办公软件应用技巧--Word.ppt

办公软件应用技巧 主讲 董爱美Email amdong 办公地点 实验楼北楼516办公电话 89631355 Word使用技巧 1 快速定位到上次编辑位置用Word编辑文件时我们希望 当下次打开一Word文件时 光标会自动定位到上一次存盘时的位置 不过 Word却没有直接提供这个功能 但是 当我们在打开Word文件后 如果按下Shift F5键您就会发现光标已经快速定位到你上一次编辑的位置了 小提示 其实Shift F5的作用是定位到Word最后三次编辑的位置 即Word会记录下一篇文档最近三次编辑文字的位置 可以重复按下Shift F5键 并在三次编辑位置之间循环 当然按一下Shift F5就会定位到上一次编辑时的位置了 Word使用技巧 2 快速插入当前日期或时间有时写完一篇文章 觉得有必要在文章的末尾插入系统的当前日期或时间 一般人是通过选择菜单来实现的 其实我们可以按Alt Shift D键来插入系统日期 而按下Alt Shift T组合键则插入系统当前时间 很快 Word使用技巧 3 快速多次使用格式刷Word中提供了快速多次复制格式的方法双击格式刷 你可以将选定格式复制到多个位置 再次单击格式刷或按下Esc键即可关闭格式刷 4 快速打印多页表格标题选中表格的主题行 选择 表格 菜单下的 标题行重复 复选框 当你预览或打印文件时 你就会发现每一页的表格都有标题了 当然使用这个技巧的前提是表格必须是自动分页的 Word使用技巧 5 快速将文本提升为标题首先将光标定位至待提升为标题的文本 当按Alt Shift 键 可把文本提升为标题且样式为标题1 再连续按Alt Shift 键 可将标题1降低为标题2 标题3 标题9 Word使用技巧 6 快速改变文本字号Word的字号下拉菜单中 中文字号为八号到初号 英文字号为5磅到72磅 这对于一般的办公人员来说 当然已经绰绰有余了 但在一些特殊情况下 比如打印海报或机关宣传墙报时常常要用到更大的字体 操作起来就有些麻烦了 其实 我们完全也可以快速改变文本的字号 先在Word中选中相关汉字 然后用鼠标单击一下工具栏上的字号下拉列表框 直接键入数值 即可快速改变您的字体大小 而且这个技巧在Excel中同样适用 小提示 其实 还有快速更改Word文本字号的方法 选中文字后 按下Ctrl Shift 键 以10磅为一级快速增大所选定文字字号 而按下Ctrl Shift 键 以10磅为一级快速减小所选定文字字号 Word使用技巧 7 用Word来帮忙代替抓图软件一提起 抓图 我们首先想到的是抓图软件 大家可到网上以 抓图软件 为关键字进行搜索 可以查到好多这样的第三方软件 其功能很强大 但利用Word并配合键盘上的PrintScreen键可以批量地抓取和保存图片 打开Word新建一文档 然后根据需要用PrintScreen键抓取整个屏幕或配合Alt键 Alt PrintScreen组合键 抓取活动窗口 再切换到Word窗口中粘贴 注意 抓一次粘贴一次 上述操作完成后 选择Word中的 文件 菜单中的 另存为 命令 在保存类型中选择 网页 文件名随意定 单击 保存 后 在目标文件夹中会出现文件夹 files 其中 为保存时起的文件名字 其中保存着刚才抓取的所有图片文件 每个文件都是独立的 且自动编号 再经过简单的整理 分类保存到特定的文件夹 改名等即可 如果需要其他格式的话可用相应软件进行批量的格式转换 Word使用技巧 8 Word中组合图形的小技巧在Word 或PowerPoint 中绘制数理化图形 流程图或其他图形时 都是将数个简单的图形拼接成一个复杂的图形 排版时需要把这些简单的图形组合成一个对象整体操作 多数人的习惯是在按住Shift键的同时 逐个点击单个的图形选中所有的图片 但当图片很多 很小且又挤在一起时 这种方法就比较费时费力 其实最简单的方法是 单击 视图 工具栏 绘图 命令 打开 绘图工具栏 单击绘图工具栏左端白色箭头状的 选择对象 按钮 再拖动鼠标在想要组合的图片周围画一个矩形框 则框中的图片就全部被选中了 右击选中图形 选 组合 组合 命令即大功告成 Word使用技巧 9 将Word表格转换为Excel表格在操作过程中 我们经常会碰到需要将Word表格转换到Excel中进行处理的情况 对此 许多用户采用的都是先通过将Word表格转换为带分隔符的TXT文件 然后利用Excel打开该文件 并利用它的带分隔符文本文件转换功能再将其转换为表格 从而实现将Word表格转换为Excel表格的目的 该方法虽然具有一定的可行性 但其操作步骤显然过于麻烦了一些 其实还可以使用更简单的方法 具体步骤为 1 启动Word 并打开包含有需要转换表格的文档 2 将光标移至Word表格的任意单元格中 然后执行 表格 菜单的 选定表格 命令 选定整个表格 3 执行 编辑 菜单的 复制 命令 将Word表格拷贝到剪贴板中 4 启动Excel 然后打开需要转换的工作簿 并将光标移至所需的单元格中 5 执行 编辑 菜单中的 粘贴 命令 