工程档案管理与工程档案编制教材(PPT 85页).ppt

工程档案管理与工程档案编制 北京市城建档案馆 工程档案的管理 一 相关的法规 规章及技术规范二 城建档案管理工作分工三 工程档案管理工作流程四 工程档案资料管理基本规定五 工程档案的套数 内容如下 一 相关的法规 规章及标准 1 中华人民共和国档案法2 中华人民共和国城乡规划法3 建设工程质量管理条例4 城市建设建档案管理办法 建设部90号令5 北京市城乡规划管理条例6 北京市城市建设档案管理办法7 北京市建筑工程资料管理规程 地方标准8 建设工程文件归档整理规范 建设部标准 第四十五条规定 县级以上地方人民政府城乡规划主管部门按照国务院规定对建设工程是否符合规划条件予以核实 未经核实或者经核实不符合规划条件的 建设单位不得组织竣工验收 建设单位应当在竣工验收后六个月内向城乡规划主管部门报送有关竣工验收资料 2 中华人民共和国城乡规划法 3 建设工程质量管理条例 第十七条 建设单位应当严格按照国家有关档案管理的规定 及时收集 整理建设项目各环节的文件资料 建立 健全建设项目档案 并在建设工程竣工验收后 及时向建设行政主管部门或者其他有关部门移交建设项目档案 第五十九条 违反本条例规定 建设工程竣工验收后 建设单位未向建设行政主管部门或者其他有关部门移交建设项目档案的 责令改正 处1万元以上10万元以下的罚款 4 城建档案管理规定 建设部90号令 第六条建设单位应当在工程竣工验收后三个月内 向城建档案馆报送一套符合规定的建设工程档案 凡建设工程档案不齐全的 应当限期补充 第八条列入城建档案馆档案接收范围的工程 建设单位在组织竣工验收前 应当提请城建档案管理机构对工程档案进行预验收 预验收合格后 由城建档案管理机构出具工程档案认可文件 第九条建设单位在取得工程档案认可文件后 方可组织工程竣工验收 建设行政主管部门在办理竣工验收备案时 应当查验工程档案认可文件 第四十五条 建设工程竣工验收后6个月内 建设单位应当依法向城市建设档案馆移交齐全 准确的建设工程竣工档案 竣工档案中应当附有测绘单位的测量报告 5 北京市城乡规划管理条例 6 北京市城市建设档案管理办法 129号令 第九条城市建设档案馆接收下列城市建设档案 二 建设工程档案 第十条建设单位应当在建设工程竣工验收后6个月内 向城市建设档案馆移交齐全 准确的城市建设工程档案原件 第十四条建设单位在组织竣工验收前 应当提请城市建设档案馆对建设工程档案进行预验收 建设行政管理部门在办理建设工程竣工验收备案时 应当按照规定查验建设工程档案预验收情况 第二十一条建设工程竣工后 建设单位未按照规定移交建设工程档案的 由市规划行政管理部门或者各分局责令改正 并处1万元以上10万元以下罚款 对单位直接负责的主管人员和其他直接责任人员处单位罚款数额5 以上10 以下罚款 7 北京市建筑工程资料管理规程 2010版 基本规定分类与编号基建文件监理资料施工资料竣工图编制编制组卷移交与归档 8 建设工程文件归档整理规范 部颁标准 此规范为建设部推荐的规范 适用于所有建设工程文件的整理 如果没有地方技术标准的 可以按照此标准进行整理 此标准与北京市地方标准的区别 二 城建档案管理工作分工 三 工程档案管理工作流程 1 工程档案的登记2 工程档案业务的跟踪指导3 工程档案的预验收4 工程档案的验收5 工程档案的移交 1 工程档案登记 一 承办单位 市城建档案馆或各分局城建档案机构 二 申报人 建设单位各建设单位应按照市城建档案馆和各分局城建档案机构接收工程档案的范围划分 在办理建设工程规划许可证前 到市城建档案馆或工程所在区县的分局城建档案机构办理工程档案登记手续三 城建档案馆和各分局城建档案机构接收工程档案的范围划分市城建档案馆负责接收的范围 城八区范围内1 所有住宅工程 2 新建及改建 扩建3千平方米以上的公共建筑 3 所有市政基础设施工程及专业管网工程 