B1包：泰安荣军医院办公自动化系统建设要求.doc

B1包：泰安荣军医院办公自动化系统建设要求一、技术指标要求：序号货物名称规格要求数量1办公自动化系统（OA）基于现有医院信息系统网络，结合现有医院信息系统，架设医院办公自动化系统，开发实施荣军业务管理等。1、综合信息：公告、通知、工作信息、公共信息等；2、个人办公：待办事宜、日程管理、通讯录、日志等；3、资源管理：车辆管理、会议管理、办公用品管理等；4、政务管理：会议安排、领导日程、部门日程等；5、档案管理：公文管理、归档、检索、借阅管理等；6、公文管理：发文管理、收文管理等；7、荣军业务：荣军业务管理、轮养管理等。1套2医院信息系统接口与现有医院信息系统实现兼容，并有接口配置，要求和医院信息系统接口配置，保证用户统一管理、统一权限控制等，扩展医院信息系统的移动办公查询统计1套（一）、总体目标在荣军医院医院信息系统网络基础上，建立办公自动化系统。通过网上进行公文收发、各种审批、文档管理等，提高工作效率。同时按照荣军管理要求开发建设荣军管理业务系统。（二）、建设内容1、建立内部通信平台使组织内部的通信和信息交流快捷通畅。2、建立信息发布平台在内部建立一个有效的信息发布和交流的场所，例如电子邮件、电子公告、电子论坛、规章制度、工作简报等能够在机关内部员工之间得到广泛的传播，使员工能够最快地了解最新的动态。3、实现工作流程的自动化这牵涉到流转过程的实时监控、跟踪，解决多岗位、多部门之间的协同工作问题，实现高效率的协作。各个机关都存在着大量流程化的工作，例如公文的处理、收发文、各种审批、请示、汇报等，都是一些流程化的工作，通过实现工作流程的自动化，达到可以规范各项工作，提高单位协同工作的效率的目的。 4、辅助办公其包括会议管理、车辆管理、物品管理等日常事务自动化管理。5、实现分布式办公移动办公和跨地域办公已成为机关办公的一种迫切需求。本系统支持多分支机构、跨地域的办公模式以及移动办公，能够很好的解决分布式办公的问题。 （三）、整体业务组织架构本软件平台主要是为了满足单位内部的办公系统、邮件系统、门户网站系统以及数据库建设的需要。整体业务组织架构如下图所示：从上图我们可以看出电子政务网络工程建设主要有以下六个方面：电子政务综合应用、电子政务综合应用平台、通讯服务平台、电子政务网络平台、电子政务标准和规范、电子政务安全体系。本系统是以医院内部网络平台和通讯服务平台为依托，以电子政务综合应用平台、统一安全体系和统一标准规范为保证，形成对门户网站系统、个人办公系统、行政办公系统、资源管理系统、在线交流系统以及系统运行维护系统各种应用系统的支持能力。其中，统一安全体系、统一标准规范是贯穿整个系统的。（四）、软件技术实现1、兼容性我们使用Java编程语言，用其编的程序对硬件要求低，对软件依赖性少，可运行于Windows, Linux等多种系统环境下，兼容Oracle, SqlServer，MySql等多种关系数据库。2、稳定性和先进性本系统采用J2EE架构开发的先进的自主群件平台。3、扩展性本系统应为以后的远程会诊、影像传递、检验检查结果传递预留接口。4、易用性完全的B/S结构，用户用浏览器访问系统，无需安装客户端，方便远程访问；界面简洁友好，使用简单，便于培训，易于实施。（五）、个人办公系统1、目的该模块主要起辅助工作的作用，以提高员工的日常工作效率，是全体员工工作的好助手。2、功能结构图3、功能描述3.1待办事项此功能模块集中了用户当前需办理的工作和需处理的事务。包括系统大部分模块，如邮件、通知、日程安排、办文、阅文等；用户登录系统后，各类待办事项分类列出，点击相应链接即可进入相应页面办理，起到引导用户完成工作的作用。3.2即时通讯即时通讯是为解决用户相互联系、沟通及协同的问题, 提高工作效率而设置的。其主要功能有以下几个方面：消息即时传递功能：用户内部员工之间可以在任何地点、任何时间进行即时信息交流，真正实现用户内部协同工作。 文件传输功能：利用文件传输功能可以方便地进行点对点的传送文件，实现资源共享。文件传输功能利用Socket技术，支持大文件(超过100MB)传输。 消息跟踪：用户可以清楚的知道所发出的消息的状态,比如接收者是否已阅读了该消息，这就保证了消息的有效性。 超时提醒功能：用户可以设定超时提醒的时间。在此时间内，如果接受者还未打开发送的消息，系统自动给发送者超时提醒，用户便可以采取其它的措施通知对方，免除了重要信息没有及时确认的后顾之忧。 