慧智环境工程公司档案管理制度.doc

慧智环境工程公司档案管理制度 档案管理制度第一章总则第一条为加强辽宁慧智环境工程有限公司（以下简称“公司”）档案管理，保证文件和资料的系统性、连续性和完整性，特制定本制度。 第二条公司档案范围包括公司成立至今，在科研、生产、管理、财务、文化建设等活动中形成的具有保存价值的文字、图表、磁盘、声像等各种形式的历史记录资料。 第三条为便于档案管理、保存、查询和使用，防止泄漏公司秘密，公司实行档案集中统一管理，公司各部门均要按要求，准时将好的档案送交公司档案室保管。 第四条档案管理是公司建设的重要基础工作，各级管理人员要为公司的长远利益负责，认真执行本制度的有关规定。 第二章档案管理系统第五条公司档案管理遵守中华人民共和国档案法、档案管理的相关国家标准和公司有关制度，建立三级管理网络实施档案管理。 第六条公司主管领导是公司档案管理的代表人，负责制定公司有关档案工作的重要决策。 公司各部门负责人均是本部门档案管理工作的第一责任人，其所管辖部门资料归档工作完成情况，作为年终部门负责人考核内容之一。 第七条档案室是公司档案管理的具体职能机构，由专职档案员负责档案、保管和研发。 档案员要督促和指导各形成档案部门及时、完整、准确地完成档案立卷和归档工作，随时纠正归档工作中出现的问题。 第八条公司各部门均设置兼职档案员，其职责是负责对本部门日常活动中形成的，有保存价值资料的收集和保管，对当年形成的应归档资料于次年3月底前立卷，经本部门主管领导审查、签字后上缴公司档案室。 第九条公司新产品研发、技术引进和工程设计施工的项目负责人，同时是科研项目和产品的档案负责人，负责项目全过程各种文件资料的收集、组卷、归档工作。 第十条公司档案管理工作的具体内容包括对文件材料（文字资料、图纸资料，声像资料、磁记录资料）的归档；妥善保管；提供利用。 第三章归档要求第十一条归档文件资料由档案形成部门负责搜集、组卷并送交档案室。 第十二条归档资料的真实性、完整性由档案形成部门负责。 第十三条凡归档的文件材料，属纸质的必须字迹工整，图线清晰，质量符合归档要求，签字手续完备。 凭证类文件必须为原件，如无原件要有文字说明。 第十四条归档文件一般一式一份，比较重要和利用频繁的，可归档2份。 第十五条档案的保管期限分为永久和定期（30年、10年）两类，保管期限由资料形成部门确定。 第十六条归档文件要办理归档手续，填写存档资料移交清单（见附表1）一式二份，并经部门负责人签字、盖章后送交档案室。 双方当场清点，确认无误时，在存档资料移交清单上签字，各执一份备查。 第十七条为确保科研项目归档资料完整，科技档案形成部门要编写归档说明，其内容包括项目名称、代号，项目的科技水平和经济效益；参加项目工作人员及分工；归档文件的齐全、准确、系统程度等，主管部门要审查归档清单。 第十八条公司档案资料的归档时间通常以年度为界，各部门要在次年3月底前上交组卷完整的文书类及会计类档案。 第十九条对公司经营有重大意义的原始凭证，需要严格保密的文件资料，其它完毕的批量资料（如合同等）及透图资料可随时归档。 第二十条科研项目在完成（或终止）后3个月内组卷归档，对实施时间较长的项目实行分阶段归档制度，至少每年归档一次。 第二十一条归档范围 1、企业获得资质、奖励、认证、专利等证明材料； 2、企业对外签订的各类合同、协议，法律事务、外事等方面的文件材料； 3、各部门在管理活动中形成的各种标准及其他具有保存价值的文件材料； 4、财务管理各种账册、报表、凭证等文件材料； 5、经营管理的各种记录、合同、协议等文件材料； 6、企业标准和质量管理体系文件及相关活动记录等文件材料； 7、生产技术管理的各种计划、统计报表、分析活动形成的文件材料； 8、产品设计、工艺、工装、图样和技术文件； 9、设备仪器图样、设备仪器安装、调试、维修、验收过程中技术性、凭证性文件材料； 10、基本建设工程图纸及文件材料； 11、科学技术研究、技术引进、技术改造、技术转让全过程产生的需保存的文件材料； 12、企业文化建设和公益社会活动记录和文件材料； 13、外部提供的与企业相关、具有指导作用的文件材料； 14、具有利用和保存价值的声像和磁记录及其他载体记录的资料； 15、其他具有保存价值的原始资料。 第四章归档文件的责任管理第二十二条为保证归档资料完整，进行科研项目验收、产品鉴定、基建工程验收、新设备开箱验收等活动时，相关部门的兼职档案员必须参加。 第二十三条档案时如发现资料不完整，资料形成部门的负责人或兼职档案员，在接到档案室通知后，应将其补充齐全，如不能补齐，要提交书面材料说明理由。 第五章档案的保管和使用第二十四条公司档案库房按照安全、卫生、防火、防盗、防光、防潮、防尘、防有害物的标准逐步健全和完善。 第二十五条档案室每半年进行一次库存档案清查，并作好记录，确保帐物相符。 第二十六条档案员要应用科学的除尘、去污、修裱技术，做好对档案资料的和修复，保持档案资料的完整。 第二十七条根据档案保管期限和密级要求，由档案员提出销毁档案申请，公司组织相关人员对其鉴定，确认可销毁，编制销毁档案清册，经有关领导批准签字后，由档案员和公司指定的两名监销人共同完成档案销毁工作，并在销毁档案清册上签字，销毁档案清册要永久保存。 第二十八条公司内部使用借阅档案，需填写档案借阅申请表（见附表2），一般文件和秘密文件需经借阅人及部门负责人签字，机密文件需经系统主管领导签字，绝密文件需经总经理或常务副总经理签字；公司外部借阅档案，一般文件需借阅人和部门负责人签字，秘密文件、机密文件需系统主管领导签字，绝密文件需总经理或常务副总经理签字。 第二十九条档案借阅时间原则上不超过7天，特殊情况需由部门领导批准。 对逾期未还资料，档案员要跟踪催还，防止资料丢失。 第六章保密工作第三十条档案资料的密级分为绝密、机密、秘密。 资料形成部门在移交其归档资料时，要确定存档资料的密级。 第三十一条借阅档案限定在其工作岗位需要范围，不得随意将档案资料携出使用。 第三十二条绝密文件资料的借阅须经公司级主管领导签字同意方可借阅。 第三十三条档案资料一律不提供给外单位人员使用，如有特殊情况须经主管领导批准。 第七章考核工作第三十九条档案主管部门每