秘书事务管理事务安排上司的差旅事务PPT课件.ppt

事务25安排上司的差旅事务 学习目标 学习内容 课后练习 1 学习目标 了解商务旅行的基本知识 能够妥善安排上司的差旅事务 2 学习内容 一 国内商务旅行安排二 国际商务旅行安排三 上司外出期间的秘书工作四 上司旅行结束后相关事务的处理 3 一 国内商务旅行安排 一 了解情况 二 准备工作 三 注意事项 4 一 了解情况 当秘书接受为上司安排商务旅行的任务后 应着重了解清楚以下情况 1 旅行目的2 旅行地点3 时间安排4 人员安排 5 1 旅行目的 秘书要了解清楚 上司的商务旅行是参加行业会议还是与某公司洽谈业务 或是其他的商业活动 因为 不同的旅行所需准备的资料是不完全相同的 6 2 旅行地点 了解清楚本次旅行需要停留的地点 是搜集信息和预定票证等准备工作的前提 7 3 时间安排 恰当安排旅行时间 是商务旅行能否顺利开展的重要保障 也是秘书预定飞机票 车票和安排住宿 接送的重要依据 因此 有关本次旅行的起程时间 在途时间 抵达时间 返程时间 都要事先了解清楚 8 4 人员安排 了解清楚上司本次商务旅行的随行人员情况 也是安排旅行的一个必要前提 9 二 准备工作 1 交通工具选择2 订票3 预订旅馆4 预支差旅费5 相关资料和用品的准备6 拟定商务旅行日程表7 准备行李 10 1 交通工具选择 公路交通工具 短途旅行 300km 铁路交通工具 中途旅行 300 500 航空交通工具 长途旅行 500km 11 2 订票 除了带车出行外 其他的出行方式都需要提前预定车票 机票 只有确认车票 机票 订好了 才能安排其他的行程 12 3 预定旅馆 1 预订途径 可以通过旅行社 旅行网站 目的地商会或当地的合作单位预订 某些航空公司也有旅馆预定业务 2 预订方法 告诉旅馆客人的姓名 性别 到达和离开时间 预定房间的类型 朝向以及其他的特别要求 并索取预订的确认凭证 13 4 预支差旅费 旅行出发前 秘书人员还应为上司准备好充足的差旅费用 这些费用一般都可以到财务部门预支 等出差回来后再行结算 预支的差旅费可以以现金方式交给上司 也可以存入上司的信用卡 一般来说 应该携带一部分零用现金 以备在无法使用信用卡的场合使用 其他的大额费用如住宿费等则用信用卡支付 14 5 相关资料和用品的准备 1 商务活动资料 如谈判提纲 合同草本 报价资料 工程图表 公司宣传资料 对方公司的背景资料等 2 办公用品 如笔记本电脑 笔 公司信笺等 3 旅行资料 如目的地地图或交通图 通讯录 旅行日程表等 4 个人用品 如身份证 工作证 手机等 15 6 拟定商务旅行日程表 一份周密的商务旅行日程表一般应包括日期 时间 地点 交通工具 具体事项 备注等6项内容 示例 日程表做好后 一般要准备3份 一份给上司 一份给他 她 的家人 一份给办公室存档 16 经理商务旅行日程表 17 7 准备行李 准备行李时 一定要了解清楚各种交通工具对随身行李重量的限制 目前 中国民航的规定为 头等舱票为40kg 公务舱票为30kg 普通舱票为20kg 如果行李较多 需要托运 则需要准备比较醒目的识别标签固定在行李上 以便提取行李时使用 18 三 注意事项 1 根据公司规定 弄清上司出差应享受的待遇 2 准备订票时 查看最新的列车 飞机航班 时刻表 3 订房 订票时考虑上司的个人爱好和习惯 4 平时注意学习订房 订票的相关知识 以确保工作顺利进行 19 二 国际商务旅行安排 一 出国手续 二 出入境检查 三 旅行过程安排 