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中铁港航局设备物资标准化管理资料之一中铁港航局集团有限公司工程项目物资标准化(内页资料)管理示范文本设备物资部孙淑明二一五年三月 目 录 一、文件盒(编号GHW*-1)项目物资管理制度汇编.9二、文件盒(编号GHW*-2)物资市场调查资料.9三、文件盒(编号GHW*-3)分工号限额台账资料.9四、文件盒(编号GHW*-4)主要物资用量总计划及主要物资申请(采购)计划资料.10五、 文件盒(编号GHW*-5)物资招标资料.10六、文件盒(编号GHW*-6)二三项料采购管理资料- 11 -七、文件盒(编号GHW*-7)合同管理资料- 11 -八、文件盒(编号GHW*-8) 供应商评审资料- 12 -九、文件盒(编号GHW*-9) 物资验收台账资料- 12 -十、文件盒(编号GHW*-10) 物资送检台账资料- 12 -十一、文件盒(编号GHW*-11)不合格物资台账资料- 13 -十二、文件盒(编号GHW*-12)月对账资料- 13 -十三、文件盒(编号GHW*-13)收料单资料- 13 -十四、文件盒(编号GHW*-14)领料单资料- 14 -十五、文件盒(编号GHW*-15)调拨单资料- 14 -十六、文件盒(编号GHW*-16)物资人员授权委托书资料- 14 -十七、文件盒(编号GHW*-17)盘点记录表资料- 14 -十八、文件盒(编号GHW*-18) 物资核算资料- 15 -十九、文件盒(编号GHW*-19)物资月动态表资料- 15 -二十、文件盒(编号GHW*-20)周转材料管理资料- 15 -二十一、文件盒编号(GHW*-21)废旧物资处理资料- 16 -二十二文件盒(编号GHW*-22)砼管理资料- 17 -二十三、文件盒编号(GHW*-23)火工品管理资料- 17 -二十四、 文件盒编号(GHW*-24)物资调差资料管理资料- 18 -二十五、文件盒编号(GHW*-25)安全用品三证资料- 18 -二十六、文件盒编号(GHW*-26)物资人员考核资料- 18 -二十八、文件盒编号(GHW*-28)物资部发文登记资料- 19 -文件盒标签港航局项目物资管理制度 汇编编号:GHW-1物资设备部港航局 物 资 市 场 调 查 资 料编号:GHW-2物资设备部港航局 分 工 号 限 额 台 帐资料编号:GHW-3物资设备部港航局 主 要 物 资 用 量总计划及采购 资料编号:GHW-4物资设备部港航局 物 资 招 标 资 料编号:GHW-5物资设备部 港航局 二三 项 料 采 购 管 理资料编号:GHW-6物资设备部港航局 合 同 管 理 资 料编号:GHW-7物资设备部港航局 供 应 商 评 审 资 料编号:GHW-8物资设备部港航局 物 资 验 收 台 帐 资 料编号:GHW-9物资设备部港航局 物 资 送 检 台 帐 资 料编号:GHW-10物资设备部港航局 不 合 格 物 资台帐 资 料编号:GHW-11物资设备部港航局 月 对 帐 资 料编号:GHW-12物资设备部港航局 收 料 单 资 料编号:GHW-13物资设备部港航局 领 料 单 资 料编号:GHW-14物资设备部港航局 调 拨 单 资 料编号:GHW-15物资设备部港航局 盘 点 记 录 表 资 料编号:GHW-17物资设备部 港航局 物 资 人 员 授 权 委 托 资 料编号:GHW-16物资设备部港航局物 资 核 算 资 料编号:GHW-18物资设备部港航局 物 资 月 动 态 表 资 料编号:GHW-19物资设备部港航局周转材料管理资料编号:GHW-20物资设备部 中铁港航局 废 旧 物 资 处 理 资 料编号:GHW-21物资设备部中铁港航局 砼 管 理 资 料编号:GHW-22物资设备部中铁港航局 火 工 品 管 理 资 料编号:GHW-23物资设备部中铁港航局 物 资 调 差 管 理 资 料编号:GHW-24 物资设备部中铁港航局 安 