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企业合同管理暂行办法 带格式的:边框:底端:(无框线)x xxx xxx村镇银行合同管理办法第一章总则第一条为规范本行合同管理程序，界定管理层面，明确管理职责，提高管理效能，防范经营风险，根据中华人民共和国合同法、商业银行合规风险管理指引等法律法规及xxxxx村镇银行合规风险管理制度，结合本行实际，制定本办法。 第二条本办法所称合同，是指本行与平等主体的自然人、法人和其他组织之间，以及本行与内部各平等主体之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。 与合同订立、履行相关的申请书、承诺书、函件、通知、公告等法律文件纳入本办法管理。 第三条合同分为格式合同和非格式合同。 格式合同是指采用格式条款订立的合同，其合同文本分为标准类合同文本和示范类合同文本。 标准类合同文本是指本行在开展某项业务时应当使用的格式合同文本；示范类合同文本是指本行在开展某项业务时可以选择使用的格式合同文本。 总行可以根据业务发展和内控管理的需要对格式合同文本的分类进行调整。 非格式合同是指针对个别业务，没有格式合同或不适宜带格式的:边框:底端:(无框线)使用格式合同，由合同当事人拟定并使用的合同。 第四条本办法所称合同管理是指本行按照内部控制和风险管理的要求，对合同立项、意向接触、资信调查、商务谈判、合同条款拟定、审核备案、会签、订立、履行、变更、中止、解除、纠纷处理、立卷归档等过程的管理。 第五条合同管理实行总行集中控制管理体制。 (一)总行风险合规部是本行合同归口管理部门，依照本办法全面履行总行合同管理职能。 (二)总行各职能部门为合同承办部门，依照其在订立、履行合同等过程中的职责，行使合同管理职能。 (三)总行行长（执行董事）及其下设委员会、其他高级管理层等依据其职权对权限内合同审批或核准。 (四)总行综合管理部是总行合同档案的管理部门。 (五)村镇银行稽核团队是本行合同管理的监督部门。 第六条合同管理坚持以下原则 (一)合同管理实行依法管理的原则，不得违反国家法律、法规和规章的禁止性、限制性或义务性规定，合同的形式、内容以及合同管理的过程应当符合法律规定。 (二)合同管理实行渗透管理的原则，对合同的管理应当充分渗透到合同的谈判、决策、订立、履行、纠纷处理、归档等所有过程和环节。 (三)合同管理实行未雨绸缪的原则，以预防纠纷、防风带格式的:边框:底端:(无框线)险为第一目标，以解决纠纷、化解风险为第二目标，以平衡本行利益、客户利益和社会公众利益为出发点。 (四)合同管理实行分类管理的原则，按照合同的重要程度，标的额的大小、风险程度的大小等区别管理。 (五)合同管理实行流程管理的原则，按照规定的方式、步骤和标准进行，并保持合同管理各阶段的制约和平衡。 第二章合同管理职责第七条合同管理部门履行以下合同管理职责 (一)制定和规范合同管理办法和管理流程； (二)参与重大合同的论证、谈判等审核前工作，并提供法律支持，规避法律风险； (三)受理合同文本及相关资料的审核，对格式合同及其修订进行合规确认； (四)受理合同文本的备案，提出合规建议或风险控制建议； (五)检查和督促本行合同订立、履行等情况，指出和纠正不规范的合同行为； (六)按照xxxxx村镇银行法律事务管理办法的规定参与与合同相关的法律事务管理活动； (七)做好职责内合同的归档工作，执行合同登记、统计和报告制度； (八)开展合同管理教育和培训。 