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第三章工作分析与工作设计 工作分析对于人力资源专家而言 就像钳子对于管道修理工 工作分析作为人力资源管理基础的地位不会动摇 怀勒 卡塞欧 Waynef Cascio 1 本章内容概要 第一节工作分析概述第二节工作分析的过程和方法第三节工作设计 2 第一节工作分析概述 一 工作分析术语与相关内容二 工作分析的作用和地位三 工作分析的发展与我国工作分析现状 一 工作分析的发展简史 二 工作分析在中国 三 工作分析的发展趋势 3 一 工作分析术语与相关内容 术语微动作 micromotion 要素 element 任务 task 责任 responsibility 职位 position 职务 工作 job 职业 occupation 工作族 family 工作分析层次图 内容1 存在原因2 做什么3 谁来做4 工作地点5 工作时间6 服务对象7 工作程序 二 工作分析的作用和地位 4 5 二 工作分析的作用和地位 图3 2 1 工作分析是预测人员需求 制定人力资源规划的基础2 工作分析为招聘录用提供了标准3 工作分析的内容可以作为雇员培训和开发的目标4 工作分析为员工绩效评估确立了依据5 工作分析有助于确定员工的报酬6 工作分析有利于劳动保护工作的开展 7 工作分析促进和谐劳资关系的形成 6 图3 2工作分析与人力资源其他环节 7 三 工作分析的发展与我国工作分析现状 一 工作分析的发展简史公元前5世纪的苏格拉底 理想国 关注要做的工作 由谁做 丹尼斯 狄德罗 对 百科全书 编写工作加以组织 实际上是历史上第一次大规模的工作分析19世纪 工作分析才进入实质性阶段现时代 工作分析的理论和方法有了长足进展 8 二 工作分析在中国1 存在问题重视不够 形式化 特别是中小企业不适合自身 收效甚微2 适合的才是最好的审视自身条件 选择适合的工作分析方法理论和实践工作者共同努力开发本土工作分析方法和技术 9 三 工作分析的发展趋势工作分析对人力资源其他实践活动具有重要作用 但当前也面临巨大挑战 如有些学者批判固定的工作说明书束缚了人和工作的灵活性 为应对这些挑战 未来的工作分析应该是战略导向的 具体地说 工作分析有如下发展趋势 10 1 工作分析团队化团队化以群体协作优势获得组织高效率 要将工作的团队导向在工作描述中体现出来 团队中工作成员的动力主要源于工作本身 应设计合理的工作方式使队员体会到工作的价值和意义 2 人际关系分析加强传统的或者现在的大部分工作分析实践是工作导向的分析 缺少人际关系倾向的分析 在人际关系越来越重要的今天 人际关系分析很有必要 人际关系分析可以通过两方面描述 人格特质和人际关系能力 11 3 适应性拓展未来企业中 经营者 管理者 专家人员 一般员工之间的界限越来越模糊 工作任务也要时常发生变化 工作分析必须不断变化以适应环境 组织应该在更大的范围内确定一些基本指导方针 确定员工应具备的素质 4 工作分析在人力资源管理中的基础地位继续加强 12 第二节工作分析的过程和方法 工作分析过程中的基本原则 1 重在分析 而不是将工作内容罗列到工作说明书中 2 工作分析的对象是职位 而非任职者 应做到对工作的客观 公正分析 3 描述事实而不是工作分析人员的主观推断 只有在具体实施中重视以上三个基本原则 才可能使得工作分析的结果客观 有效 有价值 13 本节内容概要 一 工作分析的准备与设计二 工作信息的收集三 信息分析与综合四 结果表达五 工作分析的运用与控制 14 一 工作分析的准备 1 明确工作分析的总目标 总任务 2 设计调查方案 3 搞好职工对工作分析的接纳工作 4 学习掌握职务调查 分析的具体实施步骤和方法 一 