全 用 品 三 证 资 料编号:GHW-25物资设备部中铁港航局 物 资 人 员 考 核 资 料编号:GHW-26物资设备部中铁港航局 物资收文登记资料编号:GHW-27物资设备部中铁港航局 物 资 部 发 文 登 资 料编号:GHW-28物资设备部中铁港航局 编号:GHW-物资设备部中铁港航局编号:GHW-物资设备部 工程项目物资标准化(内页资料)管理示范文本 一、文件盒(编号GHW*-1)项目物资管理制度汇编 资料:项目物资管理制度项目成立后根据实际情况编制项目物资管理制度制度不能生搬硬套,要符合实际项目管理。制度必须有项目及公司审核审核。二、文件盒(编号GHW*-2)物资市场调查资料资料1. 项目前期物资市场调查报告物资市场调查报告报审表。资料2. 项目中期物资市场调查表物资市场调查报告报审表。项目进点后,公司设备物资部应组织人员进行物资市场调查。调查内容包括当地及周边各种资源状况、价格、主要资源供应(生产)商情况等。调查分施工前、施工中,定期、不定期调查,并撰写书面调查报告或调查纪要备案(附表30项目前期物资市场调查报告附表17项目中期物资市场调查表),必要时上报公司审核(附表16物资市场调查报告报审表)。 三、文件盒(编号GHW*-3)分工号限额台账资料资料1.分工号主要物资需用数量明细表。 资料2.分工号主要物资需用量核算表。项目部工程部门编制分工号主要物资需用数量明细表(附表1),经项目总工程师复核、签认,物机部据此编制主要物资需用限(定)额数量总计划表(附表2),作为整个项目物资采购、消耗的总控目标;当有变更时,物机部根据工程部提供的变更通知及时调整分工号主要物资需用量核算表、主要物资总量控制台帐。四、文件盒(编号GHW*-4)主要物资用量总计划及主要物资申请(采购)计划资料资料1.主要物资需用限(定)额数量总计划表。 资料2.。 资料3.主要物资年度需用量计划。 资料4.主要物资季度需用量计划。 资料5.主要物资月度采购(申请)计划表、编制说 明 资料6.分工号主要物资需用数量明细表 资料7.钢轨集中采购需求计划表。 资料8.石化产品供需求计划表。 实行年、季、月、度物资申请(采购)计划管理制度。编制申请(采购)计划要有编制说明经项目工程部、工经部和财务部等部门审核,领导审批后组织实施。对钢轨、石化产品等有特殊规定的须上报专项采购申请计划。 附件 主要物资月度需用量计划表(附表3)。 附件主要物资月度采购(申请)计划表(附表4)。 附件钢轨集中采购需求计划表(附表28)、石化产品供需求计划表(附表29)。 五、 文件盒(编号GHW*-5)物资招标资料 资料1.项目招标申请计划表公司回复函集团公司回复函股份公司回复函。 资料2.招标文件或竞价文件。 资料3.招标公告。资料4.评委会名单。 资料5.开标记录表。 资料6.评审人员签到表参会人员签到表。 资料7.投标评审报价表中标候选人名单形式评审资格审查表商务评审技术评审重大偏差。 资料8.评标报告领导审批。 资料9.中标通知书确认通知。 部门根据工程部门的计划对区域物资集中招标采购的物资要上报招标申请计划表(附表11);并根据上级部门的回复及时上在中国中铁电子商务平台()上网传招标计划并编制招标文件或竞价文件。存档的评标资料必须成套并有完整的签字,包括:开标记录表(附表12)、中标通知书(附表13)、确认通知(附表14)等。 六、文件盒(编号GHW*-6)二三项料采购管理资料 资料1.二三项料申请(采购)计划。 资料2.网络竞价采购付款委托书(附成交截图)。 资料3.二三项料市场调查表。 资料4.安全防护用品需求计划。 二三项料、辅助材料等在阿里巴巴网上竞价采购。要有二三项料申请(采购)计划和网络竞价采购付款委托书(附表15)金额较大需要签合同的按照合同流程。对紧急物资或不适宜采取网采的物资,项目部可采取询价采购等方式进行,妥善保存谈判会议纪要、二三项料市场调查表、等资料。供应商选择要优先在集团公司发布的合格物资供方名录中选择供应商,对不在合格名录内的供应商须进行调查。