用友ERP财务软件实务操作教程总账管理系统PPT课件.ppt

第4章总账管理系统 第一节总账系统初始设置 1 1会计科目会计科目是填制会计凭证 登记会计账簿 编制会计报表的基础 会计科目设置的完整性影响着会计过程的顺利实施 会计科目设置的层次深度直接影响会计核算的详细 准确程度 因此 科目设置的完整性 详细程度对于整个财务电算化系统尤其重要 应在创建科目 科目属性 账户分类上应进行设置 此功能就是对会计科目的设立和管理 企业可以根据业务的需要方便地增加 插入 修改 查询 打印 定义会计科目 1 2外币设置在设置中可以对账套所使用的外币进行定义 1 在 填制凭证 时 所用的汇率应先在此进行定义 以便制单时调用 减少录入汇率的次数和差错 2 当汇率变化时 应预先在此进行定义 否则 制单时不能正确录入汇率 3 对于使用固定汇率 即使用月初或年初汇率 作为记账汇率的用户 在填制每月的凭证前 应预先在此录入该月的记账汇率 否则在填制该月外币凭证时 将会出现汇率为零的错误 4 对于使用变动汇率 即使用当日汇率 作为记账汇率的用户 在填制该天的凭证前 应预先在此录入该天的记账汇率 在此 企业可以根据业务的需要进行外币的增加 删除和输出的功能 1 3期初余额录入期初余额的操作步骤为 1 在总账系统窗口中 点击 期初余额 进入期初余额窗口 双击需要输入数据的 期初余额 栏 直接输入数据即可 2 录完所有余额后 单击 试算 可查看期初余额试算平衡表 检查余额是否平衡 也可单击 对账 检查总账 明细账 辅助账的期初余额是否一致 3 完毕后 单击 退出 返回 总账系统 窗口 1 4凭证类别企业为了便于管理或登账方便 一般对记账凭证进行分类编制 但各单位的分类方法不尽相同 所以系统提供了 凭证类别 功能 用户完全可以按照本单位的需要对凭证进行分类 1 5结算方式该功能用来建立和管理用户在经营活动中所涉及到的结算方式 它与财务结算方式一致 如现金结算 支票结算等 结算方式最多可以分为2级 结算方式一旦被引用 便不能进行修改和删除的操作 系统提供了结算方式的 增加 删除 和 修改 功能 1 6分类定义1 客户分类 用户可将客户按行业 地区等进行划分 建立起客户分类后 用户可以将客户设置在最末级的客户分类之下 2 供应商分类 用户可将供应商按行业 供应商等进行划分 建立起供应商分类后 用户可以将供应商设置在最末级的供应商分类之下 3 地区分类 企业可以根据自身管理要求出发对客户 供应商的所属地区进行相应的分类 建立地区分类体系 以便对业务数据的统计 分析 1 7编码档案1 部门档案 主要用于设置企业各个职能部门的信息 部门指某使用单位下辖的具有分别进行财务核算或业务管理要求的单元体 不一定是实际中的部门机构 按照已经定义好的部门编码级次原则输入部门编号及其信息 2 职员档案 主要用于记录本单位使用系统的职员列表 包括职员编号 名称 所属部门及职员属性等 系统提供了对职员的增加 修改和删除功能 3 客户档案 本功能完成对销售客户档案的设置和管理 4 供应商档案 建立供应商档案主要是为企业的采购管理 库存管理 应付账管理服务的 5 项目目录 企业在实际业务处理中会对多种类型的项目进行核算和管理 例如在建工程 对外投资 技术改造项目 项目成本管理 合同等 1 8自定义项其操作步骤为 1 点击 自定义项 进入自定义项设置界面 系统设置的自定义项分类有 单据头 单据体 存货 客户 供应商 2 设置自定义项项目内容 选择要定义的自定义项 点击 定义 显示自定义项设置界面 按栏目说明输入相关内容 保存 定义内容 这里设计的项目将在单据录入时要求输入自定义项内容 在录入存货 客户 供应商档案时要求输入自定义项信息 3 设置项值 双击已定义的自定义项 自由项 点击 档案 显示自定义项 自由项项值设置界面 可录入多个项值 点击 保存 退回自定义项 自由项界面 1 9科目备查资1 备查资料档案其操作步骤为 1 点击 增加 可增加一个表结构信息 