公文、车辆管理制度.docx

公文管理制度1.目的：为规范公司的公文管理工作，提高公司内部沟通和外部联系的有效性，确保公文品质，特制定本办法。2.内容：公文处理应坚持“实事求是、精简高效”的原则，做到及时、准确、安全、保密。3.适用范围：本办法适用于公司各部门，公司董事长办公室为公文处理的归口管理部门。公文内容中涉及的业务部门为该项公文的主办部门，所涉及的其他部门为该项公文的会办部门。4.文件印制管理4.1 董事长办公室负责公司对外发文的印制、盖印和存档。4.2 董事长办公室负责对公司行文格式的审核，确保文件排版和打印格式符合CI规范管理制度的相关要求。4.3 董事长办公室负责公司领导签署文件的打印工作，公司职能部门的内部行文或一般业务文件由责任部门自行打印。5.公文种类与格式5.1 公司公文种类主要有：5.1.1 命令（令）5.1.1.1 适用于人员任免或嘉奖。5.1.2 决议5.1.2.1 适用于股东会、董事会、监事会讨论后作出的重要决定事项。5.1.3 决定5.1.3.1 适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩部门及人员，变更或者撤销部门不适当的决定事项。5.1.4 通知5.1.4.1 适用于传达要求相关部门办理和需要有关部门周知或者执行的事项；也适用于转发政府机关、行业管理部门、集团公司的公文。5.1.5 通报5.1.5.1 适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者事项。5.1.6 报告5.1.6.1 适用于部门向公司报告；也适用于向政府机关、行业管理部门、集团公司汇报工作、反映情况，回复政府机关、行业管理部门、集团公司的询问。5.1.7 请示5.1.7.1 适用于部门向公司请示有关事项；也适用于向政府机关、行业管理部门、集团公司请求批示、批准。5.1.8 批复5.1.8.1 适用于答复所属部门的请示事项。5.1.9 意见5.1.9.1 适用于对公司所属部门的相关问题提出见解和处理办法。5.1.10 函5.1.10.1 适用于相互平行的部门或不相隶属的部门之间商洽工作，征询和答复问题。5.1.11 会议纪要5.1.11.1 适用于记载、传达会议情况和议定事项。5.2 公文格式按照公司行文需要划分为红头文件格式和简化公文格式两种。红头文件，只适用于需遵照执行的制度、规定、决定、决议、纪要、任命等，其他文件一般用简化公文格式印发。5.3 公文用纸一般采用国际标准4型，左侧装订。6.行文规范6.1 行文应当确有必要，并注重效用。6.2 行文关系根据隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示或报告。6.3 公司各部门可以联合行文。6.4 公司所属部门的重要行文，应同时抄送公司董事长办公室。6.5 受双重领导的公司向上级单位行文，应写明主送单位和抄送单位。6.6 章程、制度、导则、规程等规定性文件，应以通知的形式下发。7.发文办理7.1 发文办理是指以公司名义制发公文的过程，依序主要有拟制、核稿、会签、签发、校对与复核、发布、印制、登记等程序。发文办理过程中需走办公OA发文审批流程。7.2 以职能部门名义在本系统内下发的通知，一般只需经过拟制、职能部门主管领导与分管领导签发、职能部门自行印制、登记、分发。7.3 公文拟制7.3.1 以下两种需公司领导签发的公文，在拟制时应采用办公OA内相应公文发布流程：7.3.1.1 对外正式公文；7.3.1.2 公司内部行文中需领导签发的公文，如命令、决议、决定、通知、通报、批复、意见、会议纪要等。7.3.2 主办部门拟稿人需在办公OA相应的流程内，依次填写“标题”、“附件”、“机密等级”、“保密期限”、“紧急程度”、“主题词”、“呈报”、“主送”“抄送”、“主办部门”栏。7.3.3 公文拟制应做到：7.3.3.1 行文确有必要；7.3.3.2 符合国家的法律、法规及其他有关规定；7.3.3.3 情况确实、观点明确、表述准确、结构严谨、条理清楚、直述不曲、字词规范、标点正确、篇幅力求简短；7.3.3.4 公文的文种应根据行文目的、发文单位的职权以及与主送单位的行文关系确定；7.3.3.5 拟制紧急公文，应根据实际需要确定紧急程度；7.3.3.6 人名、地名、数字、引文准确，引用公文应先引标题，后引发文字号，日期应写明具体的年、月、日；7.3.3.7 结构层次一般为四层，应按序编写，第一层为“一、”，第二层“（一）”，第三层为“1”，第四层为“（）”，结构层次序数可跳开但不能颠倒使用；7.3.3.8 应使用国家法定的计量单位；7.3.3.9 公文中使用非规范化简称，应先用全称并注明简称；7.3.3.10 公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应使用阿拉伯数字。