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档案知识培训 档案管理的重要性 档案做为历史的真凭实证 是第一手的参考材料 是为公司工作提供备查的依据 鉴于档案的重要性 作为档案管理员 包括各部门内勤 就要保护好 管理好档案 要依法行使自己的职责 定期接收档案 妥善保管好档案 为档案的利用创造条件 提供方便 特别是应做到以下几点 1 要维护好历史的真实面貌 2 要忠于和热爱档案事业 3 要具备全心全意为人民服务的精神 4 要有良好的保密习惯 5 要树立高度的法制意识和观念 以饱满的工作热情 奋发向上的精神 为发挥档案事业的作用多做贡献 档案归档范围 党群工作 行政管理工作 工程土建 设备仪器 管理类 1 党群工作形成的文件材料 包括党务 工会等群团方面形成的文件材料 2 行政管理工作形成的文件材料 包括企业筹备期的可行性研究 申请 批准 公司办理的各项证件 安全 环境 消防方面的评价报告 申请 办理等相关资料 3 管理类文件材料 公司的红头文件 各项会议的会议纪要 公司签订的合同 印章使用 合同审批 收发文件 公司获奖荣誉证书 奖杯 奖牌 外政府部门对公司下发的红头文件等资料 4 工程土建类材料 设备厂家的随机资料 设备说明书 图纸 土地勘察测绘报告 施工图纸 监理 竣工验收 使用 维修 改扩建等方面的文件材料 5 设备仪器管理形成的文件材料 包括购置设备仪器的立项审批 设备仪器的开箱验收或接收 安装调试 使用 维护和改造 报废 事故分析与处理等方面的文件材料 档案查 借阅流程 外单位借阅 借阅申请 总管理部经理审批 方可借阅 段长以上管理人员 查阅一般资料 填写档案查阅登记表 部门经理签字 各部门其他员工 查阅一般资料 档案室内查看 填写档案调阅审批单 部门经理签字 方可查阅 1 2 3 总管理部经理 方可查阅 各车间 部门员工 借阅一般资料 填写档案借阅审批单 部门经理签字 方可借阅 总管理部经理签字 各车间 部门员工 借阅公司人事财务 工程图纸类 填写档案借阅审批单 部门经理签字 方可借阅 总管理部经理签字 主管副总签字 4 5 借阅人必须爱护档案资料 使其保持整洁 严禁涂改 注意安全和保密 严禁擅自抄录 转借 遗失 音像制品严禁私自翻录 维护档案资料的完整与安全 不准涂改 污损 拆散 丢失和转借 各车间 部门员工 复印图纸 档案资料 填写档案文件复印申请单 部门经理签字 方可复印 总管理部经理签字 主管副总签字 档案复印流程 各部门配合的注意事项 各部门或车间向档案室移交档案资料时 首先要整理清楚自己所交资料的内容 编制资料清册和目录 档案管理人员根据移交人所提供的清单对移交档案进行核对整理 专业性强的图纸和资料 移交人有义务配合档案管理人员对资料进行整理 档案管理员只负责对档案进行整理和保管 并不直接与设备厂家进行接触 所以有些设备厂家带来的资料有可能交给我公司车间或设备负责人 档案管理员并不清楚都有哪些资料和资料到底给谁了 这就要求各车间负责人收到设备厂家所带来的资料要第一时间交给档案室 如有需要可填写复印审批单对资料进行复印 但原始资料必须要给档案室 部门人员在档案室查找资料时 首先自己要清楚所需要看的资料是什么 现在出现的情况是 好多查资料的人他们本身并不清楚自己到底想要看什么 只是说自己的领导让来档案室查 首先你自己都不清楚自己想看的资料是什么 档案人员又如何给你查找 希望各部门车间人都能够配合档案工作 档案借阅 复印 查看都有档案制度 希望大家都要按照档案管理制度来进行档案工作 不要每次来查 借档案需要填写各种借阅表格带着抵触的情绪 合同的管理合同到用章处盖章 必须要填写合同审批卡 经过部门经理 监察审计 主管副总 总会计师 总经理签字后方可盖章 现在采购部有些合同嫌填写合同审批卡麻烦 直接用印签使用审批表 盖公章 用公章来盖合同 要知道合同章是专门针对合同用的 而公司公章原则上说不能用来盖合同的 所以希望采购部的人无论合同大小都要严格按照合同审批来执行 销售部合同销售部合同都是从网上OA走的审批 网上领导审批最后是营销副总审批完后方在我处OA上看到审批流程 但是现在有好多情况是对方要求我方先盖章后才能给货款 所以好多合同是网上审批没有走完 只是给李总发短信 李总同意后便先盖章办理货款 为了便于合同的管理 希望销售部在给我对方盖好合同章后的合同时 补写合同审批卡 附带合同一起给我 网上OA走完的审批盖章时 在我处查看OA审批时要把审批内容打印出来附合同上 销售部在给对方制定合同时 合同上没有注明所给货款是承兑还是现汇 合同制定的不严谨 希望销售部能够注意 此次档案培训是第一次培训 有好多方面还