输入表编码 表名称 表属性等结构信息 修改 删除 可以修改 删除表结构信息 2 右边显示该表的字段信息 新增表系统预制编码和名称两个文本字段 点击 增行 按钮 可增加一条字段信息 3 输入字段名称 选择字段类型 如果选择数值型 还要选择保留小数位长 4 改行 删行 可修改 删除字段信息 2备查科目设置其操作步骤为 1 选择要设置备查信息的科目名称 选择 待选科目 至 已选科目 点击 确定 按钮 设置成功 在用选中的科目填制凭证时 点击 备查 按钮 输入备查资料 2 在填制凭证时输入每笔经济业务的备查资料后 在账表管理中的科目备查资料中可查询备查资料列表 输入备查资料 可在 账表 菜单下的 科目备查资料中显示结果 1 10选项系统在建立新的账套后由于具体情况需要 或业务变更 发生一些账套信息与核算内容不符 可以通过此功能进行账簿选项的调整和查看 1 11数据权限设置数据级权限分配包括 1 记录权限分配 是指对具体业务对象进行权限分配 其使用前提是在 数据权限控制设置 中选择控制至少一个记录级业务对象 2 字段权限分配 是对单据中包含的字段进行权限分配 1 12金额权限设置1 金额权限设置功能是用于设置用户可使用的金额级别 对如下业务对象提供金额级权限设置 采购订单的金额审核额度 科目的制单金额额度 但在设置这两个金额权限之前必须先设定对应的金额级别 2 分配用户科目 采购定单金额权限在 金额权限设置 界面中根据设置需要 先选择 科目级别 或 采购订单级别 再点击 增加 在列表中增加一个用户金额级别权限记录 1 13总账套打工具总账套打工具用于设置打印凭证 账簿时的套打格式 套打纸是指用友公司为账务专门印制的各种凭证 账簿的标准表格线 选择套打打印时 系统只将凭证 账簿的数据内容打印到相应的套打纸上 而不打印各种表格线 在此系统提供了很多套打的项目功能 用户可以根据需要对其进行选择 第二节 凭证2 1填制凭证记账凭证是系统处理的起点 也是所有查询数据的最主要的一个来源 日常业务处理首先从填制凭证开始 2 2出纳签字出纳凭证由于涉及企业现金的收入与支出 应加强对出纳凭证的管理 出纳人员可通过出纳签字功能对制单员填制的带有现金银行科目的凭证进行检查核对 主要核对出纳凭证的出纳科目的金额是否正确 审查认为错误或有异议的凭证 应交与填制人员修改后再核对 2 3主管签字在许多企业中为加强对会计人员制单的管理 常采用经主管会计签字后的凭证才有效的管理模式 因此系统提供 主管签字 的核算方式 即其他会计人员制作的凭证必须经主管签字才能记账 其使用前提是 在基础设置 选项中选择 凭证必须经主管签字 其操作方式类似于出纳签字 2 4审核凭证审核凭证是审核员按照财会制度 对制单员填制的记账凭证进行检查核对 主要审核记账凭证是否与原始凭证相符 会计分录是否正确等 审查认为错误或有异议的凭证 应交与填制人员修改后 再审核 只有审核权的人才能使用本功能 其操作方式和功能类似于出纳签字 2 5查询凭证和打印凭2 6科目汇总和摘要汇总科目汇总功能是根据输入的汇总条件 有条件地对记账凭证进行汇总并生成一张科目汇总表 2 7记账记账凭证经审核签字后 即可用来登记总账和明细账 日记账 部门账 往来账 项目账以及备查账等 本系统记账采用向导方式 使记账过程更加明确 2 8常用摘要和常用凭证企业在处理日常业务数据时 在输入单据或凭证的过程中 因为业务的重复性发生 经常会有许多摘要完全相同或大部分相同 如果将这些常用摘要存储起来 在输入单据或凭证时随时调用 必将大大提高业务处理效率 调用常用摘要可以在输入摘要时直接输摘要代码或按 F2 键或参照输入 第三节出纳3 1现金日记账此功能用于查询现金日记账 现金科目必须在 会计科目 功能下的 指定科目 中预先指定 可在 我的账薄 中选择已保存的查询条件 或设置新的查询条件进行查询 3 2银行日记账此功能用于查询银行日记账 银行科目必须在 会计科目 功能下的 指定科目 中预先指定 可在 