安全防护用品的采购要有安全防护用品需求计划(附表20),购买物品要三证齐全,不得采购三无或不合格产品。安全防护用品的发放要有台账记录。 七、文件盒(编号GHW*-7)合同管理资料 资料1.物资合同合同评审表(可以是1.0系统流程评审截图)。 资料2.合同封帐协议。资料3.物资合同交底记录表。 签订合同的供应商必须是中标方,合同必须有项目和公司的两级评审,合同必须采用集团公司的范本并有物资合同交底记录表(附表10)。执行完毕的合同要有合同封帐协议(附表9)。 八、文件盒(编号GHW*-8) 供应商评审资料资料1.物资供方调查审批表。资料2.物资供方定期复评表。供应商调查:对有意向合作的供应商进行摸底调查。供应商评价:项目物资管理小组对正在合作或进行调查的供应商进行评审,经评审“合格”的供应商,上报公司纳入合格物资供方名录。供应商复评:每年项目部对本单位所评价的合格供应商进行一次复评。复评不合格的列入 不合格物资供方名录,三年内不得使用。 九、文件盒(编号GHW*-9) 物资验收台账资料资料:进场/入库物资验收登记簿。 十、文件盒(编号GHW*-10) 物资送检台账资料资料:物资送检台账附(检验/试验通知单质保书的原件(复印件)、检验通知单)。 项目部物机部负责对进场物资的数量和质量验收把关;对大宗物资、批量物资实行两人或以上共同验收制度,条件具备的可通过视频监督物资验收过程;及时填写进场/入库物资验收登记簿(附表7)。同时按规定程序进行检验和试验,建立物资送检台账(附表8)。填写检验/试验通知单(附表19),并附上质保书的原件(复印件),通知试验室做好试验检验,检验后与试验室出具的检验通知单一并装订成套保存。 十一、文件盒(编号GHW*-11)不合格物资台账资料 资料:不合格物资台账(附试验不合格通知单、清场的影响资料及签字资料)不合格物资评审处置记录 对不合格的物资要进行单独标识,需要清场的物资要填写不合格物资清场记录并保留相关的影像资料及监理签字。物资进场经验收合格后,应及时办理入库手续,填制材料验收单,并对入库物资按要求进行标识材料标识牌。 十二、文件盒(编号GHW*-12)月对账资料 资料1.送料单施工队及材料员签字。 资料2.月结算签认单材料主管和供应商签认。 每月20号收集送料单或运单对各种材料进行对账签认,根据月结算单让供应商开具相应金额的有效发票。暂无发票的可根据月结算单预点收入账。 十三、文件盒(编号GHW*-13)收料单资料资料:收料单(附发票复印件)。每月与供应商对完账后根据发票进行物资系统点收生成收料单收料单签字完整附发票复印件一起装订。 十四、文件盒(编号GHW*-14)领料单资料 资料1.领料单(扣款)签字。 资料2.领料单(不扣款)签字。 每月根据物资系统生成的领料单分扣款和不扣款并统计出合计金额打印装订,有手写领料签字单作为附件的要保持附件签字清晰。 十五、文件盒(编号GHW*-15)调拨单资料 资料:调拨单。 每月调拨的数量输入物资系统打印出调拨单有手写签字单作为附件的要保持附件签字清晰。物机部必须依据工程部提供的主要物资需用量核算表,建立分工号主要物资限(定)额供应台帐,按照材料计划执行,定额控制;根据施工进度分次、分批发放,严禁一次性超计划供应。 十六、文件盒(编号GHW*-16)物资人员授权委托书资料 资料:授权委托书(委托人和被委托人身份证复印件和签字笔迹)。劳务企业的物资发放。按照合同规定进行发放,领料人必须有授权委托书(附表21);对劳务企业的施工用料进行动态管理,及时掌握现场材料的消耗情况。 十七、文件盒(编号GHW*-17)盘点记录表资料 资料:物资盘点记录表。项目部实行物资月末盘点制度。物资盘点与项目收方、结算同步,库存盘点不仅包括库房及料场的原材料库存,还包括各工号、各工序未投入使用原材料、在制品、半成品库存物资盘点记录表(附表22),盘点要由项目物资人员、工程技术人员和施工队委托人员共同参加。 十八、文件盒(编号GHW*-18) 物资核算资料资料1.