内审员培训(PPT 96页).ppt

吴育新2020 3 3 课程介绍 通过培训 理解标准基本要求 了解质量 环境管理体系审核的程序 掌握审核方法和技能 做到 会制订审核计划 会编制检查表 会收集客观证据 会编写不符合报告 会编写总结报告 会主持首末次会议 第一部分 审核知识 概论审核的策划与准备审核实施 第一章环境审核概论 审核定义审核类型审核的特点审核目的审核的一般程序 审核准则用作依据的一组方针 程序或要求审核准则 ISO9001 14001标准质量 环境管理体系文件适用的产品 环境保护法律 法规及其它要求客户要求 第一章 环境审核概论 审核证据 与审核准则有关的并且能够证实的记录 事实陈述或其他信息注 审核证据可以是定性的或定量的 审核发现 将收集的审核证据与审核准则进行比较所得出的评价结果 注 审核发现是编写审核报告的基础 审核结论 审核组考虑了审核目标和所有审核发现后得出的最终审核结果 审核的正规性 体系审核需经过管理者的授权才能进行体系审核有正式的程序和做法审核工作必须由经过培训且经资格认可的人员进行审核必须形成书面的文件 审核的客观性 客观性是指审核员要以充分的证据为基础 公正的 客观的评价审核对象 不能有偏见的 主观的给出审核结论 审核的独立性 独立性是指审核员要与被审核的领域无直接责任关系 在外部审核中 审核员应与受审核方无利益关系 在内部审核中 审核员不能审核自己的工作 审核的系统性 系统性是指审核员要按规定的程序全面的审核和评价与审核对象有关的各个方面 第二章 审核的策划与准备 组成审核组编制审核计划编制检查表审核前沟通 审核组的组成 审核组中至少应配备一名有相关专业能力的成员审核组成员不应与受审核方组织存在利害关系审核组成员应协调合作 审核组长的条件 具备组织 管理 协调的能力具有相应的专业能力和广泛的相关技术知识具有对管理体系整体有效性作出判断的能力 审核组长的职责 组建审核组确定审核准则和范围获取实现审核目的所需的背景资料负责文件的审查负责制定审核计划 分配审核任务协调工作文件的准备 指导编制审核检查表 审核组长的职责 主持现场审核并对审核过程进行有效的控制及时与受审核方领导的沟通组织编写和提交审核报告组织跟踪审核 审核员的要求 全面 正确理解环境管理体系标准掌握审核的程序 方法和技巧了解相关的法律法规和其他要求具有一定的环境科学和技术的知识 能够识别环境因素及其相关的影响具备审核工作所必须的个人素质和能力 审核员的职责 服从审核组长的指导支持审核组长开展工作编制分工范围内的工作文件独立完成分工范围内的现场审核任务保管好与审核有关的文件验证受审核方所采取的纠正措施的有效性 审核计划的内容 审核的目的和范围审核准则审核日期审核组成员审核日程安排其它 审核计划 日期及时间审核内容8 30 9 30与管理者代表交谈 4 2 4 3 1 4 3 2 4 3 3 4 3 4 4 4 1 4 6 9 30 12 00生产现场 动力现场 仓库及厂内区域 4 3 1 4 3 2 4 3 3 4 3 4 12 00 13 00午餐13 00 14 00污水处理站 4 3 1 4 3 2 4 3 3 4 3 4 14 00 17 00环境管理办公室 4 3 1 4 3 2 4 3 3 4 3 4 4 4 4 4 4 5 4 5 1 4 5 4 17 00 18 00与公司有关人员交流 审核计划编制方法 确定需审核的部门确定审核的时间 何时 何部门 分组数 确定审核的要素确定审核人员 案例练习一 25 根据你所在公司的质量 环境资料及审核组分组情况 编制审核计划 按部门编制 生产 品管 设计 生管 业务 总务 每个小组编一份 