我的账薄 中选择已保存的查询条件 或设置新的查询条件进行查询 其操作类似于现金日记账 3 3资金日报此功能用于查询输出现金 银行存款科目某日的发生额及余额情况 3 4账薄打印账薄打印主要是现金日记账和银行日记账的打印 3 5支票登记簿在手工记账时 银行出纳通常建立支票领用登记薄 用来登记支票领用情况 为此系统提供了 支票登记簿 功能 以供其详细登记支票领用人 领用日期 支票用途 是否报销等情况 当应收 应付系统或资金系统有支票领用时 自动填写 只有在 会计科目 中设置银行账的科目才能使用支票登记簿 使用前提是当需要使用支票登记簿功能时 要在 结算方式 设置中对需使用支票登记簿的结算方式在 是否票据管理 前打 3 6银行对账为了保证银行对账的正确性 在使用 银行对账 功能进行对账之前 必须在开始对账的月初先将日记账 银行对账单未达项录入系统中 银行对账单用于平时录入 查询和引入银行对账单 在此功能中显示的银行对账单为启用日期之后的对账单 银行对账采用自动对账与手工对账相结合的方式 自动对账是计算机根据对账依据自动进行核对 勾销 对于已核对上的银行业务 系统将自动在银行存款日记账和银行对账单双方写上两清标志 并视为已达账项 对于在两清栏未写上两清符号的记录 系统则视其为未达账项 手工对账是对自动对账的补充 使用完自动对账后 可能还有一些特殊的已达账没有对出来 而被视为未达账项 为了保证对账更彻底正确 可用手工对账来进行调整 第四节期末处理4 1账表1 我的账表 我的账表 是通过账夹来对系统所能提供的全部报表进行管理 初次进入本功能 只有自定义账夹 2 科目账 科目账包含了总账 余额表 明细账 序时账 多栏账 日记账 日报表 综合多栏账等 企业可以方便的对它们进行查询 修改 删除等功能 3 辅助账 辅助账主要包括客户往来辅助账 供应商往来辅助账 个人往来账 部门辅助账和项目辅助账 企业可以根据其需要分别对其进行查询 统计 往来账余额 账龄分析等功能 4 现金流量表和账薄打印 系统提供现金流量统计表和明细账的查询功能 现金流量项目需指定是流入项目还是流出项目 同时 系统还提供了账表打印功能 企业可以根据前述科目账和辅助账进行打印 4 2转账自定义转账功能可以完成的转账业务主要有 费用分配 费用分摊转 税金计算 提取各项费用 部门核算 项目核算 个人核算 客户核算和供应商核算的结转 如果客户和供应商使用本公司的应收 应付系统管理 那么 在总账系统中 您不能按客户 供应商辅助项进行结转 只能按科目总数进行结转 4 3对账一般说来 只要记账凭证录入正确 计算机自动记账后各种账簿都应是正确 平衡的 但由于非法操作或计算机病毒或其他原因有时可能会造成某些数据被破坏 因而引起账账不符 为了保证账证相符 账账相符 用户应可以使用本功能进行对账 至少一个月一次 一般可在月末结账前进行 进入系统时 隐藏了 恢复记账前状态 功能 如果要使用必须进入 对账 功能点击 Ctrl H 激活 恢复记账前功能 4 4结账在手工会计处理中 都有结账的过程 在计算机会计处理中也应有这一过程 以符合会计制度的要求 因此系统提供了 结账 功能 结账只能每月进行一次 第五节 本章小结本章主要讲解总账系统 包括总账系统初始设置 总账系统的日常处理和期末处理 初始设置主要有会计科目 外币设置 期初余额 凭证类别 结算方式 分类定义等设置 总账系统的日常处理主要有出纳管理和凭证管理 凭证管理介绍了凭证的填制 删除 复制 签字 审核 记账 查询 常用凭证等功能 出纳管理是总账系统为出纳人员提供的一套管理工具 它包括现金日记账 银行存款日记账的查询 输出支票登记薄的管理以及银行对账功能等 并可对长期未达账款提供审计报告等功能 总账系统的期末处理主要是对期末账表进行查询和管理 转账定义 转账生成 对账和结账等功能的运用 第六节 实践检验6 1理论巩固1 在用友ERP U8 50会计科目的设立和管理中 企业可以根据业务的需要方便地对会计科目那些方