企业信息系统与组织决策(ppt 97页).ppt

第二章企业信息系统 第一节系统第二节企业信息系统第三节信息系统与企业组织决策 第一节系统 系统的概念系统的结构 系统中相对来说联系更为密切 或为完成某种局部功能而结合在一起的元素构成系统的子系统 系统之外的一切与系统有这样或那样联系的元素所构成的整体称为系统的环境 系统具有如下特征 1 整体性 整体性是指系统中的各个元素不是简单地组合在一起 而是有机地组成一个整体 2 关联性 系统内部的各个元素之间 以及系统与环境之间都是相互关联和相互作用的 3 层次性 系统可以分为不同的层次 不同的层次可以自成系统 或称子系统 系统具有如下特征 4 目的性 系统的运行都是在追求某种目标或目的 系统洛组成部分有机组合的原则 就是使系统具有良好的功能并在某种最优的意义上达到所追求的目的 5 适应性 任何系统都与环境相互作用 相互影响 二 系统的结构 由于系统与环境之间有相互作用 同时 系统为达到某种目标需由外部施加某些影响而加以控制 当系统行为与目标存在偏差时 还需要按照一定规则产生反馈信号 利用反馈信号来改变对系统施加的影响 以达到控制系统行为的作用 系统结构图 系统的输入是外部环境对系统的影响和作用 如企业作为一个系统 则外界对企业的投资可视为系统的输入 系统的输出是系统对外部环境的影响和作用 企业的产出可视为企业系统的输出 控制器是根据给定目标和检测信号 按照一定的规则或经验作出控制决策 向系统发出控制指令的装置 检测器是将输出信号转换为控制器能够识别的信号的装置 如工厂中的质检部门与统计部门在企业中起检测器的作用 国家统计局则是国民经济中的检测器 第二节企业信息系统 为什么要研究企业信息系统首先 作为社会的整体 现代企业所面临的是全球范围内的经济竞争 这种竞争包括资源竞争 市场竞争和收入的竞争 其次 信息系统在提高企业生产效率和工作效率方面发挥了重要作用 可以毫不夸张地说 每个人不管其从事什么职业 音乐家也好 律师也好 个体经商也好 他们的成功或多或少的取决于对信息系统的应用水平和对信息系统的了解程度 二 企业管理信息系统 管理信息系统是一门新兴学科 它是由现代化管理的客观需要而产生的 这门学科是综合运用管理科学 系统科学 数学和计算机科学等多种学科的边缘学科 管理信息系统具有以下基本功能 1 数据处理功能 管理信息系统能对各种形式的管理与生产原始数据进行处理 从而为管理人员提供准确的所需要的各类信息 2 计划功能 能够对管理和生产合理地安排计划 提高生产和管理工作效率 3 控制功能 对企业生产和经营的各个部门和环节的运行情况加以监控 发现问题及时纠正 4 预测和决策功能 利用各种数学模型和优化方法 对企业未来进行预测 并能为企业决策者提供辅助决策方案 管理信息系统的发展大致可分为三个阶段 1 产生阶段 这一阶段是从20世纪50年代到60年代 2 发展阶段 3 成熟阶段 企业开发MIS需要具备以下几个条件 1 企业的主要领导 特别是一把手要亲自参与和领导MIS的建设 也称一把手原则 这是搞好MIS的前提 2 企业有开发MIS的实际需求 这是搞好MIS的动力 3 具有一定的科学管理的基础 企业应具备必要的规章制度 生产和工作的良好秩序及为MIS提供可靠的数据 这是企业MIS建设的必要保证 企业开发MIS需要具备以下几个条件 4 有一直高水平的信息系统开发的专业队伍 技术人员和管理人员的专业水平与素质是MIS成败的关键 5 必要的资金支持和资源条件 开发企业管理信息系统需要较大的资金投入 包括计算机软 硬件的资金费用 建造或改建机房及人员的编程 