时间50分钟 讨论10分钟 案例练习一 20 部门5 要素10 审核员5 时间5 编写检查表 检查表的作用检查表的内容检查表的编制方法检查表示例 检查表的作用 指导审核整个过程的路线图明确审核要点和方法确保审核的系统和完整减少组员之间不必要的重复保持审核的方向和节奏体现审核的正规化和专业性作为审核的记录档案 编制的准备 了解审核的范围确定审核的重点确定审核的策略文件收集和审查 设计检查表应注意 1 以9001 14001及管理体系文件为依据2 以部门审核为主时 应列出有关的主要要素的审核内容和审核方法3 以要素审核为主时 要说明到哪些部门去查4 注意要素的逻辑顺序 明确审核步骤5 抓住重点 抽样应有代表性6 注意可操作性 检查表的基本内容 审核的依据审核区域 部门检查要点验证方法抽样数验证结果 记录 练习二 25 根据审核组的任务分配 各小组分别编制化学品仓库的审核检查表时间40分钟 讨论20分钟 练习二 25 要素5 重点要素5 审核点5 抽样方法5 逻辑顺序5 第三章 审核实施 首次会议现场审核不合格报告审核组会议末次会议 首次会议的目的 确认审核范围 目的和计划 介绍审核的方法和程序 在审核组与受审核方之间建立正式的联络 促进受审核的积极参与 首次会议内容 介绍审核组成员介绍审核目的和范围审核计划安排的确认介绍审核的方法和程序确认末次会议时间确认已具备审核组所需的资源与条件审查审核组的现场安全条件和应急程序问题澄清 首次会议的程序 1 与会者签到 2 人员介绍 3 最高管理者致辞 4 确认审核范围 目的和准则 5 介绍审核的方法和程序 6 确认审核计划 7 确定联络 陪同人员 8 强调审核的公正性 客观性 9 澄清疑问 首次会议注意事项 组长主持 时间20分钟左右 各部门主要负责人参加但不强求 必要时 审核计划可作适当调整 力求守时 务实 高效 气氛融洽 坦诚 如何开好审核中会议 做好会前策划 明确目的 时间 议程 与会者等 做好会议控制 包括时间 内容 气氛的控制 组长主持 不要大权旁落 防止节外生枝 排除干扰 坚持达到会议目标 审核方式 按部门审核按要素审核14001以环境因素为主线审核思路 顺向追踪逆向追溯 审核实施 提问与交谈 查阅文件和记录 观察和测试 审核方法 要善于提问和交谈 要注意倾听 要仔细观察和查阅 记录要证据确切 要善于追踪验证 审核技巧 开放式 答案需要说明 理解 可获取较大的信息量 有时会浪费时间 封闭式 可用简单的 是 或 否 回答 用以获取专门的信息 有主动权 但信息量小 澄清式 用以获得更多的专门信息或确认已获的信息 带主观导向 不能经常用 提问技巧 一 注意事项 按事先准备的检查表提问 但不死板 仔细有效地听取回答 及时抓住信息的线索 注意对方的态度和表情 提问技巧 二 观察和查阅 查阅文件的规定查阅执行的记录核对记录与文件规定是否相符核对不同记录之间是否吻合 生产与检验 入库与验收 出库与定单 观察现场环境和污染控制设备运行状况 查阅有关记录 环境因素的识别和评价记录 法律法规识别和登记记录 方案实施记录 运行控制记录 监控和监测记录 不符合与纠正措施记录 培训记录 内审与管理评审记录等 观察和查阅 记录应全面 包括有效实施记录和不符合的记录 内容 时间 地点 人物 事实描述 主要是正确和错误的行为 证据的唯一性标识 现场文件的规定 要求 完整 准确 可重查 记录 比较 追踪对同一问题不同来源的信息 追踪记录与文件 记录与现状的符合情况 某一组成部分的来龙去脉 发现问题 获取客观证据 追踪验证 某公司有污水处理设施及监测设备 也有监测的文件化程序 该组织测量的仪器十分先进且人员素质也较高 而当地环保部门抽测不达标 