企业部制度范文.doc

企业部制度范文 一、目的此职责作为采购部开展工作的规范依据，在保证质量的前提下，以最优的价格和服务为标准，保障公司对所有仓储货物和工作物资的需求。 二、职责 1、编制采购计划，开发和维护供应商，完善供应商管理，执行采购计划，签订采购合同，监督物资入库； 2、及时了解市场价格波动行情，进行灵活采购，保证合理的库存量。 三、细则（一）物资采购原则1.严格按采购流程进行采购。 2.采购的物资应符合采购计划的规定，按公司需求及时组织采购。 3、坚持货比三家，质优价廉的原则； 4、同一产品必须具备两家或两家以上的供应商。 （二）物资采购计划的编制及审批1.公司行政根据办公用品消耗速度定期所需物资，盘点后，与三个工作日内，填写申购申请单，经部门主管审核后，交于采购部采购，采购需在确定的日期内采购到位。 注申购人务必注明物品的全称、型号规格、需要日期等。 2采购根据仓库库存结合采购周期，及时按照各供应商订货方式实施订购，并填写日常采购明细表，流转仓库，实时关注采购货物到仓情况。 同时要有采购明细表。 3公司各部门定期有效的统计本部门物资需求，避免紧急采购。 若有追加的紧急采购计划，需经总经办审核签字后，由使用部门及时提交给采购部门，采购部门也应积极配合在约定时间内保证物资到位，避免延期。 （注每周紧急采购次数应控制在3次以内）4.各部门申购物品，应有计划按月提交给采购部统一采购，特殊紧急使用物品，至少应提前三个工作日。 （三）开发和维护供应商，完善供应商管理1.公司所有供应商必须证照齐全，具有相关资质。 采购员应对供应商信息进行管理，登记供应商的详细信息。 2.新合作的供应商，应索取对方工商及税务登记证书等资料，并通过查询或实地考察等方式确定其单位的真实性、信誉和实力。 3.对于经常使用的商品或服务，采购部应较全面地了解掌握供应商的管理状况、质量控制、运输、售后服务等方面的情况，建立供应商档案，做好记录，会同客服、销售部门对供应商定期进行评估和审计。 4.为确保供应渠道的畅通，防止意外情况的发生，每样货物应有两家或两家以上供应商作为后备供应商或在其间进行交互采购。 （四）执行采购计划 1、采购员接到手续完备的采购单后，应仔细阅读采购单内容，尤其注意清单上所需物品时间，根据需采购物品的性质和需求时间，确定物资达到时间。 2、采购员应在接到采购清单后及时估计是否能够按采购单上标明物品要求时间按时采购回相关物品。 不能按要求所限时间采购回的物品应及时向使用部门说明情况。 3、采购员应对所需采购的物品积极进行询价，原则上同一品种物资应寻到2-3个供应商进行比价，并参考交货期、售后服务等进行比较选定供应商。 4、采购人员应还应定期进行市场调查及时了解市场行情。 根据过去采购情况、市场变化等情况来确定目标价格。 5、采购员应遵循按单购物的原则，严格按照物品采购单上标明的物品、规格进行采购。 6、采购人员应该洁身自好，保持职业素养。 每发现一次采购员利用采购便利，谋取私利的，公司将予以重罚。 （五）签订采购合同及付款 1、在与供应商达成一致后，双方应签订正式采购合同。 2、合同内容应详细完备，尤其在质量要求、交货期、付款条款、后期返点或赠送、出现问题售后处理办法上要详细写明。 3、采购合同签订经采购负责人审核后，经总经理批准，加盖公司合同章生效。 采购订单一式两份，双方各保持一份，原件交留采购保管。 4、订单下达后，采购人员负责跟单，不断提醒供应商按期交货。 5、采购部根据合同办理付款手续，财务部予以配合，及时办理审核及付款。 （六）入库 1、公司采购的办公用品采购完成后，由行政部验收确认无误后入库。 2、对于仓储货物，仓储部会同财务部，根据申购单，对货物进行验收，对于物品采购单上不符的物品，采购员应及时予以合理解释，对解释不清或解释理由不充分的不符物品，仓储拒绝入库，并确定最终责任方。 4、合格品仓储及时验收并办全相关入库手续；不合格品，采购部与供应商及时沟通处理，总经办和仓储部协助。 5、所有物资入库都应该有供应商送货单，否则仓库可拒绝办理入库手续。 对于特殊物品供应商无法提供送货单的，采购部门应补上说明，仓库也可以此入库。 （七）账务及付款规定 1、采购部门应独立建立客户往来台账，登记来料和付款情况，并定期与客户对账。 2、在有采购合同并建立长期合作的前提下，预付款时，由采购部填写统一领据，并附上仓储采购订单等相关材料，交给总经办审核，财务付款。 3、采购货物付款凭证须有合同、采购单、送货单、入库单，缺少凭证财务可视情况拒付货款。 （八）违约处理 1、原材料物品出现延期后，采购部及时通知仓储部、客服部以及其他相关部门，由于延期造成的损失，由采购部负责追索供应商； 2、货物出现质量问题后，由使用部门或客服技术部门提出建议，报部门负责人，采购部接到意见后，需书面或面谈的形式与相关供应商协调沟通，必要时，要求供应商换货或退货。 3、采购部与供应商协商不成，或造成损失的，由财务核算损失，采购部负责追索。 （九）审核监督 1、采购过程中由开发中心总监即时进行监督和审核； 2、在采购询价、议价、合同签订、合同执行和采购结算过程中，除有关业务部门、客服以及相关领导参与外，财务部门需全程参与。 财务部主要负责价格的核查及审计。 采购部门要自觉接受审核以及对采购活动的监督和质询。 （十）处罚条例6.1严格按照此管理制度执行，执行度完成率与绩效考核相关联。 6.2采购的合格率和要求到货时间的完成率与每月绩效考核相关联，如因人为原因