XX电气技术有限公司行政管理制度.doc

XX电气技术有限公司行政管理制度 XX电气技术有限公司行政管理制度第一节文件资料管理 一、目的为使公司的各类文件存放得当、有序，各阶段的资料均保存齐全，确保公司的商业机密不外泄，对本公司文件和资料进行控制，统一文件模板，保证程序与制度文件标准化和规范化，确保各工作场所使用的文件和资料为有效版本。 二、适用范围适用于本公司总部及各项目组的管理体系及其相关文件和资料的控制。 三、定义 1、文件和资料管理体系文件、技术类文件和外来文件的合称。 管理体系文件包括管理手册、程序/制度文件、第三层次文件和质量记录；技术类文件包括文件、产品标准、工艺文件、检验文件等；外来文件指政府相关部门的有关文件。 2、文件要素指文件必须具备的基本信息如标题、文件编码、生效日期、版本号、拟制人、审秕人，以及内容组成、版面格式等。 3、受控文件发放范围有限制，更改、回收受到追溯并有机密等级的文件。 4、参考文件仅供借鉴、学习之用的外来文件。 5、标准化审核对文件的版面格式的审核。 如模板的符合性、标题的正确性、文件编码的规则性、正文内容组成部分的规范性，以及版本标识、生效日期、拟制、审批、会签人员的正确性等。 四、职责及管理程序 1、公司需颁发的各类文件、制定的各项规章制度，均须授权人审批签字后方能公布发行。 2、各部门的文件按照公司的文档模板统一格式，以求规范化。 3、行政文员对各部交来的文件，按“完整、有序”原则对文件，分门别类立卷，整齐存在文件柜内，并及时更新文件目录。 4、公司个人不得保存公司公文，调离公司的员工应将文件和记录本清理移交。 5、对入柜保存的文档，任何人需借阅时，需征得相关领导批准并在借阅表上签名方可借出。 外借的文件资料在规定的日期归还，若要延后，必须征得领导批准并知会档案员，否则视其为私自保存公文。 6、行政文员务必对文档存放熟悉，在公司需要时以最快捷的方式准确查找。 7、对公司标有机密等级的文件，需遵循保密的程度进行管理，不得随意外借。 第二节办公设备管理为规范公司办公设备的管理和使用，特制定本制度。 一、电脑（包括打印机等配套设备）的使用和管理规定 1、凡配有电脑的办公室，必须指定专人进行使用和管理，其他无关人员一律不准开启和使用电脑。 严禁用电脑办私事、干私活或贮存个人信息资料、上网查阅与工作无关的内容。 2、使用和管理电脑的专职人员，必须在保持电脑整洁干净的基础上，对电脑实行规范操作，并注重电脑日常使用的维护与保养。 同时，为了防止重要数据及资料丢失，必须做资料备份，确保电脑使用的安全性和保密性。 禁止未经批准随意调看有关公司的重要信息和资料。 3、对违反上述相关规定的人员，属一般违规行为者，给予罚款。 属泄漏机密、丢失资料、损坏设备的责任人，给公司造成严重损失，除承担经济和法律责任外，一律作开除处理。 二、办公电话的使用和管理规定 1、办公电话是专门为办理公务而配备的通讯工具。 严禁使用公司电话打长途说私话、办私事、干私活，市话私事尽量长话短说。 2、对重要的公务来电应做好“来电记录”，以备查验。 同时，对于事关重大、时间紧急、必须马上组织办理的重要来电，接电人必须尽快向有关领导报告，以便领导及时决策。 3、使用电话时，不管是主叫还是被叫，都必须使用公司规定的文明用语，杜绝臭话、脏话等不文明用语。 三、传真机的使用和管理规定 1、传真机必须用于公务，严禁私人事情收发传真，违者给予罚款。 2、收到传真资料，必须及时交给收件人。 对收到的急件、密件必须及时向有关领导或部门汇报，不得延误。 四、空调和微波炉的使用和管理规定 1、空调和微波炉必须有第一责任人，对空调机的使用及安全负责。 2、使用空调和微波炉的时候，要严格按操作程序开启使用，人员离开或下班时，必须关机，以免浪费。 3、保持空调和微波炉的整洁干净，注重设备的维护与保养，发现机器故障及时通知维修。 五、办公用品的使用和管理 1、所有员工对办公用品必须爱护，勤俭节约，杜绝浪费，禁止贪污，努力降低消耗、费用。 2、购置日常办公用品或报销正常办公费用，由部门主管和财务经理审批，购置大宗、高级办公用品，必须按财务管理规定报总经理批准后方可购置。 第三节合同管理为加强合同管理工作，避免争议和损失，制定本办法。 