合同管理－史光明.doc

合同管理史光明 内控培训班培训材料之内控培训班培训材料之一般合同管理程序介绍主讲史光明中国石化股份有限公司物资装备部（国际事业公司）xx年3月北京业务风险控制点（1.1）资料内控实施细则内容擅自签约，造成损失或责任1.本部门职责和权限2.公司生产经营计划（包括但不限于物资采购计划、产品销售计划、大中小修计划）订立合同的相关依据1合同依据说明所谓擅自，实指业务行为缺乏根据，与未经审批签订合同的“擅自”行为存在区别。 相关依据应作为合同文档的组成部分。 开展业务的依据与合同文本是“一对多”关系时，可将依据文件保存于其中一件合同文档中。 业务风险控制点（2.1）资料内控实施细则内容对方当事人不具备签约或履约能力，引发合同纠纷。 合同主办单位应当审查（或者配合内部资信管理部门审查）拟签约对象的主体资格、资信情况及履约能力，综合分析，合理选择，必要时提请相关部门予以协助营业执照、资质文件、履约能力证明2资信调查门予以协助。 说明不具备签约或履约能力包括三种情况1不具备经营资格（主体）。 2不具备特定产品或业务的经营资格（经营范围）。 3不具备良好的业绩及履约记录（信用）。 资信状况对经营安全的影响远远大于合同规范性对经营安全的影响。 可采取的措施包括1合同主办单位审查。 2配合内部资信管理部门（供应商与客户管理处）审查拟签约对象。 供应商资信管理与授信管理应该是紧密结合的。 3聘请专业资信调查机构调查。 4采取信用保险等其他第三方解决方法。 1营业执照。 2特定产品或业务的经营许可文件。 3授权文件。 4经营业绩证明文件。 5中国石化供应商网络资质。 业务风险控制点（3. 1、5. 1、5. 2、5.3）资料内控实施细则内容文本使用不当，造成我方利益受损，产生违法或违规后果。 维护及优先采用我方示范文本；区分文本使用情况，严格审核。 1我方示范文本、合同使用手册、谈判手册。 2质量较高的其他文本。 3合同文本文本。 3合同审核流程规定及单据。 说明1合同违法，受到国家制裁。 2合同约定不完整、不明确、不完善，影响履行。 3合同排除我方权利或加重我方责任，影响我方权益。 可采取的措施包括1建立及维护我方合同示范文本、合同示范文本使用手册、谈判手册。 2实现合同示范文本的动态更新、规范化、信息化。 3建立合同文本管理机制、审核机制。 （xx年调整的合同审批流程中，增加了经营部合同兼职合同管理员审核环节）业务风险控制点（4. 1、4.2）资料内控实施细则内容合同未经管理部门审核及有权限人员批准，影响业务质量及管理质量。 确定合同会签部门，履行会签程序；履行完会签程序的合同，按照权限进行审批。 1合同审批单据。 2合同有关问题报告文件。 说明审核与批准是合同部（公司）未严格区分会签与审部（公司）现采用4合同审批说明审核与批准是合同签署前应履行的两种不同程序，前者目的在于吸收专业意见，后者目的在于获得签约授权。 两者的表现形式分别是合同审批流程、合同审批权限。 部（公司）未严格区分会签与审批，未分别设置程序，而是通过合同签约审批程序落实此控制点。 部（公司）现采用电子信息系统（业务管理信息系统）进行包括签约审批在内的合同管理，系统内审批信息效力等同书面签署审批。 业务风险控制点（7. 1、7.2）资料内控实施细则内容1未经授权擅自签约，导致损失。 2印章管理混乱，导致损失或舞弊。 1合同审批完成后，由有权签约人签约，或由其授权签约。 未经授权人批准不得转授权。 2由合同专用章管理部门及专人根据合同审批记录，按照印章使1授权委托书。 2授权委托书登记记录。 3合同专用章使用记录。 5合同签署及盖章根据合同审批记录，按照印章使用要求加盖合同专用章。 录说明经营实际中，未经授权或在授权终止后签订合同以外的法律文件合同以外的法律文件，同样有导致制裁、处罚、经济损失的可能。 1授权文件至少应包括授权人、被授权人、授权事项、授权有效期等基本内容。 更多关于授权的规定，见部（公司）合同管理办法及总部授权管理规定。 2应妥善处理合同提交审批和合同签署的时间关系，防止审批完成记录晚于合同签署记录情况的发生。 3合同文件超过一页应骑缝盖章。 合同文本已经使用电子印章的，应打印电子盖章记录，由合同领取人签字领取合同文本。 业务风险控制点（9. 1、9.2）资料内控实施细则内容对方违约或不能履约，我方不能及时维权。 未按规定处理纠纷，造成我方利益损失。 合同履行中发生异常情况时，应及时通知法律事务处等有关部门。 发生纠纷或有发生纠纷的可能的，应按照总部纠纷管理办法处理。 合同异常情况记录、合同纠纷记录，异常及纠纷处理记录6合同履行利损失说明1我方违约或不能履约，同样可能给对方及我方利益带来不利影响。 2异常情况及纠纷的处理，是合同以外维护我方利益的“第二次”机会，对其有效利用自然特别重要。 1法律是运行于证据之上的，而证据包括合同文件，也包括异常、纠纷等处理文件。 收到或者发出确认合同权利义务及履约事实的书面文书之前，应与有关部门及时沟通。 2因为时效、自认等法律规定的存在，不及时、不妥当的异常及纠纷处理方式可能导致处理时机甚至我方有利地位的丧失。 3合同的变更与解除是合同履行中的重要情况，应通过妥善签署法律文书的方式处理。 业务风险控制点（10.1）资料内控实施细则内容未按时进行系统核销处理，影响管理信息准确性。 合同履行完毕后，应在业务管理信息系统中进行核销，实现闭环管理。 系统内合同状态。 说明1合同履行完毕指合同项下所有7合同终结说明1合同履行完毕指合同项下所有权利义务均履行完毕。 2合同履行完毕后，除进行系统内核销操作外，还应根据合同档案管理要求，及时办理移交归档手续。 业务风险控制点（6. 1、11.1）资料内控实施细则内容1未按编号管理，导致合同管理混乱。 2未按规定建立及维护合同管理台账及报送报表，导致1合同由业务系统按照合同编号办法自动编号。 2利用业务管理信息系统建立和维护合同台账。 按期报送合同统计报表。 合同台账。 8合同编号与台账及报送报表，导致管理信息失真。 计报表说明1合同编号是合同及合同文件的索引。 2合同主办单位及归口管理部门应分别负责建立和维护本单位及部（公司）合同台账，并结合合同执行信息动态更新。 业务风险控制点（13.1）资料内