计算机与信息技术基础.ppt

中文电子表格 第五 第五章中文电子表格处理系统EXCEL2000 5 5数据的管理与统计 5 4图表的制作 5 3公式和函数 5 2Excel的基本操作 5 1Excel2000概述 5 1Excel2000概述 5 1 3单元格 工作表和工作簿 5 1 2Excel窗口的基本结构 5 1 1Excel2000概述 5 1 1Excel2000概述 电子表格软件Excel2000是办公自动化软件Office2000的一个成员 操作方便 功能齐全 Excel具有丰富的数据处理函数 可以实现快速准确的表格数据计算 具有丰富的绘制图表功能 快速生成图表 可进行数据统计分析 具有方便的数据交换能力 新增了Web工具等 5 1 2Excel窗口的基本结构 菜单栏 标题栏 常用工具栏 格式工具栏 垂直滚动条 垂直拆分条 水平拆分条 5 1 3工作簿 工作表和单元格 工作薄 是一个Excel文件 扩展名为 xls 由工作表组成 最多可存放255个工作表 默认工作簿名为Book1 其中包含三个工作表Sheet1 Sheet2和Sheet3 工作表 是以列和行的形式组织和存放数据的表格 由单元格组成 每一个工作表都用一个工作表标签来标识 单元格 行和列的相交点 是工作表的最小单位 一个单元格最多可容纳32000个字符 单元格根据其所处的列号和行号来命名 列号在前 行号在后 比如 A5 C9活动单元格 当前正在操作的 被黑线框住的单元格 活动工作表 当前正在操作的 标签是白底黑字 带下划线的工作表 默认情况下 活动工作表为Sheet1 5 1小结 本节对Excel2000的功能作了简要概述 介绍了Excel的工作窗口及组成它的若干控件的功能如 编辑栏 全选按钮 行号 列标 工作表标签等 还介绍了工作薄 工作表 单元格等Excel的常用术语 5 2Excel的基本操作 5 2 6设置单元格的格式 5 2 5工作表的编辑 5 2 4输入数据 5 2 3编辑数据 5 2 2数据类型 5 2 1新建 保存和打开工作簿 5 2 1新建 保存和打开工作簿 新建工作簿 新建空白工作薄 启动Excel的同时自动创建 Book1 选 文件 菜单中的 新建 命令 再选 常用 选项卡下的 空工作薄 命令 单击 常用工具栏 上的 新建 按钮 利用模板建立新工作薄 选 文件 新建 命令 选择 电子方案表格 选项卡 双击其中一个模板图标 保存工作簿 在 另存为 对话框中设置保存位置 文件名和保存类型 单击 常用工具栏 上的 保存 按纽 文件 菜单中选 保存 命令 文件 菜单中选 另存为 命令 使用快捷键 Ctrl S 注 第一次保存工作簿 Excel会打开 另存为 对话框 使用自动保存 Excel提供了工作簿的 自动保存 功能 设置 自动保存 后 将每隔一定时间自动保存工作簿 默认时间间隔为10分钟 用户可以自定义 操作方法 单击 工具 自动保存 命令 如果 工具 菜单中尚没有 自动保存 命令 可选择 工具 加载宏 命令 打开 加载宏 对话框 选择 自动保存 复选框后 单击 确定 按钮 向工具菜单中 单击 工具 加载宏 菜单项 在加载宏对话框中 选中 自动保存 单击确定 更改完成后 工具菜单出现自动保存 保存工作区 在Excel中 可以将当前的工作状态保存为工作区文件 当重新进入并打开该工作区文件时 上次工作时使用到的所有工作簿就会被同时打开 并且按照当时的方式 位置排列 工作区文件的后缀为 xlw 操作步骤如下 打开要同时保存的多个工作薄 选择 文件 保存工作区 菜单项 在对话框中输入工作区文件名 确定 打开工作簿 关闭工作簿方法与关闭Word文档的方法类似 选 文件 打开 命令 点击 常用 工具栏上的 