20 一 出国手续 当秘书人员接受为上司安排出国商务旅行的任务时 除了了解基本情况 做好与国内商务旅行相同的准备工作外 还应特别开展以下事项的准备工作 1 撰写出国申请2 办理护照3 办理签证4 办理 黄皮书 5 购买机票 21 1 撰写出国申请 办理出国手续的第一件事 是要撰写一份出国申请 出国申请的内容一般包括出国事由 出国路线 出国日程安排 出国组团人数4项内容 申请书后面还要附有出国人员名单和外国公司的邀请函 出国人员名单中要写清姓名 年龄 性别 职务职称等内容 22 2 办理护照 1 护照的概念 2 护照的种类 3 护照的有效期 4 护照的颁发对象 5 护照的发照机关 6 护照的办理 小帖士 大使馆和领事馆的区别 23 1 护照的概念 护照是一个国家的政府发给本国公民 供其出入国 境 和在国 境 外旅行或居留时证明其国籍和身份的证件 24 2 护照的种类 中华人民共和国护照分为外交护照 公务护照 普通护照和特区护照 公务护照又分为公务护照和公务普通护照 特区护照分为香港特别行政区护照和澳门特别行政区护照 外交护照 公务护照和公务普通护照统称为 因公护照 25 3 护照的有效期 外交护照和公务护照有效期最长不超过5年 普通护照有效期最长不超过10年 期满后换发新照 香港特区护照的有效期一般为10年 签发给16周岁以下儿童的护照有效期为5年 澳门特区护照有效期一般为10年 签发给18周岁以下儿童的护照有效期为5年 26 4 护照的颁发对象 外交护照主要颁发给中国党 政 军高级官员 全国人大 全国政协和各民主党派的主要领导人 外交官员 领事官员及其随行配偶 未成年子女和外交信使等 公务护照主要颁发给各级政府部门副处级以上官员 派驻国外的外交代表机关 领事机关和驻联合国组织系统及其专门机构的工作人员及其随行配偶 未成年子女等 公务普通护照主要颁发给各级政府部门副处级以下干部和国有企事业单位因公出国人员等 普通护照主要颁发给出国定居 探亲 访友 继承财产 留学 就业 旅游等因私事出国的中国公民 香港特区护照颁发给持有香港永久性居民身份证的中国公民 澳门特区护照颁发给持有澳门永久性居民身份证的中国公民 27 5 护照的发照机关 28 6 护照的办理 29 小帖士 大使馆和领事馆的区别 30 3 办理签证 签证是一个主权国家官方机构对本国和外国公民出入国境或在本国停留和居住的许可证明 签证的内容包括有效期 有效次数 停留期 入出境口岸和偕行人等 签证一般签在护照上 分为外交签证 公务签证和普通签证 一般情况下 办理签证要由出国人员本人亲自持护照 对方公司邀请函和其他申请签证材料 到所去国驻我国大使馆或领事馆申请 也可以委托可靠的签证代办机构代办 31 4 办理 黄皮书 黄皮书 正式名称为 国际预防接种证书 是各国为了防止国际间某些传染病的流行 要求进入本国国境的外国人证明自己接种了某些疫苗的官方证明 至于具体接种哪些疫苗 各国的规定不尽相同 主要有牛痘 霍乱和黄热病疫苗等 32 5 购买机票 办好以上手续后 就可以到国内各航空公司和可靠的售票代理点办理订票手续 也可到国外航空公司驻我国办事处订票 如无特殊情况 应该预定往返机票 这样会节约不少费用 订购机票时 要出示出国人员护照 拿到机票后 一定要认真检查机票上的各项内容是否正确清晰 33 小帖士 什么是往返机票 34 二 出入境检查 1 边防检查2 海关检查3 安全检查4 卫生检疫 35 1 边防检查 边防检查是一个国家为了保卫自己的主权和安全 对出入本国国境的人员等进行的检查 