工作分析的准备与设计 15 二 工作分析的设计 1 选择信息来源 工作执行者 管理监督者 顾客 工作分析人员等 2 选择工作分析人员 具有一定的经验与学历 独立性 3 选择收集信息的方法和系统 由工作分析的目的决定 16 二 工作信息的收集 一 二手资料收集1 组织现有的资料 1 组织结构图 2 部门职能说明书 3 组织中现有的工作说明资料2 职业分类标准 职业分类大典 二 一手资料收集工作信息收集通常采用下面几种方法 工作实践 典型事例法 观察法 座谈法 写实法等几种 17 一手资料收集方法 1 工作实践工作分析者从事所要研究的工作 在工作过程中掌握有关工作要求的第一手资料 2 典型事例法对实际工作中具有代表性的工作者的工作行为进行描述 3 观察法通过对特定对象的观察 把有关工作各部分的内容 原因 方法 程序 目的等信息记录下来 最后把取得的职务信息归纳整理为适用的文字资料 18 4 座谈法通过工作分析者与工作执行者面对面的谈话来收集信息资料的方法 5 写实法通过结构化的问卷来收集信息 最常见的就是职务调查表法 它是根据工作分析的目的 内容等所编写的结构性调查表 由工作执行者填写后回收整理 提取出大量信息 一般包括以下基本调查项目 19 职务调查表 1 基本资料 如姓名 职称 现任职务 薪资 任职时间等 2 工作时间要求 包括正常工作时间 休息时间 加班时间 出差情况 时间均衡情况 3 工作调查内容 4 工作责任调查 5 任职者所需知识技能调查 6 工作的劳动强度调查 7 工作环境调查 职务调查表的调查项目可根据工作分析的目的加以调整 变化 职务调查表的优点在于费用低 速度快 可在工作之余填写 调查内容广泛 可用于多种用途的工作分析 缺点在于被调查者主观态度对调查结果的干扰性较大 20 三 信息分析与综合 一 工作名称分析工作名称标准化 准确 美化 二 工作规范分析全面认识工作整体 包括工作任务分析 工作责任分析 工作关系分析 劳动强度分析 三 工作环境分析内容工作物理环境 工作安全环境 社会环境 四 工作执行人员必备条件分析必备知识分析 必备经验分析 必备操作能力分析 必备的心理素质分析 21 四 结果表达 工作说明书 一 工作说明书的内容1 基本资料 职务名称 直接上级职位 所属部门 工资等级 工资水平 所辖人员 定员人数 工作性质 2 工作描述 工作概要 工作活动内容 工作职责 工作结果 工作关系 工作人员运用的设备和信息说明 3 任职资格说明 所需最低学历 培训的内容和时间 从事本职工作以及相关工作的年限和经验 一般能力 兴趣爱好 个性特征 职位所需的性别 年龄规定 注意法律 体能要求 其他特殊要求 4 工作环境 工作场所 工作环境的危险性说明 职业病 工作时间要求 工作的均衡性 工作环境的舒适程度等 二 工作说明书的编制范例见表3 1 3 2 3 3最佳实践 托马罗电子公司 灵活 地运用工作描述 22 五 工作分析的运用与控制 为了促进工作分析结果的最大利用 就必须有这两方面的具体活动 1 制作各种具体应用的文件 如考核标准 培训内容 2 培训工作分析的使用者 增强管理活动的科学性和规范性 23 第三节工作设计 一 工作设计的内容与要求二 工作设计需要考虑的因素三 工作设计的相关理论与类型四 工作设计方法 24 一 工作设计的内容与要求 一 工作设计的内容1 工作内容 确定工作的一般性质2 工作职能 指每件工作的基本要求和方法3 工作关系 个人在工作中所发生的人与人的关系4 工作结果 工作的成绩与效果的高低 包括工作绩效和工作者的反应5 工作结果的反馈 主要指工作本身的直接反馈和来自别人对所做工作的间接反馈 25 二 工作设计的要求1 全部职务的集合通过工作设计应能顺利地完成组织的总任务 即组织运行所需的每一件工作都落实到工作规范中去 