7.3.3.11 公文拟制过程中，若有涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应主动与其他部门协商，形成一致意见后予以拟制。7.4 公文核稿7.4.1 对经会签的公文，公司董事长办公室专职秘书、拟制部门核稿人按照以下要求核稿：7.4.1.1 确认行文方式妥当，符合行文规则和公文拟制的有关要求，公文格式符合公司公文格式规范相关规定；7.4.1.2 认真核对基本事项、要求；7.4.1.3 督促主办部门按规范格式、标准要求修改、完善公文。7.5 公文会签7.5.1 公文须经拟制部门分管领导、董事长助理、集团总裁会签后，报董事长签发。会签负责人应按以下要求认真审阅提交会签的公文，确认后在办公OA相应发文流程“意见”栏内签注意见：7.5.1.1 认真核对公文事项、要求；7.5.1.2 明确会签的原因及会签意见；7.5.1.3 认真履行职权，对会签公文严格把关；7.5.1.4 对会签意见负责。7.6 公文签发7.6.1 须董事长签发的公文，经核稿后提请董事长签发。7.6.1.1 董事长应认真审阅提交签发的公文，确认后在办公OA相应发文流程“签发”栏签注意见。7.7 公文校对、复核7.7.1 公文经公司领导签发后，拟稿人应按以下要求对经领导签发的公文进行校对：7.7.1.1 按要求对调改部分进行调改；7.7.1.2 确保文字通畅，无错别字；7.7.1.3 确保公文格式的统一、规范，发文字号等的明确、无误；7.7.1.4 确保附件齐全等。7.7.1.5 确保审批、签发手续完备；7.7.1.6 经复核需要对文稿进行实质性修改的，须报请签发人同意。7.8 公文印制7.8.1 公文经复核定稿后，公司董事长办公室负责按以下要求统一印制并予以装订：7.8.1.1 及时印制；7.8.1.2 确保文字、图表清晰、规范；7.8.1.3 确保纸张整洁，无折痕，无污迹。7.9 公文登记7.9.1 公文用印完毕后，公司董事长办公室应按发文登记表编号LD-CRC-2010001要求逐项认真登记。7.10 公文发布7.10.1 公文发布流程完毕后，公司董事长办公室应及时、安全地将公文通过OA办公系统发布。、8.收文办理8.1 收文办理是指对收到外来公文的办理过程，依序主要有签收、登记、审核、拟办、审阅、批示、承办、催办、注办等程序。8.2公文签收、登记8.2.1公司所有外来公文均由公司董事长办公室负责签收、登记。公司董事长办公室收到外来公文时，填制收文处理单编号LD-CRC-2010002并填写收文登记表编号LD-CRC-2010003。收文日期以收文当天日期为准；收文号应包括公司代字、部门代字、年份、收文序号等。8.2.2发文字号、收文字号的区分按以下规定执行：8.2.2.1 发文字号中的年份统一写在中括号中，如“蓝鼎20081号”；8.2.2.2 收文字号中的年份统一写在小括号中，如“蓝鼎（2008）1号”。8.3 公文审核、拟办8.3.1公司董事长办公室负责人应及时审核公文并填写收文处理单“拟办”栏，送公司领导批示或直接交有关部门办理。8.3.2需要两个以上部门办理的，应明确主办部门、会办部门；紧急公文应明确办理时限。8.4 公文审阅、批示8.4.1公司分管领导应及时审阅公文，并在收文处理单“审阅”栏签注意见、审阅人姓名、审阅日期。对有具体请示事项的，审阅人应明确签注意见；没有请示事项的，审阅人应签署姓名表示已阅知。8.5 公文批示8.5.1 公司领导应对送批的公文在收文处理单“批示”栏及时签注意见、批示人姓名、批示日期，并由公司综合管理部转交相应的部门办理。若只需相关部门传阅的，则由公司综合管理部转交相应的部门传阅。8.6 公文承办8.6.1 承办部门收到交办的公文后应按以下要求及时办理，不得延误、推诿：8.6.2 紧急公文应当按时限要求办理；确有困难的，应当及时予以说明。