审核追踪 审核活动的控制 1 按计划实施审核 通常情况按计划执行 掌握每个部门的审核时间 充分利用检查表 双方同意允许调整 但总时间不变 审核活动的控制 2 合理地选择样本 多现场抽样的代表性 随机抽样 样本合理策划 一定的数量 分层 适度均衡 审核活动的控制 3 要注意关键岗位和体系运行的主要问题 集中精力把可能造成管理混乱 影响体系运行 可能造成重大环境影响的问题抓住 特别应注意关键岗位 如污水处理站人员 能源使用控制人员 废物处理负责人等 审核活动的控制 4 要注意收集体系运行有效性的证据 不但要注意收集不符合的证据 而且也要注意收集环境管理体系运行有效性的证据 5 要始终营造良好的审核气氛 审核应在合作 融洽 透明的气氛下进行 不符合项确定和不符合报告 不符合 没有满足要求不符合是指那些违背审核准则的审核发现 审核准则 1 ISo9001 ISO14001管理体系标准 2 适用的与环境有关的法律法规及其他要求 3 受审核方的管理体系文件 包括手册 程序文件和作业指导书等 4 客户要求 不符合项的确定 1 必须以客观事实为基础 2 必须以审核准则为依据 3 分析所有不符合的原因 找出体系缺陷 4 审核组内相互沟通 统一意见 5 与受审核方共同确认事实 不符合的性质 严重不符合 体系出现系统性失效 体系运行出现区域性失效 造成严重的环境危害 或潜在严重有害的环境后果 环境行为违反了法律 法规或其他要求 一般不符合项没有按期纠正 目标指标未实现 且没有通过评审采取必要的措施 不符合的性质 一般不合格 对满足环境管理体系要素或体系文件的要求而言 是个别的 偶然的 孤立的 轻微的问题 对保证所审核范围的体系而言 是次要的问题 不符合报告的内容 1 受审核方的名称 2 不符合事实描述 3 不符合判定依据及条款号 4 不符合性质 5 审核员姓名及开具日期 6 受审核方代表确认及签名 7 要求纠正措施完成日期 不符合的描述 事实的准确观察 判断 在哪里发现 地点 发现了什么 事实 为什么不合格 原因 谁在场 职位 采用专业术语 正规 利于的改进 帮助 不符合事实的描述示例一 抽查第一车间3月份生产日报表4份 其中3号 17号的有涂改 8号 20号的写有无关内容 在装配车间终检工位的QC在使用一份未盖受控章的检验标准 编号为WI Q 013 询问ISO小组林大卫得知 公司体系运行以来未对运行活动进行环境监测 缺少监测数据 怎么能证明贵公司的环境绩效 不符合ISO14001 20044 5 1的要求 不符合事实的描述示例二 ESP 08环境监测和测量程序6 2 2条规定 质保部每月应对重要环境因素有关的运行与活动例行监测 但查3个月来体系运行的记录 没有发现有关的监测记录 质保部部长也证实从来没有进行过监测 不符合ISO14001 20044 5 1的要求 末次会议 末次会议的目的1 向受审核方负责人介绍审核情况 2 宣布审核结果和审核结论 3 提出纠正措施的跟踪验证要求 4 宣布结束现场审核 1 与会者签到 2 感谢 3 重申审核目的 范围和准则 4 情况总结 5 宣读不符合报告 6 澄清 7 说明抽样的局限性 8 宣布审核结论 9 纠正措施要求 10 领导表态 11 结束 末次会议的议程 审核报告 审核报告1 审核概况2 审核结论 审核报告 1 审核概况包括审核组成员 审核准则 审核日期 日程安排 文件审核概况 审核发现 2 审核结论 总结审核的结果 a 体系符合ISO9001 ISO14001的情况 b 环境因素 重要因素识别和登记的适当性 c 法律法规识别和遵守情况 d 体系实施和保持情况 e 不符合概述 纠正措施要求 审核报告 审核资料附件 