SD-050-分包合同维护管理制度.doc

ERP流程配套制度制度名称：分包合同维护管理制度制度编号：SD-050二四年四月1目的和适用范围1.1目的为规范ERP系统分包合同的更改、新增操作，方便集团公司各级用户使用和查询ERP系统的合同主数据，实现资源统一、共享，特制定本制度。1.2适用范围本制度适用于各类用户的分包合同需要ERP系统进行更改、新增时提出申请的所有部门，对合同的相关信息进行归口管理和审批的业务或职能部门，归口进行主数据维护的部门，以及所有参与上述工作的员工。2职责2.1申请的提出当存在有下列情形时，营销部及相关经营单位必须提出申请对合同主数据进行更改、新增。2.1.1当新增的集团公司与相关经营单位之间的分包合同需要进入ERP系统处理业务时由营销部及相关经营单位填写分包合同主数据维护（创建）申请表。2.1.2当集团公司与相关经营单位之间的分包合同因涉及到合同条款的要素（例如合同的帐号、合同中产品的技术参数、交货期等）发生变化时, 营销部及相关经营单位填写分包合同主数据维护（修改）申请表。2.1.3当集团公司与相关经营单位之间的分包合同因为特殊原因（例如合同付款没有到位等）需要对帐户进行冻结时，财务部或营销部及相关经营单位均可以向ERP系统主数据维护员报送相应的主数据维护（冻结）申请表，但必须通知其余相关部门。2.2申请表相关数据的完善2.2.1申请部门的申请表格交ERP系统主数据维护员后，由主数据维护员对照表格判断是否有另外的数据需要其他部门进行完善时，由系统主数据维护员将相应表格分发至相关部门。2.2.2营销部及相关经营单位对分包合同主数据的一般和基本视图进行完善。2.2.3财务部对分包合同主数据的会计成本视图进行完善。2.3分包合同主数据的维护分包合同主数据的维护只能由ERP系统的分包合同主数据维护员进行相应的更改、新增和冻结，ERP系统的分包合同主数据维护员必须凭各部门审批签字盖章的申请才能进行维护，数据不完整不得维护。3工作程序3.1正常维护流程和处理时间规定由申请部门的主数据归口管理人员根据需要填写表格，经本部门主管领导批准，通过OA系统将表格发送给分包合同主数据维护员，同时还必须用电话通知主数据维护员接收；主数据维护员必须在接到表格的4小时内对表格进行处理，需要其它部门完善相关数据时，通过OA系统将表格转发给其他部门的分包合同主数据归口员，同时用电话另行通知；其他需要对主数据维护申请表上相关项目进行完善或审批的部门在接到ERP系统的分包合同主数据维护员转发的表格后必须在4小时内处理完表格并转回ERP系统的合同主数据维护员；ERP系统的分包合同主数据维护员在接到相关部门转回的表格后必须在4小时内处理完毕并通知主数据维护申请表提出部门。3.2因特殊情况的合同主数据维护时间规定当因法律纠纷或合同内部人员变更原因需要变更或冻结分包合同主数据时，为了不给公司造成损失，提出申请部门必须在申请表上标明（紧急处理）字样，各处理环节必须在两小时之内处理完毕。同时提出部门必须另外发函通知相关部门。3.3其他规定3.3.1为了使分包合同主数据维护员能够有针对性地联系各相关部门的人员，各相关部门必须将分包合同主数据的处理归口一个岗位负责，并明确主管领导，分包合同主数据维护员只同归口人员进行联系。3.3.2为了避免同一分包合同重复编码，减少不必要的检查工作，分包合同主数据维护申请表提出人员必须反复对系统分包合同信息进行检查，查看所需维护的分包合同信息在系统中是否已经存在。3.3.3分包合同主数据维护员对检查的分包合同主数据维护申请表的结果及处理时间进行登记，作为对申请表提供数据的相关部门人员的考核依据，相关人员对分包合同主数据维护员的处理时间进行记录，同样可以检查分包合同主数据维护员的工作效果。4考核办法4.1处理时间超时考核分包合同主数据的处理部门必须在规定的时间内处理完规定的业务，没有按期完成，每次扣归口人员50元，扣处理部门分管领导20元，月累计达到3次或3次以上按每3次另扣责任部门200元。4.2对申报不实的考核分包合同主数据维护申请部门所报需要增加的新分包合同，如果被系统管理员查出不是新分包合同而退回的情况达到提出部门申请表格