大观文化传播有限责任公行政管理手册.doc

大观文化传播有限责任公司 行政管理手册一、 前言.2二、部门职能 .2三、组织结构.2四、岗位职责.2 1、政部经理岗位职责.3 2、行政文员岗位职责.3五、管理规范与流程.4营销系统行政管理规范.4第一章前言.4第二章办公制度.4第三章考勤管理工作流程.6第四章会议制度.6第五章办公用品及设备管理制度.9第六章档案管理制度.11第七章保密制度.12第八章出差管理制度.12第九章通讯设备管理制度（讨论）.13第十章行政管理用工具表格.14行政部管理手册一、前言行政部作为公司营销中心的一个职能部门，主要负责营销中心的行政管理、人力资源管理及营销中心办公事务管理。本手册详细描述了行政部的部门职能、组织结构、岗位职责、管理规范、操作流程及通用工具表格，用于规范与指导行政部的业务工作，是行政部的基础管理文件。二、部门职能1、负责营销中心的行政管理工作，包括制度管理、文档管理、考勤纪律、办公支持和公关接待等事宜。2、负责营销系统的人力资源管理工作，包括绩效考评、薪酬计核、职位管理、人事调整、员工档案管理、员工招聘、培训和员工关怀等事宜。3、负责营销系统的办公事务管理，如办公用品的管理和各种工作会议的组织工作等。三、组织结构根据行政部部门职能制定本部门组织结构，如下图所示：行政部经理办公室主任 行政部主管（包括法律、物业等）其 他行政助理行政秘书行政文员四、岗位职责1、行政部经理岗位职责(1)、行政隶属上级主管：营销副总经理直接下属：行政文员(2)、主要职责A营销中心的日常办公管理工作，负责各类来往文件的影印、收发、处理和归档，以及人员考勤和办公后勤工作。B接待营销中心日常到访客人，协助营销副总作好公关工作。C协助和指导各办事处的行政、人事和后勤等管理工作。D负责组织营销系统各项制度的建立、调整和实施监督工作。E负责组织营销人员的招聘工作、岗位调动和录用、解聘、离职等职位管理工作。F组织对营销系统各级员工的绩效考评工作，依照员工绩效、奖惩办法及升降职务办法等进行考评，力求公平合理。G根据考核结果计算营销系统人员的月度薪酬和年终奖励。H管理营销系统员工的人事档案，负责人事档案的建立、记录、保管和维护等工作。I负责规划营销系统培训工作，并具体安排、组织实施各类员工培训；负责营销会议的会务工作。J做好所属员工的工作管理，提高士气及工作效率，并协助其他营销部门作好员工工作。K营销副总交办的其他工作事宜。2、行政文员岗位职责(1)、行政隶属上级主管：行政部经理工作对象：各办事处（区域）相关业务人员(2)、主要职责A负责营销中心日常行政、公关信息以及文件的收发、传递和归档工作。B营销中心的客户及外来人员的接待工作。C负责营销系统员工的考勤记录和统计。D负责办公室日常后勤工作和值日排班等。E对营销中心各种规章制度进行发放、整理和归档管理。F负责营销系统员工的有关劳保福利用品的发放。G完成部门经理交办的其他任务。五、管理规范与流程（一）、行政管理规范第一章前言营销中心是公司的直属部门，严格遵守公司各项管理制度，接受公司直接领导。现根据公司及营销中心实际状况，制定营销系统行政管理规范并适时进行补充，做到有章可循，违章必究，奖惩分明，树立正气，促使营销系统步入正常和快速发展轨道。第二章办公制度一、办公时间每周一至周六上午8：00am点到8：00am8:30am早会午餐及午休12：00am2：30pm下午2：30am6:00pm上班业务人员返回公司开会期间需遵守以上工作时间二、工作准备（8：00am以前）每天上班正式工作之前，进行例行检查：1、清洁（台面、电脑电话传真等设备等）。