带格式的:边框:底端:(无框线)第八条合同承办部门是拟定合同文本、订立和履行合同的责任部门，承担下列合同管理职责 (一)具体负责合同的立项、论证、意向接触和对合同相对方的资信调查工作，指定合同承办人； (二)组织合同的谈判； (三)起草合同文本，组织讨论和会签； (四)提请审批、审核或报备合同文本； (五)办理合同的订立手续，并办妥所需的授权委托书； (六)负责合同的履行、变更、中止、解除，参与合同纠纷处理； (七)负责所承办合同的档案，并按要求提请合同档案管理部门归档； (八)配合合同管理部门做好合同管理工作。 第九条合同承办人是具体负责合同订立、履行、保管、善后工作的责任人员，承担下列合同管理职责 (一)收集、有关起草和订立合同所需的材料，并核实其真实性； (二)做好对合同相对方、第三人经营情况、履约能力的分析判断，做好对合同项目的分析判断，提出意见或建议； (三)签订合同时保证合同文本规范、条款完整、文义明确、手续完备，并履行必要的审慎注意义务； (四)按照授权订立和交付合同；对权限外合同按规定提带格式的:边框:底端:(无框线)请审批或表决； (五)向合同管理部门和直接上级通报合同签订或履行情况，及时发现和提示履约风险，行使必要的预警，采取恰当的应对措施； (六)保管与合同订立、履行等相关的资料，按规定归档； (七)配合对合同的检查、调查及诉讼保全等工作。 第十条合同档案管理部门负责合同档案的归档和保管，承担下列合同管理职责 (一)接受合同承办部门或其他相关部门移交的合同档案，进行必要的； (二)按照档案管理要求对合同档案分类、立卷，归档保管。 第十一条村镇银行稽核团队监督合同的订立和履行，承担下列合同管理职责 (一)负责对合同资金的、合同资金的使用，以及实际的结算处理、合同的履行程度等内容进行审计； (二)监督本办法的实施。 第十二条其他机构或部门的职责 (一)行长（执行董事）职责和权限内的合同，由行长行使最终审批权； (二)其他高级管理层职责和权限内的合同，由高级管理带格式的:边框:底端:(无框线)层行使最终审批权； (三)需相关委员会审议的合同，由合同承办部门提请相关委员会审议决定。 第三章合同管理程序第一节合同立项第十三条合同的立项，由合同承办部门启动。 第十四条需要订立非格式合同的合同发起部门，是合同承办部门。 合同内容涉及两个或两个以上机构或部门职责或权限的，由相关机构或部门协商确定合同承办部门；相关机构或部门未能协商一致的，由行长指定合同承办部门。 第十五条合同立项时应当由合同承办部门填写合同立项申请表（附件一），注明合同订立的背景、需求，对相应情况作必要说明，并按照下列规定报批以总行或总行各部室名义签订的合同，由总行分管行长批准立项。 合同立项一旦成立，合同承办部门应当同时填写合同流转单（附件二），合同流转单随合同管理程序在相关部门或人员之间流转。 以总行、总行各部室名义签订的标的额不超过2万元的合同，不需要办理合同立项，但应按费用审批的要求履行费用立项报批手续。 带格式的:边框:底端:(无框线)第十六条合同立项后，应当由合同承办部门与合同相对方、第三人开展意向接触，确定基本的合作条件、合作方式，进行必要的成本测算和价格咨询，或者按招投标管理规定组织招标。 第十七条合同立项后，应当由合同承办部门对合同相对方、第三人进行全面的资信调查，并就其合同主体资格、经营管理水平、履约能力、诚信记录等作出分析和评价。 第十八条对于不符合合同主体资格的合同相对方，或者缺乏履约能力的合同相对方，如果确有必要与其订立合同的，应当由其提供合法有效的担保。 第二节合同的谈判第十九条合同谈判事项由合同承办部门负责。 一般合同应当由合同承办部门指定合同承办人组织或参与合同谈判。 标的额超过2万元、不超过50万元的合同，应当至少有二人参与合同谈判。 标的额超过50万元的合同或对本行影响较大的合同，在订立前应当组织谈判小组开展谈判。 谈判小组成员一般在合同承办部门、合同管理部门、相关业务部门等部门内产生，具体的成员名单由合同承办部门与相关部门商定。 本行有关大额采购的管理办法对合同相对方、第三人、合同标的额的确认有规定的，适用该规定。 