财务管理及工作流程制度.doc

财务管理及工作流程制度（ 试行）一、票据的领用1、票据本由专人保管，领用采用登记的形式，填写票据领用登记表一式两份，领用部门及库管各份。(票据领用登记表样表)2、 票据本的领用必须按单号顺序做相关的登记，票据领用人（或代领人）在领用票据后，应检查好所领需票据的票号顺序的连续性，是否与登记表上相符，若发现问题当时处理，否则，库管不承担责任。3、各部门领用票据后应指定专人保管，凡出现丢失情况要追究负责人责任。4、库管在发放单据本时必须按票号顺序由低号到高号依次逐一发放。二、收发货的管理1、各个收发货点负责人对没发生业务要及时登记，是否现付、提付、回付、等代收款情况。2、各个发货负责人对发生的业务单据上所有的信息确认签字后，交给录单人员录入系统。3、各个发货负责人对每发生的业务的收款、应收款、代收款有义务配合财务及时收回款项等说明一些情况，按单据顺序号登记每发生的业务日记账及日记报表。三、录单员操作管理办法1、 录入员根据每天托运单情况及时录入系统，在录入的过程中查看制单日期是否与底单上的日期一致，单据是否有断号、错号、乱号，作废票是否几联全部装订于一起、是否差票、是否有撕错底票，提付款金额及代收款金额大小写是否一致等，保价费、接货费、叉车费、送货费、回扣金额录入相应空格内，如发现错误及问题的及时找门市负责人沟通及查明情况，更正后并记录于该单底票上。录入完后托运单存根联由录入人员留底保存好。2、 次日托运单财务联，由相关人员按顺序整理好及时送财务部，会计根据托运单财务联上信息核实系统单据的真实性各项费用是否相符。3、 托运单现付的，收到款项的出纳要根据托运单填写收据，按照托运单收现的情况填写，确认收入后出纳、交款人签字，收据财务联及时给会计入账核对。（收据也要按号顺序填写不能有断号、错号、乱号，作废票是否几联全部装订于一起）4、各货场制单如某票货开了物流运输托运单，并不知叉车费、接货费金额的；请于接货当天通知财务部添加接货费或叉车费金额，并对通知过程进行记录；5、各货场制单如有付关系费用（即回扣）的单据，必须将关系费用（即回扣）金额明确的写在底票上并由收款人签名填写收款人的联系电话；对有“关系费用”的业务，需在制单时，托运单据上注明已支付金额。6、 各货场将提付款改为已付款；已付款改为提付款；或改为回付款的，需电话通知财务部，并作记录；7、各货场通知代收款取消或是改代收款金额的必须及时通知财务，制票时不可跳号、断号；货场在接收到小票时，发现在没有写送货金额或根本没有开送货费的，请立即打电话通知，并对通知过程记录；8、各货场每天的票据必须由各货场自行及时录入系统，托运单据财务联及时交到财务部。四、回单收款人员的交接1、回单管理专员在收到回单时，必须尽快整理好回单，再将回单按要求分类，无须收款的回单将做好记录及时传到各相关网点，第二日对回单进行跟踪，回付款回单分类交回会计，做好回单交接手续，在电脑上备份，对回付款的收款情况进行督促，出现问题向财务部、营运部及时反映。五、票据传递管理1、各货场回传的单据，返货票都必须用返货票制单传回并在备注栏中写明清单；2、 各货场财务帐（提付款、代收款、返货单、内转单）必须每天回传财务室，将发生业务的每笔单据按号顺序交财务会计核对。3、负责人也要将头天的日报表交会计一份。六、对帐管理1、 对帐时间：每月27号对当月的账务进行核对，如应交金额与实交金额不相符，应及时查找原因。2、对账时需报销费用，应根据财务报销管理制度进行报销，凡未按照该制度报销者一律不予以报销。3、 门市当月所产生的送货费、接货费、回扣，叉车费等一律在当月报销，凡超时不予以报销。七、现金管理制度1、为规范公司现金使用，管理明确使用范围，加强财务监督，公司实际情况，特制定本制度。公司任何部门、个人都必须自觉遵守，严格执行本制度的相关规定。2、公司财务部负责人统一管理财务收支。3、本制度所指现金包括库存现金、银行存款及其他货币资金。4、现金的收入、支出保管仅限于出纳人员负责办理，非出纳人员不得经管现金。