2、整理（资料架、文件夹、广告牌、招贴画、宣传册、报表单据、纸笔文具等），要求资料齐全、摆放整齐。3、检查电脑（启动、查毒、登录、上网、核对、资料备份）、电话、传真、复印机、验钞机、支票打印机、保险柜等设备例行使用。4、电子邮件查收及前天共享信息浏览。三、工作纪律1、正常工作时间应穿戴整齐，仪表端庄，不浓妆艳抹，严禁穿拖鞋、背心、短裤进入办公室。2、接电话声音要轻，要注意电话礼貌，首先向对方说“您好”，当周边的电话响起，而当事人不在时，应主动帮对方接起，并给予妥当回复。3、注意办公室工作环境，不要大声喧哗。不得翻阅与工作无关的书籍，不得利用职务之便拨打私人电话、上网聊天、打印私人文件等与工作无关的事项。4、保持自己办公范围的清洁，台面物品摆放整齐，爱护办公室内公有财产，如有损坏造价赔偿。5、对公司来访客人要主动问候，礼貌待人。6、不得随意动用他人办公用品，如有需要须经本人同意后方可，使用他人电脑或查阅文案时需有本人在场。7、如有事外出须经直接上级许可。8、同事之间团结互助，不准讲粗、脏话，不做有损公司形象的事。9、下班时关闭所有电源开关及门窗。四、值班1、由行政部排出每日值班表。2、值班时间内的工作纪律与工作时间内的纪律相同。3、值班人员负责作好值班记录，如有无电话，电话时间、内容等。4、紧急电话要设法找到相关人。第三章考勤管理工作流程注：1、具体考勤制度详尽员工手册 2、营销中心各职能部门工作人员的考勤由公司行政部统一负责。第四章会议制度第一条：会议主要包括前台区域工作人员会议、后台例会及各种临时会议；营销系统行政部是营销中心各项会议的管理机构；会议通知与会场安排。1、行政部应及时发出会议通知，明确会议的时间、地点、出席人、讨论的议题等内容。例会议题一般要提前一天、特别会议议题提前半天、重大会议议题提前三天由行政部通知与会人员，有关材料尽可能随通知印发。会前派专人做好会场安排。2、与会人员要在会前围绕议题做好充分的准备，有些重大问题尽可能会前交换意见，统一认识，会中正式讨论决定。3、不得无故缺席，特殊情况必须事先向行政部说明。参会人员要严格遵守会议的开始时间。迟到人员记入会议记录。4、会议主持人要在会议的起始就议题的要旨向与会人员做简洁的说明，并将会议事项的进行顺序与时间的分配预先告知与会人员。5、会议主持人应引导发言者在预定时间内做出结论。第二条：会议禁忌事项1、发言时不可长篇大论；2、不可一直缄默；3、不可取用不正确的资料；4、不要只做期待性预测或只谈抽象概念；5、不可对发言者吹毛求疵，不可做人身攻击；6、不可随意打断他人发言；7、不可不懂装懂，不入正题；8、会议期间严禁吸烟，不可随意中途离席；9、会议期间将手机关掉，将信号转接至行政部秘书或部门同事记录。第三条：会议记录1、会议由行政部制作会议记录。会议记录必须使用专用记录本。会议记录应记载会议所议事项。会议记录应与参会人员的签名册一并保存。2、会后要及时撰写会议纪要。会议纪要必须准确、清楚，充分表达会议讨论的情况。3、会议纪要的结论经与会人员确认无误，经行政部审核后，会议纪要送有关领导和部门。第四条：议定事项的催办和反馈1、会议议定事项由行政部主持分解到相关部门落实办理。2、行政部指定专人负责催办并收集情况，可按照纪要，填写有关事项催办卡片。3、办结事项及时向有关领导反馈，并按月做出总结报告，综合向领导汇报。4、重要事件可分多次反馈，使领导及时了解办理情况。第五条：会议文件的管理1、会议纪要及有关文件，都有一定的保密性，必须妥善保管，建立严格的管理及查阅制度。2、凡需查阅当年会议记录的，必须由行政部批准。