即可将剪贴板中的信息 即我们所需的表格内容 粘贴到Excel中 Word使用技巧 10 取消自动编号当Word进化到2003 其功能强大是显而易见的 但它也有不少 自作多情 的地方 比如自动编号 自动编号后的文档编辑起来不是很方便 所以我们很多时候都不用它 那如何去掉自动编号呢 你只要点击 工具 自动更正选项 在 自动更正 对话框里选择 键入时自动套用格式 选项卡 并取消勾选 键入时自动应用 下的 自动编号列表 即可 Word使用技巧 11 Word让表格里的内容真正做到垂直居中大家都知道Word的表格内容可以垂直居中 但不知道你有没有发现打印出来的表格内容并没有真正对齐 其实在Word的表格中 每一行文字的高度是由字的高度和字上面的行间距两部分组成的 但是 设置表格垂直居中却并不包括行间距的部分 当行间距小的时候 感觉不很显示 但是行间距设置过大的话就很容易发现文字明显偏下 因此如果要让表格内容做到真正的垂直居中 那就必须将行间距设置为 0磅 Word使用技巧 12 巧换背景色如果厌倦了默认的白底黑字 可以执行 工具 选项 常规 选项卡 选中 蓝底白字 复选框 换一下风格试试 但这就不属于文档背景的范畴了 Word使用技巧 13 Word中巧用Ctrl快捷键 Ctrl 键在Word中的作用很大 和其他不同的键组合起来使用 可发挥更大的作用Ctrl D 打开 字体 对话框 快速完成字体的各种设置 Ctrl E 使光标所在行的文字居中 Ctrl F 打开 查找与替换 对话框 并定位在 查找 选项卡中 Ctrl G 打开 查找与替换 对话框 并定位在 定位 选项卡中 Ctrl H 打开 查找与替换 对话框 并定位在 替换 选项卡中 Ctrl I 使选中的文字倾斜 再按一次 取消倾斜 Ctrl K 打开 插入连接对话框 Word使用技巧 Ctrl L 使光标所在行的文本左对齐 Ctrl Shift L 给光标所在行的文本加上 项目符号 Ctrl M 同时增加首行和悬挂缩进 Ctrl Shift M 同时减少首行和悬挂缩进 Ctrl N 新建一个空文档 Ctrl O 打开 打开 对话框 Ctrl P 打开 打印 对话框 Ctrl R 使光标所在行的文本右对齐 Ctrl S 为新文档打开 另存为 对话框 或对当前文档进行保存Ctrl T 增加首行缩进 Ctrl Shift T 减少首行缩进 Ctrl U 给选中的文字加上下划线 再按一次 去掉下划线 Ctrl V 将剪贴板中的文本或图片粘贴在光标处 若剪贴板中有多个内容 则将最后一次的内容粘贴到光标处 Word使用技巧 Ctrl X 将选中的文字剪切到剪贴板中 Ctrl Z 撤销刚才进行的操作 可以多次使用 Ctrl F2 快速执行打印预览功能 Ctrl F4 关闭当前文档 并提示是否保存 Ctrl F5 使窗口还原到最大化之前的状态 Ctrl Shift F5 打开 书签 对话框 Ctrl Shift F8 激活列选择功能 即通常所说的选择竖块文本 再按一次或按Esc键 取消该功能 Word使用技巧 Ctrl F9 在光标处插入一对大括号 Ctrl Delete 删除光标后面的一个英文单词或一个中文词语 可反复使用 Ctrl Enter 删除光标前面的一个英文单词或一个中文词语 可反复使用 Ctrl End 快速将光标移到文档末尾Ctrl Home 快速将光标移到文档开始处 Word使用技巧 14 自动套用格式 自动套用格式 能自动为Word文档中的文字套用模板格式 用户可审阅 接受或拒绝每一项修改 下面先介绍一下其 应用 部分的几个选项的用法1 执行 格式 自动套用格式 打开 自动套用格式 对话框 2 在下拉列表框中选定 常规文档 根据需要也可以选择 信函 或 电子邮件 3 单击 选项 按钮 在 自动套用格式 选项卡中选中所需项目 清除无关选项 主要讲解三种应用效果 内置标题样式 自动项目符号列表 和 其他段落样式 Word使用技巧 1 内置标题样式 套用指定模板中的各级标题样式 对文档中使用标题样式的文本有效 2 其他段落样式 对文档中除标题和列表以外的段落有效 将自动套用基于模板正文的段落样式 3 自动项目符号列表 选中此项 当在句首键入星号 大于号 减号 圆点号 三角号 等项目符号时 并在后面跟一个空格或制表位 接着输入文本 可把文本格式应用为项目符号列表 但同时需要选中 列表样式 项 提示 另一种 列表样式 使用方法的设置与 内置标题样式 和 其他段落样式 大致相同 但需将其级别链接到标题样式 应用此功能后 将对文档中所有使用标题样式的文本套用列表样式中的各级符号 Word使用技巧 4 选中 自动套用格式并逐项审阅修订 单击 确定 按钮 打开审阅修订的对话框 提示 如果选择 自动套用格式 项 单击 确定 后 将套用normal模板中的格式对文档进行更改 5 单击 样式库 按钮 在 样式库 对话框中的 模板 列表中选中 套用样式 模板 单击 确定 按钮 返回前一对话框 6 单击 全部接受 按钮 将全部接受修订 单击 全部拒绝 按钮 将全部拒绝修订 单击 审阅修订 按钮 