管理部门、财务会计部、法律事务部、工艺技术部、采购中心等相关部门参加。 （2）合同交底内容应详尽，至少应包括合同基本情况、合同相对方情况、合同付款条件、履约时应注意的事项、合同履约风险评估等，组织签订部门应尽量解答合同履行部门及其他相关部门提出的疑问，必要时应与合同相对方沟通。 （3）合同交底后，合同签订部门将与合同有关的文件移交至合同履行部门或单位，包括项目经理部、工程管理部门、成本管理部门、工艺技术部门、财务会计部门、法律部门等。 85工程承包合同（A类）履约管理851工程承包合同（A类）履约管理内容工程承包合同（主合同）指以公司或子（分）公司作为乙方与发包方（或总承包单位）签订的工程承包合同。 其履约过程管理包括过程控制（包括合同工期、质量、HSE、环保、成本等目标控制）、合同变更管理、检查监督、风险控制、项目支付结算、纠纷处理等各项主要内容。 其管理流程见下图图1工程承包合同履约过程管理流程图852工程承包合同（A类）履约管理职责见下表表6工程承包合同履约过程职责一览表合同履约阶段履约内容履行部门管理审核部门审批经营阶段合同交底市场部门合同履行阶段项目筹备阶段工程管理部门公司领导项目现场施工阶段项目经理部成本管理部、工程管理部公司领导合同变更（限额以上）市场部门公司领导合同变更（限额以下）项目经理部成本管理部、工程管理部项目结算项目经理部成本管理部、工程管理部公司领导保修期工程管理部公司领导合同转让、中止、诉讼、仲裁等合同纠纷处理法律部门公司领导表7公司一类项目工程承包合同履约过程职责一览表合同履约阶段履约内容履行部门管理审核部门审批经营阶段合同交底市场部门合同履行阶段项目筹备阶段筹备组、指挥部工程管理部门公司领导项目现场施工阶段项目经理部、指挥部成本管理部、工程管理部公司领导合同变更（限额以上）指挥部、市场部门公司领导合同变更（限额以下）项目经理部、指挥部成本管理部、工程管理部核备项目结算项目经理部、指挥部成本管理部、工程管理部公司领导保修期工程管理部公司领导合同转让、中止、诉讼、仲裁等合同纠纷处理法律部门公司领导 （1）合同交底后，合同履行部门应认真研究合同及与合同有关的文件，按照合同规定履行合同。 如在合同履行中间出现与合同不符或偏离合同原则的重大情况应立即通知相关部门并报告分管领导，合同履行部门应保存所有与合同有关的文件、资料。 （2）上级工程管理部门负责牵头组织工程项目筹备阶段、竣工阶段、重大事项处理时的合同履行工作。 （3）项目经理部负责实施阶段及参与由工程部在筹备阶段、竣工阶段和重大事项时的合同履行工作。 （4）其他各上级职能部门按各自职责分工，协助工程管理部或项目经理部履行合同。 （5）项目经理部负责合同履行全过程发生的文件和资料收集、分类、保存等工作，其它各部门按各自职责保存相关资料。 853工程承包合同（A类合同）的变更处理8531工程承包合同变更处理的原则一般来说，工程承包合同中应对合同变更的范围和原则进行事先说明和约定。 在合同履行过程中，若因条件变化引起合同变更时，可按下列原则进行处理 （1）当发生因质量技术标准改变、涉及施工工艺实质性改变、施工内容重大改变等增减费用超过主合同额的3%或金额100万元和可能引起合同纠纷的等事项时，在该事项发生后5个工作日内或该事项形成文件记录的3个工作日内，项目经理部应将与该事项有关的资料（包括对该事项发生过程的描述和可能产生后果的意见等）报送上级市场部，市场部组织对该合同变更进行评估，项目经理部及工程管理部门、成本管理部、法律部门等相关部门参与，评估结果经公司经理或其授权人批准后作为与业主洽谈变更协议书或备忘录的依据。 变更协议类似文件的协商谈判由上级市场部门或授权项目经理部负责。 （2）若仅发生工程数量的变更，且变更的原则及方式在合同中有明确规定的，且变更金额超过3%或100万元，由项目经理部按合同规定自行和业主进行协商，但项目经理部应在变更事项发生后的5个工作日内或该事项形成文件记录的3个工作日内，将相关资料报送上级市场部。 并在协商完成后且形成正式文件后3个工作日内，将相关资料报上级市场部、工程管理部、成本管理部。 （3）当变更不超过以上限额时，由项目经理部自行处理，保存形成的变更资料，并报工程管理部、成本管理部、市场部门核备。 （4）若因为变更导致项目的生产总进度计划、施工工艺、资源配置等发生较大变化，则项目经理部应在变更事项明确后编制相应的方案及文件，报上级工程管理部门、工艺技术部门。 具体变更流程参见图2工程承包合同变更处理流程图。 8532变更合同信息的更新合同变更由组织履行部门通过远程控制管理平台上传合同变更信息，有特殊规定或经领导批准采取纸质形式的，由组织履行部门填写合同变更申请表（附件2）。 854工程承包合同（A类合同）的中间支付及结算8541工程承包合同的中间支付 （1）项目经理部在业主（或监理）确认中间支付证书后3个工作日内（或在中间核算报表中提供）将业主（或监理）确认的中间支付的情况（必要时还包括与中间支付证书有关的文件和资料）报上级财务会计部和成本管理部门。 （2）项目部每月以项目月度资金预算表（附表5）的形式向上级财会部报送合同中间支付情况。 （3）项目部应填报合同中间支付情况一览表（附表6），并在规定时间前，将此前已确认的和已支付金额的情况报上级财会部、成本管理部核备。 （4）中间支付发生异常时，成本管理部和财务会计部应及时跟踪。 8542工程承包合同的结算 （1）项目经理部负责项目的竣工结算文件的编制工作，上级成本管理部门协助，必要时其他部门按各自职责分工予以协助。 （2）报送业主或监理前的竣工结算文件，项目经理部应填写合同结算审批表（附表4），报上级成本管理部门审核，有关部门协助，经上级单位主要领导或其授权人审批同意后提交给业主（或监理）。 （3）项目经理部组织竣工结算的洽谈工作，工程成本管理部门参与，必要时其他部门按各自职能分工予以协助，公司主要领导或其委托人批准结算洽谈结果。 （4）各类合同的结算均应由合同履行部门提前5个工作日填写合同结算审批表（附件4）向财务部门进行结算申请，结算前，合同履行部门应备齐所有的结算资料，结算资料包括原合同、补充协议、合同变更资料等作为附件。 （5）工程项目竣工后但未办理完结算，如遇项目经理部解体或有关人员调离，项目经理部将与工程项目施工合同有关的文件资料移交成本管理部门，但项目经理部与结算有关人员仍应承担办理结算之责，结算完一年后结算资料移交档案室管理。 （6）工程结算完毕，项目经理部将所有合同资料移交至公司财务会计部，项目经理或指定项目有关人员对项目结算款项的催收负有长期责任。 8.6其他合同的履约管理8.6.1其他合同的过程管理项目经理部负责监督项目分包合同、采购、租赁、保险等各类合同相对方履行合同规定的责任，同时承担合同规定的义务，上级公司工程管理部、合同签订部门（采购中心、成本管理部门，视各单位职能分工不同而定）协助履行合同，其他有关部门按各自职责分工分别予以协助履行合同。 项目经理部负责合同履行全过程发生的文件和资料收集、分类、保存等工作，其它各部门按各自职责保存相关资料。 上级成本管理部门负责监督各类合同的履行。 8.6.2其他合同的变更管理8.6.2.1工程分包合同（B类合同）变更合同内容中安全条款、质量标准、技术标准、工期等条款发生变更但不影响合同单价或费用时，在该类事项发生或明确后5个工作日内，项目经理部报上级工程管理部、成本管理部、采购部门核备。 工程分包合同内容变更涉及单价或费用调整的，或因增加新的工作内容须明确单价或费用的（不在原合同约定范围内），或因合同中明确规定非合同相对方责任事项发生而应予调整单价或费用的，当调整额可能超过签约合同额5%以上且金额20万元时，由项目经理部提交合同变更申请表（附表2）报上级工程管理部门部、成本管理部门审核，法律事务部、采购中心等相关部门配合，公司领导（按附表权限）审批后，项目经理部方可执行。 