调试费 培训费等 MIS的建立将极大地提高企业在市场中的生存能力和竞争力 1 对市场作出快速反映 应用MIS技术 企业能够迅速安排物资计划 查清库存情况 缩短交货期 并可以及时给出报价 对市场作出快速反应 2 缩短生产周期 在市场竞争中 缩短产品生产周期 将产品尽快投放市场对企业是至关重要的 MIS的建立将极大地提高企业在市场中的生存能力和竞争力 3 降低产品成本 利用MIS辅助管理 对原材料和产品的库存 产品设计等环节起很关键的作用 4 及时了解市场信息 影响企业生存和发展的因素 有政治 经济 技术 社会 产品状况等 MIS的开发应用能够实现 竞争能力 如资金情况 企业规模 技术水平 技术装备情况 产品情况 市场占有率等 的调查研究 同行业新产品的发展动向 竞争对手状况的分析 市场预测 三 信息系统的结构 系统和信息系统 一 系统的概念系统是由处于一定的环境中相互联系和相互作用的 若干组成部分结合而成的 为达到整体目的而存在的集合 系统的特征包括 整体性 目的性 相关性 环境适应性 信息系统的概念及发展 二 信息系统的概念信息系统是一个人造系统 它由人 硬件 软件和数据资源组成 目的是及时 正确地收集 加工 存储 传递和提供信息 实现组织中各项活动的管理 调节和控制 为支持组织决策而进行信息收集 处理 存储和传递的人 机系统 除了支持组织的决策 协调与控制 信息系统还可以帮助组织的管理者分析问题 预测未来和实现创新 信息系统是组织和管理上针对环境的挑战而作出的基于信息技术的解决方案 环境的挑战 管理 组织 信息系统 信息技术 企业解决方案 从经营角度看待信息系统 从概念上划分信息系统的结构 信息系统由四个主要部件组成 信息源是指信息发生的来源 意即信息的产生地 信息处理器完成数据的采集 数据变换和数据存储等 并将数据转变为信息提供给信息用户 信息用户是指企业各不同部门和不同层次的管理人员 信息管理者是指负责管理信息系统开发和运行的人员 并在系统实施过程中负责信息系统各部分的组织和协调 1 输入 输入过程是 获取和收集企业内部和外部环境相关的原始数据 并初步将这些信息转换为计算机可处理的数据 2 处理 对原始数据进行加工使其转变成恰当的更易于为人所接受的形式 3 输出 把经过加工处理后的数据提供给用户 用于进行辅助决策或解决工作当中的有关问题 4 反馈 输出的反馈信息用于帮助企业有关人员精炼或修改输入阶段出现的问题 输入 处理 输出 用户 组织内部环境 信息系统三部件 二 企业信息系统的功能结构 从信息系统用户的角度来看 信息系统具有多种功能 各种功能之间又有各种信息相互联系 组成有机整体 按照企业的运行机制划分企业信息系统的功能结构 可以分为订货子系统 采购子系统 库存子系统 财务子系统 生产子系统等等 各个功能子系统之间通过数据流动相互关联 形成企业的信息系统 输入 处理过程 输出 反馈 信息系统 组织 顾客 供应商 竞争者 股东 政府机构 环境 信息系统的功能 简单地讲 信息系统是一个 人 机 系统 在没有计算机之前 信息系统当然也是存在的 只不过可能是一种完全由人工处理的系统 那么 没有人 仅仅靠计算机能否构成信息系统呢 很遗憾 答案是否定的 至少目前如此 知道为什么吗 因为计算机本身只能进行数据的处理 输出的并非直接是信息 而是数据 只有经过人的解释以后 数据才成为了信息 在这一点上 也正是信息系统与自动控制系统的不同 信息系统中的人与计算机 计算机的长处 1 能够保存大量的历史数据 并进行筛选 分析 2 能够仿真应用环境和真实的管理系统 3 