建设工程公司合同档案管理办法.doc

建设工程公司合同档案管理办法 合同档案管理办法第一条为了加强本公司的合同档案管理，方便合同的查阅，督促检查合同的履行，制定本办法。 第二条合同档案的保存期限为10年，公司法务合同部作为公司的合同归口管理部门负责保管，留存合同档案资料。 项目及其他需要部门留存复印件，同样按此要求管理。 合同档案管理应特别重视保密工作，合同档案管理人员不得泄露合同档案内容，不得违反规定私自给任何人查阅、摘抄、复制。 第三条合同订立后，法务合同部应将签订后的合同文本进行归档。 一份完整的合同档案应当包括签订后的合同文本，合同签订会签表，中标会议纪要或询价记录单或情况说明，合同相对方营业执照及资质等级证书，委托书、法定代表人或代理人身份证复印件等资料；第四条合同实行分类归档，按项目进行归类，将每个项目（如承朝、大广五等）的合同按照合同编号（小号在上，大号在下依次排序）放置在一个档案盒内。 如果合同较多，放置不开，可分盒放置，但亦应按合同编号归档，在档案盒正侧签标明序号（如承朝、承朝等）。 每个档案盒的正面签与侧面应当有明显标记标明盒内合同的类别。 第五条每个档案盒都应有合同目录，标明该档案盒放置合同的情况。 合同目录包括合同编号，合同名称，合同类别，我方名称、对方名称、合同金额，签订日期等。 第六条所有合同（包括合同目录）及资料都应留存电子版。 电子版的同样按分项目放置，具体要求按本办法第四条、第五条规定执行。 第七条根据工作情况，需要查阅档案的，应当由查阅部门提出申请，报经主管副总经理批准同意后，办理借阅手续。 借阅档案原则上应在档案阅读室查阅，不得带出，特殊情况需复制带走的需经总经理批准。 第八条发生诉讼或者仲裁的合同，其合同档案中应附有诉讼或者仲裁的全部资料。 诉讼或者仲裁文书应独立归档。 第九条档案管理人员未能按本办法办理归档手续或者不符合要求的，视情节对直接责任人按每份1050元进行处罚。 档案管理人员泄露档案内容，违反规定让他人私自查阅、摘抄、复制的，视情节给予1002000元的罚款。 借阅档案人丢失档案的，视情节给予1002000元的罚款；情节严重的解除劳动合同，给公司造成损失的，应当赔偿损失。 第十条本办法自发布之日起施行。 合同查阅审批表查阅部门查阅人查阅合同名称查阅时间查阅目的是否复印批准人备注合同查阅审批表查阅部门查阅人查阅合同名称查阅时间查阅目的是否复印批准人备注合同查阅审批表查阅部门查阅人查阅合同名称查阅时间查阅目的是否复印批准人备注合同查阅台帐序号合同编号合同名称查阅部门查阅人签字查阅时间备注序号合同编号类别名称标的（合同金额）签订日期备注工地合同台帐甲方乙方合同编号合同名称合同标的月日时月日时月日时月日时月日时月日时月日时月日时合同签订会签表送审部门合同签订方合同起草小组意见业务员来文时间业务负责人来文时间项目副经理来文时间回文时间回文时间项目总工来文时间送审部门负责人（项目经理）意见来文时间签字合同审核小组意见合同部合同员来文时间财务部来文时间机物部来文时间签字签字签字签字签字签字日期回文时间工程部来文时间经营开发部来文时间回文时间回文时间签字报送本表须附下列资料 1、合同草稿一份； 2、合同对方主体资格、资质、法人代表证明；签约人的授权委托书、身份证明及其它相关资料； 3、需要说明的关于本合同的其它情况。 回文时间回文时间回文时间回文时间回文时间回文时间法务合同部负责人意见来文时间管委会意见签字日期总经理意见项目部合同履行情况半月报表（劳务分包合同）NO合同编号及名称一二联联项报目公部司留法存务合同部合同签约方名称对方履行情况1设备2人员3民工管理4施工进度5施工质量6施工安全7廉洁自律8材料领用9材料抽检是否合格10是否分包或转包11是否发生纠纷12受奖惩情况13其他情况己方履行情况14计量结算15财务支付16民工工资发放及公示17业主或监理检查结果18其他情况19合同变更情况、时间及事由20合同终止情况、时间及事由21合同解除情况、时间及事由22管委会及法务合同部核查情况合同签约对方意见合同履行负责人签字综合办负责人签字机物部负责人签字财务部负责人签字合同部负责人签字试验室负责人签字工程部负责人签字项目总工签字项目副经理签字项目经理签字合同签约方签字备注 1、履约情况由相关负责人填写，如表格不够用可另附件专述。 其中综合办填写第3716项；机物部填写第168项；财务部填写第31516项；合同部填写第1112131418192021项；试验室填写第9项；工程部填写第1245610111217项；项目副经理填写第1245678910111218项；项目总工填写第456714项；项目经理填写第3141516项。 2、本表由项目部合同部合同员组织填写，每月3日前、18日前将上半月报表报公司法务合同部。 项目部合同履行情况半月报表（租赁合同）NO合同编号及名称一二联联项报目公部司留法存务合同部合同签约方名称对方履行情况1租赁机械设备具体情况（完好状况、品牌、生产日期、数量等）2租赁机械设备进场日期3配备人员4维修保养记录5出勤率及故障停工时间6是否满足施工需求7安全8租赁机械设备退场日期9其他情况己方履行情况10租金支付（每台租金、共计租金等）11施工安全管理12其它情况13合同变更情况、时间及事由14合同终止情况、时间及事由15合同解除情况、时间及事由16管委会及法务合同部核查情况合同签约对方意见合同履行负责人签字综合办负责人签字机物部负责人签字财务部负责人签字合同部负责人签字试验室负责人签字工程部负责人签字项目副经理签字项目总工签字项目经理签字备注 1、履约情况由相关负责人填写，如表格不够用可另附件专述。 其中机物部填写第1234568912项；财务部填写第10项；合同部填写第10131415项；工程部填写第6711项；项目副经理填写第6711项；项目总工填写第6项；项目经理填写第71011项。 2、本表由项目部合同部合同员组织填写，每月3日前、18日前将上半月报表报公司法务合同部。 项目部合同履行情况半月报表（采购合同）NO合同编号及名称一二联联项报目公部司留法村务合同部合同签约方名称对方履行情况1交付货物数量2交付货物质量3是否按时供货4所供货物使用段落、部位5实际供货数量与图纸设计量比较6其他情况己方履行情况7财务支付8是否按图纸进料9合同变更情况、时间及事由10合同终止情况、时间及事由11合同解除情况、时间及事由12管委会或法务合同部检查情况合同签约对方签字合同履行负责人签字综合办负责人签字机物部负责人签字财务部负责人签字合同部负责人签字试验室负责人签字工程部负责人签字项目总工签字项目副经理签字项目经理签字备注 1、履约情况由相关负责人填写，如表格不够用可另附件