仓储管理制度培训(单据、帐务、盘点).ppt

库存管理办法 库存管理相关定义换单原则 作业前提 库存差异处理差异帐务管理原则内部监控原则 库存管理定义 实物 指仓库内的所有物品 按货物状态可以分为正品 残次品 包装破损品等 按产品的归属可分为自有物品 客户产品 客户的客户暂存品等 系统账 实物的收发存状态在ALIS系统中形成的记录 存卡 仓管员对仓库内某一跺位产品收发存状态进行记录 是手工帐的一种表现形式 订单 客户下达出入库计划的书面形式 不同的客户有不同的样式 是形成客户产品出入库指令的依据 指令 依据客户订单或内部报告形成的执行实物出入库行为的依据 形式为安得入库通知单和安得出库通知单 报表 以固定的表格形式反映一段时期库存实物数量及状态的表 一般需要相关责任人进行签字确认 并要保存归档 作业前提 系统处理 换单原则 库存管理依据以ALIS系统数作为基准 以此为基准开展盘点 与委托方对帐等库存管理工作 必须将客户仓储出库订单转换成系统出库通知单 出库通知单是仓储作业的有效凭证 在签发出库通知单无人稽核的情况下 客户订单可以与出库通知单一起使用 仓管员应检查出库通知单与客户出库订单是否相符 必须先换单后实施仓储作业 不得先实施作业后补系统 如确实因各种条件限制无法满足此要求 应制定相关流程文件 提交运营部审批 所有系统处理指令必须有客户订单或总部指令 非与客户合同约定指令方式或总部指令全视为无效指令 白条 手工出仓单使用原则 只有在出现系统无法使用超过2小时的情况下和有效的文件许可的业务可以使用手工出仓单 手工出仓单必须得到网点负责人 网点财务负责人 仓库主管三人中任何两个人审核通过 才形成有效指令 作为凭证 手工出库单必须与相对应的系统出库单粘贴在一起 库存差异处理 库存差异管理原则 任何人发现库存差异 应积极寻找差异形成原因并努力补救 任何人发现库存差异 应当场记录在存卡上 任何人发现库存差异 应及时报告给网点财务负责人 财务负责人在核实以后 以盘点表的形式反映在系统中 内部报表应如实反映已经发现的库存差异 免责条款 当事人主动发现 暴露差异 并实施有效的措施进行补救 最终产生的差异可以免责 当天发生的出 入库作业造成串货 少发货 多发货当事人能在当天发现 并向主管 经理汇报 得于解决的 仓储作业人员在作业环节中造成产品包装破损 损坏 当事人能及时向主管 经理汇报 单独摆放 不混入正品中的 帐务核算人员由于个人操作原因 造成工作失职的 如能当天发现 主动向财务经理 网点经理汇报的 全责条款 当事人发现差异 但有意隐瞒 造成事后损失扩大的或延误最佳处理时机的 全责追究当事人责任 责任人未履行职责而没能及时发现差异 所造成的损失 全额追究责任人责任 当事人违反有关规定造成的差异 全额追究当事人责任 并追究相关主管 经理的管理责任 责任人未履行职责而没有发现长期存在的错误行为 追究责任人的管理责任 库存差异帐务处理 必须准确盘点实物汇总数与系统数进行对帐 并明确差异数量 原因分析后再与客户对帐 不得直接拿客户帐与仓库实物数核对 与客户对帐必须按与客户的约定的时间和频次进行 对帐必须有双方签字 留低凭据 所有差异必须要有原因分析 存卡应作为手工帐进行管理 保留 网点财务负责人进行检查盘点时必须依据系统帐 并以此形成盘点报表和差异分析表 网点财务负责人必须对系统帐进行有效的监督管理 包括对凭证的核对 内部监控手段 网点财务负责人经常以系统为基准对实物 单据 报表 存卡的真实 有效进行核查 并签字确认 留下管理痕迹 网点财务负责人必须定期检查网点体系内各岗位人员是否按库存管理要求进行工作 并提出整改 跟进落实 并留下管理痕迹 网点仓库主管通过存卡不定期检查仓管员作业的实物与指令的准确性 并在存卡上留下管理痕迹 仓库管理人员每单校验指令的有效性且准确作业 