可逐项审阅修订并应用或拒绝修改 动画中单击 全部接受 接受修订并将格式套用到文档中 Word使用技巧 自动套用格式 选项卡中其他选项功能介绍1 直引号替换为弯引号 将 如后面还有字符 在后面也需加一个空格 6 Internet及网络路径替换为超级链接 选中此项 Word自动将网络路径和Internet路径自动转换为超级链接 即在该路径的文本变为蓝色并带下划线 当单击该超级链接时 Word将启动网页浏览器链接到指定的网页 Word使用技巧 7 段落开头空格采用首行缩进 选中此项后 当在段首键入半角空格 至少2个 或全角空格时 Word自动将这些空格应用为缩进格式 缩进形式有首行缩进 悬挂缩进 左缩进等 同时还需选定 其他段落样式 项 8 匹配左右括号 键入 或 后 无论后面用其他哪种的括号 均可更正为与前面括号匹配的类型 9 删除中文和西文文字之间不必要的空格 删除中西文间的空格 因为Word能够自动调整中西文文字间的距离 10 保留 样式 选中此项 Word自动为文档套用的样式将保存在文档中 可以单击 格式 工具栏中的当前样式列表框来查看文档已经应用的样式 11 纯文本型wordmail文档 选中该选项后 Word将自动给以WordMail方式打开的无格式电子邮件信息设置格式 其中Word自动将WordMail信息中Internet地址的格式设置为超级链接 Word使用技巧 15 用厘米作Word宽度单位在Word中 窗口默认标尺为2 4 6 38 这一数字表示什么意思呢 采用的单位是厘米 英寸 磅 其实都不是 它是以字符为单位的 也就是说在 宋体 五号字 的格式下 每行可输入约38个中文字符 不过这样的标识 对我们却没有太大的用处 尤其在制表 作图时 字符单位更是阻碍我们精准作图 很不直观 所以有必要将标尺修改成以厘米作为单位 具体操作方法如下 从 工具 菜单中 打开 选项 对话框 选取 常规 标签 界面下方有一个 度量单位 选择框 大家可不要被已填好的 厘米 蒙骗了 在它下面有一个已经勾选的 使用字符单位 选择项 现在把这个小方框中的钩去掉 点击 确定 后 返回Word界面看看 原来标尺上的2 4 6 38 已经变成了以厘米为单位的1 2 3 14等数字了 Word使用技巧 16 单元格数字小数点对齐选中要处理小数点对齐的数字 如果是表格内的某行 某列一组数字的需要对齐 可选中单元格 接着在 格式 菜单下选择 制表位 命令打开 制表位 对话框 在 制表位位置 下输入制表位数值 在 对齐方式 中选择 小数点对齐 前导符 选择 无 然后点击 设置 按钮 指定所设置的制表位 不需要的制表位可用 清除 或 全部清除 按钮来删除 确定后退出对话框 然后在该单元格输入的数字小数点就会自动对齐 Word使用技巧 17 段落对齐一般我们在文本每个段落的首行文字都会缩进2个字符 编写文档时先不处理段落格式 编写结束后将段落全部选中点击鼠标右键选择 段落 命令 打开 段落 设置窗口 在 缩进和间距 选项卡中 缩进 中应用 特殊格式 下的 首行缩进 效果 设置 度量值 为 2 确定即可 如果要让文本内容自动适应页面的宽度 可以设置 常规 选项下 对齐方式 为 分散对齐 Word使用技巧 18 巧设 列 距在 段落 设置中我们可以使用 间距 的 行距 功能设置文本每行的间隔距离 但这里没有列距的设置选项 如果要设置列之间的间隔距离 可以在 文本 菜单下打开 页面设置 对话框 然后在 文档网络 选项卡的 网格 中选择 文字对齐字符网格 再设置 字符 中每行的字符个数 例如 20 这样就可增加文字之间的距离 变相增加列距 Word使用技巧 19 轻松应对Word表格我们的Word文档中经常会有各种各样的表格 那么在编辑的过程中 就会不可避免地要对这些表格进行拆分 合并 删行等各种各样的修改 那么 掌握以下的小技巧 对于我们轻松应对Word表格定有帮助 一 拆分和合并表格合并表格 只要把鼠标定位于两个表格中间的空行 按下 Delete 键将空行删除 那么这两个表格就会自动合并成一个 拆分表格 只要把鼠标定位于要成为第二个表格首行的那一行 然后点击菜单命令 表格 拆分表格 就可以了 如果您觉得这个操作还不够简单的话 那么在定位鼠标之后 按下 Ctrl Shift Enter 快捷键 立刻可以把表格一分为二 如果您希望分出来的第二个表格放到下一页中单独显示 那么只需按下 Ctrl Enter 快捷键就行了 Word使用技巧 移动指定行有时候表格就要完工了 忽然发现某一行的位置应该上调几行或下移几行 此时我们应该如何处理 在新位置插入空行 再将原来行的内容复制到此处 再删除原来行 这个方法不是不行 但是实在是太罗嗦 其实 将鼠标定位于要移动的行中任一单元格 然后在按下 Shift Alt 键的同时 再按下小键盘上的向上的方向键 呵呵 看到了没有 鼠标所在的行及其内容就会自动上移 按下 则下移 移到合适的位置松手即可 这一招简单很多吧 如果要移动的是多行 那也不要紧 只要我们先选中要移动的行 然后再按下 Shift Alt 和向上 向下 