打开 按钮 在 打开 对话框中选择文件 点击 打开 直接双击要打开的工作薄 5 2 2数据类型 Excel的数据类型分为数值型 字符型和日期时间型三种 数值型数据包括 数字 0 9 组成的字符串 也包括 E e 小数点 千分位符号等 在单元格中的默认对齐方式为 右对齐 数值型数据一般只作加减乘除等算术运算或大小比较的关系运算 否则需要作类型转换 字符型数据 包括汉字 英文字母 数字 空格及键盘能输入的其它符号 在单元格中的默认对齐方式为 左对齐 字符型数据一般只能作字符串连接运算和进行大小比较的关系运算字符型数据在单元格中的默认对齐方式为 左对齐 日期时间型数据 日期时间型数据本质上是整型数据 表示从1900 1 1至指定日期或从0 0到指定时间经过的秒数 常用的日期格式有 mm dd yy dd mm yy 时间格式有 hh mm am pm am pm与时间之间应有空格 否则 Excel将当作字符型数据来处理 日期时间型数据可作加减运算 也可作大小比较的关系运算 日期时间在单元格中的默认对齐方式为 右对齐 5 2 3编辑数据 编辑单元格数据编辑单元格有两种方法 在编辑栏中编辑和在单元格内直接编辑 单击目标单元格 在编辑栏中对数据修改 双击目标单元格或按F2键 在单元格内编辑数据 选定单元格 在编辑栏中修改 按F2键在单元格内修改 单元格数据的复制和移动 单元格数据的复制Excel的数据复制可以使用剪贴板 快捷键和鼠标拖动三种方式进行操作 选择源单元格或区域 点击 复制 按钮或选择 编辑 复制 命令 Ctrl C Ctrl 拖动到目标单元格 选择目标单元格 粘贴 选择目标单元格 Ctrl V 单元格数据的移动Excel的单元格数据移动可以使用剪贴板 快捷键和鼠标拖动三种方式进行操作 选择源单元格或区域 点击 剪切 按钮或选择 编辑 剪切 命令 Ctrl X 拖动到目标单元格 选择目标单元格 粘贴 选择目标单元格 Ctrl V 选择性粘贴Excel粘贴不仅可以粘贴单元格 或单元格区域 数据 还可以使用 选择性粘贴 操作 粘贴单元格的格式 公式 批注和有效性等其它信息 此外还可进行算术运算 行列转置等 具体操作如下 选择 编辑 选择性粘贴 命令 在对话框中选粘贴方式 在选择性粘贴中作相应设置 点击确定 选择 编辑 选择性粘贴 命令 选择要插入单元格的位置 插入和删除单元格 行或列 插入单元格 选择 插入 单元格 命令 或在快捷菜单中选择 插入 命令 在插入对话框中设置插入方式 插入单元格后的结果显示 插入行或列 选择要插入行或列的位置 选择 插入 行或列 命令 或在快捷菜单中选择 插入 命令 插入列或行后的结果显示 删除单元格 行或列 单元格 行或列删除后 原单元格 行或列右 下 边其它单元格的位置将会向左 上 移动以填补被删除 行或列的位置 操作方法如下 选中目标 单元格 行或列 选择 编辑 删除 或右击选择删除菜单项 在 删除 对话框进行相应的设置即可 清除单元格 行或列Excel的 清除 命令与删除是有区别的 数据清除后单元格 行或列位置还在 清除 命令清除的是单元格内的数据 格式或批注信息 操作方法 选定单元格或区域后 选择 编辑 清除 的相应子菜单项 全部 格式 内容 批注 全部 全部删除格式 仅删除格式内容 仅删除内容 或Del健 批注 仅删除批注 查找和替换数据使用查找与替换可以在工作表中快速定位要查找的信息 查找与替换操作既可在一个工作表中进行也可在多个工作表中进行 操作方法 选择搜索区域 选择 编辑 菜单的查找或替换命令或Ctrl F Ctrl H 在查找或替换对话框中作相应设置 5 2 4输入数据 单元格的选择 输入数据选择要输入数据的单元格 直接在单元格中输入 