商务E-mail写作PPT课件.pptx

如何书写你的职场Mail 邮件的重要性 现代职场主要的沟通方式 双方信息的保存渠道 正式 严肃地沟通 你会很惊讶的发现在当今这个时代 一些管理者仍然没有意识到电子邮件的交流时多么重要 许多管理者不及时地回复电子邮件或者根本不回复 或者回复邮件的时候并不是回答那些问到的问题 非常专业的处理电子邮件 会使你成为一个更好的管理者 会使的公司很有竞争力 PhillipHunsaker 管理技能与方法 附录C 电子邮件的重要性 专业性 通过使用合适的邮件语言 你可以传达出一个专业的形象 我很专业 特别是对那些我们没有见过面的人 见邮件如见人 第一印象很重要 效率 邮件组织得当 条理清晰 避免浪费他人时间严肃性 商务电子邮件不同于私人邮件 它具备严肃性和商务性 规范性 电子邮件的特点 客户发出的邮件针对客户发出的邮件 需要相应地回复 即使电话沟通达成一致 也应该沟通的结果以mail形式体现 需要正式向客户传达信息双方留有可追溯的证据 表达我司意见的同时通过mail邀请客户的答复 多人共同需要知晓事件进展电话或短信只能一对一交流 邮件可以双方相关人员都了解到邮件的内容 复杂 需要梳理的事情口述容易漏掉细节 听着也很难完全接收信息 邮件可以更有调理的梳理整个事件 CS如何正确地选择邮件方式 收件人 直接收件人 抄送人 密送人的选择 收件人层级的选择 收件人 TO 需要回复或采取行动的人 不要把仅需了解此事的人放到收件人抄送人 CC 需要了解此邮件事项相关的人通常包括发件人的主管和收件人的主管 让他们了解你做的事密送人 BCC 发件人想把此邮件发送给他 但又不想让TO CC的人知道 三种人 只发给该发的人无论是客户端还是厂内 选择需要知道事项的人 不要滥发邮件 浪费他人的时间 不建议使用密送BCC有可能看不到TO CC的人 BCC的回复有可能让TO CC的人看到 回复邮件时需适当修改根据邮件内容修改 收件人 和 抄送人 的名单 不要随便回复给所有人 如何正确地选择 三种人 正确选择接收人的层级 都抄给谁 并非所有的邮件都要抄给所有领导 要根据事件的重要性 紧急程度 是否需要领导support等 邮件资源正确使用 切勿 滥发 与品质相关的所有事项均抄送 让直属领导全面了解客户状况 主要客户 品质Issue 了解issue处理进展 主要客户 重大Issue或紧急事件 了解issue处理进展 邮件主题 简单明了 重点突出 正确使用优先级 信息明确邮件的名片 吸引 大家点开看正文 需要简明扼要且包含所需的信息 如客户名 型号 事件 日期等 邮件主题注意事项 以下主题有问题吗 2 增加前缀前缀可以提醒收件人对邮件内容的识别 也能看出邮件更新的内容 邮件主题注意事项 这些前缀增加有效果吗 3 优先级正确使用事情确实紧急 程度严重时 可添加优先级选项 提醒收件人重视 切勿滥用 每封邮件都加 则无意义了 邮件主题注意事项 4 Re Fw邮件主题避免一连串的Re Re Re 即使是别人前面多次回复造成 到你回复时也主动删除那些冗长的ReorFw 邮件正文 结构清晰 完整 注意语言中的礼仪 换位思考 信息全面 Mail内容的基本结构 称呼 问候 信息 结尾 签名 称谓 问候 信息 结尾 签名 英文中的称谓 DearSirorMadam在你不认识对方的时候用DearMr Ms Mrs Miss在你认识对方 但是关系非常正式的场合用 一般称呼女性Ms除非她要求你叫她某某小姐或夫人DearXXX在你和这个人业务关系很近 甚至是朋友的时候用DearXXteam All多个收件人 但对客户尽量不用All 太生硬 中文的称谓 DearX部长 科长 工 程师 按照职务职位对收件人比较正式的称谓DearXXX关系比较熟悉或平级的人Dear领导 同事们多个收件人 称谓 喂 邮件的称呼要与收件人清单保持一致 不含抄送人 简单的问候让收信者心情愉悦 也是mail礼仪的体现 1 直接问好您好 感谢您一直以来的支持和帮助 Ihopeyouarewell Ihopethisletterfindsyouwell 2 根据对方来信十分感谢您反馈 对此问题给您带来的问题表示歉意 Thanksforyourfeedback Iamverysorrytoreplylate 问候 BriefMail的篇幅最好控制在onescreen 不用滑动屏幕 语言要精练 基本的结构就是 为什么写这封mail 背景 缘由 说出你的主要观点 同时给予证据 总结形成结论 或者建议 Clear段落之间可以空一行区分多个要素需要体现时 可添加项目符号 说数字需要强调的地方字体可以换一个颜色 正文信息 Body 正文信息 Body Sample1 正文信息 Body Sample2 正文信息 Body Sample3 正文信息 Body Sample4 中文Mail谢谢 如有问题 请随时与我联系 再次感谢您的支持和帮助 祝工作顺利 结尾 英文MailThankyou inadvance foryourhelp consideration attentiontothismatter understanding感谢您的帮助 考虑 关注此事 理解Pleasecontactusagainifwecanhelpinanyway如有任何能帮忙之处 请联络我们PleasefeelfreetoletmeknowifthereisanythingIcanhelp ifyouhaveanyquestions如有任何可以帮忙的事情 