产生各种方案的可行解 自动淘汰非优解 人的特长 1 能够根据经验和大量知识进行模糊推理 2 善于处理各种与人有关的问题 企业信息系统分为不同的子系统 1 销售子系统 2 生产管理子系统 3 后勤子系统 4 人事管理子系统 5 财务管理子系统 6 信息处理子系统 7 高层管理子系统 1 销售子系统 信息的来源包括各种销售业务数据 本企业及市场同类产品的数据资料 产品使用信息等 信息处理包括产品用户分析 经营状况与销售量等 2 生产管理子系统 制定产品规划 生产计划与执行生产 设备调度与运行 产品质量控制 生产人员调配等 3 后勤子系统 信息处理业务包括采购申请 购货单 加工订单 收货单 进出库单据等 提供的信息包括供应厂商及市场情况 购置成本 库存情况并辅助制定采购和物资分配战略 4 人事管理子系统 信息系统围绕人事录用 晋升 培训 工资 解聘等提供各种管理信息 在此基础上信息系统提供人事流动 培训 晋升规划 5 财务管理子系统 财务部门不仅向各部门发放资金 回收盈利 而且通过核算准确地提供报表 反映了企业的经营状况 财务信息子系统主要是业务信息处理 并侧重于部门内部 6 信息处理子系统 信息处理子系统负责企业数据的收集整理 科技资料和经济情报的管理工作 此外 也包括管理信息系统的软硬件管理 程序修改和变动的请求等 7 高层管理子系统 高层管理子系统是为企业最高决策层直接服务的子系统 高层管理的重点是进行企业战略发展规划的研究和制定 在信息服务上是对各职能部门执行计划的情况进行综合分析与评价 在决策信息方面可提供市场 技术 金融等方面的决策信息 以此作为决策支持 企业信息系统的目的 企业信息系统的目的是服务于企业管理经营业务的需要 不必要追求统一的结构模式 三 信息系统的软件结构 信息系统的软件结构是指支持信息系统的各类软件所构成的系统结构 支持信息系统的软件包括通用的操作系统软件和专用的信息系统软件 其中专用的信息系统软件需要信息系统开发人员在前者的基础上做进 步的开发和完善 称为二次开发 四 信息系统的硬件结构 信息系统的硬件结构主要是指组成信息系统的网络结构和各单机硬件功能配置 企业信息系统的网络结构一般采用企业内部数个小范围的局域网通过高速专线 企业内部局域网通过防火墙与企业外部的广域网进行连接 局域网比较常用的是带冲突检测的总线结构以太网和IDM令牌环网 第三节信息系统与企业组织决策 一 企业的基本生产活动 物流和信息流二 企业信息系统与组织协调三 信息系统对企业组织的影响四 信息系统与企业决策五 企业信息系统建立过程中可能遇到的一些问题及对策 一 企业的基本生产活动 物流和信息流 一个企业或一个组织 无论其规模大小 其经营运作总是蕴涵着对两种事物基本的操作 这两种事物即企业的物流和信息流 物流是指企业从原材料等资源的购进到生产出商品这一过程中 实体物质发生物理状态变化的过程 信息流是与物流相伴而生的各种信息的总称 如生产计划 材料供应计划 消耗状况 技术图纸 操作规章制度 质量管理计划 统计报表等 企业物流与信息流流动图 二 企业信息系统与组织协调 成功的企业信息系统不单单是由的信息技术所得到的 大部分工作还需要靠企业内部各个部门之间相互协调才能够完成 支撑企业信息系统运行的计算机软硬件技术 包括计算机网络和数据库的设计与实施仅起到一部分作用 要想充分发挥信息系统的潜能 协调和管理工作反而更重要 企业信息系统与组织协调 三 信息系统对企业组织的影响 信息在企业中的作用可以概括为如下几点 1 信息是企业管理的重要资源 利用信息 管理者才能管理企业的人财物产供销以及技术和没备 