也可在编辑区中输入 输入完成后 确认 输入数据的几个特殊情况 输入分数 如1 2 应先输入 0 及一个空格后输入 输入纯数字组成的字符型数据 输入前加西文单引号 Excel将自动把它当作字符型数据处理 输入日期和时间数据时 用 或 分隔年月日 时间用 分隔时分秒 输入当前日期 Ctrl 组合键输入当前时间 Ctrl Shift 组合键 数据的自动输入 相同数据的填充 复制填充 使用填充柄 单击填充内容所在的单元格 拖动单元格右下脚的 填充柄 至所需位置 输入起始值后选择填充区域 选中 编辑 菜单的 填充 命令 在级联菜单中选择对应的菜单项 使用 填充 命令 等差 等比序列及日期序列的填充 使用填充柄 输入序列前两项并选中这两项 拖动单元格右下脚的 填充柄 至所需位置 输入起始值后选择序列区域 选中 编辑 填充序列 命令 在 序列 对话框中选择序列类型 设置序列步长及终止值 使用 填充 命令 用户自定义序列Excel2000预设了11组自动填充序列供使用 对于经常出现的有序数据 如家用电器 职工号等 可以使用 自定义序列 功能 将它们添加到自动填充序列内 操作方法 选择工具 选项命令 在对话框中选择自定义序列选项卡 在列表框中选择 新序列 输入新序列 序列成员之间用Enter键或逗号分隔 将工作表的某行 列 转换为 自定义序列 在选项对话框 导入序列所在的单元格 文本框中 输入 或选择 要导入序列的单元格区域 单击 导入 按钮 输入有效数据设置有效数据是指设置数据类型 范围 设置数据输入提示 和错误输入提示 以防止无效数据的 误 输入或一些非法数据的输入 数据 有效数据 设置标签 数据类型 范围 输入信息标签 输入时提示 错误警告标签 出错时提示 选取要定义有效数据的区域 5 2 5工作表的编辑 插入 删除和重命名工作表 选取工作表 插入工作表选取要插入的新工作表位置 选择 插入 工作表 命令 删除工作表选取要删除的工作表 选择 编辑 删除工作表 命令 重命名工作表选中要重命名的工作表 选择 格式 工作表 重命名 命令 注 以上工作表操作也可右击工作表标签 在快捷菜单中选择相应命令来实现 移动和复制工作表Excel允许将工作表在一个或多个工作簿中移动或复制 如果在两个工作簿之间移动或复制 则必须将两个工作簿都打开 并确定源工作簿和目标工作簿 操作如下 在对话框中作相应设置 选择 编辑 移动或复制工作表 命令 选择要移动或复制的工作表 注 工作薄内的复制或移动也可用鼠标拖动复制 选中要复制的工作表 Ctrl 拖动到指定位置移动 选中要移动的工作表 拖动到指定位置 移动或复制工作表 选择 编辑 移动或复制工作表 命令 在对话框中选择要移动或复制的工作簿和插入位置 选择 建立副本 表示复制 否则为移动 窗口操作 工作表窗口的拆分 工作表窗口的拆分是指把当前工作表的活动窗口拆分成窗格 并且在每个被拆分的窗格中都可以通过滚动条来显示工作表的各个部分 可以在一个窗口中查看工作表不同部分的内容 拆分有水平拆分 垂直拆分 水平和垂直同时拆分三种 工作表窗口拆分后 可选择 窗口 撤消拆分窗口 命令或双击窗口拆分条取消拆分 工作表窗口拆分 拖动垂直滚动条 拖动水平滚动条 选择 窗口 拆分 命令 工作表窗口拆分完成 工作表窗口的冻结 窗口冻结可以将工作表中所选单元格上边的行或左边的列冻结在屏幕上 在滚动工作表时使它们一直显示 窗格冻结分为水平冻结 垂直冻结和水平垂直同时冻结 冻结后窗口中的拆分线变为一黑色的细线 窗口冻结可用 窗口 撤消窗口冻结 命令撤消 操作方法 首先选定一个基准单元格 单击 窗口 冻结窗格 命令 窗口重排有时需要同时打开多个工作簿窗口 为不使窗口互相覆盖 干扰操作 需要将它们同时显示在一个屏幕上 