于5个工作日内反馈至项目经理部执行。 分包合同内容中安全条款、质量标准、技术标准、工期、付款等条款发生变更但影响合同单价或费用较小时（低于合同额5%或金额20万元以下的）且不会为履约带来额外风险的，由项目经理部自行处理，处理完毕报上级工程管理部、成本管理部、采购部门备案，在结算时一并审核。 由项目经理部组织签订的合同额度较小的分包合同需要发生变更时，合同变更事项5万元时，由项目经理部工程部门提出，合约部门审核变更事项、确认合理费用，项目经理批准。 合同变更确认手续完成后5天内，项目经理部应将该确认手续报上级成本管理部门、采购部门核备。 超过5万元时，须报上级工程部、成本管理部审核确认，该项确认一般在结算时进行。 项目经理部不得把原本是一个整体工作内容的项目，为降低合同额的目的，肢解成若干个分项合同。 分包合同仅涉及工程量的增减，且原分包合同对此有具体约定的，项目经理部应遵照合同约定执行，并在中期付款申请或结算时提供相关文件资料给财会部审核，公司经理或其授权人批准。 8.6.2.2其他合同变更其他类合同当发生合同外变更时，由履行部门提出申请，合同签订部门和签订时的其他部门会签后，经分管领导批准后与对方洽谈，形成备忘或补充协议。 8.6.3其他合同的中间支付8.6.3.1其他各类合同的中间支付管理各类合同如需中间支付均由合同履行部门根据合同以月度资金预算表的形式向财务部门提出支付申请，用于各类合同的中间支付。 分包合同的中间支付由项目经理部向财务会计部申请中间支付资金预算时，应提供相关支持性资料或说明。 中间支付的时间、额度和方式按合同中的付款条件办理（附表四），上级工程管理部、财务会计部办理，公司领导批准。 各组织合同履行部门均应建立合同中间支付情况一览表（附表6），并在规定时间前，将此前已确认的和已支付金额的情况报公司财会部、成本管理部核备。 其他类合同如需中间支付由合同履行部门参照分包合同的规定实施。 8.6.3.2特殊情况的中间支付当下列情况发生，中间支付程序可作特殊处理，由项目经理部上级财务会计部编制具体支付方案，经公司经理或其授权人审批后，执行。 地理位置远离公司本部的项目；特大型项目；为更合适地履行合同的必要支付措施等。 8.6.4其他合同的结算管理8.6.4.1分包合同的结算管理工程分包合同由项目经理部在合同履行完毕后一个月内或分包合同规定的期限内合同结算资料，报公司工程管理部、成本管理部审核，按合同管理权限由公司分管领导审批。 分包合同的结算加盖公司公章/结算专用章或项目经理部公章。 分包合同的结算资料应包括合同相对方提出的结算要求和资料、合同及合同变更文件、项目经理部确认的或拟确认的工程量、单价或费用清单汇总表及其支持资料，公司成本管理部门组织工程管理部、法律部门、采购部门、财务部等相关部门审核，公司分管领导审批。 项目经理部解体后或有关人员调离时，未办完结算的资料移交成本管理部门，但项目经理部有关人员仍应承担办理结算责任。 8.6.4.2其他合同的结算其他合同结算由合同履行部门提出结算申请，审批表的附件应包括各部门签字齐全的验收单。 其中工程物资采购类合同如无须办理结算，在付清全部款项后，应通知财务会计部。 合同履行部门应将合同中间支付、结算的信息及时上传到合同远程控制管理平台。 87合同监督检查871履约过程中的项目经理部对合同的检查和评估项目部合同管理部门应每月对各类合同（包括主合同、分包合同、采购合同、租赁合同等）的履约情况进行评估，分析履约情况变化及对履约结果的影响，若合同不能正常履约，将列明可能的履约进展情况及对项目的影响，以及建议采取的措施，将评估结果报项目经理，由项目部领导作进一步决策。 