审核计划 检查表 不符合项分布表 需要时 附不符合报告及纠正措施实施证明材料 首 末次会议签到表 第四章纠正措施的跟踪 纠正措施跟踪的目的a 防止类似事件再次发生 b 为过去出现的问题划上句号 c 促使受审核方完善管理体系的内部运行机制 1 原因分析方面是否确切找到问题的根源 2 措施制定方面是否针对原因 是否与程度相适应 是否举一反三 3 实施及效果方面是否按期完成 是否有效 纠正措施的验证 1 共10道 分组讨论 各组得出统一意见 2 时间40分钟 讨论20分钟 案例练习三 练习四50 1 车间规定废品率不能大于0 5 审核员发现本月前20天废品率均在0 25 到0 35 之间 但最近5天废品率分别为0 47 0 48 0 48 0 49 0 49 审核员问对此情况车间是采取了何行动 车间主任说 是吗 有这样的情况吗 不过还没超过0 5 问题不大 2 审核员在原料仓库发现仓管员正在对一种型号为PA12的粉状原料过筛 筛去的大颗粒废弃不用 余下的装入塑料袋供车间领用 仓库主任说 这是上次内审时发现的问题 即粉末在储存期内结块 我们采取的纠正措施就是过筛 质管办已对此措施验证过了 审核员问这样不是太浪费了吗 仓库主任说 有什么办法 仓库就这么一种条件 又经常下雨 谁能保证它不受潮呢 3 在销售部 审核员抽查7份顾客调查表 发现其中2份写有顾客意见 不知道应找哪个部门询问产品信息 有2份是顾客抱怨 购买产品后发现质量问题 找不到联系的部门和人员 销售部经理解释 因为销售人员经常外出 顾客找不到人是难免的 4 在技术部跟踪文件控制实施时 发现工程师所用的来自母公司的一份标准是盖 仅供参考 的复印件 公司规定外来文件应经文控中心盖章确认 并另盖发放章后才可做为有效文件使用 但此份文件上仅有母公司的 仅供参考 发出章 5 在物业管理处 主任介绍说业主对他们的工作很满意 审核员问主任如何评价业主满意的 主任犹豫一下后回答 公司目前还没有要求我们管理处评价业主满意 所以暂时也没有评价的方法 我们主要是收集和统计业主投诉来确认业主是否满意 过去的半年业主投诉很少 仅有一起 这表明业主没有什么意见 应该是满意的 主任同时出示了这起投诉的处理记录 记录表明业主对处理结果非常满意 也有业主签名 主任还表示可以现场确认处理结果 6 审核员在采购部合格供应商名单上看到 利新公司 问如何对利新公司进行评价 采购部长说 利新公司是我们总经理确定的老关系了 我们公司一成立就一直给我们供货 价格也合理 又送货上门 有什么问题 一个电话 人家就包退包换 评价就没有必要了 7 审核员查某批工件的检验记录时发现该批工件有一项指标不符合要求 但该批工件未经任何处理就装配使用了 审核员问是谁批准这样做的 检验员称这项不合格不会影响产品的性能 是可以使用的 没必要经过批准 文件也没规定 而且最终产品经检验也是合格的 8 某工厂加工一批工件 并按要求进行了100 检验 发现有两件不合格 为保证不延误交货期 决定连夜返回加工车间返工 并要求返工后立即送装配车间组装 9 审核员在装配车间要求出示一个压缩机的检验记录 车间主任指着压缩机上 长城公司来件 的标签说 这是准备装配到给长城公司的空调器上的 空调器配件全部由长城公司提供 配件的质量由长城公司保证 我们只负责装配 也就没必要对配件进行检验了 10 审核员发现在采购部一张采购五金配件的采购单上要求10月31日交货 但货逾期仍未交 亦未有说明 采购员回答 已和供应商沟通了 明天就到 老板付不了供应商货款 我也没办法 11 审核员在总装分厂检查时迎面过来一辆小货车 货车底板上直接放着三块精密电桥 准备到车间去校准生产用仪表 其中 