这时可以使用 重排窗口 操作 操作方法 打开需要同时显示的多个工作簿 选择 窗口 重排窗口 命令 在对话框中选择重排方式 保护工作表及工作簿 工作表的保护可以防止修改表中单元格内容以及图表 图形等对象 工作簿的保护可以防止修改工作簿的结构 即对工作簿内的工作表进行插入 删除 移动 隐藏 取消隐藏和重命名操作 和窗口大小 可以使用 工具 保护 撤消工作表保护 命令撤消工作表的保护 工作薄的保护与此类似 工作表保护 在对话框中输入密码和设置保护项 点击确定 选择 工具 保护 保护工作表 命令 5 2 6设置单元格的格式 设置单元格的格式包括设置单元格中的数字格式 对齐方式 字体的式样和大小 边框 图案及对单元格的保护等操作 操作方法 选定要格式化的单元格或区域 选 格式 单元格 命令 右击选中的区域 选择设置单元格格式 点击格式工具栏上的格式按钮 在单元格格式对话框作相应设置 选择 数字 选项卡 在对话框左边 分类 列表框列出了数字格式的类型 右边显示该类型的格式和示例 设置数字格式 单击 格式 单元格 菜单 右击单元格或区域 选择设置单元格式命令 对齐格式 选择对齐标答 设置水平对齐 垂直对齐 自动换行 合并单元格 文字方向等 选择 字体 选项卡设置字体 字号等 字体格式 设置边框在默认情况下 Excel单元格的边框为虚线 打印时将不显示 如果需要可以为单元格或工作区域设置特色边框 设置方法 选择要加边框的单元格或区域 单击格式工具栏的边框按钮 选择一种框型 选择格式 单元格或右击选择区作设置 在对话框中选边框标签 设置单元格边框 边框样式 颜色等 设置图案可用格式工具栏与单元格格式对话框设置单元格的背景颜色 底纹等 操作方法 单击 格式工具栏 中的 填充色 按钮 可设置背景颜色 但不能设置 背景图案 利用 单元格格式 对话框 可设置背景颜色 填充图案和图案的颜色 保护单元格 在保护标签页中设置 锁定 防止单元格被移动 改动 更改大小或删除 隐藏 隐藏公式 单元格中的计算公式不会显示在编辑栏中 可以实现所谓的 算法隐蔽 注 只有作了工作表的保护 单元格保护才有效 设置行高和列宽 当用户建立工作表时 Excel中所有单元格具有相同的宽度和高度 在单元格宽度固定的情况下 当单元格中输入的字符长度超过单元格的列宽时 超长的部分将被截去 数字则用 表示 当然 完整的数据还在单元格中 只不过没有显示出来而已 适当调整单元格的行高 列宽 才能完整的显示单元格中的数据 使用菜单精确调整行高或列宽 用鼠标改变行高或列宽 鼠标拖动 鼠标指向行号下边 列号右边 的分隔线上 当鼠标指针变为一条黑短线和双向箭头的形状时 按住并拖动鼠标至适当的行高 列宽位置 双击鼠标 在行或列的边线上双击鼠标左键 Excel将自动设置该列的宽度为该行或列中数据的最高 宽 值 隐藏和恢复数据 隐藏 是将所选的行 列 隐藏起来不予显示 取消隐藏 是将隐藏的行 列 重新显示 选定要隐藏的行或列 在 格式 菜单中选行或列命令 隐藏 取消隐藏 使用自动套用格式Excel预定义了7类共17种格式 可快速方便地对工作表格式化 操作方法 在对话框中选择所需样式 选 格式 自动套用格式 命令 选择要格式化的单元格或区域 在 自动套用格式 对话框中 单击 选项 按钮 可选择性的套用所需的格式 条件格式可根据设置的条件动态地为单元格设置格式 操作方法 注 如果条件多于一个 可以在对话框国单击 添加 按钮 添加新的条件 条件格式 最多可提供3个条件表达式 选定要设置条件格式的区域 选择 格式 条件格式 命令 在条件格式对话框中作相应设置 条件格式设置 单击 格式 条件格式 菜单项 在条件格式对话框中设置条件格式 格式复制格式复制用于将已格式化的数据区域 