方向键就可以了 此外 一直按下去 这些指定的行甚至可以移出表格 成为一个新的表格 如果要从某一表格中 抽 出部分行作为新表格 这无疑应该是最简单的方法了 Word使用技巧 20 Word公式编辑器公式编辑器的安装 公式编辑器 不是Office默认安装的组件 如果要使用它 重新安装 在 Office工具 中选择 公式编辑器 从选项中选择 从本机运行 继续进行安装就可以将 公式编辑器 安装成功了 启动公式编辑器需要编辑公式时 单击 插入 对象 命令 打开 对象 对话框 在 对象类型 中找到 Microsoft公式3 0 选定后 单击 确定 按钮 在文档中就插入了公式编辑窗口 此时文字与公式处于混排状态 如果你勾选了 显示为图标 前的复选框 在文档中插入的是 Microsoft公式3 0 的图标 Word使用技巧 双击图标 可打开一个独立的 公式编辑器 程序窗口 此程序窗口与Word程序窗口是相互独立的 在编辑公式过程中若想编辑文字 直接切换到Word程序窗口进行编辑即可 不需关闭 公式编辑器 程序窗口 给编辑文档带来了很多方便 在 公式编辑器 程序窗口中编辑完公式后 单击 文件 更新 命令 或者按F3键 文档中的公式即被更新 若直接关闭了 公式编辑器 程序窗口 也可完成更新操作 小技巧 每次插入完一个公式 都要重新启动 公式编辑器 是不是觉得有点麻烦 想不想在工具栏上给 公式编辑器 安个家 建立 公式编辑器 按钮呢 单击菜单 工具 自定义 命令 在 自定义 对话框中的 命令 选项卡中选中 类别 下的 插入 项 然后在 命令 下找到 公式编辑器 按下左键将它拖动到工具栏上放下即可 以后只要单击这个按钮就可以启动 公式编辑器 了 方便多了吧 Word使用技巧 21 打印实用技巧二则一 打印文件直接装订 逆序打印相信使用Word打印过长篇文档的朋友一定都清楚 打印完成后的装订一直是个麻烦事儿 因为文件由打印机打出时 第一页肯定会在最下面 装订之前总要费时费力的把纸张按顺序排好 1 在Word中调出欲打印的长篇文档 点击 工具 菜单 选项 命令 弹出 选项 对话框2 点击 打印 标签 勾选上其中的 逆页序打印 复选框 确定3 这时 当我们再去点击打印按钮时 打印机便会以从后向前的顺序打印文档 而这样出来的文件就可以直接用于装订了 小提示 逆序打印功能只会影响打印机的实际输出效果 而打印预览时仍会以正常页序显示 这点请大家注意 Word使用技巧 二 文件内容我先知晓 打开预览办公室的电脑中一般都保存着为数众多的文档 当我们打算调用其中的一份文件时 必须一个一个打开后才能知道里面的内容 效率很低 其实 我们也可以通过Word的 打开预览 功能快速获知文件的内容 1 在Word中点击 文件 菜单 打开 命令2 此时 一个预览区会出现在窗口右侧 而当我们点击某个文件时 它的内容便会自动显示在预览区了 Word使用技巧 22 Word防止格式被改Word2003的 保护文档 功能有了较大的改观 除沿袭了以前版本的修订保护 批注保护 窗体保护之外 还新增了对文档格式的限制 对文档的局部进行保护等功能 先看看设置文档的格式限制功能来保护文档格式 1 单击 工具 菜单中的 保护文档 命令 进入 保护文档 任务窗口 2 在 保护文档 任务窗口中 选中 限制对选定的样式设置格式 复选框 单击 设置 按钮 Word使用技巧 3 在弹出的 格式设置限制 对话框中勾选 限制对选定的样式设置格式 然后在对话框中选择需要进行格式限制的样式 并清除文档中不允许设置其格式的样式的复选框4 点 确定 按钮 会弹出一个警告对话框 点击 是 按钮比如 我们在 格式设置限制 对话框中取消了对 标题1样式 的勾选 确定后 在弹出的警告对话框中单击 是 这样凡是应用了标题1样式的区域格式将会被清除掉 而其他格式则保留 5 在 保护文档 窗口中单击 是 启动强制保护 6 在 启动强制保护 对话框中的 新密码 可选 框中键入密码 确认该密码后点 是 即可启动文档格式限制功能 Word使用技巧 23 加密 Word文档文字与背景一色我们可以在Word文档中将自己的文字颜色与背景颜色设置成同样的颜色 一般就是将文字颜色设置成白色 选中要保密的文字 右键点击并执行 字体 命令 在 字体颜色 中设置为白色 点击 确定 后便可 自动 隐藏文字 如果感觉将文字颜色与背景颜色设为一致的方法比较小儿科 你可以试试 隐藏文字 功能 首先同样是选中要保密的文字 然后右键点击并执行 字体 命令 在 字体 选项中 勾选 隐藏文字 复选框后单击 确定 按钮即可 Word使用技巧 加密 Word文档文字藏于图片下经过上述设置 我们要保密的文字已经比较安全了 现在我们再来一招 输入自己要保密的文字后 执行 插入 图片 命令插入一张可以迷惑人的大图片 然后在Word中双击此图片打开 设置图片格式 对话框 在 版式 标签页中选择 浮于文字上方 现在 你就可以在Word中将这张图片拖放到你要加密的文字上方 Word使用技巧 24 去除默认的输入法打开选项窗口 点击其中的 编辑 选项卡 去除最下面的 