8.6.3 公文办理中遇有涉及其他部门职权的事项，主办部门应当主动与有关部门协商；如有分歧，主办部门负责人要出面协调，如仍不能取得一致，可以报领导协调或裁定。8.6.4 办理完毕后，承办部门应及时填写收文处理单“承办结果”栏。8.7 公文催办8.7.1 报送公司领导批示或者交有关部门办理的公文，公司董事长办公室要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。8.8 公文注办8.8.1 公司董事长办公室在公文处理完毕时，在收文登记表“备注”栏及时准确注办，填写领导批示意见和承办部门处理落实的意见以备案。9.公文办结管理9.1 公文办理完毕后，应根据公司档案管理相关规定及时整理、归档。个人不得保存应当归档的公文。9.2 公文翻印需经公司董事长办公室负责人批准，绝密级和注明不准翻印的公文除外。翻印时，应当注明翻印的部门、日期、份数和印发范围。9.3 公文被撤销，视作自撤销之日起不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。9.4 不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经公司综合管理部负责人批准，可以销毁。销毁有保密要求的公文应当至指定场所由二人以上监销，并保证不丢失、不漏销。9.5 公司下属机构合并时，全部公文应当随之合并管理。公司下属机构撤销时，需要归档的公文整理后按有关规定移交公司综合管理部存档。9.6 员工调离工作岗位时，应将由本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、归还。10.其他相关处理规定10.1 文件审批流程，编号：LD-CRP-201000110.1.1 文件审批流程，是指在公司内部行文中，对于请示、报告等需领导审批或者阅示的公文，使用公司统一的文件呈报审批单编号LD-CAC-2010004完成审批的过程。10.2 文件拟制10.2.1 主办部门应按规定的格式、要求拟制文件，文件拟制要求同5.2.2。10.3 文件审批10.3.1 文件拟制完成后，主办部门应走办公OA系统文件呈报审批流程，文件会签要求同7.5。10.3.2 文件审批完成后，主办部门依据领导批复意见执行。10.4 文件印制、保管10.4.1 经审批完成的文件呈报单，由公司董事长办公室打印纸质文件，留档备查。10.5 工作联系流程10.5.1 工作联系流程，是指在公司内部，需相关部门协助完成工作而使用公司统一的工作联系单，并共同完成办理的过程。10.5.2 工作联系单的拟制10.5.2.1 因工作需要，发函部门应认真填制工作联系单编号LD- CAC -2010005中“发函部门”、“主送部门”、“抄送部门”、“联系内容”、“经办人”及发函日期栏。10.5.3 工作联系单的审核10.5.3.1 发函部门负责人应认真审核工作联系单，确认后填写“部门负责人”栏。10.5.4 工作联系单的分发10.5.4.1 工作联系单经发函部门负责人确认后，应及时发送到经办部门。10.5.5 工作联系单的签收10.5.5.1 经办部门接收到工作联系单后，应及时签收、登记。10.5.6 工作联系单的承办10.5.6.1 经办部门负责人在接收到工作联系单后，应及时明确联系事项是否确需该部门办理，若确需该部门办理则需及时安排人员办理，由经办人和负责人填写相应的答复意见并及时发回发函部门。10.5.6.2 若该事项不属经办部门职权、能力范围，经办部门须填写具体说明和建议，并及时发回发函部门。10.5.7 工作联系单的催办、注办10.5.7.1 发函部门经办人应及时对工作联系事项进行催办，并对办理情况、办理结果进行注办，同时填写工作联系单中“意见落实情况”栏。办结的工作联系单原件由发函部门存档，经办部门保存复印件。11.附 则11.1 本办法由董事长办公室负责解释，自颁布之日起实施。11.2 附公文格式与行文规范附：公文格式与行文规范一、公文应分为主标题、正文、附件及其内容、日期等四部分。二、主标题使用2号宋体字，发文字号、主送机关、正文、附件及其内容、成文日期、附注用3号仿宋字，页码和表格中的有些字可以用4号或5号仿宋字，如有小标题可用3号宋体字。三、正文中的序号，结构层次应清晰，第一层为“一”，第二层为（二），第三层为“1.”，第四层为“（1）”。