远郊区县范围内1 国家及本市重点 重大工程2 涉及全市性的各专业管网工程 各分局城建档案机构负责接收的范围 除市城建档案馆接收范围 其他建设工程由各区县城建档案机构负责接收 四 申报条件 建设单位已取得规划部门审批的 规划意见书 及 审定设计方案通知书 五 办理登记 建设单位应携带建设项目的总平面图及单位工程的平 立 剖设计图纸 规划意见书 工程竣工测量委托协议 仅限市政地下管线及地铁 地下人防和通道工程 到市城建档案馆或分局城建档案机构 由工作人员负责著录建设工程竣工档案登记表 附件1 经核对无误打印两份并加盖 工程竣工档案登记专用章 一份由建设单位保存 一份在办理建设工程规划许可证时 交市规划委或各分局查存 六 办理时限 随到随办 周一至周五 七 办理依据 城市建设档案管理规定 建设部90号令 北京市城市建设档案管理办法 北京市政府129号令 2 工程档案业务的跟踪指导 根据建设单位的登记工程信息 派专业人员对建设及参建单位进行业务跟踪指导 人员分工如下 程淑雅负责 东城 西城 宣武 崇文区 许宁负责 朝阳区朝阳路以南地区苗新颖负责 朝阳区朝阳路以北地区杨立新负责 丰台区王勇负责 海淀区紫竹院路以南地区 石景山区韩绍斌负责 海淀区紫竹院路以北地区 2 工程档案业务的跟踪指导 馆内接待咨询时间安排周二 周四 东城 西城 宣武 崇文区 程工 周一 周四 朝阳区 朝阳路以南地区 许工 周三 周五 朝阳区 朝阳路以北地区 苗工 周一 周三 丰台区 杨工 周二 周四 海淀区紫竹院路以南地区 石景山区 王工 周二 周五 海淀区紫竹院路以北地区 韩工 联系电话 680201066802127968031098 3 工程档案的预验收 一 承办单位 市城建档案馆或各分局城建档案机构 二 申报人 建设单位 三 申报条件 建设工程全部完工 并具备 单位工程质量控制资料核查记录 及 单位工程安全和功能检查资料核查记录 四 办理程序 建设工程档案预验收前 建设 监理和施工单位应按照北京市 建筑工程资料管理规程 及北京市 市政公用设施工程资料管理规程 中的工程档案归档内容进行收集 整理 绘制竣工图 并按组卷要求进行立卷 各参建单位应对本单位形成的工程档案自行验收 并由建设单位将各方自行验收的工程档案进行汇总 建设单位可到市规划委网站上下载 工程档案预验收申请表 按要求填写签章后提请市城建档案馆或分局城建档案机构对工程档案进行预验收 预验收合格后 由市城建档案馆或各分局城建档案机构出具 五 验收组织 由建设单位组织 监理单位 施工单位项目负责人及档案员参加 市城建档案馆或各分局城建档案机构负责审验 六 验收地点 城建档案馆 分局城建档案机构或建设工程现场 七 验收标准 归档内容真实 完整 齐全 有效 竣工图绘制准确 组卷基本符合要求 消防 规划等验收尚未完成的 其文件暂不查验 八 办理时限 一般工程半天 大型工程一到两个工作日 九 办理依据 城市建设档案管理规定 建设部90号令 北京市城市建设档案管理办法 北京市政府129号令 4 工程档案的验收和移交 一 承办单位 市城建档案馆或各分局城建档案机构二 申报人 建设单位 三 办理程序 工程档案预验收后 建设单位应督促工程档案编制单位对预验收中存在的问题进行整改 并将工程竣工验收阶段形成的应当归档的文件归入相应案卷 确保工程档案完整 准确 系统 工程档案编制完成后 由建设单位提交市城建档案馆或各分局城建档案机构进行最终验收 凡验收不合格的 档案退回建设单位重新整改 验收合格的 由建设单位向市城建档案馆或各分局城建档案机构进行移交并办理移交手续 填写移交书 移交目录 工程概况表 见附表 移交时间最迟不得超过竣工后六个月 对不移交工程档案的或不按规定期限移交工程档案的建设单位 将按 北京市城市建设档案管理办法 处1万元以上 十万元以下罚款 四 办理时限 一般工程3个工作日 大型工程5个工作日 五 办理依据 建设工程质量管理条例 