月主要物资核算(核销)表对超耗的施工队要有扣款附件相关部门及领导签字。资料2. 月度物资经济活动分析报告相关部门及领导签字。资料3.季度物资主要成本分析。每月盘点完开展材料核算工作,并按照范本进行编制签字存档月度物资经济活动分析报告(附表31)每季度应进行一次详细“量、价、费用”三方面的物资核算、分析,基础数据真实、完整。项目部应对劳务企业施工用主要材料消耗月核算、定期考核;分析节超原因,提出改进措施,并对超耗材料按合同约定进行结算。项目部物资核算的程序、方法执行公司物资核算管理办法。 十九、文件盒(编号GHW*-19)物资月动态表资料资料1. 月材料动态表物资、财务、项目经理签字。 物机部应利用信息化管理手段处理物资基础业务,月末由物机部定期根据物资系统生成收、发、存动态表并装订成册,财务部按月审核单据、进行对账处理。新开工和开工不足50%的项目要使用V7.0物资系统。 资料2. 月周转材料摊销表物资、财务、项目经理签字。 二十、文件盒(编号GHW*-20)周转材料管理资料 资料1.月度周转材料(租赁)管理台账。资料2.周转材料收料单(附发票复印件)。资料3.周转料摊销单。资料4.摊销方案。资料5.周转材料报废单。资料6.闲置周转材料季度报表。公司建立周转材料和小型机具调剂平台,发布指导价,定期更新信息,优先从内部调剂、租赁。项目部依据编制的施工组织设计中周转材料和小型机具需用计划;物机部根据需用计划确定是否新购或租赁,并上报公司审批。项目部建立健全周转材料和小型机具的收、发、存、领、用、退、租赁台帐,加强周转材料的现场管理月度周转材料(租赁)管理台账(附表24)。根据集团公司周转材料管理办在物资系统上对周转材料进行摊销,摊销最好有项目财务部门和项目经理认可签字的摊销方案。有正常支出或报废的要有项目经理签字审批。 项目部物资管理人员要上报闲置周转材料季度报表(附表23)公司根据施工需求进行调拨调剂。对需处理的废旧物资、工地剩余物资要填写旧(废)物资鉴定调拨及报废处理申请报告(附表18)并附图像,报公司批准后执行。废旧物资处理账务要全部上缴财务部门,并与财务部门账务一致。 二十一、文件盒编号(GHW*-21)废旧物资处理资料资料1.废旧材料处理台账。 资料2.旧(废)物资鉴定调拨及报废处理申请报告。 资料3.售 料 单(附电子打印过磅单)施工队和材料员签字。资料4.交款单。项目部应按要求对需处理的废旧物资、工地剩余物资清点造册、评估并提出处理意见,报公司批准后执行;禁止帐外处理。处理物资必须先签订购料合同,先付款,后发货。收回的资金一律上缴财务进行账务处理。二十二文件盒(编号GHW*-22)砼管理资料资料1:砼台账登记表。资料2:分部分项工程(按劳务队伍分)砼消耗情况表。资料3:砼材料月度分析报告。根据每月生产的砼分部位、标、配合比进行登记、核算分析、查找原因、应对措施;同时在下一个月分析中说明整改完成情况。 二十三、文件盒编号(GHW*-23)火工品管理资料资料1.火工品收发料台账。资料2.中铁港航局集团火工品库房交接班记录。资料3.火工品申请领用凭证。资料4.火工品退库单。火工品要持申请到公安机关办理爆炸物品购买证。凭证到制定的供应点购买,严禁自由买卖。验收入库时,管库员必须在现场指挥,按品种逐一入库存放。全部入库后,应立即对刚入库的火工品的品种、数量复核一遍,入库无误后与交付人办理交接手续并及时填火工品收发料台账(附件25)入库登记。 火工品至少要有两名专门的人员看守24小时不间断,交接班要填写中铁港航局集团火工品库房交接班记录(附件26)。爆炸物品领、退施工作业队要认真填写火工品申请领用凭证(附件27)经过劳务队负责人,安全负责人,物资负责人,工区领导的批准方可办理领用。发放人员如发现火工品品领用单位没有按规定填写审批的,有权拒绝发放爆炸物品。工地上当天领取未使用完的,应由领料人于当天及时退还库房, 管库人员要认真要核对退库雷管的全部编号,炸药要核对规格型号、厂牌商标,确认是本库房所发出才准许接收入库。对退库火工品,保管员要出具火工品退库单手续。