带格式的:边框:底端:(无框线)第二十条合同承办部门应当视合同的重要程度对谈判人员、谈判过程、谈判中遇到的问题等作相应记录，谈判记录应当使用合同谈判工作底稿(附件三)，并由谈判人员签字。 谈判人员对谈判过程中遇到的困难和问题，可以向上级主管部门或领导请示。 第三节合同的起草第二十一条针对个别业务，没有格式合同或不适宜使用格式合同的，可以拟定非格式合同。 但国家、行业或监管机构有参考文本的，可以结合本行实际适当引用或借鉴。 格式合同的制订，适用本办法第四章的规定。 第二十二条合同文本由合同承办部门在谈判结束后视谈判结果拟定；根据双方约定，也可以由对方拟定。 第二十三条合同文本条款一般应当包括合同标的物的状况(规格、型号、数量、质量标准或要求等）、履行期限、履行地、履行方式、价款及其支付方式、合作条件、当事人各方的权利义务、违约责任、争议解决方式、特别约定事项等。 合同文本应当使用中文文本，如需使用其他文字文本的，应当在合同中约定以何种文字的文本为准。 第四节合同的审核第二十四条合同在合同承办部门与合同相对方订立前，带格式的:边框:底端:(无框线)应当由合同承办部门将相关合同文本报合同管理部门审核，并提供必要的资料。 第二十五条以总行或总行各部室名义签订，标的额超过2万元的合同，或者没有标的额但具有履约性质的合同，应当报总行合同管理部门审核。 符合本办法第三十四条规定的合同，不必报合同管理部门审核。 第二十六条合同审核过程中，合同承办部门或合同承办人应当就合同管理部门提出的问题作必要的解释，并对关键条款作出说明。 第二十七条合同管理部门对合同文本的审核期限为57个工作日；对于重大、复杂的合同，审核期限可适当延长。 合同承办部门应当保证合同管理部门基本的审核时间，并对此作出充分的估计和安排。 第二十八条合同审核一般包括以下内容 (一)合同文本格式是否正确; (二)合同是否合法合规，是否符合法律、规则或准则等的要求； (三)合同是否存在履行或操作风险，对本行及本行股东、员工和客户的合法权益是否缺乏必要的保护； (四)与合同相关的资料是否合规； (五)其他应当审核的内容。 带格式的:边框:底端:(无框线)第二十九条合同文本不得含有下列内容 (一)以欺诈、胁迫的手段订立，损害国家利益； (二)恶意串通，损害国家、集体或者第三人利益； (三)以合法形式掩盖非法目的； (四)损害社会公共利益； (五)损害本行合法权益； (六)违反法律、行政法规的强制性规定。 第三十条合同管理部门审核合同后，应当出具审核意见，必要时应当制作合同审核意见书（附件四），送达合同承办部门。 第三十一条合同管理部门针对本办法第二十八条第（二）、（四）项出具的审核意见，合同承办部门原则上应当参照修改；合同管理部门针对本办法第二十八条第（一）、（三）、（五）项出具的审核意见，合同承办部门可以结合合同订立、履行等实际情况在综合判断风险后作相应处理。 第三十二条合同承办部门可以向合同管理部门反馈其对合同审核意见的采纳情况，必要时应当制作合同审核意见反馈单（附件五），送达合同管理部门。 合同承办部门认为合同管理部门的意见存在错误的，应当及时与合同管理部门联系，并提供相应证明或引用材料。 第五节合同的备案第三十三条依照本办法不需要报本行合同管理部门审带格式的:边框:底端:(无框线)核的合同，合同承办部门应当于合同订立后3个工作日内将所订立合同报合同管理部门备案。 申请备案时应当填写合同备案表（附件六），随合同一并报合同管理部门。 第三十四条下列合同不需报合同管理部门备案 (一)本行纯获利益，不需要承担民事责任、不需要履行民事义务的合同； (二)已经审核并准予用于具体业务的格式合同； (三)仅涉及本行内部管理，不涉及民事法律责任或义务的合同； (四)完全执行国家或行业强制格式或强制标准的合同； (五)符合本办法规定，采用口头形式订立的合同。 