城市建设档案管理规定 建设部90号令 北京市城市建设档案管理办法 北京市政府129号令 3 0 1工程资料应真实反映工程质量的实际情况 并与工程进度同步形成 收集和整理 3 0 2工程资料应字迹清晰并有相关人员及单位的签字盖章3 0 3工程参建各单位应确保各自资料的真实有效 完整齐全 严禁伪造或故意撤换 3 0 4工程资料应为原件 当为复印件时 应加盖复印件提供单位的公章 注明复印日期 并有经手人签字 四 工程档案资料管理基本规定 3 0 5工程参建各单位应及时对工程资料进行确认 签字 3 0 6工程参建各单位应在合同中对工程资料的编制 套数 费用和移交期限等提出明确要求 合同中对工程资料的技术要求不应低于本规程的规定 3 0 7工程竣工图应由建设单位组织编制 可委托施工 监理或设计单位编制 3 0 8列入城建档案管理部门接收范围的工程档案 建设单位应在工程竣工验收前 依法提请城建档案管理部门对工程档案进行预验收 取得 建设工程竣工档案预验收意见 并在工程竣工验收后六个月内 将工程档案移交城建档案馆 四 工程档案资料管理基本规定 3 0 9由建设单位采购供应的建筑材料 构配件和设备 建设单位应提供相应的质量证明文件 3 0 10工程参建各单位应对本单位形成的工程资料负责管理 并保证工程资料的可追溯性 由多方共同形成的工程资料 各自承担相应的管理责任 3 0 11由建设单位发包的专业承包施工工程 分包单位应按本规程的要求 将形成的施工资料直接交建设单位 由总包单位发包的专业承包施工工程 分包单位应按本规程的要求 将形成的施工资料交总包单位 总包单位汇总后交建设单位 四 工程档案资料管理基本规定 3 0 12工程资料的收集 整理应有专人负责管理 资料管理人员应经过相应的培训 3 0 13工程资料的形成 收集和整理应采用计算机管理 计算机管理软件所采用的数据格式应符合相关要求 软件功能应符合本规程的要求并经过评审 四 工程档案资料管理基本规定 4 分类与编号 4 1分类4 1 1工程资料按照其特性和形成 收集 整理的单位不同分为 基建文件 监理资料 施工资料和竣工图 4 1 2工程资料的主要内容及类别见本规程附录A 4 2编号4 2 1基建文件可按文件形成时间的先后顺序和类别 由建设单位确定编号原则 4 2 2监理资料可按资料形成时间的先后顺序编号 4 分类与编号 4 2 3施工资料应按以下形式编号 1234注 1为分部工程代号 2位 按附录B规定的代号填写 2为子分部工程代号 2位 按附录B规定的代号填写 3为资料的类别编号 2位 按附录A规定的类别编号填写 4为顺序号 按资料形成时间的先后顺序从001开始逐张编号 4 2 4分部工程中每个子分部工程 应根据资料属性不同按资料形成的先后顺序分别编号 使用表格相同但检查项目不同时应按资料形成的先后顺序分别编号 4 分类与编号 4 2 5对按单位工程管理 不属于某个分部 子分部工程的施工资料 其编号中分部 子分部工程代号用 00 代替 4 2 6同一批物资用在两个以上分部 子分部工程中时 其资料编号中的分部 子分部工程代号按主要使用部位的分部 子分部工程代号填写 4 2 7资料编号应填写在资料专用表格右上角的资料编号栏中 无专用表格的资料 应在资料右上角的适当位置注明资料编号 4 2 8由施工单位形成的资料 其编号应与资料的形成同步编写 由施工单位收集的资料 其编号应在收集的同时进行编写 4 2 9类别及属性相同的施工资料 数量较多时宜建立资料管理目录 管理目录分为通用管理目录和专项管理目录 格式见本规程附录C 4 2 10资料管理目录的填写要求 1工程名称 单位或子单位 单体 工程名称 4 分类与编号 2资料类别 资料项目名称 如工程洽商记录 钢筋连接技术交底等 3序号 按时间形成的先后顺序用阿拉伯数字从1开始依次编写 4内容摘要 用精练语言提示资料内容5编制单位 资料形成单位名称 6日期 资料形成的时间 