并在存卡和单据上准确留下工作痕迹 客户经理 网点财务负责人 仓库主管必须不定期检查出入库确认的及时性 达到实物数与系统数同步 必须确保在月底盘点前所有出入入确认已完成 单据装订清单每月不低于四次打印 网点财务负责人每次必须随机抽查清单与明细的符合性 并以确认 未实施的视为单据管理不力 分公司 网点 在进行每月的绩效考核评定时 相关人员的库存管理工作质量与职责履行情况必须作为重要的考核项目 库存帐务管理办法 帐务的基本原则入库流程出库流程差异处理 调帐 报表管理帐务的移交 帐务的基本原则 安得单据唯一有效性原则 安得单据是在公司内部及安得对客户的唯一有效单据 出库必须凭 安得出库通知单 任何其他单据不能代替安得单据 除非得到总部特别审批 统一性原则 所有出入库货物必须有帐务及相关有效单据账实 账账 账卡一致的原则互相验证原则 在进行单证的交接时交接双方要确认单据的有效性 交接双方在上面签字确认 入库流程 仓管员应根据送货人出示的单据和入库验货情况登记存卡 核算员 有时候也可以是经过授权的仓管员 根据仓管员已签收的送货单据打印安得入库通知单 形成入库系统记帐 并传递给相关仓管员 装卸队及客户 异常情况的处理 仓管员如发现短少 包装破损变形严重 受潮油污 倒置等异常情况首先要保持好现场不让送货车辆离开并拍照 其次要及时向仓库主管 财务经理 主管 汇报 待异常情况处理好在记存卡 签收送货单 由安得承运的需向发货网点进行反馈 如果确实不能按照这个流程做入库帐务处理的业务 应制定特殊流程提交运营部审批 按审批后的流程处理 出库流程 核算员接到客户出库单据原件后对其本身的真实性 数据的准确性 签字盖章的有效性 提货单的时效性进行审核 核算员对经审核无误的指令进行换单处理 要求客户指定的人员签字并确定车牌号码 形成系统出库预记帐与凭证 仓管员依据安得出库单据发货和记存卡 发完货后应要求提货人签字表示该次出库完成和形成完整出库记帐凭证 核算员或仓管员在发货完成后 应进行系统出库确认 形成完整出库记帐 确实不能按照这个流程做出库帐务处理的业务 应制定特殊流程提交运营部审批 按审批后的流程处理 出库流程 特例 已收到送货单据但在当天不能完全依单收货时的帐务处理流程 核算员 仓管员应按照实收数量作签收 记卡 记帐 开具入库单 余货到位时 做新入库指令 记卡 记帐 开具入库单 在原送货单据上作第二次签收 绝对不允许以欠条或其他形式作为未入库已记帐的依据 货已到送货单据 收货的必要手续 未到时的帐务处理流程 首先要第一时间通知客户财务人员 一般情况下 送货单据未到 仓管员应拒绝收货入库 如确实需要收货入库 应单独摆放 单独标识 不能出具入库单 不能在其它任何形式的单据上签收或打收条 送货单据到时 再按4 2 1作入库帐务处理 一周以后 送货单据 或收货的其它手续 还没有到 转入待处理品帐 由网点财务负责人签发待处理品入库指令 已入待处理品帐的 需要转正式入库的 由网点财务负责人签发待处理品出库指令 再按正常入库帐务处理程序处理 待处理品的出入库指令需提交网点负责人审核 仓库才可以据此收货或出货 已收出库单据但不能在当天全部出货时的帐务处理流程 核算员应依据当天出货的数量做出库确认 余留数量进行红冲并打印红冲单 不能做出库确认 也不能出具欠条等 如后期需要提货 则进行红冲重提 当天出货的按当天开具的出库单做正常的记帐 记卡 已开具出库单但不能在当天出货时的帐务处理 仓管员已收到出库单 但是不能依据出库单出货时 一般情况下应进行冲单处理 再按4 2 5处理 少量余额 可以经过财务负责人审核后 可以在出库单据和系统出库确认中按实际出库数量填写 余货发出前 网点财务负责人据此新建出库指令 但须得到网点负责人的审核后 仓库才可以据此发货 