单元格 的格式复制到其它区域 单元格 格式复制一般使用 常用 工具栏中的 格式刷 完成 操作方法 格式刷 选定已设置好格式的区域 单击功双击格式刷按钮 在目标区域拖动 5 2小结 本节讲解了关于Excel工作薄数据的基本操作方法 包括 创建和打开工作薄 Excel的数据类型及使用方法 单元格数据的编辑修改 单元格数据的输入如自动填充 自定义序列 数据的移动与复制等 插入与删除单元格 行或列 清除单元格数据信息 工作表的移动 复制 新建 重命名等工作表操作方法 最后 详细介绍了关于单元格的格式化方法 5 3公式和函数 5 3 6公式中的常见出错信息与处理 5 3 5常见函数的使用 5 3 4单元格的引用 5 3 3公式的复制与移动 5 3 2函数的使用 5 3 1公式的使用 5 3 1公式的使用 Excel公式是由操作数和运算符按一定的规则组成的表达式 以 为首字符 等号后面是参与运算的元素 即操作数 和运算符 操作数可以是常量 单元格引用 标志名称或者是工作表函数 公式中的运算符 算术运算符 用于数值的算术运算 运算符有加 减 乘 除 乘方 括号 等 如 2 3 3 2 2 6 文字运算符 3 4 34 比较运算符 用于比较两个值的大小 结果为 TURE 或 FALSE 西文字符串比较时 采用内部ASCII码进行比较 中文字符比较时 采用汉字内码进行比较 日期时间型数据进行比较时 采用先后顺序 后者为大 引用运算符 冒号 逗号 空格 冒号是区域运算符 代表一个矩形区域 逗号是联合运算符 代表多个区域相并 空格交叉运算符 代表多个区域求交集 运算优先级Excel运算符的优先级由高到低依次为 引用运算符之冒号 逗号 空格 算术运算符之负号 百分比 乘幂 乘除同级 加减同级 文本运算符 比较运算符同级 同级运算时 优先级按照从左到右的顺序计算 输入公式选择要输入公式的单元格 单击公式编辑栏的 按钮 输入公式内容 单击编辑栏的 按钮或 Enter 键 也可以直接在单元格中以 为首字符输入公式 5 3 2函数的使用 在Excel中内置了9类共240多个函数 数字 日期 文字等 它们是一些预先定义的公式 利用函数可提高效率 减少错误 Excel函数形式 函数名 参数表 多个参数间用逗号隔开 参数可以是数字 文字 逻辑值 数组 误差值 引用位置 常量或公式 甚至是又一函数 这时称为函数嵌套 最大嵌套层数7层 函数的输入 选取存放结果的单元格 击粘贴函数按钮或 插入 函数 在对话框中选取函数类型和函数名 选取或输入参数 在编辑栏中直接输入 函数名 参数 输入等号后 在函数框中选取所需函数 选取或输入参数 自动求和与自动计算 自动求和 对最接近单元格的数据区域求和 单元格与求和区域相邻 对任何区域求和 自动计算 选取存放结果的单元格 单击求和按钮显示计算公式 双击求和按钮显示计算结果 选取存放结果的单元格 单击求和按钮 选取求和的区域 单击求和按钮 选取计算区域 在状态栏击右键 在快捷菜单中选择一种计算方式 在状态栏显示计算结果 5 3 3公式的复制与移动 公式的使用在Excel中会经常遇到 如果所有公式都逐一输入是件很麻烦的工作 且容易出错 Excel2000提供了公式的复制和移动功能 可以很方便的实现公式快速输入 公式的复制与移动和单元格数据的复制与移动类似 同样可以使用剪切板 填充柄等 有时公式在复制过程中 得到错误结果 用户可以查看公式表达式 以确定公式是否有误 操作方法是使用组合键 Ctrl 5 3 4单元格的引用 在公式中可以对单元格或单元格区域进行引用 可以引用同一工作表中不同部分的数据 还可以引用同一工作薄其它工作表中的数据 甚至其它工作薄中的数据 Excel直接使用单元格名来表示对单元格的引用 