7资料编号 施工资料右上角资料编号中的顺序号 8备注 填写需要说明的其他问题 4 2 11建筑工程资料管理使用的各种表格见本规程附录D 附录D中没有提供表样的可自行设计 五 工程档案的套数 制定套数的原则 1 法规要求2 满足建筑物使用维护的需要3 分级管理 工程档案的编制 内容 一 定义二 归档内容三 文件资料的管理要求四 归档文件的质量要求五 文件资料的收集整理方法六 组卷原则七 案卷要求及范例八 竣工图编制说明 一 定义 1 工程资料在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录 包括基建文件 监理资料 施工资料 竣工图 强调全部内容 2 工程档案在工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字 图表 声像等各种形式的历史记录 强调有保存价值的内容 二 归档内容 城建档案馆 二 归档内容 城建档案馆 二 归档内容 城建档案馆 建设单位归档内容 见链接表 施工文件组卷参考表 城建档案馆 按单位工程独立组卷 施工文件组卷参考表 这些专业的归档施工资料可根据形成数量多少选择按专业分开组卷或将专业资料合并进行组卷 三 文件资料的管理要求 一 重视过程管理1 施工和监理单位应配备专职或建设单位可配备专兼职资料员 随工程进度及时做好工程资料的收集和管理工作 2 各参建单位应根据合同约定的工程档案的套数 编制质量 移交时间等 安排工程档案的编制计划 3 注重和加强过程资料的管理 把工程资料的管理纳入工程管理之中 制定岗位责任制 过程中要有检查和监督 4 根据规程的相关要求 对工程资料的形成应严格把关 特别是施工资料 因其来源广泛 内容繁杂 日常收集时对于资料的有效性 真实性及清晰度等应认真检查 如设计变更 洽商 检测检验报告 复式报告等 二 做好责任分工 1 各分包施工单位将归档资料和竣工图整理完毕后 提交给总包单位进行检查 合格的由总包单位进行汇总 2 由建设单位直接分包的施工单位 其编制的档案 应由建设单位负责汇总 或由建设单位委托总包单位进行汇总3 汇总后由施工单位提交给建设单位进行检查 4 建设单位应将接收的施工和监理单位提交的档案进行检查和汇总 四 归档文件质量要求 1 基建文件原则上应为原件 提供原件有困难的 可以为复印件 复印件必须清楚 内容完整且与原件比例相同 并应加盖原件保存单位公章或法人签字 2 监理文件 施工文件须为原件 原件应清楚且签章齐全 3 文件资料应完整 齐全 并按规定编制资料管理目录4 大于A4规格的文件 应按照A4规格进行折叠 折叠时须留出装订线 五 文件资料的分类整理方法 1 基建文件 建设过程中 基建文件的收集整理可按照 规程 的附录A进行分类 收集 每个类别的文件可按照时间形成的先后顺序进行排列 并及时建立电子目录 规程上未列出的其它基建文件 建设单位可根据文件内容增加类别 如A9类 关于 工程的律师函等 2 监理文件 可根据附录A的内容自主分类整理 3 施工文件 1 根据合同约定套数和归档文件资料内容要求形成和收集施工资料 2 根据不同专业 不同的施工单位按照 规程 附录A中的分类进行收集和整理施工资料 3 按照不同的归档单位进行编制组卷 企业自身留存 建设单位归档 城建档案馆归档 4 具体编制见编制范例 建筑工程档案构成 基建文件 监理文件 施工文件 竣工图 管理验收施工文件 建筑节能现场实体检验报告 建筑与结构施工文件 给排水及采暖施工文件 电气工程施工文件 智能工程施工文件 电梯工程施工文件 通风空调工程施工文件 幕墙工程施工文件 钢结构施工文件 预应力工程施工文件 桩基工程施工文件 网架工程施工文件 分包工程 消防报警体统施工文件 楼宇自控施工文件 综合布线施工文件 停车管理系统施工文件 保安监控系统施工文件 分包工程独立组卷 六 组卷原则 1 组卷应遵循工程文件资料的形成规律 