对退库的火工品,要及时登记在火工品登记台账上;再次领用时按领用程序办理。 二十四、 文件盒编号(GHW*-24)物资调差资料管理资料资料1.物资采购单价登记表。 资料2.中标单价登记。工程设计变更及施工期间因物价变动需要进行物资调差的,工经部、物机部等部门及时收集、妥善保管本阶段物资采购资料、原始票据,以便向业主提供全面、真实的调价依据。 二十五、文件盒编号(GHW*-25)安全用品三证资料资料1.安全用品进料台账。 资料2.安全用品的三证复印件。 安全用品的采购必须有三证,严禁采购伪劣或无证安全防护用品。 二十六、文件盒编号(GHW*-26)物资人员考核资料 资料:物资人员考核评分表。根据项目物资管理制度对物资管理人员进行月考核评分制。 二十七、文件盒编号(GHW*-27)物资收文登记资料 资料1.归 档 文 件 目 录(附在收文前)。 资料2.报告回复。 二十八、文件盒编号(GHW*-28)物资部发文登记资料 资料:发文登记表。 发文登记表部门:物资部序号日期标题收文单位签收人备注1归 档 文 件 目 录ZTGHJSGS:B1-8-A0机 构: 期 限:件号责任者文号题 名日期页数备注分工号主要物资需用数量明细表(附表1)注:本表为工程技术部门按施工图及施工组织设计填列设计数量,提交物资部门后,用于统计分劳务分包队限额供应数量;工程部位按以下示例进行填列:桥梁:桩基(墩号+桩号)、承台(分墩号)、墩身(分墩号)、梁(编号)、桥面系(里程);隧道:里程;涵洞:垫层、底板、涵身、顶板、八字墙路基:里程;水工构筑物:垫层、底板(分区)、隔墙、池壁。 主要物资需用限(定)额数量总计划表(附表2)主要物资需用限(定)额数量总计划表表格编号0902项目名称: 序号物资名称型号规格质量标准技术要求计量单位主要物资需用数量合计工号1工号2工号3工号4工号5技术负责人: 审核人: 编制人: 物资部接收人: 日期: 年 月 日注:本表根据主要物资需用数量明细表及月度施工生产计划编制,书面移交给物资部门,用于编制月度物资采购(申请计划)主要物资总量控制台帐项目名称:序号物资名称规格型号计量单位设计数量约定损耗(%)总控数量备注项目部审核意见物机部工程部年 月 日成本部总工年 月 日项目经理年 月 日公司物机部意见签认工程部意见签认年 月 日成本合约部意见签认分管领导审批意见签认年 月 日注:本表填制说明(1)设计数量由项目工程部提供;(2)约定损耗率由项目成本部提供;(3)总控数量=设计数量+(设计数量约定损耗率)编 制 说 明1.计划期内主要任务概况及特点。 2.特殊质量要求 3.急需物资需用时间。 4.上期计划完成情况。 5.交货期和交货地点。 6.其它需要说明的内容。 主要物资月度采购(申请)计划表填报单位: 年 月份 填报日期:序号物资名称型号规格计量单位上期库存储量定量本期用量本期实际申请量质量标准计划金额计划进场时间备注 项目经理: 总工程师:物机部:注:本表根据主要物资月度需用量计划表、库存盘点单、市场调查情况填列。分工号主要物资需用数量明细表填报单位: 填报日期:序号物资名称型号规格质量标准技术要求计量单位主要物资需用数量备注工号1工号2工号3工号4工号5工号6合计本表为工程技术部门按施工图及施工组织设计填列设计数量,提交物资部门后,用于统计分劳务分包队限额供应数量;工程部位按以下示例进行填列:桥梁:桩基(墩号+桩号)、承台(分墩号)、墩身(分墩号)、梁(编号)、桥面系(里程);隧道:里程;涵洞:垫层、底板、涵身、顶板、八字墙路基:里程;水工构筑物:垫层、底板(分区)、隔墙、池壁。 