商品车库存管理制度.doc

商品车库存管理制度为了保证入库商品车的质量，确保商品车在物流过程中符合规范要求，在便捷业务部门商品车出入库的同时，有效监管商品车的出入动向，确保车辆安全，降低库存风险，保障国有资产，特制定本规定。本规定涉及入库商品车的停放、出入库管理，停车场所的清洁及随车资料、钥匙的管理。本规定适用于公司整车入库至出库全过程的控制。一、 新车入库(一) 新车到店时，按照主机厂相应规定做新车检查，如实填写运输单，保存相关资料。新车涉及索赔项目时，留下相应发票联，交由索赔人员进行索赔。(二) 核对车辆的发动机号、底盘号、颜色是否与合格证等资料相符。(三) 对新车进行编号，做到车辆、合格证、钥匙编码一致。(四) 库存管理员填写入库单，建立库存实物台帐。(五) 新车按照不同车型或颜色集中停放，库管员确认入库新车摆放地点及位置。(六) 库管员填写商品车标牌上板，按主机厂要求填写库存管理看板。信息管理员需及时与库管员核对新车入库、在途信息，在入库单进行会签，并编写入库汇总表。(七) 信息员将当日入库汇总表、合格证交至财务部专管人员。(八) 发生客户退车时，库管员填写退车入库单并及时更新库存实物台账，收银员凭库管员、销售经理、财务经理、总经理签字的入库单作废发票（本月开具的发票作废）及冲红发票（跨月开具的发票）。(九) 发生客户换车时，库管员填写退车的入库单，重新开具相同型号车辆的出库单，经销售经理、总经理签字后到收银室开具新车的整车发票。二、 财务人员每月末与库管员、信息员核对主机厂DMS（扣款、发车、入库、在途等）信息、入库汇总表、合格证、商品车实物，并于月中不定期抽查一到两次。(一) 员应定期检查停车场排水是否良好,只允许相关人员进入场地,防止车辆的人为损坏并配备足够的消防设施和设备。(二) 车辆停放整齐并保持适当距离，前后最小距离60CM，左右最小距离80CM，合上倒车镜，在仪表板、座椅和行李箱上不允许放置具有腐蚀性、易燃性等其他对车辆具有危险性的物品；(一) 将遮阳板向上折起；清除车内的污物及潮气；摆正地毯护罩；调整好座椅、座套。(三) 将雨刮片搬离挡风玻璃；检查轮胎气压，必要时充气；断开电瓶接线的负极（针对库存超过1个月以上的库存车）；确认所有车窗及天窗关闭，拔下点火钥匙并锁车(四) 库管员每日根据DMS系统库存车辆汇总表清点库存车辆、钥匙。(五) 每日记录车辆钥匙出入登记明细，格式见附表。(六) 对储存期超过一个半月的车辆，重新移交售后服务作PDI检查。(七) 盘点方法：1、 月底财务结合DMS系统整理库存表，分入库，在途车辆等情况，以实物核对盘点表（格式附后），与盘点表不相符的查找原因，形成盘点报告，做到账账相符，账实相符。2、 每台整车确保有对应的钥匙，合格证(现金车合格证在公司，融资未还款车辆合格证在广爱公司合格证监管员处。3、 对展车借用的精品也应同时盘点，格式附后(八) 每月最后一天或是次月第一天盘点。盘点当天，财务部指定专人协同销售部进行整车盘点，对存放在非公司所属仓库的车辆，销售部应提供相关单据备查，必要时到现场进行盘点：（1）车辆移库单（2）车辆交接单（3）对方单位的月末库存证明（需加盖公章或财务章，同时提拱用当日报纸和车架号拍照）。盘点工作完成后，经双方确认后销售部提供盘点表和库存明细表交与财务部。三、 新车出库(一) 管理员根据发票提货联及整车销售合同对所保管车辆放行。管理员出具提车证明及车辆钥匙与销售人员一起至车场提车。(二) 同时，在电脑系统内将销售车辆出库，打印出库单交销售顾问签字，进行随车工具、钥匙、随车资料的交接。(三) 其他4S店调拨车辆时，按照主机厂的有关规定办理。 (四) 坚持款到交车的原则，遇到特殊情况，经办人应提出书面申请陈述原因及风险防范措施，交由销售部长、财务部长核实，报总经理审批。(五) 销售部每日将当日的销售出库单（一车一单）交至财务部。(六) 对于政府采购车辆，必须取得政府采购的合同（加盖公章），填写应收账款通知单