输入法控制处于活动状态 前的对号 点击确定 重新启动word后 就会发现微软拼音不会一起启动了 Word使用技巧 25 翻译文字先要安装好字典库 连线上网 通过网上资源翻译 选择准备翻译的文字 然后点选word菜单栏 工具 信息检索 界面右边将出现 信息检索 版面 在 搜索 栏选择 翻译 再在 翻译 栏选择 将 哪国语言 翻译为 哪国语言 结果马上就会显示出来 要快速翻译下一个词 可以按住Alt键不放 然后点选生词 Word使用技巧 26 快速显示文档中的图片如果一篇word文档中有好多图片 打开后显示比较慢 但我们打开文档时 快速点击 打印预览 按钮 图片就会立刻清晰的显示出来 然后关闭打印预览窗口 所有插入的图片都会快速显示出来了 Word使用技巧 27 给图片注解文字选定要添加说明的图片 单击鼠标右键 在快捷功能菜单中选 题注 以打开题注窗口 然后在 标签 栏选择 公式 表格 或 图表 最后在 题注 栏输入注解文字 再点 确定 按钮结束 此时 注解文字会自动显示在图片下方 注解文字可以随时更改 如改变字体大小 或者删除等等 Word使用技巧 28 制作水印word2003具有添加文字和图片两种类型水印的功能 而且能够随意设置大小 位置等等 在word菜单栏点击 格式 背景 水印 在 水印 对话框中选择 文字水印 然后在 文字 栏选择合适的字句 或另外输入文字 或在 水印 对话框中选择 图片水印 然后找到要作为水印图案的图片 最后按 确定 水印就会出现在文字后面 Word使用技巧 29 自动更正错误词组可以通过word2003自动更正写错的词组 比如 为虎作伥 容易写成 为虎做伥 依次点击 工具 自动更正选项 菜单 在弹出的 自动更正 窗口中选择 自动更正 标签项 在下面的替换文本框中输入 为虎做伥 然后在替换为文本框中输入 为虎作伥 点击确定 这样以后如果在文章中再次输入 为虎做伥 的时候 word就会自动更正为 为虎作伥 用同样的办法我们可以把容易混淆的一些词组或是成语添加到自动更正中 让你的word识别词组能力更强 更智能化 Word使用技巧 30 轻松统计文档字数打开word文档 然后依次点击 工具 字数统计 菜单 就可以清楚的看到这篇文档的统计信息也可以通过打开文档属性窗口 接着选择 摘要 标签 然后点击 高级 按钮 这时也可以看到该文档的详细统计信息 但是需要统计多篇文档的总字数 这样一篇篇的统计 也就太慢了 效率也很低 可以先打开其中任意一篇文档 然后依次点击 插入 文件 菜单 然后把其它文档全部插入进来 合并成一篇文档 然后再点击 字数统计 菜单项 就可以轻松的查看所有文档的总字数了 Word使用技巧 31 一版多页显示先按 预览打印 图标 或点击 文件 打印预览 word将处于 预览 模式 在工具栏上单击鼠标右键 选择 常用 这时 word的菜单栏下一排会出现 常用 工具栏 再在工具栏上右击鼠标 选择 自定义 进入自定义设置状态 现在 将 打印预览 工具栏上的 多页 按钮拖到 常用 工具栏上 关闭 自定义 窗口 再关闭 预览 模式 以后 点击word 常用 工具栏上的 多页 按钮 就可以选择一页显示多少个版面了 Word使用技巧 32 加载稿纸到微软网站 Word使用技巧 33 添加书签用word2003添加书签时 要注意 书签名称 不能有空格 例如 BookMark 应改为 Book Mark 在要添加书签的地方单击鼠标左键 然后在word菜单栏上点击 插入 书签 在 书签 窗口中 先在 书签名 一栏输入名字 再点击 添加 按钮 以后 要找到书签记录 同样先在菜单栏点击 插入 书签 打开 书签 窗口 选择某个书签名称后 点击 定位 按钮就会回到上次没有看完的地方 Word使用技巧 34 Word制作名片法制作单张名片新建一个文档 单击菜单 插入 对象 弹出 对象 对话框 选择 MicrosoftWord图片 类型 接着单击 文件 页面设置 在弹出的 页面设置 对话框中将 纸型 选项卡中的 纸型 项设为 自定义大小 然后输入纸张大小为宽度 8 8cm 高度 5 5cm 5cm也可以 在右侧 预览 部分可以看到单张名片的版式已经出来了点击切换到 页边距 选项卡设置界面 设置上 下 左 右页边距 装订线均为数字 0 点击 确定 按钮返回到Word编辑状态后 根据需要设计好名片的内容和样式后单击 文件 关闭 c 文档 菜单项 Word使用技巧 制作十张名片的定位框新建一个文档 依次点击 文件 页面设置 菜单项 在弹出的对话框中设置 纸型 选项卡中的 纸型 项为 自定义大小 其中的 宽度 为19 5cm 高度为29 7cm 接着依次点击 工具 信函与标签 菜单项 在弹出的对话框中点击 标签 选项卡中的 选项 按钮信函与标签设置在随即进入的对话框中 设置 标签产品 为 AveryA4和A5幅面 产品编号 为 L7413名片 设置完毕完点击 确定 按钮返回上一步 返回到上一步后点击 新建文档 按钮 这样在Word中就出现了十个相同大小的框 Word使用技巧 邮件合并 技巧四则 邮件合并 是Word的一项高级功能 