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公文写作 第二讲行政公文 公文是公务文书的总称 是国家机关和企事业单位实行管理 处理政务 事务和社会团体办理公务的工具 公文 行政公文 专指国务院办公厅2000年8月24日颁布的2001年1月实施的 国家行政机关公文处理办法 中所列出的13类公文 行政公文的格式 程式化是公文的重要特征 集精炼 文雅 庄重 务实为一体 呈现独到的美学风范 有句谚语这样说 我听到的会忘掉 我看到的能记住 我做过的才真正明白 行政公文的格式图 国家行政机关公文格式 国务院办公厅秘书局二000年十一月 1 眉首格式 眉首也叫文头是公文制发者的标志 位于公文首页上端的约1 3或2 5的位置 包括公文分数顺序号 发文机关标识 发文字号 秘密等级 紧急程度 签发人等 下面加一条红色横实线作为标记 形成正式公文的固定文头形式 因此俗称红头文件 1 眉首格式 1 公文份数序号是将同一文稿印制若干份时每份公文的顺序编号 如需标识公文份数序号 用阿拉伯数码顶格标识在左上角第1行 2 秘密等级和保密期限如需标识秘密等级 顶格标识在右上角第1行 两字之间空1字 如需同时标识保密期限 顶格标识在右上角第1行 秘密等级和保密期限之间用 隔开 分为绝密 机密 秘密三个等级 绝密和机密公文还应标明份数序号 3 紧急程度顶格标识在右上角第1行 两字之间空1字 如需同时标识秘密等级和紧急程度 秘密等级右上角第1行 紧急文件应当分别标明 特急 急件 紧急电报应当分别标明 特急 加急 平急 4 发文机关标识由发文机关全称或规范化简称后加 文件 组成 套红印制 居中 醒目 整齐 庄重 发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm 对于上报的公文 发文机关标识上边缘至版心上边缘80mm 如需标识公文份数序号 秘密等级和保密期限以及紧急程度 可在发文机关标识上空2行向下依次标识 5 发文字号由发文机关 发文年份和序号组成 如 渝政发 2004 15号 年份 序号用阿拉伯数码标识 年份应标全称 用 括入 序号不编虚位 即1不编为O01 不加 第 字 发文机关之下4mm处印一条与版心等宽的红色反线 6 签发人上报的公文需标识签发人姓名 平行排列于发文字号右侧 发文字号居左空1字 签发人姓名居右空1字 2 主体格式 2 主体格式 1 标题 就是公文名称 一般由发文机关名称 事由 文种三要素组成 即图中红线以下的标题 A 发文机关 事由 文种如 国务院办公厅关于审计监督问题的通知 B 事由 文种 有眉首的文件多用 如在 省政府文件 的眉首下 用 关于贯彻文件的通知 C 发文机关 文种 外交部公开发布文件中用 如 中华人民共和国公告 中华人民共和国人民代表大会公告 D 只有文种 实用于公开发表的公文 如 公告 通告 2 主体格式 2 主送机关 是指公文的受理机关 顶格写在标题之下 字体与正文同 公开发布的公文 如通知 通告 可省略主送机关 决定 会议纪要等公文 不适宜用主送机关 在文尾用抄送 抄报 2 主体格式 3 正文 一般由开头 主体 结尾组成 文种不同 正文不同 在具体文种中讲解 4 附件 随正文发送的其它材料 在正文下空l行左空2字标识 附件 后标冒号和名称 附件如有序号使用阿拉伯数码 附件名称后不加标点符号 附件应与公文正文一起装订 并在附件左上角第l行顶格标识 附件 有序号时标识序号 附件的序号和名称前后标识应一致 如附件与公文正文不能一起装订 应在附件左上角第l行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件 或带序号 5 发文机关 是公文的法定作者 6 成文日期 用汉字将年 月 日标全 零 写为 O 如 二00九年十月十日 7 印章 即在公文成文时间和发文机关上加盖机关印章 是公文制发机关合法性及公文法定效力的凭证 成文日期右空4字 加盖印章应上距正文l行之内 端正 居中下压成文时间 印章用红色 当印章下弧无文字时 采用下套方式 即仅以下弧压在成文日期上 当印章下弧有文字时 采用中套方式 即印章中心线压在成文日期上 当联合行文需加盖两个印章时 应将成文日期拉开 左右各空7字两印章间互不相交或相切 相距不超过3MM 当联合行文需加盖3个以上印章时 每排最多排3个印章 两端不得超出版心 最后一排如余一个或两个印章 均居中排布 印章之间互不相交或相切 在最后一排印章之下右空2字标识成文时间 