2 全部职务所构成的责任体系应能保证组织总目标的实现 即组织运行所要达到的每一工作结果 组织内每一项资产的安全及有效运行都必须明确由哪个职位负责 不能出现责任空挡的情况 26 3 职务分工应有助于发挥人的能力 提高组织效率 这就要求工作设计全面权衡经济原则和社会原则 找到一个最佳的结合点并保证每个人有效地工作和积极性的发挥 4 每个职务规定的任务 责任可以由当时资源条件决定适当人选 不能脱离资源约束来单独考虑组织的需要 27 二 工作设计需要考虑的因素 一 组织因素专业化 工作流程及工作习惯 二 环境因素人力资源和社会期望 三 行为因素自主权 多样性 任务一体化 任务意义 反馈以上三大因素之间往往是有矛盾的 因此必须进行权衡 确保工作设计的有效性 28 三 工作设计的相关理论及类型 一 相关理论科学管理理论 泰罗的科学管理方法工业心理学理论社会技术系统理论人际关系运动 霍桑实验工作特征模型方法 29 二 工作设计的基本分类根据强调重点不同以及各学科领域的发展 工作设计主要分为四种类型 如图3 5 30 1 效率型工作设计法强调用可以实现效率最大化的简单的方式来构建工作 强调任务的专门化 简单化和重复性 2 激励型工作设计法强调寻求可能对员工的心理价值和激励潜力产生影响的那些工作特征 与此对应 将员工满意度 内在激励 出勤率等行为变量看作工作设计的重要结果 31 3 生物型工作设计法源于人类工程学 Ergonomics 它主要关注员工个体特征与物理工作环境之间的交互界面 促进人 机 环境相互协调 将工人紧张程度降到最低 4 知觉运动型工作设计法是基于人的心理能力和心理局限而采取的工作设计方法 该设计是要通过采取一定的方法降低工作对信息加工的要求来改善工作的安全性 可靠性和使用者反应 确保工作没有超出员工的心理能力和局限 最佳实践 丰田汽车公司工作设计 32 四 工作设计方法 一 工作专业化通过动作和时间研究 把工作分解为许多很小的单一化 标准化和专业化的操作内容及操作程序 并对工人进行培训和激励 使工作保持高效率 该方法对工人的技术要求低 可以节省大量的培训费用 降低生产成本 加强了管理者对工人生产的产品数量和质量的控制 不足 只强调工作任务的完成 而不考虑工人对这种方法的反应 因而专业化所带来的高效率往往会因工人对重复单一的工作不满与厌恶所造成的缺勤 离职所抵消 33 二 工作轮换定期地将工人从一种工作岗位换到另一种工作岗位 同时必须保证工作流程不受损失 会使员工具有更强的适应能力 对工作的挑战性以及在一个新职务上产生的新鲜感 能够激励员工做出更大的努力 不足 轮换后的员工长期在几种常规的简单的工作之间重复交替工作 最终还是会感到单调与厌烦 但不容忽视的是此种工作设计方法给员工提供了发展技术和一个较全面地观察和了解整个生产过程的机会 34 三 工作扩大化通过增加职务的工作内容 使员工的工作变化增加 要求更多的知识和技能 从而提高员工的工作兴趣 工作扩大化一般是指横向任务多样性 通过职务扩大化可提高产品质量 降低劳务成本 提高工人满意程度 改善整个工作效率 生产管理也变得更加灵活 不足 没有从根本上真正解决工人不满的缘由 所以要真正通过工作设计解决员工的不满与厌烦 还必须应用现代的工作设计方法 35 四 现代的工作设计方法1 工作丰富化 JobEnrichment 纵向的扩大工作范围 实现工作丰富化的6个条件 1 责任 增加操作者生产的责任 而且使他们有责任控制产品质量 并保持生产的计划性 连续性和节奏性 2 决策 给工作者更多的工作自主权 以提高他们自己在工作中的权威性和自主性 3 反馈 把工作者所做的工作成绩和效果数据及时直接地反馈给本人 36 4 考核 根据工作者达到工作目标的程序 给操作者以奖励和报酬 5 培