物资供方调查审批表(附表5)物资供方调查审批表表格编号0905项目名称拟供物资名称填报日期物资供方编号物资供方名称: 联络地址:联系人:电 话:传 真:网 址: 电子邮箱:供方类型: 生产厂家 经销商 出租商调查情况:1、资质: 营业执照 税务登记证 组织机构代码证 资质证书 安全生产许可证 其他:2、许可: 生产许可证 其他:3、产品质量: 具有有效产品检验合格证 具有省部级检测机构出具的检测报告 具有有效产品报告书 样品检验和试验合格 待进货时检验试验 已经使用过,质量良好 名优产品 其他:4、履约能力:5、价格:6、运输:7、组织机构、管理制度:8、管理体系认证情况:9、业绩:10、信誉、服务及用户反馈意见:优秀 良好 可以 很差11、其他:初步调查结论: 合格 基本合格 不合格记录人: 年 月 日 调查人: 年 月 日项目经理部评审意见:批准人: 年 月 日 评审人: 年 月 日公司审批意见:批准人: 年 月 日物资供方定期复评表(附表6)物资供方定期复评表表格编号0906项目名称填报日期物资供方编号物资供方名称序号提供主要 物资名称计量单位数量序号提供主要 物资名称计量单位数量考评项目考评记录证照有效性有效换证过期供货能力有保证一般不能保证产品质量合格不合格批次/数量信誉良好合格较差服务良好合格较差在选定的项目后划或给出说明综合考评意见:参加考评人: 年 月 日项目经理部审批意见:批准人: 年 月 日 公司审批意见:批准人: 年 月 日 进场/入库物资验收登记簿(附表7)进场/入库物资验收登记簿表格编号0907项目名称: 年 月份序号供料单位物资名称型号规格批号生产厂家计量单位数量送货单号质量证明文件验收情况记录验收人签字劳务队验收人存料地点应收实收注:所有进场及入库物资必须登记入簿,包括零星材料,作为物资实际进场/入库的原始记录;项目经理部可按主材类别分别建立若干本进场/入库物资验收登記簿。附件14 物资送检台账 (附表8)物资送检台账表格编号0908项目名称: 年 月份序号物资名称型号规格批号生产厂家计量单位代表数量送检日期委托单号检验单位检验日期检验报告编号检验结果备注合同封帐协议 (附表9) 合同编号:劳务作业发包人: (以下简称甲方) 劳务作业承包人: (以下简称乙方)根据编号为 的合同,乙方所承建甲方的工程已于 年 月 日 全部决算完毕,工程决算总价款人民币(大写) 。甲方已支付价款(大写): ,按合同规定留工程质量保证金(大写): ,经双方核实,所清算的工程数量、单价、总价皆清楚无误,双方对工程决算无任何异议,不存在其他遗留问题。本协议自双方签字之日起生效。本协议一式三份,甲方二份,乙方一份。甲 方: 乙 方:甲方代表: 乙方代表:物资合同交底记录表 (附表10)填报单位: 合同编号: 填报日期:材料名称供应方式厂家(供应商单位)(采购/租赁)供应商联系人电话项目部物资负责人电话交底内容1.定价模式及计算方法:2.付款比例及方式:3.物资验收方法:4.质量标准:5.违约责任:6.其他交底项:财务部:工程部:合同部:安质部:物机部:试验室:工区负责人:劳务队负责人:填表人: 招标申请计划表 (附表11)申请单位: 中铁港航局设备物资部招标项目名称标包号标的物名称规格描述数量(吨)估算金额(万元)履约地点包件1合计包件2合计包件3合计技术标准计划售标时间201 年 月 日年7月20日计划开标时间201 年 月 日计划招标方式(划)公开招标( )邀请招标( )定价方式付款方式评标方法(划)最低投标价法( )综合评估法( )发售招标文件地点开标地点招标组织形式(划)自行招标( )集中招标( )备注(建设单位要求等)编制: 审核: 日期:开标记录表 (附表12) (项目名称) (物资品种)开标记录表招标编号: 开标时间: 年 月 日 时 分包件号投标人投标报价(元)是否提供投标保证金备注签名招标人代表: 记录人: 监标人: 唱标人: 年 月 日中标通知书 (附表13) (中标人名称):你方于 (投标日期)所递交的 (项目名称) (招标编号、物资品种、包件号)投标文件已被我方接受,被确定为中标人。中标价: 元。请你方在接到本通知书后的 日内到 (指定地点)与我方签订合同,在此之前按招标文件第二章“投标人须知”第7.3款规定向我方提交履约担保。特此

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