两块有计量部门校准合格的标志 表明仪表在有效期内 但第三块精密电桥只有出厂合格证 而无校准标志 计量中心的王主任说 因该电桥上月才购入 制造厂已经校准 所以未经计量部门校准就直接使用了 12 审核员来到包装车间 看到有两台称重用经校准合格的自动显示电子秤 审核员观察了一段时间 发现1线电子秤的显示稳定在95 42kg左右 2线电子秤的显示稳定在94 79kg左右 而包装要求规定包装重量应为95 5kg 0 5kg 包装线的工人对审核员说 包装绝对没有问题 是电子表显示不对 13 在质管办 审核员问 工厂如何进行内审 质管办主任答 每年都要进行内部审核 但最近两年 因为新的体系刚刚建立 只进行过一次 即六个月前请了技术监督局一位国家注册审核员进行 最后提交了一份审核报告给工厂 当审核员索阅报告时 主任说报告已送到总经理处 因报告是绝密文件 各处处长和车间主任均未见到该份报告 我也不例外 14 在注塑车间成形机旁边的废料箱内 内审员发现有部分变形的注塑件 没有记录和统计 就问操作工为什么放在废料箱内 操作工说变形件已不能使用 可以作为废料一起利用 15 与顾客签订的订单上要求某批产品在5月30日交付 因生产部品不足 需要延期一周交付 销售部门认为延期时间很短 不需要向顾客说明 16 在手工焊接工序 作业指导书上规定每2小时要确认并记录铬铁温度 在下班时 记录表上只有2次温度确认记录 17 采购员在采购部品时 发现某一供方提供的部品外观不差 价格也低 就与其签订了采购合同 18 当查询相关方投诉记录时 发现短短15天就接到数起居民投诉 噪声扰民 要求停止夜间推土机施工 当问及此事时 管理者代表回答 已知道 只是总经理已出国 等回来以后再商量 此事一直没给社区居民答复 19 审核员来到污水处理站审查 陪同人员骄傲地说 我们厂全部都达标排放 审核员在检查监测记录时发现 COD为130mg L 但当地的排放标准为100mg L 审核员询问此事时 陪同人员回答 我们认为只要满足国家标准就可以了 20 审核员在审查工厂去离子水站环境因素台帐时发现 工厂将 环氧树脂的废弃 这个环境因素在台帐中去除 审核员问如何去除 陪同人员回答 环氧树脂是用作去离子水交换剂 公司已选用新的去离子交换剂材料 审核员问现在用的是新的材料吗 回答说用的还是环氧树脂 因为使用期为一年 21 审核员在陪同人员的带领下 对厂区进行巡视 他突然看到前面有一个储罐 在他的记忆中工厂的重大环境因素台帐中有一项为硫酸储罐的泄露 于是询问负责人员 负责人员确认就是那个储罐 审核员又问你们采取了何种对策时 陪同人员回答 罐子很结实 从没发生过事故 现在还有很多事要做 因此还没将此事放在议事日程上 22 审核员在供应处长的陪同下来到废弃物置场 发现角落里堆放着几个塑料大桶 且有泄露现象 询问此事 供应处长说是废弃的化学品 暂存于此 审核员接着问谁负责管理 处长回答到 他们只负责可回收利用的废弃物 废弃化学品不归他们管 好象应由行政处管理 当审核员追踪到行政处时 行政处长回答他们只负责生活垃圾 审核员只好找到管理者代表 管理者代表说还没想好由谁来负责 23 依麦期公司位于居民混合区内 三面都是居民住宅区 第四面是其它工厂 附近有西江流过 工厂的废水经过处理后就排入此江中 审核员到厂巡视是从公司的废弃物的集中场所开始的 公司的废弃物是按可回收废弃物 一般废弃物和危险废弃物进行了分类标识 但审核员发现有些硬纸板放在一般废弃物的容器中 审核员问管理人员 危险废物如含铬废渣是如何处理的 管理人员说是委托一家废物处理公司进行处置 审核员追问这家公司是否有相应的资格 管理人员说他们是工商局注册的机构 我们也没有去处理现场