行政管理人员的修炼实战讲义全集第讲办公室事务ppt课件.ppt

1 第七讲办公室事务 2 课程安排 办公室环境的布置邮件的收发与传阅妥善安排约会 3 办公室环境 办公室布置的原则办公室用品的选购与摆放 4 点评 根据这段有关办公室布置的影片 点评这间办公室布置的优 缺点 5 办公室布置的原则 办公室要布置得整齐洁净 采光良好 走道上不要放置有碍行走的物品 办公桌椅柜架的排列应采用直线对称式 使用同一规格的档案柜 高度一致 增进美观 6 办公室布置的原则 将电脑 传真机 复印机等大件办公设备 安置在一个区域内 便于电源接线 管理和保养 办公室的百叶窗应调整保持一个角度 室内照明灯光应统一 空调温度应保持在 度之间 湿度应保持在 续上表 7 办公室布置的原则 办公室的地毯 桌面 桌椅应保持一种色彩的协调 在办公室内点缀挂一些装饰画和放置一些自然或人工的绿色植物 办公桌和办公区域要保持清洁 续上表 8 办公用品的选购与摆放 选购办公用品的原则办公用品的基本配备办公用品的摆放原则 9 选购办公用品的原则 一 是满足工作要求二 是提高工作效率三 是节约人工费用四 是树立企业公众形象 10 根据以上原则 列出办公室需采购的办公用品清单 小组讨论 11 邮件的收发与传阅 邮件收进的程序和要求邮件的发出 12 小组讨论 如果录影中那封信是给上司的 请评论这位行政人员的做法有哪些不当之处 讨论作为行政人员 正确的收进信件程序是什么 13 收信件细节 上司或同事的私人信件原封送交 误拆 应立即封口 签名 致歉裁开或剪开封口 保持信件完整检查信封内有无单据或名片 避免遗漏如有必要 可以登记信封的信息 14 邮件收进的程序和要求 分类拆封登记分送阅办 15 请每组设计一份邮件登记表 实战演练 16 邮件登记表 17 资料 邮件分送 上司亲收件要立即呈送部门信件交到负责人手中传阅资料请附上签字单 18 阅办 仔细认真 重点要圈划长篇要进行摘要适当提出拟办意见办毕保管备查 19 观看录影片段一 评论这位行政人员的做法说明了做行政工作的什么特性 20 讨论这位行政人员的工作应该如何改善 观看录影片段二 21 邮件的发出 内容校核信封 封皮查对邮件寄发 22 妥善安排上司约会 约会安排的原则安排约会需要注意的细节 23 安排约会的原则 配合上司的时间表分辨轻重缓急酌留弹性处理好变更的约会 24 观看资料片一 二 请指出这位秘书在安排上司约会时体现了哪些原则 25 安排约会需要注意的细节 一 有些时间不宜安排约会 出差回来当天周末或假日临近下班 26 下班前将第二天的约会事项填进小卡片 一张交给上司 一张交给司机 一张自己保存 安排约会需要注意的细节 二 27 及早备妥约会所需的资料 并在适当的时间请上司过目 特别重要的约会在接近约会时间前 应与对方再联络 以确保约会的顺利进行 约会场所和招待事宜有时也要秘书负责 安排约会需要注意的细节 三 28 安排约会需要注意的细节 四 按照需要 记录会面内容 保留会见人联系资料 以便万一取消或更动时间可及时通知对方 随时提醒自己的上司准时赴约 每