八、现金收入管理1、公司各部门的现金收入须及时送交财务部报账，严禁各部门、货场、截留收入或坐支现金。2、按照“收支两条线”原则 ，财务部收入的现金、结算票据应及时存入银行账不得坐支现金。3、出纳人员从银行中提取现金，当填写“银行取现领用单”，并写明用途和金额，财务负责人核实是否属实，再由财务总经理签字，总经理签字批准后提取。4、收取的代收款专户存储。九、现金支出管理1、公司大额款项及重要的经济事项的支出，原则由部门主管、分管负责人同意、总经理批准、经财务审核方可支付现金。 2、现金付款业务应当依据公司的有关制度经过批准，须有经过会计人员复核的原始凭证，有经办人签字和符合审批权限的负责人员审核批准，并填制付款凭证后，出纳才能付款，并在付款凭证上加盖 “付讫”戳记后入账，现金付款所附的原始凭证必须是合法凭证，付款内容真实、数字准确、不得涂改、未经会计复核，或违法、违规、不真实、不正确、不完整的原始凭证，出纳人员必须拒绝付款，否则由出纳人员承担全部的经济损失。3、因公外出人员携带必要的现金要填写借款单，并由公司领导审批签字后方可支付外出人员。外出人员返回后的三日内到财务部索要“报销单”，填写报销相关的内容，并由主管领导签字返回财务部，会计根据财务制度认真审核无误后，办理报销手续。不允许长期借款否则会在工资中扣除，并前期借款未清后期不再借款的原则。财务会计在报销时必须按规定标准支付，同时，认真核实车船票和住宿费，检查发票是否注明每天每人住宿标准，未注明和发票填写项目不全及超标准住宿的不予报销。4、 代收款的现金不能挪用。十、备用金管理1、 实行备用金制度有利于各部门工作人员积极灵活地开展业务，从而提高工作效率，但必须做到专款专用，不得挪用、转借他人或用于其他用途，一经发现，将严肃处理。备用金根据各部门得的实际情况预留备用金，由负责人签字。十一、库存现金管理1、库存现金限额原则上以满足公司35天日常零星开支为标准，一般在1000 元 - 5000元。超过限额的部分应及时存入银行。2、出纳员从银行提取现金时，应由公司专车前住，否则出现的损失由出纳人员负责。3、库存现金、现金支票及转账支票由出纳人员保管，银行预留印鉴应由财务部经理负责保管。4、财务部出纳应将各种结算凭证及金融券物存放在保险柜内，保险柜应打乱密码，钥匙随身携带，人离门锁，防盗防失保险柜密码：出纳人员应将自己保管使用的保险柜密码严格保密，不得向他人泄露，以防止他人利用出纳人员调转或更换使用新的密码。对保险柜的钥匙和密码公司应指定两个专人分别保管。5主管会计应每天核单据核对对当日的账务、银行、库存现金是否相符、还应重点放在每天的应收款是否有无白条抵库、有无私借公款、有无挪用公款、有无账外资金等违纪行为。6、每个季度财务负责人至少会同主管会计抽查一次库存现金，对差异情况进行分析，形成库存现金盘点报告，提出改进意见。7、 严禁私人借用公款，严禁白条抵库，更不得挪用现金。8、 财务室不准替私人存放现金，防止发生意外 。十二、银行账户管理1、出纳应不定期或定期与银行对账，并于每月末编制银行存款余额调节表，确保数额相符若发现不符，应查明原因，追究相关人员责任。2、不准擅自租借银行账号给任何单位和个人办理结算业务。3、对网上银行的支付须经两人以上确认才能支付款项。十三、账目管理1、出纳在根据业务票据，编制逐笔登记现金日记账时，做到账目日清月月结，确保账款相符。2、出纳应予每月月末核对未达帐项，并及时催查清理。3、记账时应再一次严格审核凭证，严禁用不符合财务制度规定的凭证登记入账。4、出纳与会计应于每天核对现金、银行日记账与总账，确保账账相符。十四、费用报销、借款及权限审批划分的管理办法1、为进一步规范公司的报销费用管理，明确每个岗位在报销费用中作用，特制订该办法，2、填写报销单应将部门、日期、报销项目、摘要填写清楚。3、要填写附件的单据数，不含报销填写单。 4、大、小写金额必须相符。5、不同项目的费用应分别填写报销单；如水电费、电话费、汽车费用等。