保持卷内文件资料的内在联系 2 如果项目包括若干个单位工程的 基建和监理文件可按建设项目进行组卷 3 施工文件原则上按单位工程进行组卷 也可根据资料形成的具体情况 工程规模等选择按专业或按分部分项工程进行整理和组卷 4 分包单位的施工资料应单独整理和组卷 5 建筑节能工程现场实体检验资料应单独组卷 6 过程验收及竣工验收资料应单独组成一卷 7 资料管理目录 指分目录 应与其对应的资料一同组卷 8 竣工图按设计单位提供的施工图专业序列组卷 1 组卷应填写卷内封面 卷内目录 备考表 2 封面 卷内目录和备考表的填写应准确 便于查找利用 3 卷内文件应按排列顺序依次编写页号 页号位置编写在文件右下角 如文件背面有内容的其背面左下角也需编写页号 4 文件资料案卷应装订成册 装订应使用棉线 5 组好的案卷应放入档案装具 档案装具应满足永久保存的要求 七 立卷要求及范例 封面及卷内目录示意 A4规格 托底 备考表 托底示意 A4规格 基建 监理文件组卷范例 封面填写 基建 监理文件卷 此卷由建设单位收集整理立卷 也可委托监理单位整理立卷 基建 监理文件组卷范例 卷内目录填写 文件名称 文件文号 文件形成单位 文件形成日期 文件所编起止页号 基建 监理文件组卷范例 备考表填写 施工文件组卷范例 管理与验收卷 封面填写 施工文件组卷范例 管理与验收卷 卷内目录填写 基建 监理文件组卷范例 备考表填写 施工文件组卷范例 建筑与结构文件卷 卷内目录填写 施工文件组卷范例 给排水专业卷 封面填写 施工文件卷 机电专业的移交内容只有图纸会审 设计变更 工程洽商记录 施工单位可根据文件数量选择分专业或合并专业进行组卷 施工文件组卷范例 电气专业卷 封面填写 施工文件卷 机电专业的移交内容只有图纸会审 设计变更 工程洽商记录 施工单位可根据文件数量选择分专业或合并专业进行组卷 建设项目为有多个单位工程的组卷范例 基建 监理文件 封面填写 基建 监理文件卷 基建及监理文件 草桥欣园6 13 楼 草桥危改住宅1 8 楼 华野房地产开发公司 王XX 永久 02 95 23 98 12 14 按建设项目进行组卷 建设项目为有多个单位工程的组卷范例 施工文件 封面填写 施工文件卷 虽然建设项目是1 8 楼 但施工是按单位工程施工 并按单位工程组织竣工验收 所以管理验收文件应按单位工程独立组卷 建设项目为有多个单位工程的组卷范例 施工文件 封面填写 施工文件卷 多个单位工程的归档文件如果数量不多 可以合并在一起进行组卷 但在卷内目录中应按每个单位工程的每项文件内容填写清楚 如果文件数量很大 可以选择按单位工程分开组卷 建设项目为有多个单位工程的组卷范例 施工文件 封面填写 施工文件卷 竣工图组卷范例 封面填写 竣工图组卷范例 卷内目录填写 竣工图组卷范例 备考表填写 一般填写 本案卷文件完整 齐全 如确有未能归档的文件 应说明原因 文件页号编写范例 文件资料卷的排列及装订 11 文件资料卷的装订 装订工具 棉线绳 曲别针 手枪钻 变速 用手枪钻打三个孔 案卷正面 曲别针做成小钩子 棉线 11 文件资料卷的装订 12 档案装具 一个档案装具里可以放一卷或多卷文件 五 竣工图的编制与组卷 1 各项新建 改建 扩建的工程均应编制竣工图 2 竣工图包括 建筑 结构 钢结构 幕墙 建筑给排水与采暖 建筑电气 燃气 智能建筑 通风空调 工艺布置 规划红线以内的室外工程 3 竣工图应满足以下要求 竣工图应与工程实际境况相一致 竣工图的图纸必须是蓝图或绘图仪绘制的白图 不得使用复印的图纸 竣工图应字迹清晰并与施工图大小比例一致 竣工图应有图纸目录 目录所列的图纸数量 图号 图名应与竣工图内容相符 竣工图使用国家法定计量单位和文字 竣工图应有竣工图章或竣工图签 并签字齐全 4 绘制竣工图应使用绘图笔或签字笔及绘图工具 不得使用圆珠笔或其它易于退色的墨水绘制 5 按图施工 没有设计洽商变更的 可在原