项目合同正常履约过程中，项目经理应组织在每季对项目的合同履行情况进行全面评价分析，对于不能按原定合同正常履约的合同，应分析其产生变化的原因、对项目的影响及拟采取的纠正措施等，并将项目合同履约情况评价报上级工程管理部门及成本管理部门。 87.2上级管理部门对合同履约的检查上级公司每年应至少组织一次对各公司重点项目及其关注的项目部的合同履约情况监督检查，法律部门组织，由工程管理部、成本管理部、财务部门、监察审计部门参与检查。 88合同争议解决合同履行过程中如发生争议事项，一般争议由组织合同履行的单位或部门协调解决，可能涉及诉讼或仲裁争议事项由合同履行部门通知公司法律事务部，法律事务部协助合同履行部门处理争议。 组织合同履行的单位或部门在合同履行过程中应保存合同及与合同相关的全部资料，其他部门按职能保存与各部门职能相关的资料。 工程承包合同（A类合同）履行过程中发生争议，需由项目经理部通知国内/国际市场/铁路业务部，由其代表公司与业主洽谈，形成备忘录或协议书。 项目经理部、公司法律事务部参与，拟处理意见由法律事务部审核后，公司法定代表人或其授权人批准。 分包合同履行过程中发生争议，需签署备忘录或协议书而改变合同的主要内容，由成本管理部门处理，工程管理部门、法律事务部参与，并以公司经理或其授权人批准后，遵照执行。 其他类合同的争议需签署备忘录或协议书而改变合同的主要内容，由组织合同履行部门牵头组织处理，负责合同签订部门、成本管理部门、法律事务部门参与，公司经理或其授权人批准。 89合同转让、终止和解除891合同转让合同订立后一方将合同全部或部分转让给第三人履行的，由合同签订部门会同合同履行部门就转让事宜进行评估，并及时通知法律事务部，提出处理意见报分管领导，由其决策并签订转让协议。 892合同终止和解除除合同因履行完成自然终止外，无论任何情况下发生合同终止或解除的事项，均由合同履行部门通知公司法律事务部，由法律事务部牵头组织处理，负责组织合同履行的单位或部门及相关部门参与，拟处理意见按审批权限报批。 893合同仲裁和诉讼合同仲裁或诉讼按照中交第四航务工程局有限公司法律纠纷案件管理办法执行，由法律部门牵头组织处理，组织合同履行单位或部门及相关部门协助。 提起仲裁或诉讼应得到公司总经理或其授权代理人的批准。 仲裁或诉讼过程中其他重大事项的决定，如和解、撤诉、反诉、上诉、接受仲裁或诉讼结果、申诉等均应得到公司总经理或其授权代理人的批准或授权。 810合同远程管理公司运用合同远程控制管理平台对合同全过程进行信息化管理。 合同远程控制管理是指将合同相对方资质审查、合同评审、合同会签、合同订立和履行、变更索赔、合同收付款、合同结算、合同归档等纳入动态化、全程化、科学化管理，提高合同的管理质量和管理效益。 合同远程管理按照中交第四航务工程局有限公司合同远程控制管理办法（暂行）执行。 811合同归档管理 （1）合同编码规则按中交第四航务工程局有限公司合同管理办法执行。 （2）组织签订部门和组织履行部门应保持合同正本及与合同有关的资料（变更、中间支付、结算资料等），形成本部门的合同台帐，并指派专人负责本部门的合同管理，制定合同保管、编号、索引、查阅、复印、借阅、移交等细则严格执行。 （3）合同在结算完毕，付清全部款项，履行全部责任后关闭，由合同履行部门通知组织签订部门及财务会计部该合同履行完毕。 （4）公司档案室负责指导合同签订部门的合同归档管理工作。 合同及其相关资料在合同履行完毕由组织签订部门立卷归档移交至公司档案室。 （5）除由项目经理部自行组织签订的合同外，公司全部对外经济合同均需加盖公司公章/合同专用章。 公司公章/合同专用章由办公室管理，办公室指派专人负责管理合同专用章，制定用章管理制度并严格执行。 附表1合同审批表附表2合同变更审批表附表3中间付款审批表附表4结算审批表附表5项目月度资金