常见的有四种引用方式 相对引用 绝对引用 混合引用 外部引用 链接 相对引用 列坐标行坐标 所谓 相对引用 是指在公式复制时 该地址相对于源单元格在不断发生变化 这种类型的地址由列号和行号表示 如 b6 a1 a2 c3 5 5 5 10 I I A B 绝对引用 列坐标 行坐标 所谓 绝对引用 是指在公式复制时 该地址不随目标单元格的变化而变化 绝对引用地址的表示方法是在引用地址的列号和行号前分别加上一个 符号 如 B 6 A 1 A 2 C 3 混合引用 列坐标 行坐标或 列坐标行坐标 所谓 混合引用 是指在引用单元格地址时 一部分为相对引用地址 另一部分为绝对引用地址 例如 A1或A 1 如果 符号放在列号前 如 A1 则表示列的位置是 绝对不变 的 而行的位置将随目标单元格的变化而变化 反之 如果 符号放在行号前 如A 1 则表示行的位置是 绝对不变 的 而列的位置将随目标单元格的变化而变化 如 B 6 A1 A 2 C 3相对 绝对 混合引用间可相互转换 方法 选定单元格中的引用部分反复按F4键 外部引用 链接 同一工作表中的单元格之间的引用被称为 内部引用 在Excel中还可以引用同一工作簿中不同工作表中的单元格 也可以引用不同工作簿中的工作表的单元格 这种引用称之为 外部引用 也称之为 链接 引用同一工作簿内不同工作表中的单元格格式为 工作表名 单元格地址 如 Sheet2 A1引用不同工作簿工作表中的单元格格式为 工作簿名 工作表名 单元格地址 例如 Book1 Sheet1 A 1 区域命名在引用一个单元格区域时常用它的左上角和右下角的单元格地址来命名 如 B2 D2 这种命名方法虽然简单 却无法体现该区域的具体含义 不易读懂 为了提高工作效率 便于阅读理解和快速查找 Excel2000允许对单元格区域进行文字性命名 区域的命名方法 选取区域 单击名称框 直接输入区域名 插入 名称 定义 输入名字 插入 名称 指定 设置区域名来自的行列 5 3 5常见函数的使用 SUM函数功能 SUM函数用于计算单个或多个参数之和 语法 SUM number1 number2 number1 number2 为1 30个需要求和的参数 参数可以是数字 文本 逻辑值 也可以是单元格引用等 如果参数是单元格引用 那么引用中的空白单元格 逻辑值 文本值和错误值将被忽略 即取值为0 SUMIF函数功能 对符合指定条件的单元格求和 语法 SUMIF range criteria sum range range为用于条件判断的单元格区域 criteria为确定哪些单元格符合求和的条件 其形式可以是数字 表达式或文本 sum range为需要求和的实际单元格区域 只有当range中的相应单元格满足criteria中的条件时 才对sum range中相应的单元格求和 如果省略sum range 则对range中满足条件的单元格求和 AVERAGE函数功能 对所有参数计算算术平均值 语法 AVERAGE number1 number2 number1 number2 为1 30个需要计算平均值的参数 参数应为数字 或者包含数字的名称 数组或单元格引用等 如果数值或单元格引用参数中有文本 逻辑值或空白单元格 则忽略不计 但单元格中包含的数字 0 将计算在内 COUNT函数功能 计算参数表中的数字参数和包含数字的单元格个数 语法 COUNT value1 value2 value1 value2 为1 30个可以包含或引用各种不同类型数据的参数 但只对数字型数据进行计算 INT函数功能 对实数向下取整数语法 INT number number是需要取整的实数 MAX函数功能 求数据集中的最大值语法 