其内容包括护照检查 证件检查 签证检查 出入境登记卡检查等 36 2 海关检查 海关检查是对出入境的货物 邮递物品 行李物品 货币 金银 证券和运输工具等进行监督检查和征收关税的一项国家行政管理活动 37 3 安全检查 安全检查的内容主要是检查旅客及其行李物品中是否携带枪支 弹药 易爆 腐蚀 有毒 放射性等危险物品 以确保航空器及乘客的安全 所有出入境人员 不分男女 国籍和等级 都必须经过安全检查 38 4 卫生检疫 卫生检疫由国家出入境检验检疫部门负责 主要是为了避免带有传染病的疾病在国际间传播 39 三 旅行过程安排 1 掌握时差的换算方法2 兑换目的国货币3 了解目的国风俗和商业环境4 安全防范 40 1 掌握时差的换算方法 国际上统一以英国格林威治时间 GMT 为标准时间 东西两半球各分为八个时区 东八区的时间比GMT快 西八区的时间比GMT慢 由于国际商务旅行日程表中的离开和到达的时间都应以当地时间为准 因此 安排国际商务旅行必须能够根据世界各地时间计算表进行世界各地时间的换算 41 世界各地时间计算表 42 2 兑换目的国货币 在上司出发之前 秘书人员应根据国家规定的数额帮助上司兑换目的国货币 在兑换外币时 最好换一些零钱 以方便在国外乘车 打电话 坐地铁 给小费等 43 3 了解目的国风俗和商业习惯 秘书人员应帮助上司熟悉目的国的风俗习惯和商业环境 以利于在目的国顺利地开展各项工作 44 4 安全防范 1 财物安全防范 钱款 信用卡 证件分开存放 文件资料锁入箱中 2 人身安全防范 A乘坐出租车坐在后座 乘坐飞机尽量靠近紧急舱 乘坐轮船尽量选择上层舱 B随时与公司保持联系 通报自己的位置 C随身携带身份证件 以便紧急情况下表明自己的身份 D不单身一人夜间出门 不与陌生人过多交谈 不随意暴露自己的身份和旅行目的 45 三 上司外出期间的秘书工作 如果秘书没有随上司一起出差 而是留守在单位 则主要应做好以下几项工作 一 检查有无遗漏文件 二 抓住机会学习 三 处理电话 46 一 检查有无遗漏文件 上司出发后 秘书应再次检查上司是否有遗漏的文件 如果发现遗漏 应想方设法把它及时传送给上司 传送的方法有三种 1 把文件扫描后以附件形式用电子邮件发送到上司的电子邮箱 2 用传真机把文件传送到上司所在的宾馆 3 用特快专递把文件传送到上司所在的宾馆 不管采用哪一种传送方式 文件传出后 都要用电话通知上司 47 二 抓住机会学习 上司旅行期间 秘书人员的事务性工作相对较少 这是一个充实提高的大好时机 因此 秘书人员一定要充分利用上司出差的大好时机 抓紧学习 努力充实自己 48 三 处理电话 在上司出差期间 如果有客人来电话找上司 秘书要认真做好电话记录 如果事情比较重要的话 上司回来时 在接站的时候就要向上司汇报 如果不急 就等上司上班后再进行汇报 如果遇到重大突发事件 要立即通过电话向上司汇报 49 阅读材料 天地公司的承办期限规定 50 四 上司旅行结束后相关事务的处理 一 接站 二 汇报 三 致谢 51 一 接站 一般来说 上司旅行结束返回公司驻地时 秘书人员应随车到机场或车站接站 接站的目的除了因为上司出差劳累帮上司搬搬东西外 更重要的是可以加深彼此之间的感情 并且还可以及时向上司汇报工作 因为有的上司责任心很强 他们身在外地却挂念着单位的一切事情 回来后急于得知自己不在单位期间所发生的一切 特别是出差之前悬而未决的一些问题的处理结果 52 二 汇报 上司旅行结束后 秘书应该把上司外出期间单位发生的重要事情向