绝对不允许以欠条或其他形式作为未出库已记帐的依据 差异处理 通过定时盘点及对帐 发现内部帐帐不符 帐实不符时 必须内部对帐查帐 确定准确的库存数并及时处理异常数据 报表截止日发现安得内部帐帐一致 帐卡一致 帐实一致而与客户帐表不一致时 必须要求客户以电邮或其他方式提供本月进出明细进行对帐 以便及时对清帐务并作出相应处理 所有盘点表要保存原始底稿 以便今后核对时使用 差异原因 开单未提 入库货物安得已入帐客户未入帐 发货未下卡 客户单方调帐 计量单位不详导致数量误发 错换单或错发货等 非以上原因的必须及时调整系统帐务 以保证帐务与实物实时准确由于核算员操作造成的帐务差异但没有造成公司损失的 或按正常规定更换包装 客户调整状态等情况 由核算员新建调帐单 交由财务经理确认后 提交运营部库存管理岗位审核 由核算员在盘点过程中发现帐务与实物间的差异 包括数量或状态 在确认原因后再制作调整单 提交财务经理确认 财务经理根据责任情况提交QR部审批后再确认调帐申请 如系统帐混乱需初始化必须提交运营部长审批后 再由运营部库存管理岗位进行允许调帐的操作 差异处理 帐务差异属于客户 系统帐记录错误引起的 应进行全面清查 形成书面报告 得到审批后进行调帐处理 调整报告由核算员提出 网点财务负责人复核 网点负责人 分公司财务经理 运营部库存管理岗位审批 如是客户记录错误 应将调帐处理意见反馈给客户 客户经理应给于客户协调方面的支持 帐务差异属于盘亏情况引起的处理购买补亏处理 网点财务负责人提出申请 得到分公司财务经理 分公司经理 运营部 财务部 QR部审批后 可以采取购买补亏处理 盘盈冲抵处理 在取得客户谅解的前提下 可以通过盘盈产品与盘亏产品同时调帐来进行帐务调整 盘盈情况的处理发现盘盈货物必须按职责向上一级汇报 不得知会公司以外的人包括客户 用于冲抵盘亏处理 在取得客户谅解的前提下 可以通过盘盈产品与盘亏产品同时调帐来进行帐务调整 此类帐务调整必须与客户调帐同步 并得到分公司财务经理与分公司经理的审批 转入待处理品的处理 已经进行暂时搁置处理的盘盈帐务 在较长时间内没有作其它帐务处理 应转入待处理品仓库进行管理 转入待处理品管理前 应得到分公司财务经理 分公司经理 运营部 财务部 QR部审批 帐务的移交 移交内容 移交截止日的库存差异分析表 必须包含内容 客户帐 安得信息系统帐 实物帐 已经装订好的成册单证 必须符合单证装订要求 有单证汇总明细表 帐务工作未处理完毕事项书面汇总 所有残次品辅助帐 没有的必须补做 移交截止日前所有未装订单证 必须整理完毕 责任确认 所有移交清单必须有交接双方签字确认未按照要求进行处理完毕的移交内容 接交人有权要求移交人按照要求整理 否则可以请求总部给移交人500元以下的罚款所有移交必须有第三方进行监交 货物盘点管理办法 实物盘点帐务盘点 实物盘点 实盘主要是核查存卡与实物数量 质量是否一致 存卡填写是否规范 准确 库位是否与系统一致 归位是否准确 正品 残次品 赠品 代保管品分区堆放 盘点及检查是否在存卡签名 填写盘数量 有异常须填写 盘点报表 对上一道工序进行检查 所有产生质量记录必须存档备查 在规定的时间内实施盘点实物盘点分日盘 周盘 月盘 日盘 前一日出入库量较大的 分客户 随机抽盘 分区管理责任人未直接作业的 倒塌的 受潮的 损坏的 总部或客户或分公司指定的 高价值 A类产品 的货物 每天每名仓库管理员不低于五个型号 一月内所有货物型号必须至少有一次抽盘仓库主管 分公司及财务经理在抽盘中检查所有下级是否履行职责 是否符合本制度要求托管库 办事处主任及财务主管必须确保每周不低于10个产品的完整周盘 确保每四周内所有货物至少有一次周盘 日盘由核算员定期到仓库进行抽盘检查 周盘 上月盘点有差错的 周出入库量较大的 总部或客户或分公司指定的 