是办公自动化人员应该掌握的基本技术之一 但是大多数书上对 邮件合并 的介绍都很简单 如果按照书的上介绍去做 合并打印出的邮件并不能完全令人满意 教你几个邮件合并技巧 希望能帮你提高办公效率 1 用一页纸打印多个邮件利用Word 邮件合并 可以批量处理和打印邮件 很多情况下我们的邮件很短 只占几行的空间 但是 打印时也要用整页纸 导致打印速度慢 并且浪费纸张 造成这种结果的原因是每个邮件之间都有一个 分节符 使下一个邮件被指定到另一页 怎样才能用一页纸上打印多个短小邮件呢 先将数据和文档合并到新建文档 再把新建文档中的分节符 b 全部替换成人工换行符 l 注意此处是小写英语字母l 不是数字1 具体做法是利用Word的查找和替换命令 在查找和替换对话框的 查找内容 框内输入 b 在 替换为 框内输入 l 单击 全部替换 此后打印就可在一页纸上印出多个邮件来 Word使用技巧 邮件合并 技巧四则2 一次合并出内容不同的邮件有时我们需要给不同的收件人发去内容大体一致 但是有些地方有区别的邮件 如寄给家长的 学生成绩报告单 它根据学生总分不同 在不同的报告单中写上不同的内容 总分超过290分的学生 在报告单的最后写上 被评为学习标兵 如图1右 而对其它的学生 报告单中则没有这一句 如图1左 怎样用同一个主文档和数据源合并出不同的邮件 这时就要用到 插入Word域 在邮件中需出现不同文字的地方插入 插入Word域 中的 if then else I 以 学生成绩报告单 为例 具体做法是将插入点定位到主文档正文末尾 单击邮件合并工具栏中 插入Word域 选择下级菜单中的 if then else I 在出现的对话框中填入信息 单击 确定 按钮 Word使用技巧 邮件合并 技巧四则2 一次合并出内容不同的邮件 有时可根据需要在图2的两个文字框中写入不同的语句 这样就可以用一个主文档和一个数据源合并出不同内容的邮件来 Word使用技巧 邮件合并 技巧四则3 共享各种数据源邮件合并除可以使用由Word创建的数据源之外 可以利用的数据非常多 像Excel工作簿 Access数据库 Query文件 Foxpro文件内容都可以作为邮件合并的数据源 只要有这些文件存在 邮件合并时就不需要再创建新的数据源 直接打开这些数据源使用即可 需要注意的是 在使用Excel工作簿时 必须保证数据文件是数据库格式 即第一行必须是字段名 数据行中间不能有空行等 这样可以使不同的数据共享 避免重复劳动 提高办公效率 Word使用技巧 邮件合并 技巧四则4 筛选与排序用邮件合并帮助器中的 查询选项 可以筛选记录有选择地进行合并 也可以在合并的同时对记录进行某种排序 工作时记住它们 可以提高你的办公效率 Word使用技巧 怎样在Windows中输入汉字的省略号 有人把省略号输成 甚至 其实你只要切换到任一种汉字输入法 再切换到标点符号输入状态 Ctrl 按组合健Shift 6 6为字母键上方的数字键 就可正确输入省略号 了 Word使用技巧 Q 怎样输入 如 二 年 A 许多人输入年月日时 将 二 年 输成 二000年 二零零零年 二ooo年 其实可以这样输入 对于智能ABC输入法和全拼输入法 调出输入法的状态条 鼠标右键单击小键盘图标 选 特殊符号 会弹出小键盘 在 T 键位会有符号 单击输入 对于微软拼音输入法 调出输入法的状态条 鼠标右键单击小键盘图标 选 选软键盘 特殊符号 会弹出小键盘 在 T 键位会有符号 单击输入 其实最方便的是 在智能ABC输入法下输入i0 小写字母i和数字0 即可 Word使用技巧 Q 在智能ABC输入法中快速输入 年月日 A 如果要输入 二 年一月二日 可直接键入 i2001n1y2r 如果要输入 二 一年十月十二日 可直接键入 i2001nsys2r 即可 这样不仅快 而且会输入正确的 二 年 字样 Word使用技巧 Q 怎样在表格的上方写文字 A 用Word制作了一个表格 表格抵到了页面的最上部 想在表格上方写标题 但光标定位不到表格的上方 怎么办呢 将光标定位到表格左上角的格子中 回车即可 Word使用技巧 Q 怎样快速统计文档中文字的行数 字数 A 用Word打开该文档 选 文件 属性 统计信息 即可 其中 字数 为汉字字数 一个标点符号 2个英文字符都按一个字数计算 Word使用技巧 Q 取消Word的项目编号A 在Word的行头输入 1 它会自动在下一行加上 2 的项目编号 为了取消这种自动项目编号 可以按退格键取消 2 但 1 的项目编号仍然存在 也就是说 1 仍然不可选 为了彻底取消Word的自动项目编号 可在出现 2 时按 Ctrl Z 即可 Word使用技巧 更改程序设置助你快速记忆Word快捷键1 打开Word2003软件2 执行 工具 菜单 自定义 命令 然后在弹出的设置窗口中点击 选项 按钮 3 勾选箭头标识的 在屏幕提示中显示快捷键 复选框后点击 关闭 按钮即可其实 Word默认的快捷键并不很全 而每个人的使用目的又不相同 如果您经常使用的功能没有预设快捷键那该怎么办呢 Word使用技巧 