一、本办法适用于公司签定的下列各类合同（一）买卖合同；（二）供水、供电合同；（三）建筑、修缮、工程合同；（四）委托、服务合同；（五）租赁合同，房地产权合同；（六）借款合同；（七）债权债务的清偿合同；（八）其他具有合同性质的意向书、协议书等。 二订立合同应当遵守平等互利、协商一致的原则。 根据合同法的规定，合同一般应具备下列主要条款（一）当事人的名称；（二）标的；（三）数量、质量；（四）价款、酬金及结算方式；（五）履行的期限、地点、方式；（六）根据法律和合同的性质，以及当事人一方要求必须订立的条款；（七）违约责任；（八）解除合同条件；（九）合同签订的时间、地点；（十）约定合同争议的管辖地。 三、合同的拟订订立合同应尽量使用国家或地方政府部门规定的标准合同文本，没有规定标准文本的，合同格式应符合有关法律、法规和规章制度的规定。 制订合同应按标准文本的规定填写，制订合同的内容不能满足的，应订立相应的补充协议。 法律、法规规定或公司认为需要公证的合同，合同签订后应办理公证手续。 需要对外签订合同的相关部门为合同的承办部门，并负责组织招标、投标等有关事项。 承办部门在签订合同时，必须严格审查下列事项（一）对方当事人主体资格审查1是否具有法人资格；2经营范围；3履约能力；4资信情况；5委托代理权限。 （二）合同内容的审查1.合法性；2.可行性；3.严密性；4.规范性。 签订合同必须遵守合同法和国家的有关法律法规，必须采用书面形式。 任何单位和个人不得以口头形式达成各类合同。 合同承办人员在工作中，必须坚持原则，遵纪守法，杜绝各种不正之风，维护公司的利益。 三、合同的审查 1、合同审查采取联审制，采用书面形式，由合同经办人拟草，经相关制度规定的部门审查。 2、审查人员应当用文字形式提出同意或修改意见。 3、联审完毕后，合同经办人员应当按审查意见，对合同进行修改。 如遇到问题，合同经办人应及时与提出审查意见的人员联系，作出解释或达成共识后，方可确立合同条款。 四、合同的签订签订合同的主体应具备法人资格或有公司书面授权或有制度规定的人，公司各职能部门和内设机构，未经授权，任何人不得以公司名义对外签订合同。 不得以自身的名义对外签订合同、变更合同和解除合同。 五、合同的履行履行合同时应注意下列事项（一）合同订立后，相关部门应严格依照合同约定，全面履行合同，维护公司的合法权益和信誉。 （二）对标的物的数量和质量应当先验收，后按约定付款。 （三）订金和预付款的支付，应当严格按照约定执行。 （四）合同变更或解除应当由承办部门提出，经上级审核，送原审批领导审批后执行。 （五）经过公证的合同，在双方达成变更或解除协议后，应报原公证机关备案。 （六）我方接到对方当事人提出的变更或解除合同建议后，应在3日以内答复（法律、法规及合同另有约定的除外），逾期答复，造成本单位利益损害的，具体责任人应承担相应的责任。 （七）变更或解除合同的建议或答复，一律采用书面形式，并将能证明双方函电往来及内容的凭证归档存查。 （八）合同执行的进度由承办（签定）部门监督统筹，执行状况的责任单位是承办（签定）部门。 六、合同纠纷的处理合同发生纠纷，能协商一致的，应当订立书面补充协议，协商不成的，应当在法定的诉讼期内，向人民法院起诉，或根据合同的约定，向合同仲裁机构申请仲裁。 合同纠纷处理完毕，应及时将有关材料归档存查。 七、各责任单位的职责合同审核人员的职责是对合同涉及的国家政策、法律、法规及国家财务计划的适用等条款的合法性、严密性、可行性进行审查，并监督实施，填报重大合同报告表，组织相关人员学习有关法律、法规。 承办合同部门的职责是负责合同对方资信情况、履约能力的调查，并提供相应资料；具体负责所承办合同的谈判；签订合同前拟写可行性研究报告与合同文本，保证合同的可行性、合法性和有效性。 经批准合同依法签订后负责整个合同的履行，在履行期间发生合同纠纷要及时向合同管理部门汇报，避免发生损失。 管理本部门的合同档案并及时归档。 监督统筹其他执行部门是否严格履行合同。 八、违反国家法律、法规和有关合同管理制度，在签订、履行合同中失职、渎职或以权谋私，损害国家和公司利益的，应视情节轻重，依据有关规定追究责任人的行政、经济责任