2 信息是决策的重要依据 信息不灵 势必造成盲目决策 无科学根据的瞎指挥 3 信息是组织和控制生产经营活动的重要手段之一 一 企业运用信息系统可以获得竞争优势 能够为企业发展竞争优势提供保证的信息系统称为具有战略信息系统 用这样的信息系统可以为企业提供战略上如何长期发展 长期生存所需要的信息 企业之间竞争力的比较 就是企业的竞争优势的体现 1 企业常采用的几种促销策略 1 低价策略 使产品和服务以较竞争同行低的价格获得较多的客户 2 市场定位策略 在众多竞争对手争分同一块市场的情况下 认清本企业产品和服务的特殊位置 3 新产品策略 在客户没有品牌意识或品牌意识淡漠的情况下 竞争对手往往以价格取胜 4 连锁机制 为了不轻易丢失老客户 企业可以与之建立连锁机制 2 信息系统可以改进企业的工作效率和生产销售方式 信息系统对于改进企业的生产效率 生产方式 销售方式 促进企业的产品质量 降低成本都是非常有效的 从信息系统中也可以得到服务状态的反馈信息 使服务更有效 3 信息系统促进企业内部运行和管理方式的改进 信息系统还在促进企业内部运行和管理方式上具有其他系统所不可替代的优势 二 信息系统促进企业产品质量的提高 1 生产者质量观和用户质量观 2 全面质量管理 TQM 3 信息系统与质量的关系 4 信息系统促进企业组织的变革 1 生产者质量观和用户质量观 质量一词有许多定义 普遍的说法是让产品和服务满足既定的指标或保持恒定的状态 不会由于某种原因造成损坏等等 对于质量的理解 生产者和用户是站在不同的角度来解释的 2 全面质量管理 TQM 说到质量问题 不能不提起曾风靡一时的全面质量管理 TQM把质量作为企业内全体员工的共同责任 对于TQM来说 质量不仅仅意味着发现问题 而且要从根本上解决问题 使问题产品和问题服务不可能出现 在某些场合 TQM追求的是零缺陷效应 3 信息系统与质量的关系 1 利用信息产品软件 简化产品的设计与生产过程 2 建立高标准的质量体系 3 缩短运行周期 4 改进设计质量和精度 4 信息系统促进企业组织的变革 1 信息系统与业务流程重 2 业务流程重组的成功实例 四 信息系统与企业决策 在信息系统的高层部分 有一个子系统 是在汇集了大量信息的基础上为企业的决策层准备的 称为决策支持子系统 决策支持系统 DSS 是信息系统当中用于辅助管理层进行决策的一个单独的系统 广义的来讲 一个决策支持系统是指能够对决策作出某些帮助的信息系统均可称为决策支持系统 决策支持系统具有的特征 1 能够帮助领导层解决非结构化的问题 2 能够支持领导层作出决策 但是不能代替作出决策 3 不仅提高领导层决策的效率而且通过决策使得企业获得效益 一 利用决策支持系统解决企业面临的问题 决策支持系统是以管理学 运筹学 控制论和行为科学为基础 以计算机和仿真技术为手段 辅助决策者解决半结构化或非结构化决策问题的人机交互信息系统 决策支持系统以提高决策效益为目标 对决策者起到支持和辅助作用 决策支持系统不能代替决策者的决策 人在信息系统中有不可替代的作用 事实上 管理决策是一种非常复杂的活动 既有结构化的 也有非结构化的 结构化的过程可以有一定的公式或规章来解决 而非结构化的过程 如人才选拔等 就要更多地依赖人的洞察 判断能力 就要更多地依赖人的经验和智慧才能实现 在现代管理中 往往更多的是非结构化的过程 结构化决策 结构化决策问题具有很强的规律性 过程结构比较清楚 可预先作出有序的安排而达到期望的目标和结果 这类决策问题往往用定量的数学方法求解 不用决策支持系统也可以获得满意的解决 非结构化决策 