四、各类公文的书写要求：1对内、外发送的文件1.1 文头位于文件的首页的上部，面积约占首页的三分之一，四边应留出空白的余地，上白边叫天头，宽20毫米；下白边叫地脚，宽17毫米；左侧白边叫订口，宽20毫米，以便于发文时装订；右侧白边叫翻口，宽15毫米。多页的文件应逐页编制页码，页码用阿拉伯数字书写，在每页的正面写在右下脚，双面打印的文件页码背面写在左下脚。1.2 对内发文主要包括公司人事任免、奖罚通报、公司重大事项或重大活动决定、规章制度发布等。1.3 文件的标题1.3.1 如果文件标题字数不多，可以居中排成一行；如果字数较多可以分为两行（最好不要超过三行），具体的排列方式要追求美观、整齐。1.4 落款 1.4.1 落款、印章和成文日期，不能放在没有正文的空白页上，以保证公文的严肃性，防止产生弊端。1.5样版见附件1。2.公司内部或对外向上级领导机关的请示：2.1 请示一般由请示事由、请示事项、结尾三部分组成。格式包括标题、正文和结尾。它的标题一定要写明事由，标题一般采用“关于+事由+的请示”，例如“关于购买食堂餐具的请示”，这样可以提请上级机关注意，及时处理。结尾常以请求语作结，习惯用的有“以上意见是否妥当，请批示”、“妥否？请指示”、“当否？请批复”、“以上意见如可行（或如无不妥），请批转有关单位执行”等。撰写请示应注意：2.1.1 要控制使用，当用才用。必须办理而在自己职权范围内又不能解决，确实需要请示上级的才可行文请示，不要动辄请示。2.1.2 要一文一事为宜，切忌把不相关联的问题放在一个请示里，使上级无法批复，影响工作。2.1.3 要按级请示，确实必须越级请示的，也应同时抄送直接的上级机关。如果一项请示涉及不止一个上级机关，应当以主管此项请示的上级机关为主送单位，其他为抄送单位，避免职责不明，耽误处理时间。除领导直接交办的事项外，请示不要直接送领导者个人，也不要同时抄送同级和下级机关。2.1.4 写请示，语言要谦逊，态度要诚恳，原因要说明，不批准的后果要表达，在请示内容中提及处理该类问题的建议，可适当多拟几条建议，以便领导参考后及时给予批示。 2.1.5 样版见附件2。3.报告3.1 报告是向上级领导或单位汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，以及答复上级领导或单位的文件，是一种陈述性的上行公文。报告可以用来向上级领导或单位反映本部门、本单位贯彻各项方针、政策、指示的情况，也可以用来反映实际工作中遇到的问题。3.2 有两种写法，一是发文机关主要内容文种的写法，如关于办公室电脑购置情况的报告；二是主要内容文种的写法，如关于文档管理工作的报告。 3.3 报告的主送机关，报告的主送机关尽量要少，一般只送一个上级机关即可。但有些单位受双重领导，因此，有时主送机关可以不止一个。报告应报送自己的直接上级机关，一般情况下不要越级行文。3.4 报告的正文3.4.1 报告的正文用三号宋体字写明需报告的内容。3.5 报告结语 3.5.1 报告的结语比较简单，可以重申意义、展望未来，也可以采用模式化的套语，如：“特此报告”；“以上报告，请审阅”；“以上报告当否，请审核”等等。3.6 报告的样版见附件3。4.通知4.1 通知是用于批下级单位（部门）的公文、转发上级单位（部门）和不相隶属单位（部门）的公文、发布规章、传达要求下级单位（部门）办理和有关单位需要周知或共同执行的事项、任免和聘用干部的一种公文。通知具有广泛性、周知性、时效性。4.2 通知的种类一般可分为五种：一是指示性通知。用于直接发布行政法规和对下级某项工作的指示、要求。带有强制性、指挥性和决策性。二是批示性通知，又称转发性通知。领导机关用批转、转发的方式发布某些法规，要求下级贯彻执行。批转下级单位送来的工作报告、建议、计划等，以及沟通情况，指导工作。三是周知性通知。多用于上级单位向下级机关宣布某些应知事项，不具有强制性。四是会议通知。用于对上级或平级。五是任免通知。上级单位对任免的人员用通知的形式告知下级单位。4.3 通知标题如果太长，可省略发文机关。如关于县级市经济管理权限的通知；当原文标题中有“关于”一词时，且文种为通知，可以省略第一个关于，标题可拟为“转发+原标题”。转发黄河水利委员会关于激励创新办法的实施细则的通知；如果通知发文范围很小，内容又很简单，可以只写文种“通知”二字。4.4 正文。4.4.1 通知的正文主要包括原由、事项、要求三部分。