第三十五条本行合同管理部门收到备案申请后，应当对合同文本作相应审查，并区别下列情况作相应处理 (一)合同内容符合法律、法规、银行业监督管理规定和本行内部规章的，予以备案； (二)合同内容违反法律、法规、银行业监督管理规定和本行内部规章的，或者侵害当事人合法权益的，备案并提出合规建议； (三)合同内容存在风险隐患的，备案并提出风险控制建议。 第六节合同的会签带格式的:边框:底端:(无框线)第三十六条本行合同在经审核后、订立前，应当由合同承办人填制合同文本会签单(附件七)提交合同承办部门、合同所涉业务分管行长及其他相关部门会签。 标的金额在本行相关委员会审批权限内的合同，应当提请相关委员会会办，并由该委员会主任会签。 标的金额在本行行长权限内的合同，由行长会签。 第三十七条应当审核的合同，未经审核的，不得提请会签。 按照本办法不需审核的合同，不必会签，但本行其他规章制度有规定的，适用该规定。 第三十八条会签人可以就合同文本及其订立、履行等提出要求。 会签人认为合同的内容不符合规定的，可以在会签意见栏内签注具体的保留意见。 第三十九条对违反规定的合同或明显不符合我行利益的合同，会签人可以拒签。 经会签人拒签的合同文本，不得用于合同订立。 第七节合同的订立第四十条经会签的合同文本，由合同承办部门组织合同订立仪式，办理签字和用印手续。 合同的用印由合同承办部门在自行审核所承办合同已符合合同流转和审批程序后，向合同印章管理部门申请。 带格式的:边框:底端:(无框线)合同印章管理部门根据合同文本内容对合同文本会签单等记载事项作必要复核后决定是否给予用印许可，所用印章应当与合同中我方落款相一致。 第四十一条本行各职能部门以自己名义对外签订合同的，应当符合xxxxx村镇银行授权管理制度的规定。 本行法定代表人授权代理人签订的非格式合同，应当根据本办法的规定办理授权委托手续，并制成授权委托书(附件八)。 第四十二条订立合同，应当采用书面形式。 但在业务招待、宣传、办公用品采购等活动中，除其他规章制度另有特殊规定外，合同标的金额不超过2万元，且根据商业惯例不采用书面形式的，可以采用口头形式。 第四十三条订立合同，应当符合下列要求 (一)使用钢笔、签字笔(蓝黑或碳素墨水)填写，文字应当为标准文字，做到字迹端正、清晰； (二)合同主体的名称应当与身份证件、营业执照或事业法人登记证书等主体资格证明文件相一致，并与合同落款签章一致； (三)合同内容的填写应当严谨、周密，避免产生歧义。 凡不需填写的空格,应当划线或加盖空白章，不得留有空白； (四)如有合同内容、文字的变动，应当由双方签章认可，不得单方涂改；带格式的:边框:底端:(无框线) (五)主从合同及其附件的编号应当相互衔接； (六)有授权委托的，应当由受托人提供授权委托书，并凭授权委托书在合同文本上签章； (七)采用电报、电传、电子数据交换和电子邮件形式的，应当符合法律法规、规章、国际惯例和本行的有关规定。 第四十四条合同的签章应当符合以下要求: (一)合同相对方签章要求 1、单位客户应当使用单位公章，同时由其法定代表人、主要负责人或委托代理人签章。 单位客户要求使用其他专用印章代替单位公章签订合同的，应当预留专用印章印鉴、出具用章说明并加盖单位公章，该专用印章应当含有与其营业执照、事业法人登记证书等主体资格证明文件相一致的单位名称。 法定代表人、主要负责人或委托代理人要求使用个人名章代替签字的，应当预留个人名章印鉴，并加盖单位公章确认。 2、自然人应当由本人签字，根据需要可以再加盖个人名章。 (二)我方签章要求 1、格式合同 (1)信贷业务用借款合同和担保合同等应当加盖各分支机构公章，并由分支机构负责人签章； (2)柜面结算类业务合同，应加盖各分支机构业务专用带格式的:边框:底端:(无框线)章，并由合同承办人签章。 