产品图样、技术文件管理制度.doc

编号：YTJSZX/GL002技术文件及图纸编号管理办法编制/日期： 审核/日期： 批准/日期： 2016-1-1发布 2016-1-1实施一、 目的和适用范围 为规范管理公司的产品图样和技术文件，本制度规定了公司设计的产品图样、技术文件及外来图纸的存档、保管、复制、发放、更改、使用及回收处理， 望各部门互相监督、共同遵守。本制度适用于公司所有的产品图样和技术文件的管理。 二、 职责 技术部是产品图样和技术文件的归口管理部门，负责产品图样和技术文件的编制、保管、发放、复制、更改、回收及归档管理。 各接收部门负责产品图样和技术文件的正确使用及妥善保管。三、制度内容1、 产品图样和技术文件的编制和发放 1.1设计员按照设计程序完成对产品图样和技术文件的设计、编制，标题栏中的编号、名称、日期，设计、校对、审核、工艺、标准化、批准等栏中应签署齐全，签署不全的技术文件视为无效文件，不得投放到相关部门，更不得使用；1.2经过审核、校对、批准等完整签字后，加盖部门印章，交资料管理员统一管理。1.3需要下发的产品图样和技术文件经过复印之后，加盖“受控”章和“日期”章，产品图样属于试制产品盖“试制”章，经技术部负责人批准后下发各部门，并做好发放记录。1.4每年应根据图纸使用情况，将更改较多的图纸进行更换。1.5需向供方或外协厂提供图纸资料，由采购部向技术中心办理申领手续，经设计者校核、技术中心负责人批准，进行发放，并做好发放记录1.6 由供方提供的外协件产品资料，经技术部与供方共同确认后移交技术中心，由技术中心复印下发有关部门。1.7外来图纸、技术文件经技术中心与供方共同确认后交资料管理员管理，需要发放时，由资料管理员发放并做好发放记录。2、产品图样和技术文件的更改2.1更改原则技术文件的更改，不得降低产品质量的规定；技术文件更改后应正确、完整、统一、清晰；更改必须履行签字手续，并保证更改前的原文件有据可查；技术文件按审批后的“更改通知单”进行原件的更改，对已发放的文件进行更换或更改。2.2技术文件更改方法使用技术文件更改通知单方式修改的文件，要在通知单上注明是永久更改，还是临时更改，临时更改要说明有效期限。永久更改必须修改存档图纸、电子档图纸，修改量大时变更版本号。如果更改通知单注明是现场图纸划改的，凭批准的更改通知单，交给图纸使用部门，请配合提供在用图纸更改。更改时在文件尺寸、文字、符号、图形处，用细实线划去，被划去部分应能清楚地看出更改前的内容，然后填写新的尺寸、文字、符号、图形，在更改部位附近写上更改标记、划改人署名、标注日期。换页或换图更改，凭批准的更改通知单换图更改，收回的图纸必须加盖作废章，标明作废日期，重新换发新图纸。新发放的图纸标明版本号加盖红色“受控”章和发放日期章。技术文件更改涉及到采购外协单位的，更改通知单应发到采购部，由采购部配合跟供应商联系配合更改。更改通知单发放必须与之前发放图纸的部门相同。更改通知单应编号，按年月加自由顺序号，其原件存档备查。2.3更改的标记划改时在靠近图样与文件的更改部位，写上更改标记：用加圆圈的小写英文字母表示（如：a、b、c）。更改的内容，如地方紧凑，允许划掉更改部分，在附近空白处写上新内容，自更改标记处引出一条带箭头的细实线指向更改处。部分图形的更改，用点划线将更改部分围上，然后用细实线打“”，另在图纸空白处给出新图形。整个视图的更改，用细实线划去，在附近或采附件给出新图，标明更改处数。更改标记一般按每张图样或文件编排，但对多张表示同一代号的图样或文件，更改标记应按全份图样或文件编排，并填写在需要更改的各张图样或文件上。凡经更改的图样或文件，均应在更改栏中填写：A.更改标记；B.