材料采购标准.doc

设备材料采购管理标准工程总承包设备材料采购管理标准QB/42-228-2009 A版 修改码01 范围为加强对总承包工程的设备、材料的采购管理，保证设备、材料质量符合规定的要求，制定本标准。2 规范性引用文件下列文件中的条款通过本标准的引用而成为本标准的条款。凡是注日期的引用文件，其随后所有的修改单（不包括勘误的内容）或修订版均不适用于本标准，然而，鼓励根据本标准达成协议的各方研究是否可使用这些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本适用于本标准。GB/T190012008 质量管理体系 要求GB/T190002008 质量管理体系 基础和术语GB/T240012004 环境管理体系 规范及使用指南GB/T280012001 职业健康安全管理体系 规范3术语与定义本文件的术语与定义执行院管理体系文件术语与定义。4 职责4.1分管院长 审批采购计划及费用。4.2 工程总承包主任 负责项目的采购组织工作。4.3 采购处 归口管理工程设备、材料采购，并按照国家招投标法律法规，负责设备、材料的招标工作。4.4 项目经理 负责按工程进度时间要求提供设备材料采购清单，并负责提供技术支持。 5管理内容与方法5.1 采购管理范围划分5.1.1总承包项目，原则上其设备、主要材料均由总包部采购处组织采购供应，合同中另有规定的除外。5.1.2在合同中规定的由分包方自供的设备材料，由分包方组织招标、采购，必要时，可要求分包方根据总包方 的要求采购。5.1.3凡需要进口的安装设备、材料、仪器仪表等均应由采购处组织订货。 52采购方式5.2.1 招标采购 总承包工程中的主要设备材料，单项合同额超过人民币100万元的项目应进行招标，具体招标程序见工程总承包招标管理标准（QB/42-227-2009）.5.2.2 询价采购5.2.2.1 总承包工程中的设备材料，单项合同额不超过人民币100万元的且技术性能、制作工艺没有特殊要求的项目进行询价采购。5.2.2.2 询价采购时应向三家及以上供应商或承包商发出询价文件，供应商或承包商按要求报价，原则上为一次性报价，低价中标。5.2.2.3 询价采购由项目设总提供技术协议书和相关技术文件或经办人填写材料及零星设备采购清单（见附录A）后统一发布；供应商将报价递交采购处；采购处组织相关人员评议，并填写设备材料招标评审表，报分管院长批准。5.2.2.4 询价采购应采用供方评价的方法和程序5.2.3 直接采购5.2.3.1总承包工程中的设备材料，单项合同额不超过人民币100万元的且满足以下要求的项目进行直接采购。具体要求有：（1）特定或唯一的供应商；（2）设计要求与现有设备（设施）一致（匹配），不能形成充分竞争；（3）因设计更改或施工需要，对原定设备、材料需变更、调整，且增加资金不超过合同总额10%；（4）对于单价较低、数量较少、形不成批量、市场价格波动较小的设备、材料等；5.2.3.2 直接采购应直接向供应商或承包商发出邀请，通过谈判确定供应商。5.2.3.3 项目部经办人填写材料及零星设备采购清单后，由采购处直接采购；对于因事故抢修或紧急情况下所需采购的物资，由项目部经办人填写材料及零星设备采购清单，并在材料及零星设备采购清单上写明原因后，可由项目部直接采购。5.2.3.4 直接采购应采用供方评价的方法和程序5.3 供方的评价及选择5.3.1 收集供方的有关背景信息 包括： a) 勘测设计施工安装资格证书、资质等级及业务范围； b) 技术人员和装备水平（生产、检验和试验）； c) 生产同类产品的业绩，包括获奖证据； d) 管理体系的状况； e) 具有能够控制其活动、产品和服务对环境的影响能力； f)具有对其危险源及风险的辨识、评价和策划控制能力； g)产品及服务质量状况及信誉。5.3.2 供方评价准则采购处组织供方评价，以确定供方提供产品的能力是否满足工程及服务的质量、环境和职业健康安全要求。供方评价采用如下方法： a) 审查供方所持有的国家或地方主管部门颁发的资格证书； b) 对供方的能力进行评价，包括对已证实的供方业绩和管理能力； c) 对类似产品历史情况进行了解和对同类典型产品的评价； d) 供方提供产品的环境因素是否符合工程项目的环境指标、目标并包括对预防污染的承诺进行评价； e) 对供方的职业健康安全保障体系是否满足工程项目的职业健康安全目标进行评价； 必要时对供方进行现场评价。评价结果由采购处填写“供方评价记录表”（格式见附录B），建立并保存合格供方的档案，以供物资采购选择供方时使用。5.3.3 供方的重新评价准则包括： a) 对已列为合格的供方，三年内与我院未合作的，再次合作前应重新进行评价； b) 当发现供方提供产品的能力存在问题时，应随时对其重新评价，并有必要的跟踪措施； c) 当对供方的重新评价结果发生变化时，合格供方的名单应随之调整。5.4采购跟踪5.4.2 采购处应及时将设备、材料采购信息汇总提交项目经理。5.4.2 在设备、材料制造过程中，采购处应不定期电话查询制造进度，在关键设备的重要节点，要根据需要组织人员到生产厂家监督、催交，确保按时交货，满足工程需要。5.4.3 设备、材料交货时间由项目经理确定。并在订货合同中明确。采购处应根据施工现场的具体时间要求，与供货商随时保持沟通，在满足工程进度要求的前提下尽量减少二次搬运及仓储费用。5.5合同管理5.5.1采购处应按示范合同文本起草供货合同。5.5.2 合同的审查、签订、履行、存档应当符合2009【3】总包便函文件合同管理办法的规定。5.5.3若因中标人原因拒绝或拖延签订合同，或在规定的时间内未能完成合同谈判，可按招标推荐顺序重新确定中标人。5.5.4 采购处负责组织采购合同的谈判。在合同正式签署前，应根据合同双方协商一致的结果，修改整理合同文本。5.5.5合同由采购处保管，整个工程完工后移交档案存档。5.6设备验收5.6.1 设备、材料到货后的现场开箱、拆捆、验收由工程处负责组织，开箱时需分供方、分包方、总包部三方代表到场（合同另有规定的除外），任何一方不得以任何借口单独开箱，否则，其开箱结果其他两方可不予以认可，由此产生的一切责任及损失由开箱方负责。但对于在规定时间内未到达现场的一方，应对其他两方的开箱结果予以认可。5.6.2 三方代表到达开箱地点后，由分包方代表组织开箱，并按合同要求及装箱清单进行检验，并形成开箱报告，开箱报告由三方代表签字认可后各保留一份作为有效依据。5.6.3对检验合格的设备，其开箱技术资料、说明书及其出厂合格证等，由工程处整理归档；开箱报告由采购处归档管理；实物（包括随机配品备件及专用工具）交付分包方办理入库手续，并保管使用。5.6.4开箱验收过程中，发现短缺、资料不全等情况，由采购处根据