6、没有原始凭证的费用应单独填写。7、报销单必须用签字笔或钢笔填写。8、粘贴凭证时，应将有字的一面朝向报销单的背面，并沿着报销单的左边缘粘贴；原始凭证不能超出报销单。9、借款单必须填写的内容：借款人姓名、借款事由、借款日期及归还日期，每月扣款金额。借款内容包括：（1）差旅费借款；（2）房租借款；（3）购物品借款；（4）备用金借款；（5）其它或个人借款。十五、审批权限人在审批中的作用1、 报销人应按规定填写报销单。2、本部门经理或部门主管，审核报销单的填写及粘贴是否规范；对报销真实性、合法性及金额等进行核对，并对超支预算及不合理支出进行批注。3、 职能部门负责人，应检查费用的开支是否属于所管辖的经济范畴，并审核、确认经济业务的真实性，费用是否超预算开支等内容。4、上级主管副总费用的支出属日常经营经常性支出的费用，与企业经营战略相关联，对此进行确认并批示意见。5、对额度较大、对企业经营发展举足轻重、具有不确定的经营风险、财务风险等费用开支、必须有总经理进行批示。6、会计人员审核借款单的真实性，批准允许报销的额度，对不合规的费用有权力撕予报销，并对报销人不良记录加以记载。7、出纳，对会计人员制单的付款凭证在支款前进行再次审核，无误后付款。8、财务经理要对重大经济事项确定会计处理办法，指导会计核算工作，并对发生的经济业务再次复核。十六 代收款管理1、每日代收款发放时门市应安排专人进行代收款发放时的秩序维护。2、根据客户要求进行代收款消账、改账、消账：指定由公司代收的货款，现确定不代收。改账：指对代收的货款修改代收额度。具体操作：消账，客户所持凭证到门市财务负责人通过签字笔划掉票据代收款大小写金额，并签名。改账根据客户需要更改的代收款金额除划掉票据上的代收款大小写金额还要在原代收款大小写的下方填写客户需要的代收款金额，并注意大小写需一致。3、返货库房收款负责人清理所有货场的代收款票据并另行保管，收货人凡来领取时方可拿出，并根据票据上的代收款金额进行收款。 十七、月末对帐1、根据软件查询应存已付额金额是否与手工做的网点现金日报表金额一致。2、核算当月实存已付款金额，是否与应存金额一致，如出现差额及时查明原因，核查清楚后补齐差额。3、根据财务报销管理制度，报销相关费用（如：叉车费、接货费、关系费、垫付款等费用），做到当月支出，当月报销，凡无提前告之相关部门，出现未及时报销的，则不予以报销。4、将应存已付款金额、实存已付款（或实交）金额，报销费用等相关内容写明清单与存（交）款单一同交由对帐人员。5、按规定时间对帐，凡有特殊原因应提前告之。十八、财务部代收款发放的管理办法1、为了公司的信誉度，保证代收款及时准确发放，保证代收款所有权人的合法权益，特制定本办法。2、代收款发放：按货币发放的形式：现金与银行转账发放。3、代收款出纳员在进行代收款发放前一天要做好以下准备工作：（1）、领取现金：会计根据第二天所要发放的现金代收款单据金额，提出现金备用，封存好并在齐缝处盖章或签字放入财务规定的保险柜里。（2）、对超过1000元以上的通过银行专卡。存款转存的要准确填写“转账凭证”转账凭证填写工整。具体内容如下：填写年月日、托运单号、户名、手机号、账号、小写金额、大写金额、并要求客户确认签字。（3）对低于1000元的代收款以现金支付。为了安全性，公司尽量实行转账。4、代收款的发放前应注意的几个问题：（1)、收票时注意：看清发货时间、发站、到站、票号、金额，大小写是否一致，发货凭证票据是否有代收款，所收发货凭证应谨慎保管以备交账时使用；要特别注意看清发站、到站及票号。(2)、勾票：将扣除手续费后的金额写在发货凭证票据上，若出现代收金额与业务软件金额不一致，如少付、返货、原货返回等情况，将该情况告知给客户，问清客户是否要领取；若有返货告知凭票（发货凭证）先取返货后再领取代收款；如不是有返货原因，业务软件上也没说明少付的原因，要经客户同意才可以发放，并收回该发货凭证票据。5、各代收款出纳转完账后，要将转账的资料备份，以便查寻。