4.5 通知的样版见附件45.决定5.1 决定是对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或撤销下级不适当的决定事项时使用的公文。具有较强的权威性和约束力。5.2 决定的适用范围较广泛，上至公司重大决策和战略部署，下至各部门的奖惩事宜，均可以使用。如：公司关于表彰2008年度先进部门、优秀员工的决定。5.3 落款只需注明决定的出处与日期即可。5.4 决定的样板见附件56.通告6.1 通告是企事业单位和行政机关在一定范围内公布应当遵守或周知的事项时使用的公文。6.2 通告由通告缘由、通告事项和通告结尾组成， 通告缘由主要用来表达发布通告的原因、根据、目的、意义。主体部分，文字最多，内容最复杂。较多采用分条列项的写法，以做到条理分明，层次清晰。结尾提出要求，并用“特此通告”作结，也可以不写。6.3 通告的样板见附件67.通报7.1 通报是用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况的一种行政公文。种类有：表彰通报、批评通报和传达重要精神、沟通重要情况的情况通报，如果通报内容有所专指,要写明主送机关;普发性的通报则可不写主送机关。通报开头说明通报缘由；主体说明通报决定；结尾提出通报的希望和要求。7.2 决定的样板见附件7。8.批复8.1 批复是上级机关答复下级机关某一请示时使用的下行公文，有请示才有批复。8.2 批复的样板见附件8。9.会议纪要9.1 会议概况。主要包括会议时间、地点、主持，与会人员，列席人员、缺席人员，记录人等。9.2 会议的精神和议定事项。办公会、日常工作例会的纪要，一般包括会议内容、议定事项，有的还可概述议定事项的意义。工作会议、专业会议和座谈会的纪要，往往还要写出经验、做法、今后工作的意见、措施和要求。9.3 会议纪要的样板见附件9。附件1 蓝 鼎 投 资 集 团 文 件蓝鼎20098号 空两行标题（2号小标宋体字，居中排布加粗）空一行主送机关名称：。 空一行 附件：1.附件标题 2.附件标题 （公章） 日期用汉字数字表示主题词：主题词1 主题词2 主题词3 抄送机关：抄送机关1，抄送机关2，抄送机关3。 蓝鼎投资集团办公室 2009年4月22日印发 （共印 1 份） 附件2 关于的请示（宋体二号字加粗）空两行请示领导（负责受理和答复该文件的机关）：（仿宋3号字）请示的事由请示事项。（仿宋3号字） 妥否，请批示。（仿宋3号字） 请示部门（仿宋3号字） 日期用汉字数字表示（仿宋3号字） 附件3关于的报告公司领导： 正文（第一行抬头空两格） 特此报告 办公室 日期用汉字数字表示附件4关于的通知集团公司各部门、各成员单位：正文特此通知 办公室 日期用汉字数字表示附件5关于的决定集团公司各部门、各成员单位：正文 公司 日期用汉字数字表示附件6空两行关于的通告空一行 通告的缘由即发布通告的原因和根据 ，通告的事项即须知和遵守的内容（用“特通告如下”转承连接）： 一、。二、。三、。提出要求或希望，并用“特此通告”作结，有时也可不写。空两行 公司日期用汉字数字表示 附件7空两行关于的通报空一行通报缘由（主要事实，表彰性通报突出主要的先进事迹，批评性通报要抓住主要错误事实）。通报决定（分析指出事例的教育意义，表彰性通报，有在阐述先进事迹的基础上，提炼出主要经验、意义和值得学习与发扬的精神；批评性通报要分析错误的性质、危害，产生的根源和责任，指出应吸取的主要教训等）。提出要求（即：希望通过该类事实，提出今后的任务要求）。空两行 公司日期用汉字数字表示附件8空两行关于的批复 空一行主送机关（即发出请示的机关）：批复的依据即关于的请示（发文字号）收悉，经研究，同意或不同意（不同意要给出理由）。特此批复。 空两行 公司 日期用汉字数字表示附件9会议名称+纪要（如：周例会会议纪要）空一行时间：地点：主持：与会人员：列席人员：缺席人员：记录人：会议内容：（简单介绍召开会议的背景、原因及目的），现将会议纪要如下：1、 （ 三号字，仿宋，加粗）正文三号仿宋。2、 （ 四号字，宋体，加粗）。3、 （ 四号字，宋体，加粗）。总结工作中的经验教训，对以后工作提出的意见和建议。十四、 印章管理制度1.目的：为加强公司的印章管理，规范工作程序，特制订本办法。2.内容：本制度规定了印章的主要种类、使用范围以及保管和使用等相关事宜。