中化参考质量体系文件——信息化设备、软件、服务采购合同审核、执行工作指导书.doc

中化参考质量体系文件信息化设备、软件、服务采购合同审核、执行工作指导书 1中国中化股份有限公司质量管理体系文件文件编号ZHG-IT-ZD-022-xx信息化设备、软件、服务采购合同审核、执行工作指导书发布日期xx年3月15日文件类型操作规范信息化设备、软件、服务采购合同审核、执行工作指导书 一、工作目标（一）规范信息化采购及合同内部审批流程。 （二）加强信息化产品、项目及服务的付款管理。 二、工作要点 二、工作要点（一）合同内部审批1.各单位采购负责人应按照相关规定及合同签署/变更/中止的实际情况起草合同草稿；明确合同的标的、金额，支付方式等要素；确定合同的技术性、可行性、安全性和合理性；明确合同变更/中止的原因，草拟违约执行意见，变更/中止后的相关事宜计划执行情况；2.由采购负责人所在部门的经理对草稿进行初审；需要对合同标的、金额和支付方式，各种条款进行确认；并负责对技术性、可行性、安全性及合理性进行确认；对合同变更/中止情况及变更/中止后的合同条款及可执行性和合理性进行确认；3.由合同组织单位检查合同条款的完整，各方责权利的检查；续签性合同以往执行情况的检查；对草稿的严密性、文档的合规性及报价合理性进行复查；对续签性合同的执行情况进行查验；4.由主管领导对合同的总体情况进行审核；对合同草稿的严密性、报价合理性进行复查；对合同变更草稿中的违约执行意见，变更后的合同执行条件和效果进行审核；递交部门总经理审核；5.部门总经理对合同进行终审，对合同的报价合理性，违约条款等风险性条款进行审核，并最终签署审批意见；6.由合同组织单位将合同审批意见通知合同承办单位并完成后续合同法律审核、签字盖章等后续事项；（二）合同审核要点1.合同封面确认合同封面上的项目名称是正确的；（这种问题以前发生过很多次，用A项目的合同修改成B项目合同，正文部分都修改了，封面还是A项目名称）2.有效期合同正文中要明确合同的有效期（开始时间、结束时间）；3.服务范围正文中须明确合同服务范围，合同标的等内容；4.知识产权IT实施开发类合同需要标示出项目交付作品知识产权应归甲方所有或双方共有；与此相对应的，合同中必须明确标明和“未经甲方书面确认，乙方不得把合同的全部或部分转包给其他公司”类似的描述；5.违约条款针对合同中的违约条款，原则如下 （1）合同中需要有甲方协议违约条款（我们需要保留单方面违约的权利）； （2）建议将所有乙方协议违约或通知违约条款删除（不允许乙方无理由单2方面违约）； （3）违约罚则要对甲方有利，最差要做到双方对等； （4）合同中要明确规定乙方逾期完工相应的罚则；6.试运行合同中需要明确约定系统上线后试运行时间不得低于三个月，并且整体项目验收只能发生在试运行结束后；如有特殊情况，需先向PMO递交书面申请，说明缩短试运行时间的理由，经由PMO审核通过后，方可签署试运行时间低于3个月的合同。 7.附件合同中要列式清楚合同中所有附件，并且需要在附件的封面上注明附件一XXXXX说明书，附件二XXXXXX文档；8.反腐败条款按公司规定，合同中须加入我司规定的“反腐败条款”；9.第三方技术如果涉及到使用第三方技术的，需说明该第三方技术是甲方负责采购还是乙方负责提供；10.保密协议如项目实施内容涉及我司商业机密，需要求乙方所有项目组成员和能接触到我司商业机密文件的人员签署保密协议，保密协议的格式做为合同附件一并送审。 以上为合同正文审核中的部分重点内容，在合同审核过程中，除以上各点需要注意外，做为合同重要组成部分的“付款条款”也是非常重要的，为进一步提高我部在项目建设过程中，对供应商的有效管理，我部制订了标准付款条款。 现将我部拟定的统一付款条件比例公布如下项目实施类合同付款比例*各部门在签署合同时如无特殊情况，合同中的付款条款的批次不得低于上表中的批次，且合同中的首付款比例不得高于上表中的比例。 系统运维类合同付款比例*对于特重大类的项目建设或者合同金额很大的项目实施或系统运维类合同，可使用对我方更为有利，对控制项目更有帮助的付款条款。 3以上各要点，如有疑问，可咨询PMO。 （二）普通固定价格类合同付款申请内部流程1.各单位采购负责人按照相关规定及合同支付条款的规定，起草付款申请；需对合同中支付条款所规定的条件进行检查，主要是时间要求，工作进度要求，里程碑及交付物等要求；提交本部门经理审批；2.由采购负责人所在部门经理对该付款申请进行初审，确认付款时间、工作进度及各项里程碑和交付物均复核付款条件；提交付款复审单位审批（股份公司信息技术部付款复核单位为信息技术部下设的项目管理部，各单位需指明付款复核单位）；3.付款复核单位负责对各项付款条件进行进一步确认，并有权对里程碑及交付物等实物或文档进行检查，确认各项条件均正常时，提请主管领导审批；4.由主管领导对付款申请进行内部审批，并签署终审意见；5.主管领导审批通过后，由付款承办单位按照公司相关规定在付款平台中提交付款的公司主流程审批。 （三）人天类付款内部审批流程1.由外部人天使用单位（即付款承办单位）起草外部人员使用计划，该计划需明确使用的各个岗位人员数量，并列名每位外部人员承担的角色，使用时间长度（比如使用几周？），和使用的阶段（由第几周到第几周），工作阶段性目标等；2.该计划由起草部门报请主管领导进行审批，在主管领导审批通过后生成外部人员使用计划；3.由付款承办单位将主管领导确认审批过的外部人员使用计划终稿提交到付款复核单位（股份公司信息技术部付款复核单位为信息技术部下设的项目管理部，各单位需指明付款复核单位）；4.在外部人员发生实际工作后，由付款承办单位按规定每周填写外部人员工作记录单，并定期提交付款复核单位进行复核确认。 5.由付款承办单位按照合同规定的付款周期起草付款申请的内部审批；6.付款承办单位的经理需对该付款申请所列示的各项工作成果进行确认，确认无误后提交付款复核单位；7.付款复核单位需对照外部人员使用计划、合同付款周期要求、实际完成工作和计划的匹配程度，对付款申请进行复核；8.在确认付款申请的各项条件均复核要求时，付款复核单位需将付款申请提交主管领导审批；9.主管领导审批确认通过后，由付款承办单位按照公司相关规定在付款平台中提交付款的公司主流程审批。 三、流程图4（一）合同签署/变更/中止内部审批流程/承办单位组织单位主管副总经理部门总经理驳回通过通过通过通过审核通过审核通过结束审核通过审核通过合同内部审批通过提交公司审批流程合同文档归档开始合同起草准备驳回合同初审合同审核合同审核驳回合同审核驳回（二）人天类付款内部审批流程5付款承办单位付款复核单位主管领导复核通过驳回起草付款内部申请通过驳回复核通过按计划使用外部人员驳回审核通过通过通过完成生成外部人员工作记录单开始起草外部人员使用计划审核外部人员使用计划复核外部人员