3、年终由行政部将上述文件装订成正式案卷，经检查合格后保存，并按档案管理规定查阅。第六条：周会时间：每周六下午,具体时间另行通知。与会人员：1、司营销中心的周会有营销副总、各职能部门主管参加；原则上是由营销副总组织，如营销副总有事不在，需由销售计划部经理或营销中心行政经理主持。2、各办事处的周会由所有办事处人员参加，办事处人员轮流主持。程序：1、会前各部门主管填写周报表，周报表的内容包括：总结本周的工作完成情况及需要解决的重大问题，下周工作计划；2、各部门就周报表的内容做简短阐述；3、集中解决各部门的协调问题、疑难问题；4、安排下周工作；第七条：月会时间：每月最后一个星期六下午，时间另行通知。与会人员：公司营销中心的月会有：销售副总、各职能部门经理、主管参加，有销售副总组织。程序：1、会前各部门主管写出月工作总结以及下个月工作计划；各部门主管对本部门工作人员 的月度考核，营销副总对各部门的月度考核进行审核；2、各部门就月工作总结和下个月工作计划做简短阐述；3、集中解决各部门的协调问题、疑难问题；4、制定下个月的工作计划并安排下月工作；第八条：季会时间：每季度最后一个周六下午2：00pm10：pm与会人员：总经理、营销副总、各职能部门主管、各办事处经理、各区域经理。程序：1、会前各部门主管写出该季度第三个月工作总结以及下个月工作计划；各部门主管对本 部门工作人员的月度考核；营销副总对各部门的月度考核；会前各部门主管填写；2、各部门就季度工作总结和今后的工作计划做季度工作述职；3、集中讨论、解决各部门的协调问题、疑难问题；4、制定下阶段工作计划并安排下阶段工作；5、各部门主管对本部门工作人员的季度考核，营销副总对各部门的季度考核；第九条：年终销售总结会时间：（待定）与会人员：总经理、营销副总、各职能部门主管、各办事处经理、各区域经理等。会议安排：1、营销副总组织，提前安排内容，行政部应在会议召开日之十日以前向各片区负责人发出会议通知，并在该通知中列明会议召开日期、时间、地点和会议内容。各参会人员需提前准备总结材料及上报，以备讨论。2、总结本年度业务情况及对每个区域经理，业务人员进行业绩点评，公布业绩，评选销售能手并予以奖励，对未完成公司销售任务的实施相应惩罚或补救措施，安排下达下月工作计划。第十条：临时会议营销副总根据实际情况，临时组织召开，由副总拟定内容，行政主任负责通知参会人员，对重大事宜须专题讨论研究。第五章办公用品及设备管理制度第一条：文具管理1、文具用品分为个人使用类和业务使用类两种。2、个人使用类系指个人自己使用保管的用品，如笔类、尺类、橡皮等。3、业务使用类系指本部门共同使用保管的用品，如胶水、文件夹等。每部门领用时需进行登记，登记册统一由行政部保管。4、行政部每月需统计各部门文具用品使用数量。5、严禁员工将公司文具用品取回家私用。6、正常消耗性文具用品如圆珠笔、中性笔、计算器、文件夹、剪刀等再领用时，需以旧换新。否则不予核发。第二条：办公用固定资产管理1、办公用固定资产包括桌椅、板凳、公文柜、电话机、电脑、打印复印机、传真机、饮水机等。2、行政部每年6月、12月对固定资产进行两次全面盘点（由二人以上参加），核对财产数量。3、各项固定资产的质量保证书等资料统一由行政部保管。4、营销中心配备的所有办公设备由行政部统一管理，使用办公设备的所有人员均须按相关要求操作。5、办公用计算机、打印机等办公设备由专人负责使用，定期保养。财产发生损坏时，需负相应的责任。主管级以下人员未经允许不能私自使用非已负责设备，不能将游戏光盘及外来软件、磁盘放入计算机内使用，否则一切后果及所造成的经济损失均由当事人负责赔偿。