非结构化的决策问题的决策过程比较复杂 毫无规律可循 一般难以定量描述或用严格的数学方法求解 人们在作出决策前 难以推测和识别决策过程的各个方面 难以设计解决此类问题的计算机模型 在做计算机处理时需要借助于人工智能技术 半结构化决策 半结构化决策问题介于结构化和非结构化之间 兼有它们各自的部分特点 所以最适合于用交互式计算机信息系统软件来解决 信息系统中的人与计算机 计算机的长处 1 能够保存大量的历史数据 并进行筛选 分析 2 能够仿真应用环境和真实的管理系统 3 产生各种方案的可行解 自动淘汰非优解 人的特长 1 能够根据经验和大量知识进行模糊推理 2 善于处理各种与人有关的问题 决策支持系统以计算机辅助运算为基础 以实现最佳决策为目的 为决策者提供良好的决策环境 其中 人 数据 决策模型构成了决策支持系统的三个要素 决策者通过信息系统对问题的调查和分析 并对信息系统给出的信息加以判断和评价 决策支持系统既能保证充分发挥决策者的经验 智慧和判断力 又能充分利用系统提供的大量信息 信息系统对管理职能的支持 归根到底是对决策的支持 一 决策和决策过程决策是人们为达到一定目的而进行的有意识 有选择的活动 决策过程模型的四个阶段如下 一 情报活动阶段 二 设计活动阶段 三 选择活动阶段 四 实施活动阶段 信息系统与决策支持 决策支持系统主要特征 1 决策支持系统主要面向决策者和高层管理用户 只作为辅助决策手段 所解决的决策问题一般属于半结构化决策问题 2 决策支持系统有较强的灵活性 通用性和较快的反映能力 决策支持系统主要特征 3 决策支持系统充分利用各种学科的综合技术 组织建立模型库和知识库 是管理信息系统的高等应用 4 决策支持系统让用户可使用接近自然语言的方式下达指令 输人数据 输出结果 以图表方式为主 直观形象 易于掌握 二 利用办公自动化提升企业的决策效率 办公自动化又称为电子办公或无纸办公 办公自动化系统是企业管理信息系统的一个重要组成部分 办公自动化的服务对象是办公室的办公人员 包括管理人员 各类专家和文秘 利用计算机技术和网络通信技术代替办公室日常的数据和文件的手工作业 使得办公效率大大提高 三 利用专家系统提升决策的技术水平 专家系统是一个具有大量专门知识与经验的计算机系统 作为人工智能的一种技术 把某个领域内的逐渐的知识提炼出来 建成一个知识库 解决该领域的有关部门问题和帮助决策 通过知识库 利用启发式算法 经验规则和推理 解决难以寻找到某些规律或定量描述的困难问题 专家系统由四个子系统构成 知识获取子系统推理子系统知识库子系统咨询解释子系统知识库子系统和推理子系统是专家系统的核心部分 五 企业信息系统建立过程中可能遇到的一些问题及对策 传统的企业信息系统包括两方面的内容 其一 建立企业内部的业务信息系统 该系统的作用是时刻展示出企业生产业务的进展情况 是否达到了预期的管理目标 其二 建立企业的管理决策系统 这一系统要根据企业的性质 类型和规模来进行 它是在企业业务信息系统所提供的具体数据的坚实基础之上来进行辅助决策 信息系统的现代研究方法 技术方法计算机科学管理科学运筹学行为方法认知科学行为科学心理学社会技术系统方法 管理信息系统 计算机科学 管理科学 社会学 心理学 政治学 运筹学 技术方法 行为方法 研究信息系统的现代方法 组织内的主要系统应用 信息系统种类 服务对象 战略层 高层经理 管理层 中层经理 知识层 知识和技术工人 作业层 作业层经理 销售和市场 制造 财务 会计 人事 信息系统的横 纵向划分 系统的基本类型 作业层系统 支持例行问题处理 