3.适用范围：董事长办公室为公司印章的归口管理部门。4.印章的种类和使用范围4.1 印章的主要种类4.1.1 公司印章4.1.2 合同专用章4.1.3 法定代表人（负责人）印章4.1.4 销售合同专用章4.1.5 财务专用章4.1.6 发票专用章4.1.7 各部门印章4.1.8 其它因工作需要刻制的印章4.2 印章的使用范围4.2.1 公司印章主要用于以公司名义签发的各类文件、通知、信函，以及经公司领导批准的各种报表和其他文书；4.2.2 合同专用章主要用于以公司名义与其他单位签订的各类协议和合同；4.2.3 法定代表人印章主要用于需法定代表人签章的各类报表、票据和其他文书；4.2.4 销售合同专用章主要用于商品房买卖合同；4.2.5 财务专用章主要用于各类财务票据、凭证和报表；4.2.6 部门印章主要用于以部门名义签发的各类文书；5.印章的管理5.1 印章的制作或购买5.1.1 印章的制作：因工作需要须刻制印章的，由使用部门报用章管理部门领导批准，由行政部派人到指定店家刻制。5.2 印章的登记5.2.1 所有印章都必须由董事长办公室印章管理员在印章登记本编号LD-CRC-2010006上逐一登记，并在印模一览表编号LD- CRC -2010007上留存印模；5.2.2 各部门领用属于本部门保管的印章时，应在印章登记本上登记；5.2.3 印章管理员负责对用章申请的审核，建立印章使用登记台帐；5.3 印信的保管5.3.1 董事长办公室负责保管集团公司及子公司公章、合同专用章、法定代表人印章；5.3.2 财务部负责保管集团公司及子公司财务专用章；5.3.3 各部门负责保管本部门印章；5.3.4 所有印章必须指定印章管理员，由专人保管。5.4 印章的使用5.4.1 凡涉及公司对外投资、合作协议、土地协议、银行担保等重大事项的用印，须经董事会全体成员同意并由董事长或其授权人签字后方可用印，具体经办人须在用章申请表编号LD-CRC-2010008上写明用印文件资料清单。5.4.2 凡公司事务性的文件资料用印，须经董事长办公室分管领导、总裁、董事长或其授权人签批，用印的文件资料在OA用章流程中以附件形式提报。5.4.3 销售服务中心保管销售合同专用章及法人章（仅限商品房买卖合同用印）。预售协议用章，由经办人填写用章申请表，经销售部经理签批后，交销售服务中心加盖印章；商品房买卖合同由销售服务中心负责人指定专人加盖印章。5.4.4 财务票据、凭证、报表及款项支付用印，经董事长签批后，须经财务管理部会计审核，由出纳盖上财务专用章，然后由印章管理员加盖法定代表人印章。5.5 印章的外带5.5.1 公司印章原则上不允许携带外出，因工作需要必须携带外出的，须经董事长书面批准。外带期间，必须由专人保管；用毕，须及时归还。5.6 印章的失少5.6.1 发现印章失少，保管人及部门应立即向行政人事管理部报告，行政人事管理部应及时采取相应措施，并登报声明作废；必要时应向公安部门报案。5.7 印信的封存和销毁5.7.1 因机构变动、名称更改、印章磨损等原因停止使用的印章和介绍信，应由董事长办公室统一封存。5.7.2 一般情况下，封存5年后报董事长批准，由董事长办公室统一销毁。5.8 使用过的用章申请表，于次年3月存档备查。5.9 印章管理人员应遵守纪律，注意保密，严格按规定使用印章。5.10 印章必须存放在保险柜内或其他安全的地方，每次用印完毕，应立即放回原处；财务专用章和法定代表人印章应由财务和董事长办公室分别保管。5.11 印章管理员不得在当事人或委托人所持空白格式化文件上加盖任何印章。6.本办法由董事长办公室负责解释，自颁布之日起实施。档案管理制度1. 目的1.1 为加强集团档案管理，提高档案利用效率，依据集团实际，制定本办法。2. 档案管理体制2.1 公司档案工作，要实行集中与分散管理相结合的体制。董事长办公室为档案整理工作的归口管理部门，负责集团主体档案的管理，并对部门及所属单位档案管理工作进行指导、监督和检查。董事长办公室设立专门档案室，配备档案管理员，负责集团主体档案工作。2.2 档案室履行下列职责：（一）制定集团文件材料归档和档案保管、利用、鉴定、销毁、移交等有关规章制度；（二）负责集团档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作；（三）指导各部门和子公司文件材料的形成、积累、整理和归档工作；（四）监督、指导集团所属机构的档案工作。