Word已经提供给我们一个自设快捷键的功能了 依然在选项窗口中 点击 键盘 按钮 会弹出一个快捷键设置窗口 如果我们需要给当前这个功能 FileNew 意思是新建一份文件 设置一个快捷键 就可以直接将光标定位于 请按新快捷键 一栏 然后直接按动快捷键就行了 最后点击 指定 按钮 新的快捷键即可生效 Word使用技巧 Word文档损坏了 六种方法可以挽回数据一 自动恢复尚未保存的修改Word提供了 自动恢复 功能 可以帮助用户找回程序遇到问题并停止响应时尚未保存的信息 实际上 在你不得不在没有保存工作成果就重新启动电脑和Word后 系统将打开 文档恢复 任务窗格 其中列出了程序停止响应时已恢复的所有文件 文件名后面是状态指示器 显示在恢复过程中已对文件所做的操作 其中 原始文件 指基于最后一次手动保存的源文件 已恢复 是指在恢复过程中已恢复的文件 或在 自动恢复 保存过程中已保存的文件 文档恢复 任务窗格可让你打开文件 查看所做的修复以及对已恢复的版本进行比较 然后 你可以保存最佳版本并删除其他版本 或保存所有打开的文件以便以后预览 不过 文档恢复 任务窗格是WordXP提供的新功能 在以前的版本中 Word将直接把自动恢复的文件打开并显示出来 Word使用技巧 二 手动打开恢复文件在经过严重故障或类似问题后重新启动Word时 程序自动打开任何恢复的文件 如果由于某种原因恢复文件没有打开 你可以自行将其打开 操作步骤如下 1 在 常用 工具栏上 单击 打开 按钮 2 在文件夹列表中 定位并双击存储恢复文件的文件夹 对于Windows2000 XP操作系统 该位置通常为 C documentsandsettings ApplicationData Microsoft Word 文件夹 对于Windows98 Me操作系统 该位置通常为 C Windows ApplicationData Microsoft Word 文件夹 3 在 文件类型 框中单击 所有文件 每个恢复文件名称显示为 自动恢复 保存filename 及程序文件扩展名 4 单击要恢复的文件名 然后单击 打开 按钮 Word使用技巧 三 打开并修复 文件Word提供了一个恢复受损文档的新方法 操作步骤如下 1 在 文件 菜单上 单击 打开 命令 2 在 查找范围 列表中 单击包含要打开的文件的驱动器 文件夹或Internet位置 3 在文件夹列表中 定位并打开包含文件的文件夹 4 选择要恢复的文件 5 单击 打开 按钮旁边的箭头 然后单击 打开并修复 Word使用技巧 四 从任意文件中恢复文本Word提供了一个 从任意文件中恢复文本 的文件转换器 可以用来从任意文件中提取文字 要使用该文件转换器恢复损坏文件中的文本 操作步骤如下 1 在 工具 菜单上 单击 选项 命令 再单击 常规 选项卡 2 确认选中 打开时确认转换 复选框 单击 确定 按钮 3 在 文件 菜单上 单击 打开 命令 4 在 文件类型 框中 单击 从任意文件中恢复文本 如果在 文件类型 框中没有看到 从任意文件中恢复文本 则需要安装相应的文件转换器 安装方法不做赘述 5 像通常一样打开文档 此时 系统会弹出 转换文件 对话框 请选择的需要的文件格式 当然 如果要从受损Word文档中恢复文字 请选择 纯文本 单击 确定 按扭 不过 选择了 纯文本 方式打开文档后 仅能恢复文档中的普通文字 原文档中的图片对象将丢失 页眉页脚等非文本信息变为普通文字 Word使用技巧 五 禁止自动宏的运行如果某个Word文档中包含有错误的自动宏代码 那么当你试图打开该文档时 其中的自动宏由于错误不能正常运行 从而引发不能打开文档的错误 此时 请在 Windows资源管理器 中 按住Shift键 然后再双击该Word文档 则可阻止自动宏的运行 从而能够打开文档 Word使用技巧 六 创建新的Normal模板Word在Normal dot模板文件中存储默认信息 如果该模板文件被损坏 可能会引发无法打开Word文档的错误 此时 请创建新的Normal模板 操作步骤如下 1 关闭Word 2 使用Windows 开始 菜单中的 查找 或 搜索 命令找到所有的Normal dot文件 并重新命名或删除它们 比如 在WindowsXP中 请单击 开始 再单击 搜索 然后单击 所有文件和文件夹 在 全部或部分文件名 框中 键入 normal dot 在 在这里寻找 列表框中 单击安装Word的硬盘盘符 单击 搜索 按钮 查找完毕 右键单击结果列表中的 Normal 或 Normal dot 然后单击 重命名 命令 为该文件键入新的名称 例如 Normal old 然后按Enter键 3 启动Word此时 由于Word无法识别重命名后的Normal模板文件 它会自动创建一个新的Normal模板 Word使用技巧 在Word中输入特殊符号的四种方法方法一 特殊符号法 执行 插入 特殊符号 命令 打开 特殊符号 对话框 如图 切换到相应的标签 如 单位符号 等 下 即可选择输入一些特殊符号了 Word使用技巧 方法二 