请随时和我联络Iwishyoucontinuedsuccessandgoodhealth祝您万事如意 身体健康Pleaseacceptourcongratulationsandbestwishesforcontinuedhappiness请接受我们的贺喜 祝您幸福长久 签名 其他注意事项 避免错别字邮件写完后要注意检查一遍 避免错别字造成的信息错误或者不专业的印象 尤其是客户的名字 一定不要写错 正确使用标点符号以下符号有错误吗 其他注意事项 尽量避免使用感叹号 感叹号 主要用在感叹句的句末 表示强烈的感情 感叹句是以抒发感情为主的句子 它所抒发的感情有赞颂 喜悦 愤怒 叹息 惊讶 哀悼等 句末都要用感叹号 百度百科 除了 您好 谢谢 之外 都不要用感叹号 在书面沟通或电子邮件沟通中 只用感叹号就表示拍桌子 大声吼叫 挥舞拳头有的人甚至用一个感叹号还不够 还用三个感叹号 这是非常强烈的咆哮 附件 大小 数量的控制 正确的命名 邮件中加以说明 名称附件必须要有名称 简单明了的 多个附件时要标明序号 Appendix1 Appendix2 在邮件正文中要提到附件名称 指引收件人去查收 大小附件大小控制在5M以内 附件太大时需要分多个邮件发送 并在邮件中说明 格式发送给客户的附件要转换为PDF格式 如果附件是图片 需保证图片清晰 添加附件的注意事项 附件1 附件2 附件3 添加附件的注意事项 添加附件的注意事项 回复和转发 勿乱发 乱转 学会适当修改 回复 转发的技巧 6 换位思考 先站在客户的角度回复 解除他的担忧 完整地回复每一个问题 常用的回复句式 WithreferencetoyourletterofMarch23rd 根据您3月23日的来信Withreferencetoyourphonecalltoday 根据您今天的来电ThanksyouforyourletterofJan 1st 感谢您1月1日发来的信函Withregardto 关于 Concerning 关于 Peryourrequest atyourrequest根据您的要求Perourconversation 接着我们上次的谈话Thisistofollowup 跟进 企业愿景 缘由 常用的回复句式 Agreeingtorequests 接受对方要求 IIwouldbedelightedto我很高兴 Iamhonored happyto 我很荣幸 Givingbadnews 传达坏消息 Unfortunately 很遗憾 Iamafraidthat 恐怕 EnclosingDocuments 加附件 Iamenclosing 随信附上 Pleasefindenclosed请参见附件Pleasefindinattachment请参见附件Attached Enclosed is enclosedyouwillfind请参见附件 企业愿景 接受 加附件 常用的回复句式 Showinggratitude delight 表示高兴 感谢 Weweredelightedtolearnabout 我们非常高兴地获知Weverymuchappreciate 我们非常感谢Urgingandrequesting 催促和要求 Anearlyconfirmationofthisappointmentwouldbemuchappreciated如能尽早确认 我将不胜感谢Apromptreplaywouldbehighlyappreciated如能及时回复 将非常感谢IhopeyoucangivethisyourimmediateattentionsothatIcan 希望您能尽快关注此事 以便我们 Pleaseletmeknowwhattimewouldbeconvenient请告知我们您什么时候方便I dappreciateit gratefulifyouwould 如果您 我将非常感谢Couldyoupossibly 您能否 Attached Enclosed is enclosedyouwillfind请参见附件 企业愿景 感谢 催促 常用的回复句式 Apologizing 道歉 Myapologiesfor Itrulyregretforanyinconvenience troublethismaycausetoyou非常抱歉 给您添麻烦Pleaseacceptmysincereapologiesfor 请接受我最诚挚的道歉Referencetofuturecontact 建立联络 Ilookforwardtohearingfromyousoon meetingyou seeingyou我非常期待您的来信 与您见面PleaseCallmeafteryou vehadachancetoreviewthisproposal看到这个建议书后 烦请您给我回电Shouldyouhaveanyquestions Pleasecallmeat123456789如果你有什么问题 请给我打电话Attached Enclosed is enclosedyouwillfind请参见附件 企业愿景 道歉 联系 常用的回复句式 Closingremarks 结束语 Thankyou inadvance foryourhelp consideration attentiontothismatter understanding感谢您的帮助 考虑 关注此事 理解Pleasecontactusagainifwecanhelpinanyway如有任何能帮忙