本月内发现有差异的 二周内未实行周盘的 高价值的货物每周必须对网点仓储客户中至少2个客户的产品进行全盘 包括不同质量状态的产品 本月内所有客户都必须要有周盘的记录检查网点存卡是否符执行存档的要求 对异常库存问题事后检查在存卡上有无相关日盘记录 月盘 网点仓库所有区内 所有质量状态 所有型号的货物进行盘点 盘点前必须对所有货物进行归位整理 盘点线路 盘点起止时间 载止单据 分组 标识等盘点方案每组确保至少有核算员及仓库管理员各一人 盘点表来自系统打印仓库管理员按区实行交叉盘点 相互监督以保证盘点独立 公正 真实盘点后核算员 仓库管理员必须在同时在存卡 盘点表上签名确认盘点结果导入系统 产生 盘点单 有差异不超过次日找出差异原因 并在系统中通过 调整单 申请调帐 库存差异处理办法 差异反馈盘盈处理盘亏处理 差异反馈 当确定在库产品存在盘亏 盘盈时 仓管员或核算员应马上报告本网点财务经理 主管或网点负责人 特殊情况 仓管员或核算员可直接上报运营部库存管理岗位 网点财务经理 主管或网点负责人应会同仓管员或核算员对库存差异产品共同寻找产生亏 盈的原因 并同时上报运营部库存管理岗位 网点发现库存差异 盘盈 盘亏 应马上上报运营部库存管理岗位 网点应在库存管理岗位的指导下处理差异库存 包括与客户确认方式 若先由客户方发现在库产品库存差异应马上上报运营部库存管理岗位 在库存管理岗位未许可的前提下 不允许网点人员同客户方确认库存差异 盘盈 盘亏 数量或金额 任何人员违背此项 处罚50 200元 次 网点财务经理 主管或网点负责人在得知本网点在库产品存在库存差异的一个工作日内须将此信息上报至运营部库存管理岗位 上报不及时可按50元 次处罚 隐瞒不报可视情节按库存差异金额的10 或100元 次处罚 仓管员或核算员当发现在库产品存在库存差异时 须马上上报网点财务经理 主管或网点负责人 上报不及时可按30元 次处罚 未上报可视情节处罚不低于库存差异金额的20 或开除处理 同时对仓库主管免职或处罚30元 次 如果网点仓管员或核算员在得知本网点存在库存差异且网点相关人员并未按规定程序反馈给总部时 网点仓管员或核算员可以直接上报运营部库存管理经理 总部将对举报人保密并给予库存差异金额的30 或200元 次的现金奖励 盘盈处理 若因客户开单未提货 网点须在盘点报表上注明 开单未提单据及号 若因实物入库但未做系统 网点须在盘点表上注明 入库单单号 若因暂时代客户保管 网点须在盘点表上注明 代保管 若因需要冲红处理 但未及时操作 网点须在盘点表上注明 红冲产生原因及单号 对盘盈产品 原则上可在网点挂帐3个月 3个月后如无其它原因由库存管理岗位提交初步处理方案 原则上 网点同客户盘盈产品可以抵盘亏产品 但必须在库存管理岗位处备案方可 经查实形成的盘盈产品必须单独存放 盘盈产品处理方案由安全经理和库存经理共同提案报批后实施 盘亏处理 若因帐务处理导致库存实物少于帐面数 必须会同客户方或总部库存管理岗位进行调帐处理 并在当月内完成 若因操作人员多发或串发货物 库存管理岗位应报QR部依据公司 责任事故追究管理办法 对损失部分进行处理 有时多发或串发货物 为不影响客户方对我司网点的考核 例如TCL客户 发生网点在得到总部许可的前提下可以先用备用金赔付或开单买下多发 串发产品 若因仓库管理不善导致在库产品丢失 被盗 网点应视情况决定是否报当地公安机关 同时运营部库存管理岗位知会QR部追究业主或当事人的责任 所有发生的差异 必须在当月处理完毕 绝对不允许相同差异在连续2月报表中体现 残次品管理办法 残次品产生方法残次品的入库残次品的在库残次品的出库 残次品产生的方式 残次品 是指包装破损达到一定程度 直观感觉不好 影响客户的经销商销售或符合客户的残次品要求 