消息群发：支持消息群发。可以将消息群发给所有使用人员，也可以将消息发给任何一个部门内的所有成员。3.3个人邮件电子邮件是网上办公的最基本功能。工作人员可以在本功能模块中完成内部的电子邮件的起草、发送、回信、转发、回执等操作，设置草稿箱、收件箱、发件箱和垃圾箱，具有新邮件提醒，邮件查询的功能，方便工作人员对电子邮件进行管理。3.4个人通讯录此功能模块能够保存、管理您所用的个人的通讯方式，它内容全面、涉及面广、操作方便、查询功能强大，为您个人的信息管理提供了极大的方便，是您繁忙工作的好助手。3.5日程安排用户随时能够添加、修改、删除自己的活动，并以日历方式按天和按周两种方式显示活动的概要，及时的提醒您，只要您留意一下您的日历安排，就绝不会耽误您的各项活动。3.6工作日志基于网络的工作日志系统。便于个人总结，便于上级检查工作，便于和同事分享工作经验，是知识管理挖掘隐性知识的一种手段；用户可随意添加，删除，修改多个日志，可以设置日志类型，个人的日志只能用户个人查看，公共的日志同事和领导都可以查看，用户可以查看当天的日志，也可以通过日期、关键字等检索日志。3.7密码设置此功能模块可以设置用户个人密码。（六）、公文管理公文管理简单的说就是一组人员分多个步骤完成某一项业务所进行的所有工作与工作转交（交互）过程。每一项工作以流程的形式，由发起者（如文件起草人）发起流程，经过本部门以及其他部门的处理（如签署、会签），最终到达流程的终点（如发出文件、归档入库）。其中包括用户权限管理、收文管理、发文管理、办文监控、流程控制等功能。本系统的工作流引擎的设计参考了WFMC等国际标准支持顺序、并发，实现了与或汇聚、多路分支等标准模式，足以实现高级用户的复杂业务流程。提供灵活流程、简单流程、复杂流程三种方式；适应不同水平用户不同阶段的需求。支持WEB方式自定义工作流模块，自定义工作流程，具有高度的扩展性。可定义每个操作步骤(Activity)的权限（添加意见、传阅文件等），规范操作。结合国内办公比较灵活的实际情况，处理人可指定主办人、代办人（当主办人因出差、休假等原因不能处理工作事务时，其工作可经由代理人处理，从而保证了流程事务文件的顺利流转。）处理人也可指定为部门负责人或者某一岗位或者部门的所有人员。 授权人员可监控全部流程，提供日志记录，支持自动催办，手动催办。1、发文管理按照文件发送对象的不同，发文管理可以分为以下几种：上行文：发送到上级的文件。内部文件：发送到内部各机关部门的文件。下行文：发送到下级的文件。发文管理主要实现发文的拟稿、会签、审核、签发、下发、归档、统计查询，提供催办、改发、收回等流转监控功能。发文过程中流转的是信息媒介是发文处理表单和文件本身。发文处理表单事先由系统管理员使用表单定制工具定制，表单所含各项内容可分两类，一是来文属性中包含的信息；二是要在发文流转处理过程中由各环节参与者加入的信息。这些不同类型的栏目都可以在表单定制时规定，在流转过程中由不同的角色填写不同栏目的信息，按照表单的规定，程序根据参与人员的角色和权限开放你有权填写的栏目，而将你无权填写的栏目置成“只读”，将你无权阅读的栏目置成“不可见”状态。充分保证整个发文处理过程方便、快捷，成为一个高效安全的协作过程。（1）拟稿负责人：拟稿人 操作描述：在发文表单中录入相关内容（例如：拟稿单位、拟稿人、主送、抄送机关、文件标题、附件、主题词等）；利用Microsoft Word软件结合预先定制的正文模板，录入发文的正文内容。（2）审稿负责人：本处负责人操作描述：查看、修改正文内容，填写审稿意见。（3）核稿负责人：文秘负责人操作描述：查看、修改正文内容，填写核稿意见。（4）审核负责人：文秘领导 操作描述：对发文进行审核，确定发文的密级，填写审核意见。（5）签发负责人：院领导操作描述：查看并审阅文件内容，对发文进行签发，填写签发意见。（6）编号盖章负责人：文秘管理员操作描述：对发文进行编号（有些发文可能不需要编字号，而只需要编序号），指定印刷份数、主送、抄送等。并加盖电子印章。（7）发送各相关单位和存档文件发送各相关单位后，应及时自动归档，文件相关的各种信息不允许再进行修改，文件发出后则不允许发出者再修改正文内容，对已经归档的文件应作出明显标志；文件归档时可指定“公开”、“非公开”属性。