MAX number1 number2 number1 number2 为1 30个需要求最大值的参数 可以将参数指定为数字 空白单元格 单元格区域 逻辑值或数字的文本表达式等 如果参数为错误值或不能转换成数字的文本 将产生错误 如果参数不包含数字 函数MAX返回0 5 3 6公式中的常见出错信息与原因 5 3小结 本节主要介绍了公式和函数的相关概念及使用方法 包括 公式的组成 不同运算符的使用方法及运算优先级 函数的书写形式及使用方法 公式的复制与移动 单元格的四种引用 相对引用 绝对引用 混合引用 外部引用 方式适用的范围及书写方法 最后简要介绍了一些常用函数的功能及使用方法以及书写公式时常见的错误及错误原因等 5 4图表的制作 5 4 3图表的格式化 5 4 2图表的编辑 5 4 1创建图表 5 4 1创建图表 Excel的图表功能可以将工作表中的抽象数据以图形的形式表现出来 极大的增强了数据的直观效果 便于查看数据的差异 分布并进行趋势预测 而且Excel所创建的图表与工作表中的有关数据密切相关 当工作表中数据源发生变化时 图表中对应项的数据也能够自动更新 Excel中的图表有14大类 每类又有若干种子类型 图表类型总计达70多种 图表属性 图表类型 有14类图表 有二维 三维 每类有子类型 数据源 作图的数据来源于哪个数据区域 图表选项 图表中各个对象 有图表区 绘图区 分类坐标 图例 背景 标题等 图表位置 嵌入在工作表内 称为嵌入式图表 作为一张独立的图表 称为独立图表 创建图表 选定创建图表的数据区域 单击常用工具栏的图表向导按钮 选 插入 图表 命令 单击图表工具栏的图表类型按钮 按F11键 依据图表向导逐步建立图表 独立图表 嵌入图表 利用图表向导创建图表 选择 图表类型 和子类型 设置图表选项 选择图表位置 选择作图数据源 选择 插入 图表 命令 点击常用工具栏的图表向导按钮 5 4 2图表的编辑 图表的缩放 移动 复制和删除 选中图表 鼠标指向图表任意处 拖动图表 鼠标指向图表控点处 拖动图表 鼠标指向图表任意处 Ctrl 拖动图表 按Del键 改变图表类型对已创建的图表可概据需要更改图表类型 操作方法 先选中图表 选择 图表 菜单中的 图表类型 命令 在弹出的对话框中选择所需的图表类型和子类型 或单击 图表 工具栏上的 图表类型 按钮 或右击图表 在快捷菜单中选 图表类型 命令 图表对象的编辑 Excel图表中有许多对象如图表标题 图例 文字 数值轴 绘图区 背景墙 刻度等 这些对象都可以根据需要改变其内容或外观 选取图表对象单击图表对象或单击图表工具栏的 图表对象 按钮 删除图表中的数据系列选中数据系列 按Del键 增加数据对嵌入对表 直接选中数据 拖动到图表 或选图表 添加数据对独立图表 选中图表对象 选图表 添加数据 选工作表数据 双击图表对象 选图表 图表选项 在对话中设置相应选项 增加文字增加标题 坐标轴 网格线 图例 数据标志等 调整图表中数据系列次序 右击图表中要改变次序的数据系列 选 快捷菜单 中的 数据系列格式 命令 选择 系列次序 选项卡 选择要改变次序的系列名称 单击 上移 或 下移 按钮 5 4 3图表的格式化 图表格式化是指对图表中各个图表对象的格式设置 不同的图表对象有不同的格式设置标签 它们有 数据系列 有图案 坐标轴 系列次序 数据标志标签等 坐标轴 有图案 刻度 字体 数字 对齐等标签 图表区 有图案 字体 属性标签 图例 有图案 字体 位置标签 图形区 有图案设置标签操作方法 双击图表的各个对象 在格式对话框中设置上述每类对象的格式 5 4小结 本节主要介绍了有关图表的相关操作方法 它们有 图表的概念及其四个属性 