当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时 应采取调整行距 字距的措施加以解决 务使印章与正文同处一面 不得采取标识 此页无正文 的方法解决 3 版记格式 1 主题词 是由反映主旨内容的规范化名词或名词性短语组成 主题词 居左顶格标识 后标全角冒号 每两个主题词间空隔一个字距离 不用标点 一般一份文件的主题词3 5个 最多不超过8个 2 抄送机关 是指除主送机关外需了解公文内容的有关机关 包括抄报 抄送 抄发 对上级机关用抄报 对平级机关或不隶属机关用抄送 对下级机关用抄报 公文如有抄送机关 在主题词下l行 左右各空1字 抄送 后标全角冒号 抄送机关间用逗号隔开 回行时与冒号后的抄送机关对齐 在最后一个抄送机关后标句号 3 印发机关和时间 即版记 用于标注公文印发机关名称 印发日期与印发数量等 位于抄送机关之下 无抄送机关在主题词之下 占l行位置 印发机关左空l字 印发日期右空1字 印发日期以公文付印的日期为准 用阿拉伯数码标识 4 用纸 印装格式 1 公文用纸幅面规格 一般采用国际标准A4型 长297毫米 宽210毫米 张贴的公文 如通知 通告 公告等 其用纸大小根据实际情况而定 2 公文的书写 排版 文字一律从左至右横写 横排 行政公文的种类 13种 命令 令 议案 决定 会议纪要 意见 通知 通报 报告 请示 批复 公告 通告 函 命令 令 如 国务院关于在我国统一实行法定计量单位的命令 向全国进军的命令 中华人民共和国主席令 议案 适用于各级人民政府按照法律程序向同级人民代表大会或人民代表大会常务委员会提请审议事项 如 国务院有资格向全国人民代表大会提出议案 提案 提案的写作主体是个人 适用于作为人大代表和企事业单位的职工 股份制企业的股东 向同级权力机关提出自己意见和建议 个人的意见和建议只能用提案而不能用议案 行政公文的种类 决定 适用于对重要事项或者重大行动做出安排 根据内容 性质的不同 决定可以分为法规政策性决定 宣告事项性决定 奖惩性决定 任免性决定等 国务关于在对外活动中不赠礼 不受礼的决定 一九八 年十一月七日国务院常务会议通过 全国人民代表大会常务委员会关于惩治侵犯著作权的犯罪的决定 1994年7月5日第八届全国人民代表大会常务委员会第八次会议通过 中共中央关于恢复沈雁冰党籍的决定 一九八一年三月三十一日 行政公文的种类 意见 下行的 意见 向下级机关布置安排工作 提出工作措施和要求 受文者有一定约束力 但又不是强制性规定 上行平行 意见 向上级以及平级机关提出建议 不具约束力 公告 适用于庄严地向国内外宣布重要事项或者法定事项 公告具有庄严性和鲜明的告知性 通告 适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项 行政公文的种类 通告和公告的区别 从发文机关的级别来看 公告高于通告 公告的制发机关级别一般较高 使用较为严格 而通告却广泛使用于各级机关 社会团体 企事业单位 从周知对象的范围来看 公告广于通告 公告面向国内外 对象范围十分广泛 而通告则局限在一定的范围内 多是针对于特定的区域或特定的行业而制发的 从公布事项的程度来看 公告重于通告 行政公文的种类 通报 适用于表彰先进 批评错误 传达重要精神或情况 是一种告知性的下行文 有表扬性通报 批评性通报 情况类通报 行政公文的种类 通知 是现行公文中使用范围最广 使用频率最高的一个文种 机关万用公文 通知一统天下 指示性通知 是上级机关向下级机关布置工作 作出指示 发布法规和规章时使用的文件 国家教委关于开展中小学教学评估的通知 知照性通知 是让有关机关或人员了解一定事项的通知 如任命 免职 聘用 解聘 活动安排 会议召开 机构设立 印章启用等 西南大学关于成立老干部活动中心的通知 颁转性通知 转发 是某级机关转发上级机关 同级机关 不相隶属机关的公文 一部分命令 指示内容的文件是以这种通知类型行文 例 四川省民政厅关于转发 关于严格依法办理婚姻登记的批复 的通知批转 是某机关批转下级机关的文件时使用的文件 例 国务院批转关于废止 第二次汉字简化方案 草案 和纠正社会用字混乱现象请示 的通知 行政公文的种类 函 适用于不相隶属机关相互商洽工作 询问和答复问题 向有关主管部门请求批准等 函是最灵活的一种公文 对上级 下级 平行机关和不相隶属的机关都适用 一般说来 向有直接隶属关系的上级机关请求指示 批准用 请示 向无隶属关系的主管部门请求批准用 函 行政公文的种类 会议纪要 根据会议记录和