跟踪事务流程知识层系统 支持组织中的知识工人和数据工人管理层系统 支持管理 控制和常规决策功能战略层系统 处理战略决策和长期趋势预测 决策 TPS DSS MIS KWS OAS ESS 六种主要的应用系统 ESS TPS DSS KWSOAS MIS 各类系统的相互关系 现代企业信息系统 现代企业信息系统是建立在迅速发展着的计算机软硬件技术和全球性的计算机网络化的趋势之上 企业所能获得的信息量骤增 获得信息的速度也越来越快 现代企业信息系统一个明显的特点是 企业从依靠信息进行管理向其高级阶段即知识管理转化 一 企业信息系统建立过程中可能遇到的问题 1 企业管理制度和运行机制不完善 2 企业管理不规范 不能适应现代化管理的观念 3 在不了解企业的确实需求的基础上 提出脱离实际的解决方案 4 企业内部部门之间相互掣肘 协调不利 一 企业信息系统建立过程中可能遇到的问题 5 不能保持技术和设备的不断更新 6 没有专业化的队伍 系统运作不流畅 7 不能恰当的选择合作伙伴和系统1T集成商 8 企业员工包括领导层对企业信息系统的认同和参与不够 1 企业管理制度和运行机制不完善 目前我国大多数国有大中型企业正处于转换运行机制阶段 股份所有制企业亦如雨后春笋般的大批涌现 社会主义市场经济体系正在逐步建立和完善 企业缺少内部增值动力和外部竞争压力 造成了对建立企业信息系统缺少热情和动力 部分企业经营状况不佳 即使有心搞信息系统也拿不出资金 2 企业管理不规范 不能适应现代化管理的观念 规范化管理是企业现代化管理的标志 企业的技术落后不能作为企业管理落后的理由 采用先进的规范化的管理也可以使企业的效益得以提高 建立企业的信息系统是现代企业管理理念的应用与实践 3 在不了解企业的确实需求的基础上 提出脱离实际的解决方案 许多企业建立信息系统的方案 是由非本企业的信息技术 IT 系统集成厂商提供的 系统解决方案是好的 技术是先进的 但有可能同企业的生产管理的实际相脱节 达不到管理简单 安全可靠 便于改进 易于使用的要求 这使企业信息系统的建立一开始就蒙上了概念模糊的阴影 如果不能及时修正 完善 其成效则可想而知 4 企业内部部门之间相互掣肘 协调不利 要想成功的建立企业级的信息系统 企业内部各部门之间的相互协调也是很重要的一项因素 建立企业信息系统可以说需要三分技术 七分协调 协调成败的关键在企业领导 只要领导重视并有较大的决心 较高的认识 甚至亲自出面进行协调 事情就好办得多 反之 仅靠一两个搞技术的工程技术人员很难协调遇到的种种复杂 的关系 5 不能保持技术和设备的不断更新 企业要建立信息系统 不但要保证硬件建设一次性投资 还要考虑到软件建设和系统维护 设备更新的需要 一次性投入资金把系统网络建立起来并不难 比较难的是如何获得充分的信息资源并不断的更新这些资源 以满足企业内外对信息的需要 6 没有专业化的队伍 系统运作不流畅 现代化的信息系统要建立在计算机网络技术和大量信息的搜集处理基础之上 需要专业化的人才队伍来维护系统的运行 企业专业人才的数量与质量直接决定企业的信息系统的水平 企业内部专业队伍不稳定 人才流失严重 甚至导致企业信息化工作瘫痪 7 不能恰当的选择合作伙伴和系统IT集成商 选择合作伙伴和系统IT集成商有几条重要的原则 第一 从一开始技术上就要高起点 软硬件设备要先进 其次IT集成商的售后服务要有良好的信誉 软件开发合作伙伴要有高度的敬业精神 第三 合作伙伴最好已经有了相当的有关建立信息系统的经验 否则 难免作某些商家的实验品 8 企业员工包括领导层对企业信息系统的认同