如规定不能倒置而进行了倒置后不能使用的产品 残次品界定残次品的界定由客户分公司的相关人员来完成 残次品的界定标准均是来源于客户制定的文件 由客户经理与客户协调获得或由安得制定客户认可 主要由安得负责执行 残次品来源经销商退货的残次部分 如使用质量问题退货 包装破损退货 运输破损分两种 由安得承运的运输商造成的运输破损 非安得承运的运输商造成的运输破损 仓储破损 仓储经营活动中造成的破损 残次品入库管理 一 经销商的退货均必须持有客户分公司的有效退货凭证 有效退货凭证及签章样式由客户经理和网点经理分别与相应的客户和客户分公司协调提供 符合签名样式的退货凭证是安得网点办理退货入库手续的唯一前提 单件货物的退货凭证必须贴于其正面 符合以上条件后 安得仓管员再开具安得仓库破损品入库单并注明破损来源 运输破损造成的残次品入库由安得承运的运输商造成运输破损 则直接从运费里扣除相应的包装费 如产品质量有损坏 则还须按客户的产品出厂价格扣除相应的运费 运费不够 需继续找司机索赔 并在收货清单上注明破损情况 以上破损品入库时均需由安得仓管员填制安得破损品标签贴于每件货的正面 存放于残次品区 残次品入库管理 二 非安得承运的运输商造成运输破损 有两种情况 直发安得仓库 如果客户允许拒收 则安得选择拒收 如果客户不允许拒收 则安得视同经销商退货 按3 1处理 禁止网点仓库仓管员私自收司机钱后收下破损品 直发经销商 经销商拒收 客户要求安得仓库接收 则安得视同经销商退货 按3 1处理 残次品的在库管理 仓储作业造成的包装破损正常仓储作业造成的包装破损 如能及时更换 则直接更换 否则须经网点负责人一级的人员每月一次确认后于月底盘点前报相应的客户分公司财务做调帐 客户确认后安得仓库再调帐 调帐过程相当于换货 对相应转帐过来的破损品 填制安得破损品标贴贴于每件货的正面 破损品标贴必须有网点负责人签名且必须注明是仓储破损 残次品的分区管理原则 a 残次品尽可能实现集中管理 一个库区原则上只设一个残次品区 区内再按客户分小区 所有客户的残次品均存于此区 b 残次品的堆码 贴有残次品标志的一側尽量朝外 根据包装破损程度堆高 不得超高堆放 c 其它的管理依照正品执行 残次品出库程序 如果残次品可以直接通过更换包装解决的 则由相应的客户维修人员更换 成正品入库 残次品的出库返厂指令由客户下达或客户经理根据与客户达成的协议向相应网点下达破损品的出库返厂的指令 网点帐务处理人员开具或打印出残次品出库清单 清单上必须注明客户名称 产品型号 相应数量 破损来源类别 残次品的出库在运输应注意的问题 车辆采用 残次品的运输应尽量采用车况较好 司机技术更熟练的车辆 车辆调度人员必须告诉司机本次运输为残次品运输 整车运输时严禁配载 零担运输一定要晓谕司机或货运部严禁挤压 装车和配载 装车时应据包装破损程度按上坏下好顺序堆高 严禁超高装车 单据管理办法 空白单据管理存卡管理单据装订单据保管单据移交 仓储单据分类 公司单据 公司制定适用于仓储业务的通用单据 包含出入库通知单 红冲单 存卡等 客户单据 指客户订单 是换取出入库单据的凭证 包含出入库财务单 运输合同等 空白单据管理要求 网点空白单据必须有专人负责管理 建立正规的进销存明细帐 分门别类的进行登帐管理 存放地要保持干燥卫生安全 垛码一定要整齐 严格按照管理产品的要求进行 申领计划制定 单据管理员根据库存单据数量及使用进度 编制季度单据印制计划 由网点财务经理审核后交总部汇总后统一印制 单据的领用 指定专人领用 存卡 出入库单 装卸作业单由仓库主管领用 单据的核销 单据领用后在领下一批时必须对前批单据进行核销 单据使用完 必须到领单处核销单据 单据管理要求 1 样单的管理 网点财务负责人应保证任何一类单据的使用人有一个可以用来对照单据有效性的样单 用以表达