发文的处理与监控：流转过程中，发文处理人员可以查看或修改发文的内容，填写本人的处理意见，相关人员还可以对流转过程中的文件状态进行监控，如催办等；参与发文处理的人均可随时查询发文的当前处理状态，包括：文件所处环节、是否已阅、收到文件的回执等。用户角色划分（1）、发文配置人员主要负责如下工作：发文种类的增加、修改和删除；发文正文格式的定制（即Word模板的制作）；发文流程的定制。（2）、发文归档人员负责对发文的归档，决定发文是否公开。（3）、一般操作人员参与发文拟稿、发文流转、发文监控等工作。2、收文管理事先由系统管理员使用表单定制工具定制收文阅批单，阅批单所含各项内容可分三类，一是来文属性中包含的信息，可以由程序自动填写到阅批单中；二是需要办公室文秘人员摘录填写的信息；三是要在收文流转处理过程中由领导及办理者等人加入的信息。这种不同类型的栏目都可以在表单定制时规定，在流转过程中自动填写第一类信息，引导操作员填写第二类信息，根据参与人员的角色和权限开放你有权填写的栏目，而将你无权填写的栏目置成“只读”，将你无权阅读的栏目置成“不可见”状态。充分保证整个收文处理过程方便、快捷，成为一个高效安全的协作过程。收文办理的标准流程如下图所示：（1）收文登记：对于需要办理的来文，需要填写公文处理单，并对收文进行登记。（2）分办：收文登记后要进行公文分类。（3）批阅：根据办公室主任的审批意见确定送上级领导或分管主任进行批阅，领导批阅后给出交办意见，即具体由哪个部门进行办理。（4）交办：领导批阅后，由分管秘书负责具体交办。（5）办理：办理部门具体办理，填写办理结果。（6）存档：办理部门办理完毕后，由收发室进行存档。收文处理与监控收文处理和监控，流转过程中，处理人员可以查看收文的内容，填写本人的处理意见，相关人员还可以对流转过程中的文件状态进行监控，如催办等；参与收文处理的人均可随时查询收文的当前处理状态，包括：文件所处环节、是否已阅等。用户角色划分（1）收文配置人员主要负责收文流程的定制等工作。（2）收文登记人员负责对收文的登记工作。（3）收文归档人员负责对收文的归档，决定收文是否公开。（4）一般操作人员参与收文流转、收文监控等工作。（七）、档案管理档案管理模块可以对在办公过程中产生的发文文件、收文文件、重要活动记录和政策法规文档进行归档管理。各部门的文件资料归档后，相应的文件资料将自动保存在档案库中。其结构图如下图所示：档案著录：档案文件的收集、录入、修改。整理编目：对档案文件按一定要求进行整理，包括插入、对调、编号、排序；打印各种档案文件目录，包括归档文件目录、文件字号索引、专题目录。插入：将档案插入到档案列表的指定位置，其他档案的位置和归档号顺延；对调：对调两个档案的归档号，同时交换档案位置；编号：编档案的归档号，归档号不能重复，同时自动调整编号后的顺序；按排列：按指定字段排列，包括归档号、文号、责任者、问题。档案统计：统计档案管理过程中的各种信息数据，包括年度档案统计等形式；可以由用户灵活设置统计条件，自由统计各类信息；档案借阅：建立档案网上借阅系统，供用户利用公开或非公开的档案文件，提供一系列用户借阅档案的手续操作，使各种权限的用户根据借阅向导可以顺利合理的利用不同级别的档案，主操作包括借阅，续借，归还， 所有的借阅可以在网上进行。借阅管理：档案管理员专用。为档案设置阅读模式、处理用户的借阅申请、统计档案利用情况并打印报表。主要功能包括设为公开、设为非公开、同意、取消、催还、收回、打印档案利用登记表。档案管理模块根据使用人员角色的不同，可分为三种；系统根据角色的不同自动配置不同操作菜单，实现不同的功能。档案管理采用国家档案管理标准，档案管理主要有三个功能：档案管理、档案检索和档案借阅，档案管理员有权同意或拒绝借阅。档案管理具有高度的保密性，根据文档的重要程度分为四个密级，不同级别的用户可以查询、借阅的文档不同，管理员可以设置不同用户的密级权限；档案管理员对重要文件以及处理完毕的收发文进行整理和正式归档。一般用户可填写借阅单向档案室申请借阅。其流程如下图所示：（八）、系统维护运行1、目的对系统的运行做一定的维护以使系统可以正常、稳定、快速的运行。2、功能结构图3、功能描述3.1部门管理管理员在这里管理自己单位的部门设置，包括添加新的部门、删除旧的部门、变换部门名称等功能，为下一步添加用户做好准备。3.2用户管理在这里管理单位内的员工信息，包括新增员工、删除员工、查询员工资料、修改员工资料等功能。3.3权限管理