2、非格式合同本行非格式合同统一以总行名义签订，合同应加盖总行公章，并由总行法定代表人或委托代理人签章； (三)自然人（包括自然人客户、单位客户的法定代表人、主要负责人或授权代理人）在合同或授权委托书上签字的，应当当面签署。 不能当面签署的，可以采用公证方式。 (四)合同多页的，应当加盖骑缝章，或者由当事人在骑缝处签字。 第四十五条非现场签订的合同，应当送达合同当事人。 第四十六条订立后的合同，合同承办人应当按照本办法的规定送相关部门或人员留存或保管。 第四十七条合同承办人在订立合同过程中，不得有下列行为 (一)假借订立合同，恶意进行磋商； (二)故意隐瞒与订立合同有关的重要事实或者提供虚假情况； (三)有其他违背诚实信用原则的行为。 第四十八条合同文本份数视实际需要确定，但应当保证合同承办部门、支付合同标的额的部门、合同管理部门各留存一份。 第八节合同的履行、变更和终止带格式的:边框:底端:(无框线)第四十九条附生效条件的合同，在条件成就前不得履行；附生效期限的合同，在期限届满前不得履行。 附失效条件的合同，在条件成就后不得履行；附失效期限的合同，在期限届满后不得履行。 法律、行政法规规定办理批准、登记等手续后生效的合同，合同承办人应当及时办理批准、登记手续，或者督促合同相对方办理批准、登记手续。 第五十条合同承办人应当按照合同约定，承担通知义务，组织合同履行，办理相关事项；合同涉及付款事项的，需提前向办理款项拨付的部门、机构提供生效的合同副本。 第五十一条合同承办部门应当实施履约跟踪，掌握合同实际履行情况；对合同履行中出现的各种问题，应当及时获取证据、协调处理，并向合同管理部门及其他相关部门或领导通报情况。 第五十二条有确切证据证明合同相对方有下列情形之一的，可以中止履行 (一)经营状况严重恶化； (二)转移财产、抽逃资金，以逃避债务； (三)丧失商业信誉； (四)有丧失或者可能丧失履行债务能力的其他情形。 第五十三条本行依照本办法第五十四条的规定中止履行的，应当及时通知合同相对方。 对方提供适当担保的，应带格式的:边框:底端:(无框线)当恢复履行。 中止履行后，对方在合理期限内未恢复履行能力并且未提供适当担保的，合同承办部门可以办理合同解除手续。 本行单方面解除合同的，应当按照法律规定或合同约定的方式通知合同各方当事人。 第五十四条合同订立后或者履行中需要变更或解除的，合同承办部门应当及时与合同相对方、第三人协商，经合同各方当事人同意后，对合同权利、义务等内容作出变更。 变更合同时，合同承办部门应当按照原合同管理程序履行审核、备案、会签等手续，并与合同各方当事人订立变更协议或补充协议。 第五十五条合同承办部门收到合同相对方要求变更、解除合同的文书、电报、电话、信函、图表、数据电文后，应当及时与合同管理部门沟通，必要时应当向相关部门或领导请示，并在规定期限内答复对方。 第五十六条因不可抗力或国家政策、行业监管规定调整等原因致使合同不能履行或不能按期履行的，合同承办部门应当及时通知合同相对方，并提供证明材料，主动与合同相对方、第三人协商处理。 第五十七条有担保的合同，其变更应当征得担保人书面同意，并由担保人在变更后的合同上签章。 第五十八条需经有关行政主管部门批准的合同，其变更带格式的:边框:底端:(无框线)或解除应当报该部门批准。 第五十九条经公证、鉴证的合同，其变更或解除协议需报原公证、鉴证机关备案；必要时应当重新办理公证或鉴证手续。 第六十条涉外合同的变更或解除，法律有特别规定的，遵照其规定。 第九节纠纷处理第六十一条合同承办部门收到合同相对方提出的履约异议的，应当及时作出答复。 第六十二条合同发生履约纠纷的，合同承办部门应当及时报告合同管理部门，并收集处理合同争议的证据和材料。 第六十三条合同纠纷的协商和调解，应当由合同承办部门和合同管理部门商定后指派人员进行。 