即在网银上支付完毕后通过截图的形式保存当天所有的发放记录。6、转账的注意事项：在转账时应注意，此笔已转了的，就在该票上画一个“”，以提醒自己，千万不要再重复转；区分头一天的最后一笔和当天的第一笔，为了避免重复转账。十九、代收款挂失流程1、客户涉及发货凭证票据丢失，公司要求客户办票据挂失，挂失的程序：（1）凭发货人身份证挂失：挂失人提供本人的身份证复印件并填写挂失申请表一式二份；写明托运的货物名称、代收款金额、运单编号、托运日期、收货人姓名、挂失人的电话号码、货物始发地及货物目的地。（2）到财务部务部办理挂失登记及交接事宜；然后将挂失申请第一联交出纳进行挂失记录。（3）财务收到挂失登记表后，第一时间在业务链里核对该代收款金额并进行备注。备注的内容：挂失日期、挂失经手人。（4）资料齐全，款到即付：代收款出纳对挂失人交来的证明文件进行严格的审核，其中包括代收款挂失申请表、挂失人身份证复印件、营业执照复印件及收货人身份证复印件，并在业务链中进一步核实该笔代收款的相关信息，资料齐全的情况下，在业务链中查询该笔代收款，款到即付。二十、会计档案管理制度1、为加强公司计档案管理，特制定本管理办法。2、适用范围：本办法适用于公司总部、下属全资及控股企业。3、会计档案的内容：企业的会计档案包括：会计凭证、会计账簿、会计报告、 财务会计制度以及与经营管理和投资者权益有关的其它重要文件，如合同、章程、公司高层批示等各种会计资料。4、会计档案的保存：（1）专人负责保存会计档案，定期将财务部归档的会计资料，按顺序立卷保存。在财务部凭证柜存放的会计凭证期限为一年，一年以上的会计凭证应整理至库房凭证柜中存放，库房凭证柜中的凭证依次注明日期、总册数、柜号，以备今后查阅。会计档案的保管期限为永久保存和定期保存两类。（2)会计档案由各主管会计负责进行保管。年度终了，由各主管会计装箱、造册，交公司财务经理签收后，封存入库。如需借用，参照“会计档案的借用”执行，其销毁由公司财务部统一安排5、会计档案的销毁：档案保管期满，需要销毁时，由会计档案管理人员提出销毁意见，经财务部经理审查，总裁批准后执行由会计档案管理人员编制会计档案销毁清册，销毁时应由财务部有关人员共同参加，并在销毁单上签名或盖章。6、会计档案的借用：财务人员因工作需要查阅会计档案时，必须按规定顺序及时归还原处，若要查阅入库档案，必须告知会计档案管理人员，取得同意后，方可入库查阅，并按顺序及时归还原处，会计档案管理人员有权监督，如发现凭证随意堆放，报部门经理同意后，执行相关罚款。7、公司内各部门若因公需要查阅会计档案时，必须经财务部经理同意才8、能由档案管理人员接待查阅，并做好借阅档案的查阅记录。9、外单位人员因公需要查阅会计档案时，应持有单位介绍信，经本公司总经理同意后，方能由财务档案管理人员接待查阅，并由财务档案管理人员详细登记查阅会计档人的工作单位、查阅日期、会计档案名称及查阅理由。会计档案一般不得带出财务部，如有特殊情况，需带出室外复制时，必须经财务部经理批准，并限期归还，并做好借阅档案的查阅记录。10、由于会计人员的变动或会计机构的改变等，会计档案需要转交时，须办理交接手续，并由监交人、移交人、接收人签字或盖章。11、会计档案保管期限：1.原始凭证、记账凭证 15年。其中：涉及外来和对私改造的会计凭证永久。二十一、会计人员离职监交制度1、目的:加强会计人员职责管理,保证会计工作的连续性、完整性，建立会计人员离职监交制度。2、会计人员工作调动或因故离职,必须与移交人办理交接手续，没有办理交接手续的，不得离职。3、会计人员离职前，必须将本人所管理的会计工作，在规定期限内，全部移交清楚，接替人员应认真接管移交工作，并继续办理移交未了事项，移交后，如发现原经管的会计业务有违犯财会制度等问题，仍由原会计人员负责。4、会计人员办理移交手续前，必须做好以下各项工作：5、已受理的经济业务尚未填制会计凭证，应填制完毕。6、尚未登记的账目，应登记完毕，并在最后一笔余额后加盖印章。