6、办公室使用计算机的员工在办公时间内严禁进入计算机游戏程序，如发现一次罚款200元。7、员工要爱护所有公司的公共设备，离开办公室时，要检查关闭所有设备电源及容易发生危险的器具，保证安全。8、任何人未经领导批准，不能将专用办公设备带出办公地点，否则一切后果自负。第三条：申领1、各部门依需要提出申领计划，行政部文员汇总后，填写申领单，说明用品的名称、型号、规格、数量等。经营销副总签字后，报公司行政部负责人。2、营销中心在公司的员工的办公用品，由营销中心行政部文员从公司行政部统一领取、统一分发。第四条：其它1、员工离开公司后，需把领用的计算器等悉数交还行政部，若有损坏或丢失，负责赔偿。2、办公事务用品如桌椅、公文柜、电话机、电脑、打印机、衣帽架等的迁移，需经行政部办理迁移手续后，方可执行。3、办公用固定资产的报废，经营销副总批准后核销。第六章档案管理制度第一条：档案管理1、营销中心档案由营销行政部文员统一管理。2、行政文员负责对档案分类编号、立卷归档。案卷应符合规范，分类目标识和保存期限，科学地立卷和编目，做到排列有序，卷宗结实整齐。3、行政文员负责对档案资料借阅、使用、鉴定、销毁、保管等进行日常管理。4、所管理的档案包括客户档案、基础资料、合同、人力资源档案等5、客户档案由销售计划部每月月底提供一次最近更新的客户档案存档；基础资料包括各种产品质量认证证书、公司对外宣传资料、办公设备的质量保证书等；人力资源档案包括营销中心所有人员的人事档案、培训记录、业绩考评、奖惩、晋升记录和工资等。第二条：借阅利用1、各部门因工作需要借阅档案时，应按借阅规定办理借阅手续。2、借出文件须经该部门主管及行政主管批准，重要文件须经营销副总批准。借出的文件必须按时归还；如需续借，须按规定办理续借手续。否则，对借出文件人员进行处罚，与工作业绩考核挂钩。3、查阅涉秘案卷，摘抄、复制密级材料，应由部门出具申请报告，经营销副总批准、档案员查验、经办人签字后，方可进行。4、查阅档案，严禁在案卷上涂改、划圈、批注、折卷、撕页、剪裁等。5、档案员应根据公司需要搜集、整理档案资料，并做登录统计。第三条：鉴定、销毁1、行政部应根据规定，组织有关人员定期对到期档案进行鉴定。2、行政文员要定期开展档案清查核对工作，做到目录与案卷相符。3、销毁档案要造具清册，提交销毁报告，经营销副总审批后，指派专人监销，并签字记录备案。4、移交档案应按规定办理交接手续，造具清册，并归入卷宗。第四条：保密1、档案管理人员应严格遵守档案法、保密法，不得泄露档案机密。2、接待查档，不得超出调阅范围。第七章保密制度第一条：必须遵守国家有关的保密法规和安全制度。第二条：不得向他人泄露公司的技术秘密。第三条：不得向他人泄露公司的市场策划方案及秘密。第四条：不得向他人泄露公司的客户秘密及客户档案。第五条：不得向他人泄露公司的营销策略秘密。第八章出差管理制度为配合公司的对外往来及业务需要，规范公司差旅费管理，本着节约的原则，根据公司的实际情况，特制订本规定。第一条：员工因公出差需借差旅费时，应首先填写“出差申请单”，审批程序如下：A员工出差由部门经理审核报营销副总审批；B部门经理出差由营销副总审批；C副总经理出差直接报总经理审批。由本人（特殊情况下可以委托他人代办）填写借款单，经此次出差审批人批准，财务部按差旅费包干标准审核借款金额，办理借款事宜。第二条：出差申请表一人一单，须填写出差人姓名、出差原因、目的地、出差天数以及乘何种交通工具，预借差旅费。第三条：学习及参加外部会议的人员按领导审批和会议标准执行。第四