人防公文处理制度.doc

人防公文处理制度 人防公文处理制度为进一步规范我办公文处理工作，使之规范化、制度化、科学化，全面提高公文处理质量和效率，依据国家行政机关公文处理办法和市政府公文办理的有关规定，结合人防工作实际，制定本制度。 一、基本要求（一）本办各科、队、站收取、传阅、办理、发送、保管公文、文件，均按本制度处理。 （二）人事秘书科是本办公文办理、文件保管的管理、协调机构，指定专人负责公文、文件的签收、登记、分办、督办、传送、存档等工作。 专管人员设立收文、发文、入档登记本，及时进行登记，并录入计算机。 各科、队、站应指定人员兼职本科室的公文收发管理工作。 （三）公文处理必须做到准确、及时、规范、保密、安全。 凡涉及秘密、机密级文件，由专人监收管理，按规定于翌年3月清返或销毁，确保国家秘密的安全。 二、收文处理（一）要求。 收文处理必须按照国家行政机关公文处理办法的规定和市政府的要求，严格规范文件的传递、签收、登记、分发、拟办、批办、承办、催办、查办、立卷、归档、销毁等程序，使公文的接收、运行、办理有序，提高公文处理效率。 （二）签收、登记。 凡上级及市级相关机关送本办的公文、文件、汇报材料、信件以及参加会议带回的材料、文件均由人事秘书科负责签收、登记。 （三）分类。 经登记后的上、下级和本级其它方面的公文、文件、材料及群众来信，由人事秘书科文档管理人员以“急件”、“阅件”、“办件”、“汇报材料”、“举报、投诉件”等进行分类。 凡收到需立即办理的公文，应注明“急件”，并立即送交办领导阅处；需要本办或业务科室办理的公文、文件为“办件”；不需本办办理的、一般知照性公文、文件为“阅件”，基层单位的不需要办理的工作总结、情况汇报等为“汇报材料”，群众或基层组织的投诉、举报信件、材料等为“举报、投诉件”，专管员要把分好的“办件”、“阅件”、“汇报材料”、“举报、投诉件”等分别放在各自的专门文件夹里，视不同情况进行处理。 （四）拟办、批办。 所有“办件”（含急件）和“举报、投诉件”由公文专管人员在输入计算机，并打印出日照市人民防空办公室文件批办单后，交人事秘书科长审阅并提出拟办意见，送主任签署办理意见。 （五）传阅。 所有“阅件”、“汇报材料”均应送办领导和相关人员传阅。 传阅文件按照先主任、办党组成员、后科、队、站负责人及其他工作人员的程序进行。 阅文必须随到随处理，文件所经过的每一个环节，最长不能超过两天（特殊情况除外），阅后（签署意见并署名）即送人事秘书科，再继续传阅。 传阅结束的文件应及时归档，对没有及时归档的文件，文档管理人员要及时催退。 （六）承办。 承办工作直接关系到公文处理的质量和效率，是文件处理的重要环节。 所有“办件”（含急件）和“举报、投诉件”的承办人都要认真研究文件内容，分轻重缓急妥善处理。 对不属于自己主管业务范围的问题，应及时退交人事秘书科，并说明退件理由。 承办工作要坚持“随交随办，急件快办”的原则，努力提高工作效率。 对一般交办件必须在限定的时间内办完，如不能按时办理的，应向来文机关、主管领导、综合科说明情况，并保证在允许延长的期限内办完；对没有时限的交办件，承办工作必须在有效时间内办结；对于急件的办理，应加快承办的速度，以充分体现轻重缓急的原则。 文件办结后，应在公文处理笺承办情况栏签署办理情况，签注承办人的姓名和办结日期，并及时交人事秘书科归档。 （七）催办。 为了使机关工作事事有交待，件件有着落，对以下几方面的事项列入重点催办内容 1、上级机关下发本办的文件需要执行、回复或经领导批示需要办理的； 2、其它不相隶属的机关向本办联系工作、洽谈事务的公函； 3、下级机关主送本办的请示； 4、本办发文需受文机关回复的； 5、群众来信的办理情况； 6、各种提案、建议、批评意见等事项需办理的； 7、本办会议决定需办理的； 8、上级领导重要批示需要落实并报告办理结果的； 9、办领导随时交办的事项。 催办工作必须有明确的时限要求，并做到急件限时跟踪催办，一般件抽空催办。 （八）呈阅。 需呈送市领导阅的公文，应附上主任签批的意见，由人事秘书科呈送该市领导。 公文专管员应做好跟踪和信息反馈工作。 （九）归档。 所有阅毕或办结的文件、材料，应及时交人事秘书科按档案管理的有关规定登记归档。 常用文件或办理时间跨度较长的文件，业务科室可要求综合科复印一份备用，但务必注意保管，不得遗失。 三、发文管理（一）要求。 本办制发的各种文件，必须严格执行国家行政机关公文处本文章共2页，当前在第1页12下一页本文章共2页，当前在第2页上一页12理办法，按照拟稿、审核、签发、缮印、校对、用印、登记、分发、立卷、归档、销毁等程序进行，使之符合党的路线、方针、政策和国家的法律、法规、上级机关或领导的指示及有关规定，并做到观点明确、条理清晰、结构严谨、表述准确严密、文字简炼朴实、用词用语准确规范、文种格式使用正确。 （二）发文程序。 1、本办制发的文件（含工作动态、会议纪要、请示、汇报材料，下同），按业务性质，由具体业务主办科室草拟，报人事秘书科审核后，分管领导签署意见，由主任签发。 2、以本办为主，联合其它部门制发的文件仍按照以上程序处理，由人事秘书科核稿后，办主要领导审签后，由经办人或人事秘书科人员负责送有关部门会签。 3、本办以市委、市政府或市政府办公室的名义制发的文件，按照以上核稿程序处理后，由经办人员或人事秘书科人员负责送请市委、市政府办公室处理，有关市领导签发。 4、本局为市委、市政府领导起草的会议报告、讲话材料，按以上程序处理。 5、所有以本办名义下发的文件，在完成上述程序后，均应交人事秘书科进行审查、编号、登记、缮印，业务主办人员应予以协助。 文稿清样印出后，在人事秘书科校对基础上由职能科室校对无误后，再由人事秘书科将文件清样送主任阅后，方可盖印发送。 （三）归档。 发文处理完毕后，应根据档案法和有关规定，及时将公文的定稿、正本和有关材料收集齐全，进行、立卷、归档，并及时输入计算机。 常用文件由人事秘书科统一复制，发各科、队、站备用,保证不丢失、不泄密。 四、移交清退本办工作人员