同一标记下的更改处数；C.更改通知单编号；D.更改人签字；E.更改日期。当公司的安标产品在主要结构及涉及安全设计变更时，需要安标管理部门重新审核备案后，再由技术中心按公司程序文件的相关规定进行管理。借（通）用件的图样更改应慎重，不得破坏借（通）用件的性质。否则，应绘制新图样，另编代号，并相应更改与其有关的一切图样及文件，而原通用件和借用件的图样仍予以保留。3、 产品图样和技术文件的管理和存档 3.1产品图样和技术文件是公司进行生产和各项管理工作共同的数据必须加强管理，技术部门应指派一名专职资料管理员负责各种技术文件的登记、保管、复制、收发、存档和保密工作，保证技术资料的完整、统一等。若暂时未指定资料管理员，由部门指定人员暂行代理。部门负责人和资料管理员一同负责技术资料的保密、发放和存档。3.2资料档案袋应有款号，以便查找，存档应登记建立台帐，按产品、款号分类存放，排列整齐，标签清楚，取用方便。3.3每一个项目完工后，项目负责人应在十五日内完成项目资料整理，交资料管理员备份、存档。3.4归档后资料不外借，当其他部门有特殊需要，必须出借时，必须填写申请表，经负责人批准后方可借出。3.5设计更改的产品图样和技术文件归档后，被替代的技术资料盖“作废”章，另行存放。3.6外单位提供的图纸、资料均由管理员进行登记分类，建立文件目录，用专用文件柜存放，并做好标识。3.7资料管理员如对技术资料保管不善，如丢失或违反本制度时，情节轻的给予批评，情节严重的经济处罚。 4、 产品图样和技术文件的回收和销毁 4.1 属下列情况应将产品图样或技术文件收回 原自制件生产后改为取消该件或替代的零部件的产品图样或技术文件原自制件生产后改为外购或外协生产的零部件的产品图样或技术文件原外购件或外协生产后改为自制件的零部件的产品图样或技术文件误发给部门的产品图样或技术文件技术资料更新、修改或其他原因需更换时，在发新版本的同时将旧版收回并 在文件发放/回收记录内记录。临时或旧版的技术更改单、技术通知单、临时生产用图及由于新文件重新制定而作废的旧文件。4.2生产用图、技术资料如有损坏或丢失，应追求其责任，按有关规定处理，并提出补领申请，经技术副总批准，由技术中心补发。图纸在使用过程中因损坏、弄脏而残缺不全、字迹不清无法继续使用的，可凭旧图纸到技术中心以旧换新。4.3各相关部门必须严格执行收回旧版文件换发新版文件的规定和及时回收暂不使用的文件的规定。对以各种借口不执行以上规定者，由技术中心报上级领导处理，同时技术中心应拒不发给新文件，由此造成的一切后果与损失由不执行上述规定者负全部责任。4.4收回的旧版文件副本，技术中心予以销毁。旧版文件正本加盖“作废”章后，作为知识积累的需要予以保存三年，但须与其它有效文件严格隔离，作废文件严禁使用，但用作参考时可借阅。4.5属下列情况应将产品图片或技术文件进行销毁图纸或文件脏污、损坏，不完整、看不清尺寸、图形的图纸已经多次修改，以换新版的车间回收的上年生产图，有严重脏污的经有关人员评审认为无保留价值的4.6 销毁 由于新技术的不断更新，越积越多的技术资料占据不必要的空间，因此要对技术资料进行销毁或清除。 需要销毁的技术资料，经资料管理员提出，部门负责人连同有关设计人员进行认真核实核对，然后将销毁理由和销毁文件上报上级领导签字批准后方可销毁。 销毁的纸质文件必须经过粉碎机或烧掉，光盘等文件必须锤击粉碎。5、标准资料管理制度标准资料由技术中心统一管理，并登记造册；标准资料一律不外借，有关部门需要相关标准资料时，允许复印，并办理登记手续。要注意标准情报工作，注意新旧标准的更替，及时采集、使用新标准，做好旧标准回收工作，并归档。 本标准由技术中心归口管理附录产品技术资料发放表序号资料