符号栏法 通过执行 视图 工具栏 符号栏 命令 展开 符号栏 工具栏 如图 也可以快速输入一些特殊符号 Word使用技巧 方法三 插入符号法 执行 插入 符号 命令 打开 符号 对话框 如图 通过设置 字体 和 子集 可以查找到大量的特殊符号 进行选择输入 Word使用技巧 方法四 软键盘法 打开任意一种中文输入法 右击输入法状态条右侧的小键盘 在随后弹出的快捷菜单中 选择需要的符号菜单项 如 俄文字母 等 打开相应的软键盘 如图 选择输入即可 Word使用技巧 Word中一次性插入多个相同的图片 符号 我们在用Word编辑一些专业文档时 常常要在文档中插入一些相同的图片 符号 如果用 插入 图片 来自文件 命令来输入就太麻烦了 建议大家用 替换 功能吧 先用 插入 图片 来自文件 命令 插一个图片 符号 到文档中 然后在其他需要插入图片 符号 的地方输入一个字母 我用五笔输入法 就用字母 z 吧 等整篇文档录入完毕后 选中上述图片 执行一下 复制 操作 再按下 Ctrl H 组合键打开 查找与替换 对话框 在 查找内容 框中填入字母 z 在 替换为 框中输入 c 字母 c 为小写 按 全部替换 按钮 即可将全文的字母 z 一次性替换为剪贴板上的图片 符号 了 注意 如果需要替换成不同的图片 符号 需要在文档中用不同的字母表示 然后分别替换 Word使用技巧 使用Word2003缩略图功能快速浏览长文档在Word2003中 可以使用缩略图功能快速查看长文档多页的布局 当需要在较长的文档中寻找某些元素时 使用缩略图窗格能够节省用户的宝贵时间 使用缩略图窗格还能够快速定位到文档中的某一页 在Word2003中 现在 普通视图 页面视图 阅读版式视图 和 大纲视图 这四种视图中都支持以缩略图形式查看页面 Word使用技巧 在这四种视图中 都可以通过选择菜单命令 视图 缩略图 来打开缩略图窗格 它会出现在Word窗口的左边 缩略图窗格让用户可以同时查看多页的整体布局 例如 在普通视图中如果想查看哪些页上添加了页眉或页脚 可以打开缩略图窗格来查看 这样会非常快速方便地找到 缩略图窗格的另一个非常有用的技巧是 如果想跳到长文档的某一页 可以直接在窗格中单击该页的缩略图 缩略图窗格可以用拖动的方式改变大小 移动鼠标指针到缩略图窗格右边缘 当指针变为左右方向的双向箭头时 按下左键拖动即可调整大小 而如果双击这个边缘 就会关闭缩格图窗格 Word使用技巧 同一篇Word文档设置多个不同的页眉页脚如果在Word文档中创建了页眉 页脚 那么在默认情况下 一篇文章从头到尾的页眉页脚都是一样的 但有时 我们还需要根据不同的章节内容而设定不同的页眉页脚 有的朋友将不同的章节分别保存成不同的文件 然后再分别给每个文件设定不同的页眉页脚 操作起来很麻烦 有更简单的方法 在文章中插入不同的分节符来分隔 Word使用技巧 下面以一份网络工程投标计划书为例向大家介绍具体的操作方法 在本例中将首页页眉设为 网络中心机房施工部分 从第2页开始再按具体的章节内容分别设为 机房装修设计 配电系统设计 等不同的页眉内容 具体操作步骤如下1 用Word打开投标书文件 如图所示 Word使用技巧 2 此时先不要急着设置页眉 而是将光标分别定位于每个需要使用新页眉的位置 然后执行 插入 菜单 分隔符 命令 如图所示 选中 分节符类型 中的 下一页 选框后点击确定按钮 并以此为例对整份文件进行分节处理 Word使用技巧 3 等整个文章分好节以后 就可以点击 视图 菜单 页眉与页脚 命令进入页眉编辑模式了 如图所示 按要求输入好首页页眉 小提示 请注意图3中红框位置的变化 Word使用技巧 4 然后再从 页眉与页脚 工具栏中点击 显示下一项 按钮 跳转到下一节的页眉处 如图所示 细心的朋友一定会发现 此时的页眉处已和图3有所不同 不仅节码由第1节变成了第2节 而且右上角也多出了一个 与上一节相同 的字样 此时 我们应该点击页眉与页脚工具栏中的 链接到前一个 按钮切断第2节与前一节的页眉内容联系 然后再输入第2节的页眉 机房装修设计 Word使用技巧 5 剩下的操作以此类推 每完成一个章节的页眉后就点击一下 显示下一项 和 链接到前一个 按钮 再对下一章节进行设置 直到完成整个文章的编排 这种方法操作快速 而且所有的页眉均保存在同一个文件中 也方便进行存档 同时 页脚也支持这种多级设定 具体操作方法与页眉相似 本文不再赘述 Word使用技巧 Word共支持4种分节符 分别是 下一页 连续 奇数页 和 偶数页 它们之间有什么区别呢 下一页 是指插入一个分节符后 新节从下一页开始 Word使用技巧 连续 是指插入一个分节符后 新节从同一页开始 Word使用技巧 奇数页 或 偶数页 是指插入一个分节符后 新节从下一个奇数页或偶数页开始 Word使用技巧 Word表格实现选择录入例如制作一份明细表 在这个表格中 部门 职称 学历和级别等几项内容是需要重复输入的 我们利用Word提供的下拉型窗体域即可轻松实现表格内容的选择录入 具体设置步骤如下首先在Word中根据需要设计好表