图表类型 数据源 图表选项 图表位置 图表的创建方法 图表的编辑 图表的复制 移动等 更改图表类型 图表对象的更改等 最后介绍了图表的格式化 5 5数据的管理与统计 5 5 7数据库函数的使用 5 5 6分类汇总 5 5 5合并计算 5 5 4数据的筛选 5 5 3数据排序 5 5 2数据清单的编辑 5 5 1创建数据清单 5 5 1创建数据清单 Excel2000的数据清单是由列标题和每一列相同类型的数据组成的特殊工作表 其中每一行相当于一个记录 每一列相当于字段 每一列的标题则称为该字段的字段名 Excel对数据进行排序 筛选 分类汇总等各种数据管理和统计操作是在数据清单中完成的 记录单可看成是数据清单的一行行数据 是一个完整的记录 选 数据 记录单 命令 在对话框中可方便地进行记录单的查看 修改 添加 删除或按条件查找记录 建立和编辑数据清单与工作表的建立和编辑相同 也可用 数据 记录单 命令 数据清单建立规则数据清单应与其它数据间至少留有空行或空列 数据清单中不能有空行或空列 数据清单的第一行为列标题 字段名 每一列数据的数据类型相同 5 5 2数据清单的编辑 数据清单的编辑与工作表数据编辑方法相同 也可使用 数据 记录单 命令 5 5 3数据排序 排序是整理数据的一种方法 通过排序 Excel可按指定的字段值和排列顺序重新组织数据 排序的字段称为关键字段 最多允许3个关键字段 有主关键字和次关键字之分 简单排序 用于快速地对数据清单中的某一列数据进行排序 单关键字排序 单击数据清单中要排序的列的任一个单元格 单击 常用 工具栏上的升序或降序按钮 复杂排序 对多个关键字进行排序 操作方法 单击数据清单中的任意一个单元格 选择 数据 排序 命令 在对话框中选择排序的主 次 第三关键字和排序方式 特殊排序 单击 排序 对话框中的 选项 按钮 打开 排序选项 对话框 Excel数据筛选用于快速寻找和使用数据清单中的数据子集 只显示满足条件的数据行 隐藏其它行 自动筛选 创建复杂的筛选条件在自动筛选的第三步选自定义 在对话框中选取逻辑操作符 字段值 并通过与 或按钮定义出满足两个条件的复杂的限定条件 撤消自动筛选 单击数据清单或选择区域 数据 筛选 自动筛选 数据 筛选 全部显示 数据 筛选 自动筛选 5 5 4数据的筛选 选取值或自定义条件 选择 数据 高级筛选 命令 高级筛选 可同时对多个字段设置筛选条件 在 高级筛选对话框 中选择数据区域 条件区域 存放结果的区域即 复制到 点击 确定 即可完成操作 筛选结果 5 5 5合并计算 合并计算功能可以实现两个以上工作表中的指定数据一一对应地进行求和 求平均值等计算 操作方法 选择存放结果的单元格 单击 数据 合并计算 菜单项 选择合并计算方式 添加参与合并计算的数据区域 5 5 6分类汇总 分类汇总是将表格的数据按照某一个字段值进行分类 再按这些类别求和 计数 求均值 但要求汇总字段是有序的 即先对分类字段排序 基本分类汇总用于对一个字段分类且仅有一种汇总方式的分类汇总 单击数据清单 数据 分类汇总 设置分类字段 设置汇总方式 选定汇总项 对分类字段排序 嵌套分类汇总 汇总方法与基本分类汇总同 要求在进行第二次分类汇总时 对话框中不要选 替换当前分类汇总 复选框 清除分类汇总 在 分类汇总 对话框中单击 全部删除 在每组分类汇总数据后自动插入分页符 用新的分类汇总替换当前所有的分类汇总 在明细数据下面插入分类汇总行和总汇总行 分级显示 显示不同级的数据 一般分为3级1级 最高级 只显示清单中的总计数2级 次高级 显示列表中的总计数和各分类中的合计数3级 低级 显示全部信息 展开某一级数据 折叠某一级的数据 清除和建立分级显示 数据 分级显