2.3 各部门确定人员负责归档文件材料的收集和整理，按各种档案归档时间定期交档案室集中管理。3. 档案的归档3.1 档案归档的范围是公司在筹备、成立、经营、管理及产权变动过程中形成的具有保存价值的文件材料。档案归档的范围与归档时间，详见附件2文件归档范围及保管期限表。3.2 集团各部门及子公司档案管理员于每年2月底前，将上一年度需存档资料归档立卷送交集团档案室归档。对于需部门自行保管的档案，于每年2月底前提供档案资料目录至集团档案室。4. 档案的鉴定4.1 每年应对档案进行一次清理，从档案的内容、来源、时间、可靠程度、名称等方面鉴别，确定各类档案的保管期限。集团档案保管期限分永久、长期、短期三种。介于两种保管期限的，保管期限从长。5. 档案的销毁5.1 档案销毁的具体工作由档案室承办，对已失效的档案，认真鉴定，编制销毁清册，立卷归档，永久保存。5.2 销毁时要有档案人员二人以上，并由主管部门派人监销，共同在销毁清册上签字。6. 档案的保密6.2 档案管理人员和借阅档案人员必须严格遵守集团保密制度，认真做好保密工作。档案管理人员必须严格执行档案查阅借阅制度；履行借阅登记手续。6.3 任何人不许将档案内容泄露给无关人员，如有泄露和公布档案内容者，应视情节轻重，按公司制度处理。7. 档案的利用7.1 凡需利用档案者，均须在档案借阅登记簿上登记。7.2 利用档案人员必须爱护档案，不得涂改、损坏、私自抄录、复印、圈点、批注等。7.3 借出的档案材料务必定期归还，借阅期限不得超过15天，到期归还；如需再借，应办理续借手续。因工作需要，档案外借不再归还，借调部门需填写档案移交借阅（外带）登记表LD-CRC-2010009，主管部门领导及分管领导签字后，进行档案移交。7.4 借阅档案应严格履行手续，办理借阅登记，当面点交清楚。归还时严格检查，并在借用登记予以注销。借阅者要爱护档案，确保档案的完整性，不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁。借阅档案交还时，须当面查看清楚，如发现遗失或损坏，应及时报告主管领导。属保密范围的档案，视情况经董事长办公室负责人及部门负责人核准后方予调阅。7.5 档案管理人员对查阅借阅档案及归还档案，均应在档案查阅登记薄上进行登记。7.6 本规定由集团董事长办公室负责解释和修订，自印发之日起试行。附件1档案整理程序一、档案一般应按“件”装订。1一般以每份文件为一件：文件正本与审批页为一件；正文与附件为一件；原件与复制件为一件；转发文与被转发文为一件；报表、名册、图册等一册（本）为一件；来文与复文可为一件。2档案装订时，应保持正本在前，文件审批单或领导批示页在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；转发文在前，被转发文在后；来文与复文作为一件时，复文在前，来文在后；不同文字的文本，中文本在前，外文本在后。3档案采用线装方式或包角方式。在文件装订边装订时，应将档案的左、下侧对齐，用三孔一线装订法装订；采用文件档案左上角包角装订时，应将文件左、上侧对齐，用胶水将每页文件左上角粘连。4档案装订时，不允许使用任何易生锈物或易腐蚀品。二、档案采用“年度问题保管期限”的复式分类法。1按年度分类，是指根据文件形成和处理的年度对档案进行分类。一般档案以文件签发日期（落款日期）为准；跨年度形成的文件，统一以办结年度为准；几份文件作为一件时，应以装订时排在最前面的文件日期为准；文件没有标注日期的，通过分析、对照等方法，考证和推断文件的日期。2按问题分类，是指按照文件内容所说明的问题对档案进行分类。档案的具体分类参见文件归档范围及保管期限表。3按保管期限分类，是指将文件按划定的保管期限对档案进行分类。具体划分参见文件归档范围及保管期限表。三、档案应按以下规范进行排列：1同一保管期限的档案，应按事由结合时间、重要程度等排列；2同一事由的相关文件应排列在一起；3不同事由的档案，可以按照不同事由形成的先后顺序进行排列；4统计报表等成套性文件可集中排列。四、档案应根据类目和排列顺序逐件编号。档案整理时，应在文件首页上端中间位置加盖归档章或左上角包角，并填写相关内容。1归档章或包角应设置“全宗号”、“年度”、“保管期限”、“件号”、“问题”等项。图1 归档章式样（规格：4516）图2 包角式样 （1）全宗号，一般不填。 （2）年度，是指文件形成的年度，一般以四位阿拉伯数字标注公元纪年，如2008。（3）保管期限分为三种类型：“永久”标注为“Y”,“长期”标注为“C”,“短期”标注为“D”。（4）文件的排列顺序号即件号，主要在档案整理时编制室编件号。集团档案室编件号的编制方法为：在分类方案的最低一级类目内，按文件排列顺序从“1”开始流水标注。2问题：作为分类方案类目的问题名称或规范化简称。相应的类目名称和标注代码参见文件归档范围及保管期限表。五、档案应依据分类方案和室编件号顺序编制档案目录。 1档案目录应设置件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目，如下图所示：（1）件号栏中应填写室编件号；（2）责任者是指制发文件的单位或部门，即文件的发文机关；（3）文号，即文件的发文字号；（4）题名，是指文件标题。没有标题或标题不规范的，可自拟标题，外加 号；（5）日期，即文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，如19990909；（6）页数，即每一件档案的页数。文件中有图文的页面为一页；（7）备注栏中注释文件需说明的情况。2档案目录用纸采用国际标准A4型（297mm210mm）。3档案目录应装订成册并编制封面。档案目录封面可设置全宗名称、年度、保管期限、机构（问题）等项目。填写时应使用全称或规范化简称。六、档案应按室编件号顺序装入档案盒，并填写档案盒封面、盒脊。1.档案盒封面应标明全宗名称（如左图所示）。档案盒的外形尺寸为310mm220mm（长宽），盒脊厚度可以根据需要设置为20mm、30mm、40mm等。 2.档案盒应根据摆放方式的不同，在盒脊或底边设置全宗号、年度、保管期限、起止件号、盒号、问题等项目。其中，起止件号填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号；盒号即档案盒的排列顺序号，在档案移交进馆时按进馆要求编制，现暂不要求。 3.档案盒应采用无酸纸制作。附件2文件归档范围及保管期限表类别类目编号类目名称基本范围保管期限备 注行政管理类01股权管理1.集团章程及修正案，2.股东会、董事会、监事会形成的各种决议、决定，3.股本结构及相关权益的确定调整、股东红利分配等；永久4.董事长出具的授权委托书、证明、函等。视文件有效期限权证1.非现行使用的营业执照、组织机构代码证、税务登记证、商标证、资质证书及工商、资质申报资料等。永久企业沿革1.本企业机构设置、撤并、名称变更、组织沿革、大事记。永久行政文件1.各分公司及部门向上级单位报送的行政类请示及批复，与平级单位的函等，对下级请示或报告的批复等；2.集团与外单位的法律纠纷诉讼案件材料；3.各分公司及部门发布的规章制度、规范性文件，上级单位下发的规范性文件。长期4.与外单位签订的行政类合同、协议；5.集团及各分公司综管部发文。短期会议活动1.各类会议、文娱活动的通知。短期2.政府重要领导人、知名人事视察本企业的题词；3.总办会会议记录、纪要；4.其他重要行政专题会议机要、记录。长期资产设备1.自有产权房屋所有权证、土地证、购房协议；永久2.固定资产购置与租赁审批、登记卡、清单、使用说明书、交接凭证；长期3.办公房长期租赁合同。人事劳资1.员工名册、公司副总及以上人员任免令；永久2、副总以下人员任免令；长期3.人员录用、转正、调配、退休、考核晋升等前置审批记录、聘用、奖惩文件；4.劳动工资年报、分配方案，员工职称、社保材料；5.员工教育培训记录；短期6.员工健康档案。经营管理类02经营合同1.借贷、担保、抵押合同（资金类）长期营销策划2.集团宣传册、刊物、产品楼书、广告、宣传报道的定稿及样本；3.产品说明书、质量保证书；4.产品定价、调价请示及批复，商品房买卖合同；永久5.小区交付验收记录、交接明细表；6.重要投诉处理记录、客户关系管理记录；长期7.营销策划书、展会等促销活动记录、客户监督小组活动记录、购房优惠审批记录、房屋交付验收记录。短期销售合同类03商品房合同1.商品房买卖合同2.商品房预售协议3.商品房补充协议4.产品说明书5.质量保证书6.明码标价书等永久车库协议1.车库买卖合同、协议等永久工程档案类04前期报建用地证、规划证、施工证、预售许可证、测绘报告、勘察报告、可行性研究