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14文件管理制度 1891为落实公司的质量安全管理体系，要求所有的文件予以控制使质量安全管理体系运行的各个场合都能使用有效版本文件。 2凡本公司与质量安全管理体系运行有关的文件资料（包括文字和软件资料、外来文件）均属之。 33.1总经理负责质量安全手册之批准。 3.2质量负责人负责质量安全手册的拟制、审核。 3.3各部门主管负责质量安全手册之审核意见，及相关作业办法、作业标准、检验标准之核准。 负责编制第 二、三阶文件和本部门的文件管理工作。 3.4办公室负责文件与资料管理制度的编写及受控文件与资料的分发、回收、销毁、作废管理工作。 44.1公司的文件体系结构如下第一阶文件质量安全手册，按照QS质量安全系统之要求，所制定之文件；第二阶文件作业指导书、检验标准、操作指引类文件、图片文件等，系为协助第一阶文件之达成，所制订书面化执行文件；第三阶文件相关表单、记录，系为证明系统执行有效之记录所用的表单；外来文件相关国际或国家标准、法津法规、客户资料、供应商资料、外购相关技术书籍、资料等。 4.2流程图194.3流程说明4.3.1质量文件架构本公司质量管理系统之文件结构规划为三阶层，依次为第一阶文件QP（质量安全手册）；第二阶文件WI（作业指导书、检验标准、操作指引类文件与外来文件等）；第三阶文件FM（相关表单、记录）。 4.3.2文件之制定、修改及废止；权责单位作业流程相关表单、记录各权责单位各授权人员办公室办公室各权责单位各授权人员办公室各权责单位外来文件一览表文件最新状况一览表文件与资料发放回收记录文件修订/作废申请单文件修订/作废申请单文件与资料发放回收记录内部文件审核批准外部文件编码登录、发行文件变更审核批准登录、发行保存YES NO204.3.2.1各部门应按组织架构区分工作性质，制订各类质量作业之文件标准。 4.3.2.2文件制订由制定部门指定人员执行，一阶文件（质量安全手册）经相关部门主管制订、质量负责人审核、总经理核准后实施；第二阶文件（作业办法、作业标准、检验标准、相关外来文件等由本部门制订，部门主管审批后实施，如外来文件作为相关参考依据，需经质量负责人批准后实施）；第三阶文件（表单、记录）呈各部门主管核准后实施。 4.3.2.3文件之修订、作废由原制定部门为之，修订、作废及审核、批准实施等程序与原制定之程序相同。 4.3.2.3文件修订/作废时由原制订部门填写文件修订/作废申请单，经相关签核程序完成后，申请部门将文件修订/作废申请单交至办公室，对于修订的文件，相应修订页次版本/次及页面版本/次进行修改，不得以涂改或标示摘记于原文件的方式执行。 当修改次数超过规定之次数后，应修改全份文件版次。 4.3.2.4办公室将修订之后的文件再送至相关权责人员审核、批准。 正本文件由办公室统一保存。 4.3.2.5对于作废文件，办公室依签核后的文件修订/作废申请单，通知相关部门将作废文件送至办公室统一戳盖红色“作废”印章后作废（三阶文件自行作废）。 如办公室保留有参考价值的作废文件时，应加盖红色“作废留用”印章，并在办公室单独存放。 4.4文件之编号4.4.1类别代号4.4.1.1“QP”质量安全手册4.4.1.2“WI”作业办法、作业标准、检验标准4.4.1.3“FM”表单、记录4.4.2第一阶文件编码方式MWX-QP-01（Quality procedure）4.4.3第二阶文件编码方式WI-（Work Instruction）部门编号流水号4.4.5第三阶文件编码方式表单FM-(For Meter)版本流水号部门编号4.4.6第 一、二阶文件版本以“版本/次”方式表示A/ 0、A/1A/ 5、B/ 0、B/14.4.7第三阶表单编号及版本一律标识于表单右下方4.4.8外来文件编号无须规定方式，自行决定。 4.5文件之分发214.5.1非受控文件本公司质量安全体系运行中不执行的文件，非受控性文件，不接受更改和换版。 4.5.2受控文件分发前由办公室制作文件与资料发放回收记录表经质量负责人核准后，通知相关部门，指定专人至办公室领取文件。 4.5.3分发受控文件时，办公室应将红色“受控文件”章戳盖于文件每页明显之位置，未戳盖红色“受控文件”印章之文件或戳盖“受控文件”章后再行复印的文件，一律无效，且不得作受控文件使用。 4.5.4受控文件一经修改，办公室分发新文件时，应同时收回旧版文件，并戳盖“作废”章后作废（三阶文件各使用部门自行销毁）；非受控性文件修改后分发，则由使用单位自行销毁旧文件。 保留在办公室的“受控文件”之正本文件在背面加盖蓝色“正本”印章。 4.5.5相关文件分发部门规定一阶文件分发总经理、质量负责人、各部门主管一份； 二、三阶文件分发各相关使用部门。 4.6外来文件之管理4.6.1各部门负责收集相关国家、国际标准的最新版本，由办公室编号并统一管理，由办公室编制外来文件一览表，下发相关部门，相关部门领用标准时需经办公室加盖红色“外来文件”章后进行发放，并作好签收记录。 4.6.2外来文件和资料直接引用作为采购、生产、检验、校验、环保等的依据时，需经质量负责人批准，由相关部门自行编号管理。 4.7文件之使用4.7.1各部门使用之文件副本，需与办公室之正本同一版本。 办公室每六个月分发一次文件最新状况一览表给相关部门核对版本，以确保文件使用之有效性。 如有不符应反馈办公室。 4.7.2文件应保持整洁并避免受潮，若不慎污损、不易阅读、丢失或需补发之情形发生，应开立文件和资料领用申请单经部门主管审核后向办公室申请补发。 4.7.3受控性文件之保管人或使用人离职时，应将文件列入移交。 4.8文件之保存4.8.1使用中或已废止之正本文件统一由办公室收存。 4.8.2办公室收存之正本文件及各相关承办单位收存之受控性文件，皆应指派专人管理。 4.8.3办公室应按文件之类别代号，分别将文件收集成册，建立中心档案，妥善保存。 4.8.4正本文件之收发及销毁，办公室皆应列册管理并接受查询。 4