XX物流公司合同管理规定.doc

XX物流公司合同管理规定 X XX物流有限公司合同管理规定为了规范公司合同的管理，明确合同签订流程，根据国家相关法律法规，特制定本规定。 第一部分合同管理原则 一、公司合同实行统一管理，严格按公司档案管理规定执行。 二、签订合同必须严格按照合同审批程序执行。 三、合同签订必须征询法律事务部律师的意见。 第二部分合同的订立 一、认真学习并严格遵守中华人民共和国合同法及国家和本市有关政策、法规，理解其具体内容及原则要求。 所签订的合同，不得与国家法规相抵触，对本单位要有利无害。 二、签订合同时，要对客户的履约能力进行审查，包括对方的法人资格、经济实力、履约能力、资信状况、以及签约人员是否具备签字效力、法律效力等，否则，一切经济损失及后果，由经办人负责并追回损失。 三、对外签订合同，实行保密制度，任何人未经公司领导批准，禁止随意查阅、私带合同，禁止泄露合同内容。 四、合同订立前的注意事项 1、不得利用合同进行违法、违规活动，损害国家利益和公司利益，不得借订立合同之机为个人牟取利益。 2、公司的对外合同一律采用书面形式（包括合同书、信件和数据电文,适用中国法律的要求为中文版本），不得采用口头形式和其它形式。 合同书自各方当事人签字或者盖章时成立。 依法成立的合同，自成立时生效。 五、合同必须具备实质性条款 1、当事人的名称或者姓名和住所； 2、标的； 3、数量； 4、质量； 5、单位、单价、金额、价款或报酬、币种； 6、签订日期、履约日期、履约方式、履约地点； 7、各方的权利义务、责任； 8、违约责任 9、终止、中止条款； 10、解决争议的方式。 六、合同订立时注意事项 1、使用对方及有关部门提供的格式条款（格式合同）订立合同的，应特别注意审查其中免除对方责任、加重我方责任、排除我方主要权利的条款是否影响了公司的利益。 2、订立合同的用语要准确，书写要清楚，责任要明确。 在合法的前提下，要把公司的利益放在首位。 3、合同草稿外发前应与法务部及相关审核部门沟通和预审，提高合同评审效率，并保证与对方的有效沟通。 4、合同文本在二页以上的（含二页），须加盖骑缝章。 5、公司所有合同须经总公司法定代表人签署后盖章，未经总公司法定代表人授权，不得私自签署合同。 6、合同文本数量按我方与对方所需数量之和确定，我方至少保留二份（其中档案室、财务部各保留一份）。 第三部分合同及法务审批程序。 一、合同审批责任划分 1、对于普遍性的通用合同，由法务室组织标准合同范本的起草、制订。 2、公司对合同的管理实行按组织管理原则逐级审核报批。 3、合同管理按承办单位负责人为第一责任人，对合同基本业务条款的合理性和有效性负责；财务部承担保证财务条款的可能性和合理性责任；审定人（企业负责人）与承办单位并列同等责任；法务部承担保证所签订合同公司利益不受损失的责任。 4、各单位或部门主要负责人具体负责本单位或本部门合同的有效执行，负责并建立日常的检查、督促机制，做好合同执行的进程控制。 5、合同承办部门及单位应指定专人建立合同及法务的档案，切实做好合同、法务的登记、归档工作。 每季度按照档案管理办法的规定，将归档资料汇总提交总公司总裁办审核。 二、合同审批流程 1、总公司经济合同按以下程序办理承办单位经办人承办单位负责人主管领导财务部负责人法务室负责人总公司法定代表人签署 2、下属公司经济合同按以下程序办理承办单位经办人下属公司财务部负责人下属公司负责人主管领导总部财务部负责人总部法务室负责人总公司法定代表人签署（或授权委托下属公司总经理签署）第四部分合同的履行 1、合同一经订立生效，即具有法律约束力，一切与合同有关的部门必须遵循“诚实信用”的原则，密切配合，全面履行合同的义务。 2、合同签订后，经办人应将合同相关执行条款抄送相关部门，并组织学习，对相关条款解释说明。 3、我方与对方互负债务，应由对方先履行而未履行的，或者没有履行顺序而对方没有履行的，我方应当依法拒绝履行，并将情况及时上报。 4、在履行合同的过程中，有确切证据证明对方有下列情形之一的，应当依法行使法律规定的不安抗辩权，中止履行，并将情况及时上报经营状况严重恶化转移财产，抽逃资金，以逃避债务丧失商业信誉；有丧失或者可能丧失履行债务能力的其它情形。 5、我方因不可抗力（注指不能预见、不能避免并不能克服的客观情况）不能履行合同的，应当及时通知对方，并在合理的期限内向对方提供不可抗力的证明。 6、各有关单位收到对方要求变更或解除合同的通知，必须在二十四小时内拿出处理意见，连同相关资料上报解决。 7、合同承办单位在合同履行过程中，遇有对方其它履约困难或者违约等情况，应及时按法务审批程序上报。 各单位