协商和调解达成一致意见时，应当签订书面协议；协商和调解未达成一致意见时，可以依法提请仲裁或申请诉讼。 有关仲裁、诉讼等活动，适用xxxxx村镇银行法律事务管理办法。 第四章格式合同的管理第六十四条本行格式合同的管理权限在总行，其他本行分支机构不得制作格式合同。 第六十五条格式合同在发起、草拟、修订、审核、制作带格式的:边框:底端:(无框线)阶段，合同发起部门或发起人是合同承办部门或合同承办人；在订立、履行及善后管理阶段，合同使用部门、使用机构或使用人是合同承办部门或合同承办人。 第六十六条本行的格式合同，其文本由合同发起部门或合同发起人负责草拟、制作。 格式合同文本在起草定稿后，应当由合同承办部门送合同管理部门审核。 格式合同文本经审核后、交付印制并投入使用前，应当由合同承办人填制合同文本会签单并提交合同承办部门、合同所涉业务分管行长及其他相关部门会签。 经会签的格式合同文本，由合同承办部门提交合同管理部门备案后方可印制和使用。 第六十七条本行的格式合同，其文本由总行合同承办部门负责交付印刷。 第六十八条合同管理部门根据本行业务发展现状，可以向本行相关部门或分支机构提出有关拟订或修订格式合同文本的意见和建议。 格式合同文本有下列情形之一的，应当由合同发起部门或发起人及时予以修订或废止 (一)国家经济金融政策、法律法规、行业监管要求等发生变化； (二)格式合同文本的部分内容与业务发展或经营管理带格式的:边框:底端:(无框线)需要不相适应； (三)其他需要修订或废止的情形。 第六十九条格式合同条款含有免除或限制本行责任、扩大本行权利、加重合同相对方责任，以及排除合同相对方权利内容的，合同承办人应当在合同订立前，用清晰、明白的语言或者文字提请对方当事人注意。 第五章档案管理第七十条本行合同档案管理，采用分级和分类管理的模式，逐级按档案管理的要求归档。 第七十一条合同履行完毕前，或争议解决前，其档案由合同承办部门指定人员保管。 合同承办部门应当协助档案管理部门保证合同档案的完整性。 合同履行完毕后，或争议解决后，应当由合同承办部门按照本办法第七十规定合同档案，编排目录，按照一户一档要求好档案后提请档案管理部门归档，并做好交接手续，填写合同档案交接表(附件九)，由交接人员签字确认。 归档范围包括纸质文档和具有法律效力的电子文档。 合同管理部门负责对其职责范围内审核或备案的合同进行阶段性归档。 有关合同争议的档案，由负责处理该争议的部门移交合同承办部门归档，但本行其他内部规章对档案的管理有带格式的:边框:底端:(无框线)特别规定的，适用该规定。 第七十二条下列与合同订立、履行、管理相关的材料，应当归档管理 (一)提请审核的合同文本； (二)合同正式文本及附件； (三)合同立项申请表； (四)合同流转单； (五)合同谈判工作底稿； (六)合同审核意见书； (七)合同文本会签单； (八)本行法律顾问或其他外部专家针对合同内容出具的书面意见； (九)与合同订立有关的基础、背景资料； (十)与合同履行相关的材料； (十一)合同相对方资信证明材料； (十二)变更或解除合同的协议及相关材料； (十三)合同履行中或有的信函、电传、图表等材料； (十四)有关合同纠纷处理的协议书、调解书、判决书、裁定书或仲裁裁决书等； (十五)有关对合同订立或履行的责任人进行处罚的决定或材料； (十六)合同档案交接表；带格式的:边框:底端:(无框线) (十七)其他需归档的材料。 第七十三条合同档案的保管期限，本行档案管理制度、国家法律法规、行业监管规定有规定的，适用该规定。 本行档案管理制度、国家法律法规、行业监管规定没有规定的，保管期限为合同履行完毕之日起5年，存在争议的合同，保管期限为争议解决之日起5年。 格式合同的档案保管期限，本行其他规章制度规定超过5年的，适用该规定。 第七十四条格式合同的格式文本，其格式版本由合同档案管理部门保